46 Nhìn lại những năm đầu sau khi nhân dân ta giành được chính quyền, Nhà nước Dân chủ cộng hoà non trẻ ra đời, Đảng và Nhà nước ta đã có sự quan tâm đặc biệt tới công tác lưu trữ.
Ngày 03.01.1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ra bản Thông đạt số 1C/VP gửi các vị Bộ trưởng Chính phủ về việc cấm tuỳ tiện huỷ bỏ hồ sơ tài liệu. Với nhận thức đúng đắn về ý nghĩa của việc kế thừa những di sản văn hoá của dân tộc trong sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước, Hồ Chủ tịch đã khảng định tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ là "có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia"..., về vấn đề quản lý hồ sơ tài liệu, bản Thông đạt đã chỉ rõ: "Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ" [52/373].
Nhận thức này đã nêu lên một nguyên tắc rất cơ bản trong công tác lưu trữ là quản lý tập trung thống nhất. Cho đến nay, nền móng về những chế độ và nguyên tắc đề ra trong bản Thông đạt của Hồ Chủ tịch vẫn hoàn toàn đúng đắn cả về phương diện lý luận và thực tiễn.
Những văn kiện về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của Đảng và Nhà nước ta ban hành sau này là sự tiếp tục và phát triển trên nền móng những chế độ và nguyên tắc của bản Thông đạt, xây dựng những quy định và hướng dẫn để tiến hành bổ sung tài liệu nói riêng và các mặt khác của công tác lưu trữ nói chung.
Về phương diện quản lý và chỉ đạo, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về công tác lưu trữ, trong đó có những điều khoản về công tác bổ sung tài liệu.
Điều 28 của Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28.9.1963 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ), đã quy định về nhiệm vụ của các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ trong công tác bổ sung tài liệu như sau:
47 "Nhiệm vụ của các kho lưu trữ trung ương và địa phương là:
1. Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ, sưu tầm để bổ sung và sắp xếp một cách có hệ thống hồ sơ, tài liệu lưu trữ của kho theo quy định của Cục Lưu trữ".
Điều lệ còn quy định một cách cụ thể về trách nhiệm, yêu cầu trong thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu của các cán bộ và cơ quan: ..."cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm kể từ ngày việc đó kết thúc, sau thời hạn 1 năm, phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan" (Điều 31).
Đối với lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành), Điều 32 của Điều lệ quy định:
"Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn là 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan; sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào các kho lưu trữ trung ương hay địa phương có trách nhiệm thu nhận.
Cơ quan nào muốn giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn phải đem nộp vào kho lưu trữ phải báo cho kho có trách nhiệm thu nhận biết".
Điều 31 của Điều lệ còn quy định khá cụ thể về chất lượng của hồ sơ tài liệu nộp lưu như: "Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của mỗi cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong. Phải ghi số và làm mục lục các văn bản có ở trong hồ sơ" [52/42]. Có nghĩa là, tài liệu lưu trữ khi giao nộp vào các lưu trữ phải đảm bảo các yêu cầu về chất lượng của những hồ sơ đã được lập.
Tuy nhiên, những quy định và yêu cầu về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ mà Điều lệ quy định trên thực tế đã không được thực hiện một cách
48 triệt để do nhiều nguyên nhân đã dẫn đến những tồn tại trong công tác bổ sung tài liệu. (Chúng tôi sẽ trình bày và phân tích kỹ vấn đề này ở Chương sau).
Về công tác bổ sung tài liệu còn được quy định khá cụ thể trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 04.4.2001. Pháp lệnh đã quy định rõ về trách nhiệm, thẩm quyền và thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ.
Về trách nhiệm, Điều 11 của Pháp lệnh quy định: "Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn.
Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó theo thời hạn quy định tại khoản 1 Điều 14 của Pháp lệnh này"[35/04].
Về thẩm quyền thu thập tài liệu, Điều 12 của Pháp lệnh quy định:
..."2. Cơ quan lưu trữ của nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam của cơ quan, tổ chức các cấp do Chính phủ quy định theo đề nghị của cơ quan lưu trữ trung ương"[35/04].
(Thẩm quyền này được thể hiện thông qua Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ).
Về thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ, Điều 14 của Pháp lệnh quy định cụ thể như sau:
"Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ được quy định như sau:
1. Sau 1 năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
2. Thời hạn giao nộp tài liệu từ lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
49
a- Sau 10 năm, kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức trung ương;
b- Sau 5 năm, kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức địa phương;
2. Chính phủ quy định thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao và một số cơ quan, tổ chức khác; tài liệu lưu trữ về khoa học va công nghệ, văn học nghệ thuật; tài liệu lưu trữ bằng phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, các vật mang tin khác theo đề nghị của cơ quan lưu trữ trung ương"[35/05].
Tại Điều 15 của Pháp lệnh còn quy định việc quản lý và giao nộp tài liệu lưu trữ trong những trường hợp cơ quan, tổ chức phải giải thể, chia tách, sáp nhập cũng như trong trường hợp chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính.
Như vậy, so với Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ (cũng như so với Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, ban hành năm 1982) thì Pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã có những quy định đầy đủ và cụ thể hơn về thẩm quyền thu thập tài liệu hay về thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ của các lưu trữ hiện hành trung ương và địa phương vào các lưu trữ lịch sử...
Tuy nhiên, đây mới chỉ là những quy định chung và còn có những khía cạnh chưa rõ ràng như "theo quy định của Chính phủ" hoặc chưa cụ thể về thời hạn giao nộp đối với tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn... Vì vậy, để công tác bổ sung tài liệu được tiến hành một cách thuận lợi và có hiệu quả thì các cơ quan lưu trữ nhà nước cần phải có những quy định và hướng dẫn cụ thể và đầy đủ hơn nữa đối với công tác này.