UBND cấp tỉnh là cơ quan chấp hành của HĐND cấp tỉnh, thực hiện chức năng quản lý toàn diện các mặt hoạt động của đời sống xã hội trên địa bàn tỉnh. Là cơ quan quản lý nhà nước thẩm quyền chung, kết hợp với việc
34 quản lý ngành và quản lý theo lãnh thổ, UBND cấp tỉnh thực hiện việc quản lý trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, du lịch, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học - công nghệ - môi trường, thể dục - thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác... nên khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh là rất lớn, đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung.
Hệ thống tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh bao gồm tài liệu của các cơ quan trung ương, tài liệu do UBND cấp tỉnh trực tiếp ban hành, tài liệu của các cơ quan ngang cấp và các cơ quan cấp dưới. Có thể khái quát những nét chính của sự hình thành tài liệu này như sau:
Tài liệu của các cơ quan trung ương như: Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, các bộ, ngành gửi xuống để chỉ đạo hoặc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra hoạt động của UBND cấp tỉnh bằng các loại hình văn bản như: nghị định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư, thông báo... Bộ phận tài liệu này phản ánh chủ trương chính sách, luật pháp, chế độ, thể lệ, các biện pháp chỉ đạo của Nhà nước trên các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng... mà các cơ quan nhà nước địa phương, trước hết là UBND cấp tỉnh có nhiệm vụ chấp hành nghiêm chỉnh. Đồng thời các tài liệu này là chỗ dựa và là căn cứ pháp lý quan trọng đảm bảo cho hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh. Tính trung bình, hàng năm mỗi UBND cấp tỉnh nhận được từ các cơ quan trung ương từ 2.500 - 3.000 văn bản các loại (Số liệu tác giả tổng hợp từ các tỉnh). Đây là một bộ phận tài liệu quan trọng và không thể tách rời của phông lưu trữ UBND tỉnh vì những giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của chúng.
Tài liệu do UBND cấp tỉnh ban hành. Đây là bộ phận tài liệu chiếm khối lượng tương đối lớn, chứa đựng những nội dung thông tin quan trọng trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Những tài liệu này hình thành qua các kỳ họp của UBND và Thường trực UBND (thường kỳ và đột xuất); qua những quyết định quản lý nhà nước của UBND và Chủ tịch UBND (quyết định, chỉ thị); qua việc quản lý, thẩm
35 định, giải quyết các vấn đề trong tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá - xã hội... cũng như những tài liệu về các hoạt động của Văn phòng UBND.
Ngoài ra, còn có những tài liệu về phối hợp hoạt động của UBND cấp tỉnh với các đoàn thể trong tỉnh: gồm các văn bản ban hành chung, tổ chức các phong trào, các hội nghị liên tịch...
Tài liệu do UBND cấp tỉnh trực tiếp ban hành nhằm cụ thể hoá những chủ trương, đường lối, chính sách của các cơ quan nhà nước cấp trên và triển khai thực hiện nghị quyết của HĐND cấp tỉnh thông qua các loại hình văn bản như: Chỉ thị, quyết định, kế hoạch, báo cáo và các văn bản khác. Tính trung bình, hàng năm mỗi UBND cấp tỉnh ban hành khoảng 10.000 văn bản các loại (Số liệu tác giả tổng hợp từ các tỉnh).
Vì UBND cấp tỉnh có chức năng quản lý mọi mặt của đời sống xã hội ở địa phương nên trong bất kể một lĩnh vực nào cũng đều phải có sự chỉ đạo, điều hành và kiểm tra. Chính trong quá trình của những hoạt động này hồ sơ tài liệu - những quyết định quản lý nhà nước của UBND cấp tỉnh ngày càng gia tăng cả về khối lượng, cũng như nội dung thông tin.
Là một cơ quan hành chính cao nhất ở địa phương, nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý các lĩnh vực của đời sống xã hội trên địa bàn tỉnh, UBND cấp tỉnh luôn nhận được sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ; sự chỉ đạo, kiểm tra giám sát của HĐND cấp tỉnh. Những nội dung này được thể hiện dưới các hình thức văn bản như: Nghị quyết, chỉ thị, quyết định, công văn, thông báo...
Tài liệu của các cơ quan cấp dưới: Một bộ phận tài liệu quan trọng nữa hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh là những tài liệu của các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị.
Tài liệu của những cơ quan cấp dưới gửi lên cho UBND cấp tỉnh gồm: những chương trình, kế hoạch, tờ trình, đề án, dự án... trình UBND cấp tỉnh xem xét, phê duyệt; những báo cáo về tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc xin ý kiến chỉ đạo trong từng lĩnh vực cụ thể mà cơ quan phụ trách.
36 Vì rằng, các sở, ban, ngành, UBND huyện, thị là những cơ quan chuyên môn và cấp dưới trực tiếp của UBND cấp tỉnh, giúp UBND cấp tỉnh trong việc quản lý hoặc phân cấp quản lý các lĩnh vực của đời sống xã hội ở địa phương nên khối lượng văn bản mà UBND cấp tỉnh nhận được từ các cơ quan này là khá lớn. Tính trung bình, hàng năm mỗi UBND cấp tỉnh nhận được ở các cơ quan cấp dưới từ 5.000 - 10.000 văn bản các loại (Số liệu tác giả tổng hợp từ các tỉnh).
Trong quá trình hoạt động của mình, UBND cấp tỉnh còn nhận được tài liệu của các cơ quan ngoài hệ thống như: Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Toà án nhân dân tỉnh; của các tổ chức đoàn thể chính trị - xã hội (Mặt trận Tổ quốc tỉnh, Liên đoàn Lao động tỉnh, Hội Phụ nữ tỉnh, Hội Nông dân tỉnh, Hội Cựu chiến binh tỉnh...) và những tài liệu của các địa phương khác.
Khối lượng của bộ phận tài liệu này không đáng kể, nội dung chủ yếu của những tài liệu này mang tính chất thông báo hoặc liên hệ để cùng phối hợp giải quyết những vấn đề, công việc cụ thể nào đó.
Cũng như HĐND, trong quá trình hoạt động của mình UBND cấp tỉnh còn tiếp nhận các đơn, thư khiếu nại, tố cáo từ các cơ quan, tổ chức, các tập thể, cán bộ và nhân dân trong tỉnh.
Tóm lại, UBND cấp tỉnh là cơ quan chấp hành của HĐND cấp tỉnh, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cấp tỉnh. Hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh bao trùm hầu khắp các lĩnh vực của đời sống xã hội - chính trị, kinh tế, văn hoá, quốc phòng... Do vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh có nội dung rất phong phú, phản ánh khá toàn diện và tổng hợp tình hình mọi mặt của tỉnh, cũng như đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Có thể khẳng định rằng, UBND cấp tỉnh là cơ quan có vị trí quan trọng hàng đầu trong hệ thống các cơ quan nhà nước địa phương nói chung, bộ máy nhà nước cấp tỉnh nói riêng. Vì vậy mà tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh chính là một trong những nguồn bổ sung quan trọng nhất cho các Trung tâm lưu trữ tỉnh.
37 Hàng năm, trung bình mỗi UBND cấp tỉnh ban hành và tiếp nhận một khối lượng tài liệu tương đối lớn từ 25.000 - 30.000 văn bản các loại (Số liệu tác giả tổng hợp từ các tỉnh).