I- Những nội dung chủ yếu của quản trị nghiên cứu phát triển
1.1-Nội dung của quản trị nghiên cứu phát triển
Quản trị nghiên cứu- phát triển là những hoạt động hoạch định, tổ chức, điều hành, giám sát các hoạt động nghiên cứu- phát triển và đánh giá các kết quả mà chúng đạt được để đưa vào ứng dụng vào thực tế. Do ứng dụng tiến bộ kỹ thuật- công nghệ là hoàn động thường xuyên của mọi tổ chức, trong đó có các doanh nghiệp, nên quản trị nghiên cứu- phát triển trở thành một chức năng quản trị của tất cả các tổ chức. Theo đó, các hoạt động quản trị nghiên cứu- phát triển được gắn kết với nhau thành những quá trình mục tiêu, được thực hiện theo những phương pháp và công cụ được cải tiến và hoàn thiện một cách liên tục. Trong doanh nghiệp, những hoạt động này có thể được thực hiện một cách tập trng, thống nhất bởi một bộ phận chuyên trách (Phòng thí nghiệm, Phòng Nghiên cứu- Phát triển, Trung tâm nghiên cứu, …) hoặc được phân chia cho các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp trực tiếp thực hiện (hoạt động nghiên cứu-
phát triển của các phòng, các xưởng, các chi nhánh hay các bộ phận của doanh nghiệp).
Phân tích quá trình phát triển và hoàn thiện của công tác quản trị nghiên cứu- phát triển, D. Nobelius cho rằng quá trình này đã trải qua 5 giai đoạn và hiện nay đang chuyển sang giai đoạn thứ 6. Ông gọi đó là những “thế hệ” khác nhau của quản trị nghiên cứu- phát triển.
Hộp 2. 1: Tiến tới thế hệ thứ 6 của quản trị nghiên cứu- phát triển 1. Năm thế hệ quản lý nghiên cứu phát triển
R&D đã được nghiên cứu trong một thời gian dài trong những hoàn cảnh khác nhau, các nền kinh tế khác nhau và những nhu cầu về môi trường khác nhau suốt nhiều năm. Sự chuyển đổi từ những thị trường bùng nổ và sự tăng trưởng kinh tế trong những ngày đầu của những năm 1950 cho đến những thị trường toàn cầu cạnh tranh khốc liệt ngày nay đã được khắc hoạ rõ nét qua cách quản lý R&D. Những câu truyện thành công ban đầu, ví dụ như các phòng thí nghiệm nghiên cứu công nghiệp của Bell Labs, Xerox Parc và Lockheed Martin Skunkworks đã được thay thế bằng các công ty giống như công ty thị trường tập trung 3M; sự xâm nhập nhanh chóng của loạt sản phẩm mới từ các nhà sản xuất Nhật Bản như Toyota và Sony; và sự cộng tác trong nghiên cứu phát triển sản phẩm như trong trường hợp của Ericson - một mạng lưới công ty quanh công nghệ và tiêu chuẩn của sản phẩm “Bluetooth”.
Viễn cảnh của quá trình nghiên cứu và phát triển trở nên rất khác nhau trong suốt nhiều năm, do cấu trúc và những điều kiện tiên quyết của nền kinh tế đã và đang thay đổi; điều tương tự cũng đang xảy ra với sự tiên đoán về phương pháp tối ưu nhất. Một cố gắng miêu tả toàn cảnh quá trình 50 năm tiến bộ trong lĩnh vực quản trị nghiên cứu phát triển được chỉ ra trong bảng 1. Đáng chú ý là năm hình mẫu của các thế hệ R&D, cho dù được trình bày theo một trình tự thời gian, vẫn giữ được những thành phần, ý tưởng phù hợp có giá trị tới ngày nay, đồng thời vẫn được tìm kiếm và ứng dụng bởi nhiều công ty. Do đó, năm thế hệ của quản trị nghiên cứu và phát triển không thể hiện được bản đồ vị trí chỗ đứng của các công ty hiện nay. Trong suốt những thời kì này, các nền công nghiệp và các công ty khác nhau đã hoạt động như những mô hình kiểu mẫu hoặc những người đi đầu trong việc ứng dụng những phương pháp thực tiễn tối ưu. Đây là một hiện tượng được các nhà nghiên cứu nhận ra từ kết quả điều tra.
Thế hệ R&D đầu tiên (năm 1950 đến giữa những năm 1960), chủ yếu phần lớn sản phẩm mới sản xuất đều được bán ra, các nền công nghiệp mới bắt đầu xuất hiện và công nghệ nhìn chung được xem như phương thuốc chữa bách bệnh. Thế hệ đầu tiên của R&D làm việc theo giả định càng có nhiều R&D ở đầu vào thì càng có nhiều sản phẩm ở đầu ra. Nói một cách ngắn gọn, R&D được xem như một tổng phí. Còn về quá trình, R&D được đánh giá là khá đơn giản, được thực hiện theo phương pháp đường thẳng, tập trung vào việc đẩy công nghệ về phía thị trường - một thị trường có đặc điểm là vừa đủ cầu hoặc đôi khi vượt quá cung.
Thế hệ thứ hai của R&D (giữa những năm 1960 cho đến đầu những năm 1970), cung và cầu giữ một quan hệ ổn định, cạnh tranh trở nên gay gắt và những nỗ lực marketing để tăng sản lượng bán hàng được chú ý nhấn mạnh hơn bao giờ hết. Trong môi trường đó, trọng tâm được đặt vào nhu cầu ngắn hạn, còn những nghiên cứu dài hạn phần nào bị xao nhãng để ủng hộ những ý kiến thu thập được từ thị trường. Về mặt quy trình, hiệu ứng thị trường kéo được đẩy mạnh và quá trình này về một khía cạnh nào đó được xem như trái ngược với thế hệ đầu tiên của R&D - cụ thể là ý tưởng ban đầu bắt nguồn từ thị trường sau đó được sàng lọc và phát triển bởi R&D. Quản trị dự án cũng được đưa vào để chỉ đạo và giám sát những kết quả đạt được của R&D, và phía doanh nghiệp cũng được nêu bật lên như một khách hàng nội bộ của R&D.
Xa hơn nữa, thế hệ thứ ba của R&D có thể được thấy rõ vào thời kỳ giữa những năm 1970 cho đến giữa những năm 1980, khi nền kinh tế đang rung chuyển vì lạm phát cao và nhu cầu bão hoà Kiểm soát và cắt giảm chi phí trở thành nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu, giúp cho R&D loại bỏ được những thứ lãng phí không cần thiết bằng cách xem xét lại và cải tiến cách phát triển và giám sát công nghệ mới trong công ty. Quá trình tập trung cao độ này đã đưa đến một cái nhìn có liên quan chặt chẽ và có tính tương quan hai chiều về R&D (thay vào hai thái cực đối lập như trước đây), gắn công nghệ với nhu cầu thị trường. Nghiên cứu- phát triển, trên quan điểm cơ cấu mặt hàng, đã tạo ra nhiều cách cân bằng giữa rủi ro và lợi nhuận, gia tăng khả năng thành công về kỹ thuật và thị trường.
Thời kì tiếp theo là từ đầu những năm 1980 cho đến giữa những năm 1990, khi nền kinh tế bắt đầu phục hồi và các doanh nhân thay đổi chiến lược đa dạng hoá nhằm quay trở lại với việc kinh doanh chủ đạo, dưới một mẫu cạnh tranh do Nhật Bản và các công ty như Toyota, Sony và Honda khởi xướng. Nhìn chung, nền công nghiệp tự động đã được đưa ra so sánh và hoàn thiện nhiều để phù hợp với hoàn cảnh của doanh nghiệp và nay hoạt động như một hình
mẫu cho nhiều ngành công nghiệp khác. Sự tập trung chuyển từ phát triển sản phẩm sang đưa sản phẩm vào khái niệm kinh doanh tổng quát, bao gồm cả dịch vụ, phân phối và các lĩnh vực đa sản phẩm khác. Về quá trình nghiên cứu và phát triển, nổi bật nhất là quy trình phát triển sản phẩm. Sự thống nhất và song song trong các hoạt động được xem như những nhân tố thành công quyết định khi các doanh nghiệp đang phấn đấu để đẩy nhanh tốc độ sản xuất.
Cuối cùng, thế hệ thứ năm của R&D được dự đoán là sẽ mở rộng ranh giới cho các hoạt động nghiên cứu và phát triển của các công ty trong bối cảnh sự cạnh tranh toàn cầu đang tăng lên, công nghệ thay đổi chóng mặt và các hoạt động đầu tư trong lĩnh vực công nghệ trở thành nhu cầu cấp thiết. Vì vậy, R&D cần tương tác với môi trường kinh doanh, đơn cử như với các đối thủ cạnh tranh, các nhà phân phối, khách hàng, nhà cung cấp vv… Nghiên cứu và phát triển cũng cần đặt khả năng phối hợp và thống nhất phương pháp, hệ thống của các bên khác nhau lên hàng đầu. Việc thống nhất hệ thống được thể hiện rõ qua ví dụ về các công ty trong ngành công nghiệp phần cứng và phần mềm vi tính, điển hình là Tập đoàn Microsoft, Netscape và Dell. Thêm vào đó, không những chỉ có khả năng phát triển sản phẩm nhanh chóng mà khả năng điều khiển sao cho tốc độ phát triển sản phẩm hợp lý, đúng hạn còn cần được tập trung cao hơn. Theo logic này, việc giảm thiểu tính thiếu chắc chắn bằng cách tách riêng các nhiệm vụ nghiên cứu trở thành một hướng tiếp cận phổ biến, củng cố nhu cầu hợp nhất một khối tổng thể sao cho hiệu quả nhất.
Tóm lại, 5 lần phân loại chỉ ra rằng viễn cảnh về quy trình nghiên cứu phát triển đang thay đổi, thích nghi với bối cảnh xung quanh và các điều kiện tiên quyết. Sự phân loại này cũng cho biết rằng quá trình nghiên cứu phát triển có thể trở thành một lợi thế cạnh tranh quan trọng khi đối mặt với những thay đổi đó. Thách thức cho các công ty là làm sao phải duy trì được lợi nhuận trở nên khó hơn bao giờ hết. Do đó, những sáng kiến đổi mới đáp ứng tốc độ thay đổi bằng cách đem lại các công nghệ mới cho thị trường đã trở thành một yếu tố quan trọng quyết định tính cạnh tranh của một công ty trong thị trường nơi mà vòng đời của sản phẩm rất ngắn và tỉ lệ thay đổi công nghệ rất cao.
Quản trị nghiên cứu phát triển đã thay đổi trong suốt nhiều năm, từ một cái nhìn cô lập chuyển sang một tình thế phức tạp và có liên quan chặt chẽ. Mục trước đã phân loại và mô tả viễn cảnh chung của quá trình nghiên cứu phát triển sử dụng thứ tự thời gian. Chuyên mục này sẽ miêu tả chi tiết phương pháp tiếp cận quản lý và sự hưởng ứng của công ty đối với môi trường R&D này.
Quản lý R&D liên quan đến rất nhiều thách thức đối với doanh nghiệp - về chiến lược, điều hành và phương pháp. Theo truyền thống, khoản đầu tư vào nghiên cứu phát triển thường được sử dụng như một kim chỉ nam cho tính cạnh tranh của công ty, gần giống với thế hệ thứ nhất của R&D được đề cập đến ở mục trước. Tuy nhiên, Badawy tuyên bố rằng rất nhiều công ty đã thành công trong việc phát triển công nghệ mới, mặc dù họ đã không thành công trong việc quản lý R&D, dẫn đến việc sản phẩm không thành công về mặt thương mại. Iansiti tranh luận rằng việc đầu tư vào R&D không quan trọng bằng quá trình chuyển biến nhanh và hiệu quả những kết quả nghiên cứu phát triển thành những sản phẩm có thể thhoả mãn nhu cầu của thị trường. Mặc dù vậy, tuy những thử thách trong việc quản lý R&D và quá trình nghiên cứu phát triển đã có nhiều thay đổi, vẫn còn một số vấn đề tồn đọng và một số khác nổi lên. Quan điểm này đối lập với mô tả của năm thế hệ R&D trong bảng 1 và được thể hiện trong bảng 2. Cái nhìn mới không những chú ý tới năm thế hệ R&D mà còn là những ý kiến phản hồi của các công ty và ví dụ về các phương pháp quản lý kết hợp.
Bảng 2 không mô tả đặc điểm của từng thế hệ mà thay vào đó đề cập đến những phản ứng của công ty và các phương pháp quản lý có liên quan, tất cả theo một cách tổng hợp. Ngày nay, các ngành công nghiệp và các doanh nghiệp đều đang vật lộn với một mớ hỗn độn các phản hồi và phương pháp tiếp cận, tuỳ thuộc vào lịch sử, hoàn cảnh và thị trường.
Phản ứng của công ty liên quan đến thế hệ thứ nhất của nghiên cứu phát triển là nên tạo ra các phòng thí nghiệm nơi công nghệ có thể thăng hoa. Việc quyết định vị trí địa lý và khuyến khích các tiến bộ về khoa học trở thành những thách thức về quản lý trong những phòng thí nghiệm kiểu này. Những đặc tính của thế hệ R&D thứ hai được vận dụng bằng cách kết hợp chặt chẽ nghiên cứu phát triển vào với đơn vị doanh nghiệp. Ý tưởng được thu thập từ thị trường; các khác hàng nội bộ của từng công đoạn nghiên cứu phát triển được chỉ định để đảm bảo tính thiết thực và gần gũi với thị trường. Những đặc điểm của thế hệ thứ ba thì tập trung hơn vào nghiên cứu phát triển dự án, giới thiệu cơ cấu mặt hàng, kĩ năng quản lý dự án và các phương pháp xây dựng, sắp xếp, sáng tạo nhằm tăng tính hiệu quả. Các chiến lược dài hạn được đánh giá kĩ càng. Những phân tích được tập hợp từ kết quả của các lựa chọn. Hơn thế, sự thống nhất giữa R&D và thị trường được tập trung. Thế hệ thứ tư của R&D thì giới thiệu các khái niệm về khách hàng chủ chốt, các hoạt động song song và các nhà cung cấp trong những nỗ lực phát triển với nỗ lực đem lại một viễn cảnh khác cho hoạt động liên chức năng đang ngày càng gia tăng. Cuối cùng, thế hệ thứ năm của nghiên cứu phát triển
được đáp ứng khi doanh nghiệp triển khai các chiến lược liên kết xuyên biên giới, bao gồm cả những mạng lưới công ty nghiên cứu và phát triển, kết nối nghiên cứu với phát triển để nâng cao tính chính xác tổng thể.
Tình trạng tiến thoái lưỡng nan rõ ràng là một vấn đề về quản lý nhất thời, bao gồm sự thống nhất giữa hệ thống và quy trình để đem lại một tổng thể mạch lạc và hiệu quả. Một xu hướng đáng chú ý về sự chia tách nghiên cứu phát triển để giảm tính thiếu chắc chắn và tăng tốc độ đã đem lại nhu cầu khó khăn hơn cho quy trình quản lý và thống nhất R&D. Eldred và Mcgrath đã nhận ra rằng chìa khoá cho R&D hiệu quả là phải cải tiến nâng cao quy trình quản lý cơ sở - một thách thức vô cùng khó khăn, đặc biệt là khi tách riêng ra. Tuy nhiên những nghiên cứu về sự tương tác giữa nghiên cứu và phát triển vẫn còn nhiều hạn chế, nhất là đối với những điều kiện tiên quyết ngày nay.
Sự thống nhất giữa sự phát triển công nghệ và sản phẩm có thể đã hiện diện trong cả năm thế hệ R&D nhưng tầm quan trọng của nó thực ra mới được khuếch đại trong những thế hệ về sau bởi những áp lực về thời gian, nhu cầu về sự chính xác và hoàn cảnh các công ty hiện nay. Vì vậy, có được sự tương tác giữa phát triển công nghệ và phát triển sản phẩm có thể nâng cao sự chính xác về thời gian cũng như chất lượng của sản phẩm tung ra thị trường đồng thời giảm được chi phí và trở thành nền tảng cho những lợi thế cạnh tranh. Có được điều đó là do những nỗ lực được aligned với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.