chuyên môn trực thuộc UBND cấp tỉnh.
Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh đã hình thành một khối lượng tài liệu tương đối lớn, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan trên từng lĩnh vực được phân công phụ trách quản lý.
Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành này cũng đều bao gồm tài liệu của cơ quan chủ quản ngành, của UBND cấp tỉnh, của chính cơ quan và của các cơ quan ngang cấp, cấp dưới gửi tới.
Có thể khái quát tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành như sau:
Tài liệu của các cơ quan trung ương và cơ quan chủ quản ngành:
Bộ phận tài liệu này là những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn của mình theo hệ thống ngành, bao gồm các loại văn bản như: Quyết định, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, thông báo...
Như trên đã trình bày, các sở, ban, ngành chịu sự chỉ đạo, quản lý thống nhất của ngành về lĩnh vực công tác từ trung ương đến cơ sở và chịu sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của các bộ, ngành, vì vậy mà trong quá trình hoạt động của mình, các sở, ban, ngành thường xuyên nhận được các văn bản từ các cơ quan trung ương và cơ quan chủ quản ngành gửi xuống. Đây là một bộ phận tài liệu rất quan trọng và chiếm một tỉ lệ tương đối lớn trong phông lưu trữ của các sở, ban, ngành.
Tài liệu của UBND cấp tỉnh:
Là loại cơ quan chịu sự chỉ đạo và quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp tỉnh nên các sở, ban, ngành thường xuyên nhận được các văn bản từ UBND cấp tỉnh trong quá trình hoạt động của mình.
Các văn bản của UBND cấp tỉnh gửi cho các sở, ban, ngành đó chính là những quyết định phê duyệt các dự án, đề án, tờ trình... hoặc để chỉ đạo, kiểm
38 tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ công tác của các sở, ban, ngành. Các văn bản đó bao gồm các loại như: Quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo và các công văn khác...
Tài liệu do cơ quan sở, ban, ngành ban hành:
Đây là bộ phận tài liệu chủ yếu, chiếm khối lượng lớn trong số tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, phản ánh quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Như trên đã trình bày, mỗi sở, ban, ngành được phân công một hoặc một số mặt công tác trên địa bàn tỉnh. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan này là tương đối đa dạng, ngoài các văn bản hành chính như: Quyết định, kế hoạch, tờ trình, báo cáo, thông báo và các loại công văn khác còn có một khối lượng khá lớn những tài liệu về chuyên môn chứa đựng trong các loại hình tài liệu như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình. Nếu như những tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh chứa đựng những thông tin tổng hợp về tình hình phát triển kinh tế - xã hội của cả địa phương thì tài liệu hình thành ở các cơ quan chuyên môn của UBND cấp tỉnh là nguồn cung cấp thông tin về từng lĩnh vực hoạt động của tỉnh một cách cụ thể và có hệ thống.
Ví dụ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Kế hoạch - Đầu tư tỉnh Nghệ An gồm những tài liệu chủ yếu sau đây:
1. Tài liệu quản lý hành chính (phổ biến ở tất cả các cơ quan) gồm: Tài liệu hành chính tổng hợp (chương trình kế hoạch, báo cáo công tác của cơ quan và các đơn vị trực thuộc…); tài liệu về kế hoạch tài chính (tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch, thu chi ngân sách, báo cáo dự trù, kiểm tra và công khai tài chính…); tài liệu về tổ chức - cán bộ; tài liệu về hợp tác quốc tế…
2. Tài liệu chuyên môn chủ yếu gồm:
- Tài liệu về hướng dẫn xây dựng và tổng hợp các phương án, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của Chính phủ, Bộ, tỉnh; tài liệu tổng hợp các quy hoạch huyện, vùng, khu cụm.
39 - Tài liệu về xây dựng và tổng hợp các phương án, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn và kế hoạch 5 năm của tỉnh.
- Tài liệu tổng hợp, đầu tư xây dựng cơ bản.
- Tài liệu về chỉ tiêu, kế hoạch hàng năm của cơ quan, đơn vị. - Tài liệu về dự án đầu tư và quyết định phê duyệt dự án đầu tư. - Tài liệu về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản.
- Tài liệu về đấu thầu.
- Tài liệu về đăng ký thành lập doanh nghiệp và đăng ký kinh doanh. - Tài liệu về giải quyết chế độ ưu đãi của các dự án đầu tư theo Luật Khuyến khích đầu tư trong nước.
- Tài liệu về quản lý và các dự án thuộc chương trình mục tiêu quốc gia.
- Tài liệu về quản lý đầu tư và vốn đầu tư nước ngoài. - Tài liệu về các xí nghiệp liên doanh.
- Tài liệu về kế hoạch sản xuất, kinh doanh của các đơn vị trực thuộc. - Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch…
- Tài liệu về tổ chức - cán bộ: quyết định về thành lập, giải thể các đơn vị; quyết định về bổ nhiệm, điều động cán bộ; tài liệu quy định, hướng dẫn về chế độ chính sách; tài liệu về thi đua, khen thưởng…
Hàng năm, trung bình mỗi sở, ban, ngành ban hành và tiếp nhận một khối lượng tài liệu tương đối lớn khoảng từ 2.000 - 3.000 văn bản (Số liệu tác giả tổng hợp từ các tỉnh).
Như vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh có khối lượng tương đối lớn, đa dạng về loại hình và rất phong phú về nội dung. Có thể nói, từ những thông tin chứa đựng trong tài liệu của UBND cấp tỉnh và các sở, ban, ngành, chúng ta có thể nhìn nhận và đánh giá về từng lĩnh vực hoạt động của tỉnh một cách cụ thể và có hệ thống. Hơn nữa những thông tin chứa đựng trong tài liệu của các cơ quan này còn cho phép chúng ta có được một cái nhìn khái quát, vẽ nên được một bức tranh toàn cảnh về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội... của tỉnh trong mỗi giai đoạn lịch sử nhất định.
40 Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước cấp tỉnh này không những có ý nghĩa đảm bảo thông tin cho lãnh đạo, chỉ đạo sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu khoa học... của các cơ quan, mà còn là một nguồn sử liệu rất có giá trị để nghiên cứu lịch sử cơ quan, lịch sử địa phương, một bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Chính vì vậy mà một trong những nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết hiện nay của các Trung tâm lưu trữ tỉnh chính là tập trung bảo quản an toàn và hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh.