50 Như trên đã trình bày, về phương diện quản lý và chỉ đạo, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về công tác lưu trữ, trong đó có nhiều điều khoản quy định về công tác bổ sung tài liệu.
Bên cạnh đó, cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước còn ban hành những văn bản hướng dẫn về công tác bổ sung tài liệu, như vấn đề: xác định nguồn nộp lưu, thành phần tài liệu nộp lưu và tổ chức thực hiện việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ.
Đối với lưu trữ địa phương, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành công văn số 330/NVĐP ngày 02.8.1996 về Danh mục mẫu các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ các tỉnh; công văn số 118/CLT-NVĐP ngày 02.4.1998 về việc hướng dẫn nội dung hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm lưu trữ tỉnh; công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24.6.1999 về Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh...
Một trong những nội dung hoạt động thuộc phạm vi chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ là bổ sung tài liệu lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh, được hướng dẫn trong công văn số 118/CLT-NVĐP như sau:
- Lập danh sách các đơn vị tổ chức, cá nhân trong cơ quan UBND phải giao nộp hồ sơ vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.
- Lập danh mục các cơ quan ở địa phương thuộc diện giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh theo danh mục của Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành.
- Lập danh mục thành phần tài liệu giao nộp của các cơ quan là nguồn nộp lưu theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
- Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đôn đốc việc phân loại, lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu và việc chuẩn bị tài liệu lưu trữ của các cơ quan để giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu tài liệu của các cơ quan theo kế hoạch.
51 - Tổ chức thu nhận tài liệu của các cơ quan, cá nhân giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước.
- Tiến hành sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm lưu trữ tỉnh nhưng hiện còn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ. [49/525,526].
Những hướng dẫn của Nhà nước mà cụ thể ở đây là Cục Lưu trữ Nhà nước về vấn đề bổ sung tài liệu thực chất cũng có thể coi đó là những quy định cụ thể về hoạt động nghiệp vụ trong công tác này.
Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành bản Danh mục mẫu các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh kèm theo Hướng dẫn số 330-NVĐP. Ngoài việc hướng dẫn để các tỉnh căn cứ vào Danh mục mẫu để xây dựng Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ của tỉnh mình cho phù hợp với đặc điểm của từng địa phương, Công văn còn quy định: "Các cơ quan có tên trong Danh mục mẫu của tỉnh là đối tượng quản lý trực tiếp của tỉnh về công tác lưu trữ. Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý tài liệu của các cơ quan này để thu thập được đầy đủ tài liệu lưu trữ có giá trị, phản ánh trọn vẹn các mặt hoạt động của tỉnh vào bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả cho tỉnh và cho xã hội" [52/497].
Căn cứ vào bản Danh mục mẫu này, các tỉnh sẽ xây dựng danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ của tỉnh phù hợp với đặc điểm của địa phương. Đối với những tỉnh có hoặc không có một số loại cơ quan được đề cập trong Danh mục mẫu, Công văn còn hướng dẫn khá cụ thể về việc lựa chọn các loại cơ quan này để đưa vào danh mục nguồn nộp lưu: “So với Danh mục mẫu, nhiều tỉnh không có tên một số cơ quan như Sở Nhà đất, sở Kinh tế đối ngoại, Hải quan, Cục Kiểm lâm…; hoặc có tên một số cơ quan được gộp vào, tách ra như Sở Tài chính - Vật giá, Sở Thương mại - Du lịch, Sở Văn hoá - Thông tin - Thể thao…; hoặc có tỉnh quản lý trực tiếp một số đơn vị kinh doanh như Ban Quản lý thị trường, Ban Quản lý các khu công
52
nghiệp chế xuất, các Công ty… Các tỉnh cần lựa chọn các cơ quan đưa vào danh mục như yêu cầu lựa chọn tài liệu vào bảo quản và sử dụng mà nếu thiếu tài liệu đó sẽ mất đi phương tiện nghiên cứu về một lĩnh vực riêng biệt” [52/497, 498].
Tiếp theo văn bản nêu trên, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành kèm theo công văn số 316/LTNN-NVĐP bản “Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh” (chủ yếu được vận dụng để lựa chọn loại hình tài liệu quản lý hành chính nhà nước).
Các Trung tâm lưu trữ tỉnh căn cứ vào bản Danh mục mẫu này để chỉ đạo và hướng dẫn các cơ quan là nguồn nộp lưu chuẩn bị và lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp. Các cơ quan là nguồn nộp lưu dựa vào bản danh mục mẫu này để lập Danh mục những hồ sơ tài liệu cụ thể của cơ quan, làm cơ sở tiến hành lựa chọn, giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Khi bản Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu và bản Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh được ban hành kèm theo quyết định của UBND cấp tỉnh thì các bản Danh mục này trở thành văn bản chỉ đạo mang tính chất pháp quy của tỉnh, bắt buộc các cơ quan có trách nhiệm phải thực hiện.