Trên đà tăng trưởng của nền kinh tế nước ta, Nhà nước đã quan tâm đầu tư hơn cho toàn ngành lưu trữ cũng như cho lưu trữ tỉnh. Tuy nhiên, lưu trữ tỉnh cũng đang gặp không ít khó khăn do số lượng tài liệu gia tăng đáng kể; sức ép của bùng nổ thông tin và những đòi hỏi ngày càng cao của công nghệ thông tin; đội ngũ cán bộ còn mỏng và yếu; đầu tư cho lưu trữ đòi hỏi nguồn kinh phí khá cao, cộng với những xáo trộn do việc tách tỉnh, ảnh hưởng của thiên tai, lũ lụt ở nhiều địa phương...
Trong những năm qua, việc đầu tư các điều kiện cho công tác lưu trữ đã được các tỉnh quan tâm nhiều hơn, tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở các cơ quan đã có những bước chuyển biến tích cực. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế cũng như qua việc phân tích và tổng hợp các báo cáo về tình hình tài liệu và công tác lưu trữ của các địa phương cấp tỉnh, chúng tôi có những nhận xét khái quát như sau:
Thứ nhất là, phần lớn tài liệu của các cơ quan nhà nƣớc cấp tỉnh chƣa đƣợc lập hồ sơ, tổ chức khoa học.
Có thể nói, tại các cơ quan nhà nước cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh (trung bình mỗi tỉnh khoảng 55 cơ quan) vấn đề tổ
54 chức khoa học tài liệu đang còn là một trong những tồn tại, hạn chế của lưu trữ địa phương nói chung.
Trong số các cơ quan này, đáng kể nhất là khối tài liệu của HĐND và UBND cấp tỉnh về cơ bản đã được tổ chức tương đối tốt; còn đối với các sở, ban, ngành việc tổ chức khoa học tài liệu phần lớn mới chỉ được thực hiện ở những cơ quan có khối lượng tài liệu lớn và quan trọng. Ở hầu hết các tỉnh, tài liệu thuộc phông các HĐND, UBND về cơ bản đã được chỉnh lý và có công cụ tra cứu tài liệu, chủ yếu là mục lục hồ sơ.
Chúng ta đều biết rằng, do HĐND, UBND cấp tỉnh là cơ quan đầu não của tỉnh nên công tác lưu trữ cũng có được sự quan tâm và đầu tư nhất định. Cho đến hiện nay, phần lớn tài liệu được bổ sung vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh bảo quản là của HĐND, UBND cấp tỉnh). Ngay cả đối với những tỉnh đã trải qua nhiều lần chia tách, sáp nhập như: Hà Tây, Nghệ An... thì khối tài liệu của HĐND và UBND cấp tỉnh đều được tổ chức chỉnh lý, phân loại, xây dựng công cụ tra tìm...
Ví dụ: tại Nghệ An khối tài liệu của các phông UBND đã được tổ chức chỉnh lý gồm:
- Phông UB KC-HC tỉnh Nghệ An (1945 - 1954) : 50 mét giá; - Phông UB HC tỉnh Nghệ An (1955 - 1975) : 100 mét giá; - Phông UBND tỉnh Nghệ Tĩnh (1976 - 1991) : 200 mét giá; - Phông UBND tỉnh Nghệ An (1991 đến 2000) : 150 mét giá
Tại Hà Tây, khối tài liệu của các phông UBND đã được tổ chức chỉnh lý gồm:
- Phông UB KC-HC tỉnh Hà Tây (1948 - 1965) :1317 đvbq; - Phông UB KC-HC tỉnh Sơn Tây (1945 - 1965) :1555 đvbq; - Phông UB HC tỉnh Hà Tây (1965 - 1976) : 3221 đvbq; - Phông UBND tỉnh Hà Sơn Bình (1976 - 1991) : 5202 đvbq; - Phông UBND tỉnh Hà Tây (1991 đến nay) : 10.852 đvbq.
55 Nhìn chung, chỉ có tài liệu thuộc những phông lưu trữ HĐND và UBND cấp tỉnh là đã được tổ chức khoa học, trong đó có rất nhiều phông đóng. Tuy vậy, vẫn còn những phông mở đang trong tình trạng chưa được tổ chức khoa học hiện đang được Trung tâm lưu trữ tỉnh chỉnh lý. Công việc tổ chức chỉnh lý khối tài liệu này của UBND cấp tỉnh đã trở thành một trong những khó khăn cho hoạt động của các Trung tâm lưu trữ tỉnh trong điều kiện vừa phải thực hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh do số lượng biên chế hạn chế.
Qua khảo sát thực tế và qua báo cáo của các tỉnh cho thấy, trong số các sở, ban, ngành của các tỉnh hiện nay, thì chỉ có một số ít sở, ban, ngành đã chỉnh lý, sắp xếp được cơ bản khối tài liệu lưu trữ của cơ quan mình (tập trung ở một số sở, ban, ngành quan trọng, có khối lượng tài liệu lớn và do nhu cầu khai thác sử dụng..., như: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Xây dựng, Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh...); một số sở, ban, ngành đang tiến hành chỉnh lý, còn lại phần lớn tài liệu lưu trữ của các sở, ban, ngành đang trong tình trạng phân tán, chưa được tập trung vào lưu trữ cơ quan để tổ chức chỉnh lý.
Trong mấy năm gần đây, UBND các tỉnh đã tăng cường chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc các cấp, các ngành thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ một cách tích cực, chủ động và thường xuyên hơn. Nhờ đó, công tác lưu trữ của các sở, ban, ngành đã có những tiến bộ nhất định, tuy chưa nhiều song bước đầu đã thể hiện sự nhận thức và ý thức trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan và cán bộ, nhân viên về công tác lưu trữ. Đây là những nguyên nhân tác động trực tiếp đến sự phát triển của công tác lưu trữ cơ sở.
Tuy nhiên, do việc lập hồ sơ hiện hành không được thực hiện hoặc chỉ thực hiện một cách hạn chế, ở nhiều cơ quan, tài liệu còn trong tình trạng rời lẻ, không được lập thành hồ sơ, phân loại khoa học và xác định giá trị. Còn không ít cơ quan tài liệu của những năm về trước vẫn còn phân tán ở các đơn vị và do
56 từng cán bộ, chuyên viên có liên quan tự quản lý, số lượng nhiều hay ít, thiếu đủ, mất còn ra sao khó có thể thống kê được một cách đầy đủ và chính xác.
Trên thực tế, việc lập hồ sơ hiện hành, chỉ được thực hiện ở một số bộ phận thuộc Văn phòng UBND tỉnh và các sở, ban, ngành mà tài liệu đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ và sử dụng thường xuyên, như: các cơ quan Bảo hiểm, Sở Lao động - Thương binh - Xã hội, một số phòng kỹ thuật của các Sở Xây dựng, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn... (thực tế đây cũng chỉ là những hồ sơ chuyên môn, còn hồ sơ tài liệu hành chính thì hầu như vẫn còn bỏ ngỏ như tình trạng chung về việc lập hồ sơ hiện hành như ở các cơ quan khác). Ngay cả đối với những cơ quan có tiến hành lập hồ sơ hiện hành thì việc các cán bộ, chuyên viên lập hồ sơ theo đúng quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước và UBND tỉnh còn ít, phần lớn mới đưa về các chuyên đề, vấn đề lớn mà các cán bộ, chuyên viên phải theo dõi. Còn lại phần lớn các cơ quan có tình trạng là việc lập hồ sơ hiện hành còn rất hạn chế hoặc nếu có lập thì chủ yếu lập theo đặc trưng tác giả hoặc đơn vị quản lý.
Đối với các cán bộ, chuyên viên theo quy định của Nhà nước là phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc của mình, nhưng phần lớn đã có quan điểm không đúng về vấn đề này. Điều này có thể minh chứng qua Báo cáo của Trung tâm lưu trữ tỉnh Tây Ninh: "Qua điều tra nắm được có một số quan điểm rất tệ hại cho rằng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ là phải sắp xếp hồ sơ, còn cán bộ, chuyên viên nghiên cứu, chỉ tập trung nghiên cứu những vấn đề lớn và quan trọng nên việc sắp xếp hồ sơ hiện hành không làm được, mà đây là nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ. Khi nào có yêu cầu thì đến lưu trữ khai thác. Việc này được sự ủng hộ của nhiều thủ trưởng cơ quan." [06/06].
Qua khảo sát thực tế và qua báo cáo của các tỉnh cho thấy số lượng tài liệu hiện nay đang được quản lý ở kho của các sở, ban, ngành là khá lớn, với nhiều loại hình khác nhau. Thời gian hình thành của tài liệu chủ yếu là từ 1954 đến nay, một số ít cơ quan còn giữ được những tài liệu từ thời thuộc
57 Pháp như: tài liệu về khảo sát thiết kế các công trình thuỷ lợi, hệ thống thuỷ nông ở Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn một số tỉnh; tài liệu trước năm 1945 ở các Sở Địa chính...
Hiện nay, ở các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, tình trạng tài liệu để tích đống theo bó, gói hoặc phân tán ở các bộ phận chưa được chỉnh lý còn nhiều và khá phổ biến (trong số những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là cơ sở kho tàng, thiết bị phục vụ bảo quản còn thiếu thốn; thiếu cán bộ chuyên trách về lưu trữ... chúng tôi sẽ trình bày cụ thể ở các phần dưới đây).
Tình trạng này dẫn đến việc thống kê số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu là rất khó khăn, làm cho phần lớn các sở, ban, ngành không nắm được một cách đầy đủ và chính xác cơ quan mình đang quản lý một khối lượng tài liệu là bao nhiêu, trong đó có bao nhiêu tài liệu cần được bảo quản vĩnh viễn, cũng như cũng không rõ được rằng hiện cơ quan mình vẫn còn phải bảo quan một khối lượng không nhỏ những tài liệu đã hết giá trị hoặc không có giá trị để lưu giữ.
Theo Báo cáo của Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Tây, tính đến tháng 5.2002, mới chỉ có 22/24 sở, ban, ngành đã thực hiện việc chỉnh lý số tài liệu tồn đọng [06/03].
Tại Nghệ An, những phông tài liệu chưa chỉnh lý hoặc chỉnh lý chưa hoàn chỉnh của 53 cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu có tới 10.600 mét giá... [04/01].
Tại Thái Nguyên, trong số 67 phông của 36 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh có khối lượng tài liệu là 2840,9 mét, thì mới chỉ chỉnh lý được hoàn chỉnh: 73,5 mét, còn lại là số tài liệu tích đống: 2676,7 mét [04/04]...
Nhìn chung, khối lượng tài liệu của các cơ quan là nguồn nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh khá lớn, gồm nhiều phông tài liệu. Trong đó có
58 nhiều tài liệu có ý nghĩa thực tiễn lâu dài và ý nghĩa lịch sử cần được đưa vào bảo quản ở Trung tâm lưu trữ tỉnh. Tuy nhiên, tài liệu của các cơ quan này hiện nay phần lớn còn ở trong tình trạng chưa được lập thành hồ sơ, phân loại, xác định giá trị và thống kê; tài liệu lưu trữ bị mất mát, hư hỏng, xuống cấp là khó tránh khỏi. Hay nói cách khác, tài liệu lưu trữ của các sở, ban, ngành chưa được tổ chức khoa học.
Tình trạng này không những đã ảnh hưởng đến việc bảo quản và nghiên cứu, sử dụng phục vụ trực tiếp cho chính hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan mà còn là một trong những nguyên nhân làm cho công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh hiện nay chưa được thực hiện đầy đủ và kém hiệu quả.
Thứ hai là, tài liệu của các cơ quan là nguồn nộp lƣu chƣa đƣợc bổ sung vào Trung tâm lƣu trữ tỉnh.
Trong nhiều năm qua, hoạt động của hầu hết các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ tỉnh chỉ giới hạn ở việc tổ chức khoa học, bảo quản và phục vụ nghiên cứu, sử dụng đối với khối tài liệu của HĐND và UBND tỉnh. Cho đến gần đây, sau khi lưu trữ cố định tỉnh, tức các phòng, kho lưu trữ trước đây trở thành Trung tâm lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh thì việc tập trung bảo quản cố định tài liệu của các sở, ban, ngành mới bắt đầu thực hiện.
Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cho thấy: Phần lớn tài liệu thu về Trung tâm lưu trữ tỉnh bảo quản là của HĐND, UBND tỉnh. Các tỉnh đã tiến hành thu thập được tài liệu của một số ngành ở tỉnh như: Bình Định, Bình Thuận, Hà Tây, Tp. Hồ Chí Minh, Gia Lai, Lâm Đồng, Vĩnh Long. Ví dụ:
Đối với Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Tây, được Cục Lưu trữ Nhà nước chọn là đơn vị chỉ đạo điểm, hiện đang bảo quản 22 phông tài liệu, trong đó có 05 phông tài liệu của HĐND, UBND tỉnh và 17 phông tài liệu của các sở, ban, ngành [06/04].
59 Tại Trung tâm lưu trữ tỉnh Bình Định, hiện đang bảo quản 32 phông lưu trữ của các sở, ban, ngành [06/03].
Với Trung tâm lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, hiện đang bảo quản 16 phông lưu trữ, trong đó có 05 phông tài liệu của HĐND, UBND tỉnh và 11 phông tài liệu của các sở, ban, ngành [06/05].
Như vậy, trong số các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh vẫn chủ yếu là UBND tỉnh và một số ít các sở, ban, ngành hoặc các cơ quan đã giải thể, ngừng hoạt động.
Sở dĩ có tình trạng trên, nguyên nhân chính là do phần lớn tài liệu của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh chưa được lập hồ sơ và tổ chức khoa học; hơn nữa, kho tàng, thiết bị bảo quản và cán bộ của các Trung tâm còn chưa được bố trí và đầu tư đầy đủ.