Tình hình bảo quản

Trong những năm gần đây, việc đầu tư cho công tác bảo quản tài liệu đã được các tỉnh quan tâm nhiều hơn so với thời gian trước, cụ thể là trong việc bố trí xây dựng kho tàng và đầu tư thiết bị bảo quản. Tuy nhiên, những hoạt động này mới chỉ diễn ra một cách mạnh mẽ và đáng kể đối với Trung tâm lưu trữ tỉnh và một số cơ quan ở một số tỉnh, còn lại phần lớn các sở, ban, ngành ở tỉnh chưa có kho lưu trữ cơ quan, các phương tiện bảo quản tài liệu ở các kho lưu trữ địa phương còn thiếu nhiều và còn thô sơ, đơn giản dẫn đến sự an toàn của tài liệu khó đảm bảo được.

Theo quy định của Nhà nước, tài liệu hình thành ở các cơ quan Nhà nước cấp tỉnh trước hết phải giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, sau 5 năm mới giao nộp bộ phận tài liệu có giá trị vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. Do vậy, ở các sở, ban, ngành cũng cần thiết phải có nhà kho bảo quản tài liệu và cán bộ lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Dưới đây chúng tôi xin trình bày khái quát về tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước cấp tỉnh và các Trung tâm lưu trữ tỉnh.

Đối với các sở, ban, ngành

Phần lớn các sở, ban, ngành ở tỉnh chưa có kho lưu trữ cơ quan; tài liệu còn phân tán ở các bộ phận, tình trạng tài liệu tốt xấu, thiếu đủ không kiểm soát được.

Ở các tỉnh, chỉ có một số ít sở, ban, ngành đã xây dựng được kho lưu trữ cơ quan. Các kho lưu trữ này mới chỉ được đầu tư xây dựng ở những cơ quan có khối lượng tài liệu lớn, quan trọng, tài liệu được đưa ra phục vụ khai thác, sử dụng thường xuyên.

Ví dụ, Hà Tây là một tỉnh được đánh giá là thực hiện tốt công tác lưu trữ, theo báo cáo chưa đầy đủ, các sở, ban, ngành trong tỉnh hiện có 1417 m2

diện tích phòng kho để bảo quản tài liệu, hầu hết là nhà kiên cố. Phần lớn các sở, ban, ngành đều trang bị những phương tiện cần thiết phục vụ cho bảo quản tài liệu. Tuy vậy, ở một số đơn vị việc đầu tư thiết bị còn quá sơ sài: giá để tài liệu, hộp đựng và bìa hồ sơ còn thiếu nhiều; tài liệu được bảo quản trong một gian nhà cấp 4 ẩm thấp hoặc trong một phòng trên các tầng 4, 5 quá cao không đảm bảo an toàn. Nguyên nhân chính là do kinh phí đầu tư cho lĩnh vực này không có hoặc có rất ít và không thường xuyên [03/04].

Tại Hà Tĩnh, hầu hết tại các sở, ban, ngành chỉ bố trí một phòng khoảng từ 10 - 15 m2

để bảo quản tài liệu và trang thiết bị trong kho đang còn rất thiếu thốn [03/03].

Tại Sơn La, có 20/95 sở, ban, ngành có kho bảo quản tài liệu lưu trữ, trang thiết bị bảo quản chủ yếu là cặp 3 dây, hộp nhựa, giá gỗ, giá sắt, hòm gỗ, tủ gỗ... Báo cáo của Văn phòng HĐND & UBND tỉnh về tình hình thực hiện công tác văn thư - lưu trữ - công nghệ thông tin năm 2001 và phương hướng nhiệm vụ năm 2002 đã đánh giá: "phương tiện bảo quản tài liệu ở các cơ quan, đơn vị còn thiếu và thô sơ, đơn giản. Việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ còn ít và không thường xuyên" [03/07].

61 Tại Hà Nội, cũng giống như các địa phương khác, chỉ có một số cơ quan lớn, khối lượng tài liệu nhiều và quan trọng, hay phải tra tìm phục vụ khai thác thường xuyên được cơ quan bố trí kho riêng có trang thiết bị bảo quản tài liệu tương đối tốt như: Sở Địa chính - Nhà đất, Bảo hiểm xã hội, còn phần lớn chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, các cơ quan bố trí diện tích phòng làm việc để làm kho chứa tài liệu. Báo cáo của Văn phòng HĐND & UBND Thành phố về tình hình 5 năm thực hiện Chỉ thị 726-TTg và 1 năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã nhận định: "Nhìn chung các kho lưu trữ đều chật chội, thiếu diện tích, không đáp ứng được yêu cầu cần thiết cho công tác tài liệu, có cơ quan còn bố trí diện tích làm kho chung với phòng làm việc của cán bộ văn thư, lưu trữ" [06/05].

Về thiết bị bảo quản, ở hầu hết các kho lưu trữ đều đã được trang bị giá sắt, hộp cacton, quạt thông gió, máy hút bụi, bình cứu hoả... Một số đơn vị còn được trang bị máy điều hoà nhiệt độ. Năm 2001, UBND Thành phố đã cấp kinh phí cho 06 đơn vị thí điểm của Thành phố mua 75 giá sắt, 5.300 hộp, 07 máy hút bụi, 16 quạt thông gió, 04 máy điều hoà nhiệt độ phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

Theo thống kê chưa đầy đủ, tính đến năm 2001, trong số 39/61 tỉnh (trong đó có 29 tỉnh có số liệu tổng hợp), diện tích kho tàng của các cơ quan nhà nước địa phương dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ là 26.969 m2, với chiều dài giá tủ đựng tài liệu là 30.472 m.

Đối với các Trung tâm lưu trữ tỉnh:

Thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã quan tâm đầu tư nhiều hơn cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Hầu hết các tỉnh đã bố trí diện tích cần thiết trong trụ sở của UBND tỉnh để làm kho bảo quản tài liệu. Một số tỉnh đã bố trí một khu nhà độc lập

62 trong khuôn viên trụ sở UBND tỉnh để làm kho lưu trữ và nơi làm việc của Trung tâm lưu trữ tỉnh như: Bình Dương, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Yên Bái, Tuyên Quang...

Trong thời gian qua, nhiều tỉnh đã đầu tư cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh. Hơn 10 tỉnh trong cả nước đã xây dựng xong kho lưu trữ chuyên dụng và đưa vào sử dụng như: Hà Tây, Nghệ An, Thanh Hoá, Thừa Thiên Huế, Quảng Trị, Bình Định, Bình Thuận, Gia Lai, Đak Lak, Bình Phước, Sóc Trăng, Vĩnh Long. Nhiều địa phương đã và đang lập dự án hoặc đang tiến hành xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng như: Tp. Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh, Lạng Sơn, Hà Tĩnh, Cần Thơ, Khánh Hoà, Đồng Tháp, Kiên Giang, Bạc Liêu... [02/09,10].

Dưới đây là diện tích của một số kho lưu trữ chuyên dụng ở các tỉnh đã đưa vào sử dụng:

TTLT tỉnh Diện tích kho (m2

) TTLT tỉnh Diện tích kho (m2

)

Vĩnh Long 1276 Quảng Trị 900

Gia Lai 1200 Bình Phước 728

Thừa Thiên Huế 1055 Hà Tây 700

Bình Định 1020 Bình Thuận 600

Đăk Lăk 1000 Nghệ An 600

(Nguồn: Báo cáo của Văn phòng HĐND&UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về tình hình 5 năm thực hiện Chỉ thị 726-TTg và 1 năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, năm 2002).

Việc bố trí diện tích kho bảo quản tài liệu ở các tỉnh nhìn chung có sự khác nhau. Tuỳ theo điều kiện của từng tỉnh và tuỳ theo số lượng tài liệu hiện có mà diện tích kho được bố trí rộng hay hẹp.

Những tỉnh tuy chưa xây dựng mới kho lưu trữ chuyên dụng nhưng cũng có sự đầu tư đáng kể về diện tích kho là:

63 TTLT tỉnh Diện tích kho (m2 ) TTLT tỉnh Diện tích kho (m2 ) Tp. Hồ Chí Minh 370 Bắc Giang 120 Đồng Tháp 300 Thanh Hoá 120

Bình Dương 250 Kiên Giang 112

Hà Nội 200 Quảng Ngãi 105

Tuyên Quang 178 Cần Thơ 100

Cao Bằng 136 Quảng Ninh 100

Còn lại phần lớn các Trung tâm lưu trữ tỉnh có diện tích kho bảo quản tài liệu từ 60 - 100 m2. Số tỉnh có diện tích kho dưới 50 m2 cũng còn đáng kể như: Cà Mau, Lạng Sơn, Sơn La... Một số tỉnh có chất lượng kho tốt như: Kiên Giang, Ninh Thuận, Quảng Trị, Thanh Hoá, Lâm Đồng...

So với khối lượng tài liệu khá lớn tại các cơ quan là nguồn nộp lưu và tình hình tài liệu gia tăng mạnh mẽ như hiện nay thì với diện tích kho tàng như vậy sẽ là một khó khăn rất lớn cho các Trung tâm lưu trữ tỉnh trong việc tiến hành công tác bổ sung tài liệu của mình.

Hiện nay, ở một số tỉnh việc đầu tư cho xây dựng kho tàng và thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ chiếm một tỉ lệ không nhỏ trong ngân sách đầu tư cho xây dựng của tỉnh. Ví dụ: Dự án xây dựng Trung tâm lưu trữ của tỉnh Cần Thơ: 7.000.000.000 đ, Hà Nội: 58.289.000.000 đ...

Có thể thấy rằng, hầu hết các tỉnh có sự đầu tư xây dựng và nâng cấp kho tàng cho Trung tâm lưu trữ thì đều chú ý đầu tư cho việc trang bị các thiết bị bảo quản. Tại các kho lưu trữ chuyên dụng mới được xây dựng và đưa vào sử dụng này, ngoài các phương tiện bảo quản cần thiết, còn được trang bị

64 những thiết bị hiện đại như: máy điều hoà, máy hút bụi, máy hút ẩm, hệ thống báo cháy tự động cho các kho lưu trữ.

Ví dụ: Kho lưu trữ chuyên dụng của Trung tâm lưu trữ tỉnh Nghệ An được trang bị 100 giá đựng tài liệu bằng gỗ lim, có thể chứa được 2.500 mét tài liệu; các loại thiết bị trong kho khá đầy đủ và hiện đại: gồm hệ thống báo cháy, phòng chống kẻ gian, 20 máy điều hoà, 03 máy hút bụi, 04 máy thông gió và 16 bình cứu hoả...[06/06].

Tại Bình Định, kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản cần thiết như: giá sắt, hộp, cặp, bìa hồ sơ, hệ thống báo cháy tự động, máy điều hoà nhiệt độ, máy hút bụi, quạt thông gió...[06/04].

Kho lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Tây - kho lưu trữ chuyên dụng được xây dựng đầu tiên trong cả nước, hoàn thành năm 1995 - với diện tích 700 m2 sàn, có sức chứa hơn 1.000 mét giá tài liệu, gồm: 06 phòng kho bảo quản tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và 01 phòng kho bảo quản tài liệu phim ảnh, ghi âm. Mỗi phòng kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu được an toàn nhất. Hiện nay, kho đã được trang bị 144 giá đựng tài liệu bằng sắt (theo tiêu chuẩn của Cục Lưu trữ Nhà nước); 2500 hộp đựng tài liệu; 04 máy điều hoà nhiệt độ với công suất 24.000 BTU, 01 máy hút ẩm, 04 máy hút bụi, 24 quạt thông gió, 24 bình cứu hoả... [06/04].

Ngoài ra, cũng còn những tỉnh, kho tàng và thiết bị bảo quản rất hạn chế. Ví dụ:

Tại Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Giang, tài liệu lưu trữ chỉ được bảo quản trong một gian kho với hơn 115 mét giá tài liệu. Mặc dù kho có trang bị máy điều hoà nhiệt độ, máy hút bụi, bình chữa cháy, được vệ sinh thường xuyên, nhưng với điều kiện như trên thì Trung tâm lưu trữ tỉnh không còn khả năng tiếp nhận tài liệu nữa kể cả tài liệu của UBND tỉnh. Theo Báo cáo của Trung tâm lưu trữ tỉnh về tình hình công tác văn thư, lưu trữ năm 2001 và phương

65 hướng nhiệm vụ năm 2002 thì: "Hiện nay kho chỉ tạm bợ, cửa ra vào, cửa kính không đảm bảo công tác phòng gian bảo mật. Tải trọng sàn kho không an toàn với khối lượng tài liệu hiện có. Vì kho chật chội tài liệu loại ra sau chỉnh lý ẩm mốc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu mới thu về" [03/03].

Nhìn chung, ở các Trung tâm lưu trữ tỉnh hiện nay, hệ thống kho tàng và thiết bị bảo quản về cơ bản đã phục vụ tốt cho công tác bảo quản khối tài liệu hiện có; tài liệu ở các Trung tâm lưu trữ tỉnh đã được bảo vệ, bảo quản an toàn không để xảy ra các vụ việc đáng tiếc (cháy nổ, mất mát tài liệu lưu trữ), kể cả khi xảy ra lũ lụt, thiên tai nặng nề. Nhưng trong thời gian tới, để thực hiện được tốt công tác bổ sung tài liệu, thì các Trung tâm lưu trữ tỉnh cần phải được đầu tư cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới các kho lưu trữ chuyên dụng và trang bị các thiết bị bảo quản một cách cơ bản hơn. Như vậy, mới có thể bảo quản được an toàn một khối tài liệu rất lớn từ các nguồn nộp lưu đã, đang và sẽ được bổ sung.

Mặc dù, trong thời gian qua việc đầu tư cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở địa phương đạt được những kết quả đáng kể, song công tác này cũng còn rất nhiều những tồn tại cơ bản. Do những nguyên nhân nhất định, phần lớn các địa phương chưa có kho lưu trữ chuyên dụng theo tiêu chuẩn của lưu trữ; rất nhiều cơ quan nhà nước cấp tỉnh chưa có kho lưu trữ cơ quan, tài liệu còn bị phân tán ở các đơn vị; tình trạng tài liệu tốt xấu, thiếu đủ không kiểm soát được. Các phương tiện phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu ở các kho lưu trữ địa phương kể cả ở cấp tỉnh thiếu thốn và còn đơn giản, thô sơ.

Tình trạng kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu thiếu thốn, lạc hậu như đã nêu trên là một trong những nguyên nhân quan trọng gây khó khăn, trở ngại cho việc bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh và ảnh hưởng rất xấu đến tuổi thọ của tài liệu. Trên thực tế, tài liệu của các phông UBND của các tỉnh trong giai đoạn từ 1945 đến 1975 cũng như tài liệu của các sở, ban, ngành từ năm 1991 trở về trước đang bị xuống cấp và hư hỏng rất nhiều.

66 Đội ngũ cán bộ lưu trữ là một yếu tố quan trọng tác động trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ nói chung, bổ sung tài liệu lưu trữ nói riêng. Tình hình về đội ngũ cán bộ lưu trữ của các tỉnh hiện tại như sau:

Ở các sở, ban, ngành

Trước khi Chỉ thị 276-TTg và Thông tư 40/1998/TT-TCCP được ban hành, số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách tại các cơ quan nhà nước ở địa phương là không đáng kể. Trong những năm gần đây, số cán bộ đã tăng lên rõ rệt. Theo số liệu báo cáo chưa đầy đủ của các tỉnh (51/61 tỉnh) thì số cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách ở các sở, ban, ngành không có sự giống nhau giữa các cơ quan và giữa các tỉnh.

Tổng hợp từ báo cáo thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ (tính đến năm 2001 của 39/61 tỉnh, trong đó có 29 tỉnh có số liệu tổng hợp) cho thấy:

Số biên chế lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) : 1314 người. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ:

- Đại học lưu trữ : 130 người, - Đại học ngành khác : 126 người, - Trung học lưu trữ : 409 người, - Trung học ngành khác : 153 người,

- Sơ cấp : 397 người.

Tại các sở, ban, ngành, số cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách còn rất hạn chế và chỉ tập trung ở những cơ quan có số lượng tài liệu nhiều, quan trọng (như Sở Lao động - Thương binh - Xã hội, Sở Xây dựng, Bảo hiểm xã hội...) hoặc được tổ chức theo ngành dọc (như các Sở Địa chính - Nhà đất)... Dưới đây là tình hình cán bộ lưu trữ chuyên trách ở các sở, ban, ngành của một số tỉnh:

67 Tỉnh Số cơ quan có cán bộ lƣu trữ chuyên trách Tỉnh Số cơ quan có cán bộ lƣu trữ chuyên trách Hà Nội 46 Bắc Giang 06

Lai Châu 28 Cao Bằng 06

Kiên Giang 15 Quảng Ngãi 06

Thanh Hoá 13 Đồng Nai 06

Đà Nẵng 08 Thái Nguyên 03

Bình Dương 07

(Nguồn: Báo cáo của Văn phòng HĐND&UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về tình hình 5 năm thực hiện Chỉ thị 726-TTg và 1 năm thi hành

Tình hình tài liệu lƣu trữ