Để xem xét các loại chi phí chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, ta xem xét bảng 16.
GVHD: Nguyễn Phạm Thanh Nam -45- SVTH: Lê Thị Tuyết Trinh
Bảng 16: Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp qua ba năm (2004 - 2006) Đvt: tỷ đồng
Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch
2005-2004 Chênh lệch 2006-2005 Chỉ tiêu số tiền tỷ trọng (%) số tiền tỷ trọng (%) số tiền tỷ trọng (%)
tuyệt đối tương đối
(%)
tuyệt đối tương đối
(%) Tổng số 36,23 100,00 48,01 100,00 36,09 100,00 11,78 32,50 -11,92 -24,82 CP tiền lương, BH 8,99 24,81 10,03 20,90 9,92 27,50 1,05 11,63 -0,11 -1,10 CCDC, bao bì 0,67 1,84 0,45 0,93 0,28 0,77 -0,22 -32,93 -0,17 -37,83 Khấu hao TSCĐ 4,48 12,36 10,81 22,53 7,45 20,65 6,34 141,57 -3,36 -31,07 Sửa chữa TSCĐ 1,43 3,95 0,94 1,96 0,87 2,42 -0,49 -34,11 -0,07 -7,27 CP bảo quản 1,65 4,56 1,94 4,04 1,78 4,94 0,29 17,42 -0,16 -8,09 Vận chuyển 5,53 15,26 6,29 13,10 4,55 12,61 0,76 13,78 -1,74 -27,64 Hao hụt 6,34 17,51 9,77 20,35 4,44 12,29 3,43 54,00 -5,33 -54,59 CPDV mua ngoài 1,24 3,43 1,13 2,35 0,94 2,61 -0,11 -9,20 -0,19 -16,62 QCTT, giao dịch 1,33 3,67 1,90 3,97 1,58 4,37 0,58 43,32 -0,33 -17,23 Chi phí khác 4,57 12,61 4,73 9,86 4,27 11,83 0,16 3,59 -0,46 -9,81 (Nguồn: phòng Kế Toán) CP: chi phí; CCDC: công cụ dụng cụ; TSCĐ: tài sản cố định; QCTT: Quảng cáo tiếp thị;
CP DV: chi phí dịch vụ;
Chi phí bán hàng và quản lý năm 2005 tăng 11,78 tỷ đồng, tỷ lệ tăng 32,5% so với năm 2004. Năm 2006 so với năm 2005 giảm 11,92 tỷ đồng, tỷ lệ giảm 24,82%, đây là điều rất tốt chi phí bán hàng và quản lý giảm trong khi doanh thu lại tăng. Nguyên nhân là do năm 2006 lượng bán giảm và giá bán tăng so với năm 2005 và công ty ít tồn trữ hàng hoá, cụ thể như sau:
- Chi phí tiền lương, bảo hiểm: là khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Do có sự thay đổi cán bộ công nhân viên và kết quả kinh doanh khác nhau nên chi phí tiền lương và bảo hiểm tăng giảm không đều nhau qua các năm. Năm 2005 tăng 11,63% so với năm 2004, năm 2006 giảm 1,1% so với năm 2005, điều này chứng tỏ năm 2005 do việc kinh doanh có hiệu quả nên nhân viên được quan tâm nhiều hơn so với năm 2006.
- Chi phí CCDC, bao bì: đều giảm qua các năm, tỷ lệ giảm trên 32%, tiết kiệm được chi phí không cần thiết.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: năm 2005 tăng so với năm 2004 là 6,34 tỷ đồng, tỷ lệ tăng 141,57%, nguyên nhân do trong năm TSCĐ tăng lên do công ty đầu tư, xây dựng, mua sắm, nhận điều động nhiều nên khấu hao trong năm tăng lên đáng kể. Đến năm 2006 tỷ lệ khấu hao giảm do một số tài sản đã được thanh lý bớt, đổi trang thiết bị mới,...Cần chú ý là trong doanh nghiệp sản xuất khoản chi phí này sẽ được tính vào giá trị sản phẩm làm tăng giá thành sản xuất là cơ sở để tăng giá bán. Còn trong đơn vị kinh doanh xăng dầu không thể tự điều chỉnh giá bán nên tiết kiệm chi phí này là cơ sở làm tăng lợi nhuận.
- Chi phí sửa chữa TSCĐ: năm 2005 giảm so với năm 2004 là 34,11%, năm 2006 giảm so với năm 2005 là 7,27%. Do trong các năm gần đây công ty chỉ sửa chữa nhỏ TSCĐ.
- Chi phí bảo quản: Do năm 2005, lượng bán ra nhiều phát sinh nhiều chi phí bảo quản nên khoản mục này tăng 0,29 tỷ đồng, tỷ lệ tăng 17,42% so với năm 2004. Năm 2006 lượng bán ra ít hơn nên chi phí bảo quản giảm 0,16 tỷ đồng, tỷ lệ giảm 8,09%, điều này hoàn toàn phù hợp.
- Chi phí vận chuyển: là khoản chi phí có tỷ trọng từ 12,6% đến 15,2%, bao gồm chi phí vận chuyển thuê ngoài và chi phí tự vận chuyển, trong đó chi phí vận chuyển thuê ngoài chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng chi phí vận chuyển, chứng tỏ
công ty chưa khai thác tốt phương tiện vận chuyển của mình. Đặc biệt là 2005 chi phí vận chuyển tăng 0,76 tỷ đồng, tăng 13,78% so với năm 2004. Đến năm 2005 do lượng bán giảm, chính sách của công ty khai thác hết hàng tồn trữ nên chi phí vận chuyển giảm 1,74 tỷ đồng, tỷ lệ giảm 27,64%, đây là điều rất tốt. - Chi phí hao hụt: đây là cũng là khoản chi phí có tỷ trọng cao, cao hơn chi phí vận chuyển. Như đã phân tích ở trên tăng ta thấy năm 2005 lượng tồn trữ khá cao, lượng hàng nhập vào có thể dư xuất ta cộng thêm lượng tồn lại từ năm 2004 nên tồn kho ngày càng nhiều, đặc biệt lượng hàng bán ra cũng tăng rất nhiều, qua các công đoạn vận chuyển, nhận hàng, giao hàng, tồn trữ lượng hàng hóa sẽ hao hụt, đây là đặc trưng của ngành, nên năm 2005 chi phí hao hụt tăng 3,43 tỷ đồng, tỷ lệ tăng 54%. Năm 2006 lượng hàng bán ra thấp hơn năm 2005 và hầu như không để tồn trữ nhiều nên giảm được rất lớn chi phí hao hụt, cụ thể giảm 5,33 tỷ đồng, tỷ lệ giảm 54,59% so với năm 2005.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: gồm chi phí điện, nước, điện thoại, chiếm tỷ trọng không cao và có xu hướng giảm so với năm 2004 về giá tị cũng như tỷ trọng. Năm 2005, giảm trên 0,11 tỷ đồng, tỷ lệ giảm 9,2% so với năm 2004; năm 2006 giảm 0,19 tỷ đồng, tỷ lệ giảm 16,62% so với năm 2005. Nguyên nhân công ty đã sử dụng có tiết kiệm hơn các chi phí dịch vụ không cần thiết một cách có hiệu quả, tránh được lãng phí theo chính sách kêu gọi của Nhà nước trong những năm gần đây.
- Chi phí quảng cảo tiếp thị, giao dịch: tăng giảm không ổn định qua các năm, đặc biệt năm 2005 công ty đã chú ý xây dựng thương hiệu, với chương trình khuyến mãi nhằm đẩy mạnh việc bán xăng 95 (mua 3 lít xăng 95 tặng một phiếu rút thăm trúng xe Wave RS), năm 2005 chi phí tăng 0,58 tỷ đồng, tỷ lệ tăng 43,32% so với năm 2004. Năm 2006 giảm 0,33 tỷ đồng, tỷ lệ giảm 17,23% so với năm 2005. Nhìn chung chi phí quảng cáo tiếp thị chiếm tỷ trọng khá thấp trong tổng chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, vì vậy cần phải chú ý nâng cao công tác quảng cáo, tiếp thị hơn nữa để nâng cao thị phần cho công ty.
- Chi phí khác bao gồm các khoản chi phí còn lại như: chi phí đào tạo tuyển dụng, chi phí văn phòng, công tác, chi phí theo chế độ người lao động, chi phí hoa hồng, môi giới, chi phí thuế, phí, lệ phí,…tăng giảm qua các năm. Năm 2005 tăng 0,16 tỷ đồng, tỷ lệ tăng 3,59% so với năm 2004. Năm 2006 giảm 0,46 tỷ
đồng, tỷ lệ giảm 9,81% so với năm 2005. Đều nhận thấy rằng năm 2006 công ty đã làm tốt công tác tiết kiệm các chi phí không cần thiết, làm giảm một khoản tiền đáng kể góp phần tăng lợi nhuận, hiệu quả kinh doanh bù lại phần giá vốn tăng cao, bất ổn định.
4.3.6.1. Chi phí vận chuyển qua ba năm của công ty
Trong chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp thì chi phí vận chuyển và chi phí hao hụt có mối quan hệ trực tiếp với sản lượng xăng dầu bán ra, công ty có thể kiểm soát được và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Vì vậy cần phải phân tích để thấy rõ sự biến động của hai khoản mục chi phí này, trước tiên ta xem xét số liệu trong bảng 17.
Bảng 17: Chi phí vận chuyển qua ba năm (2004 - 2006)
Chênh lệch 2005-2004 Chênh lệch 2006-2005 Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 tuyệt đối tương đối (%) tuyệt đối tương đối (%) CPVC (tỷ đồng) 5,53 6,29 4,55 0,76 13,78 -1,74 -27,64 Sản lượng (triệu lít) 611,00 755,08 624,75 144,08 23,58 -0,13 -17,26 Đơn giá vc bq/1đvhh (ngàn đồng) 9,05 8,33 7,29 -0,72 -7,93 -1,04 -12,54 (Nguồn: phòng Kế toán) CPVC: chi phí vận chuyển
Đơn giá vcbq/1đvhh: Đơn giá vận chuyển bình quân/1 đơn vị hàng hóa
Chi phí vận chuyển phụ thuộc vào các nhân tố: khối lượng hàng hóa, quãng đường vận chuyển, đơn giá vận chuyển. Trong đó, nhân tố khối lượng hàng hóa là nhân tố khách quan, nhân tố quãng đường vận chuyển, đơn giá vận chuyển là nhân tố mà công ty có thể kiểm soát được. Việc tổ chức vận chuyển hợp lý, tối ưu sẽ giảm thiểu được quãng đường vận chuyển cũng như xác định từng loại phương tiện (đường thuỷ, sắt, bộ,…) phù hợp có thể giảm được cước phí vận chuyển.
biến động bất thường, giá xăng dầu ngày một tăng cao, sản lượng bán ra không ổn định, tỷ suất lãi gộp giảm dần, vì vậy việc tính toán cắt giảm chi phí vận chuyển một cách hợp lý là điều nên làm và phải làm. Để biết rõ thêm mức độ ảnh hưởng của nhân tố khối lượng vận chuyển và đơn giá vận chuyển ảnh hưởng đến tổng chi phí vận chuyển như thế nào ta xem qua bảng 18, số liệu trong bảng được tính toán bằng phương pháp so sánh, thay thế được trích từ phụ lục.
Bảng 18: Tổng hợp nhân tố ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển
Mức độ ảnh hưởng đến CPVC Năm 2005
Chỉ tiêu
Chênh lệch tương đối
2005-2004 (%) tuyệt đối (tỷ đồng) tương đối (%) Khối lượng 23,58 1,30 23,58 Đơn giá VC 7,93 -0,54 -9,8 Tổng hợp 0,76 13,78 Năm 2006 Chỉ tiêu
Chênh lệch tương đối
2006-2005
(%) (ttuyỷ đồng)ệt đối tương đối(%)
Khối lượng -17,26 -1,09 -17,26
Đơn giá VC -12,54 -0,65 -10,38
Tổng hợp -1,74 -27,64
(Nguồn: phụ lục) CPVC: chi phí vận chuyển
Như vậy chi phí vận chuyển năm 2005 tăng 0,76 tỷ đồng là do khối lượng hàng hóa bán ra tăng 23,58% làm chi phí vận chuyển tăng 1,3 tỷ đồng và đơn giá vận chuyển giảm 9,8% góp phần giảm chi phí vận chuyển 0,54 tỷ đồng. Năm 2006, kết hợp cả hai nhân tố khối lượng tiêu thụ giảm và giá cước vận chuyển giảm nhiều nên làm tổng chi phí vận chuyển giảm 1,74 tỷ đồng.
Chi phí giảm do nhân tố giá cước vận chuyển giảm là điều rất tốt, do công ty đã nâng cấp các kho và Tổng kho xăng dầu miền Tây đã đi vào hoạt động có thể cung cấp hàng hoá nhanh và tiện lợi nhất, kết hợp phương pháp tự vận chuyển ngày càng nhiều nên làm giảm được giá cước vận chuyển, nhằm tạo một chi phí thấp tăng lợi nhuận cho công ty.
4.3.6.2. Chi phí hao hụt
Ngoài chi phí vận chuyển, chi phí hao hụt cũng là chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Chi phí hao hụt được xác định bằng các chỉ tiêu sản lượng và chi phí bình quân trên đơn vị hàng hóa, thực tế công ty dựa vào các văn bản ban hành của Nhà nước (văn bản 758/VT - QĐ ngày 15/4/1986 của Bộ vật tư ban hành định mức tạm thời về hao hụt xăng dầu theo công đoạn: vận chuyển, nhập, xuất, tồn chứa) mà Tổng công ty xăng dầu Việt Nam ban hành định mức cụ thể cho mình, từ đó công ty tăng giảm các định mức hao hụt của từng mặt hàng theo từng công đoạn sao cho phù hợp nhất, chính xác nhất, nhằm cắt giảm chi phí tạo hiệu quả kinh doanh.
Sau khi phân tích, tính toán các số liệu có liên quan, bảng 19 thể hiện các kết quả tổng hợp cụ thể các mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến chi phí hao hụt qua ba năm như sau:
Bảng 19: Tổng hợp nhân tố ảnh hưởng đến chi phí hao hụt
Mức độ ảnh hưởng đến CPHH Năm 2005
Chỉ tiêu
Chênh lệch tương đối
2005-2004 (%) tuyệt đối (tỷ đồng) tương đối (%) Khối lượng 23,58 1,50 23,58 CP bình quân 24,62 1,93 30,42 Tổng hợp 3,43 54,00 Năm 2006 Chỉ tiêu
Chênh lệch tương đối
2006-2005
(%) (ttuyỷ đồng)ệt đối tương đối(%)
Khối lượng -17,26 -1,68 -17,26
CP bình quân -45,12 -3.65 -37,33
Tổng hợp -5,33 -54,59
(Nguồn: phụ lục) CPHH: chi phí hao hụt
Năm 2005, chi phí hao hụt bình quân/1 đơn vị hàng hóa tăng cao cùng với gia tăng của khối lượng hàng hóa tiêu thụ nên làm chi phí hao hụt tăng cao, tăng 3,43 tỷ đồng so với năm 2004. Nguyên nhân do giá xăng dầu liên tục tăng
Cụ thể tình hình tồn trữ sẽ được phân tích ở phần sau về nhập, xuất, tồn của công ty. Bên cạnh đó, do phải vận chuyển hàng đi bán xa nên chi phí hao hụt do vận chuyển cũng khá lớn vì hàng bán trong năm 2005 chủ yếu ở phương thức bán tái xuất và bán nội bộ.
Năm 2006, chi phí hao hụt giảm nhiều, giảm 5,33 tỷ đồng so với năm 2005, do sản lượng tiêu thụ giảm, đặc biệt là chi phí hao hụt/1 đơn vị hàng hóa giảm rất nhiều, tỷ lệ giảm 45,12%. Đó là điều rất tốt, do công ty không tồn trữ hàng hóa nhiều, chủ yếu hàng mua về là bán luôn trong ngày, điều này sẽ được thể hiện rõ hơn ở phần phân tích sau về tình hình dự trữ hàng hóa của công ty.