II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TẠI TRONG KINH DOANH TẠI CễNG TY XNK
1. Cõn đối hợp lý giữa cỏc khoản phải thu – phải trả với khỏch hàng.
hàng.
Vỡ đõy là phần thanh toỏn quan trọng nhất đối với cụng ty, nờn phải cú cơ cấu hợp lý để đảm bảo khả năng thanh toỏn. Sau đõy là số liệu về phải thu – phải trả trong 3 năm qua nhưng là số dư cuối kỳ chứ khụng phải là giỏ trị giao dịch.
SỐ DƯ CUỐI KỲ CỦA PHẢI THU – PHẢI TRẢ
Chỉ tiờn Năm 2001 NĂM 2002 Năm 2003
1. Phải thu KH 4.821.073.176 37.395.008.02 6 44.601.770.999 2. trả trước cho NB 11.944.815.14 0 3.466.233.052 7.961.557.324 3. Phải trả cho NB 6.485.836.043 13.013.823.027 13.616.943.582 4. Người mua trả trước 7.767.503.788 4.329.408.952 11.820.134.905 Cỏc khoản phải thu – phải trả với khỏch hàng chớnh là thanh toỏn với nhà cung cấp và người mua hàng. Như trờn cho thấy cỏc khoản phải thu từ khỏch hàng lớn hơn nhiều so với cỏc khoản phải trả cho người bỏn. Do vậy để đảm bảo khả năng thanh toỏn cần cõn đối hợp lý giữa chỳng. Vậy sẽ cõn đối như thế nào?
Đầu tiờn là cõn đối về khối lượng. Khi quan hệ với người bỏn, doanh nghiệp cần phỏt huy vai trũ uy tớn và khả năng thương lượng để được mua chịu nhiều. Hơn nữa quan hệ với người bỏn chủ yếu là người bỏn nước ngoài, nờn phải tranh thủ mọi điều kiện vỡ người bỏn cũng rất muối bỏn nhanh, tiờu thụ hàng húa và thõm nhập thị trường. Do vậy phải tận dụng mọi cơ hội để được thanh toỏn chậm. Song song với hoạt động đú, đồng thời phải giảm tỉ lệ phải thu từ khỏch hàng.
Cõn đối hợp lý về khối lượng tức là tỉ lệ giữa phải thu – phải trả khỏch hàng phải xấp xỉ, tương quan với nhau, nõng cao giỏ trị phải trả cho người bỏn và hạ thập phải thu từ khỏch hàng xuống. Như vậy sẽ đảm bảo khả năng thanh toỏn khi khụng thể huy động từ nguồn vay khỏc. Mục đớch của tớn dụng thương mại khụng phải là tiết kiệm được chi phớ trả lói mà giảm bớt gỏnh nặng phải thanh toỏn một lỳc, do đú tỉ số về khối lượng hai loại đú phải gần nhau, để hỗ trợ cho nhau. Nếu phải thu lớn quỏ sẽ dẫn đến ứ đọng vốn, quay vũng đồng tiền chậm lại phải đi vay để tài trợ cho cỏc khoản thanh toỏn khỏc. Nếu phải trả quỏ lớn, đến thời hạn thanh toỏn lại khụng huy động kịp thời thỡ mất cõn bằng về khả năng thanh toỏn.
Tuy nhiờu chỉ cần cõn đối về khối lượng thụi chưa đủ, nếu thời gian thanh toỏn cỏc khoản đú khụng khớp nhau thỡ cũng cú thể dẫn tới mất khả năng thanh toỏn. Do vậy thứ hai là cần cõn đối hợp lý về mặt thời gian, thời hạn thanh toỏn.
Thụng thường trong một giao dịch, thời hạn thanh toỏn với nhà cung cấp bao giờ cũng sớm hơn so với thanh toỏn với người mua hàng. Cỏch hiệu quả nhất là cụng ty cần xột đến thời gian thanh toỏn giữa cỏc giao dịch hay giữa cỏc hợp đồng kinh tế. Nghĩa là phải làm sao cho thời gian thanh toỏn với nhà cung cấp trong giao dịch này khợp với thời hạn trả nợ của ngươi mua ở giao dịch trước. Khi cần tiền để thanh toỏn thỡ đó cú số tiền do người mua hàng trả, cứ như vậy sẽ làm cho hoạt động thanh toỏn thờm linh hoạt và hiệu quả. Để làm được việc này, khi soạn thảo hợp đồng và đàm phỏn, người phụ trỏch phải xột đến cỏc hợp đồng trước và khả năng thu hỳt khỏch hàng sau này của doanh nghiệp, nờn đũi hỏi người phụ trỏch phải nhanh nhạy và quyết đoỏn. Ngoài ra cũn tận dụng, phối hợp tốt giữa cỏc khoản thanh toỏn trước, ngay và thanh toỏn chậm giữa cỏc khoản thanh toỏn. Như vậy sẽ hạn chế được vay ngõn hàng và tiền trả lói cho ngõn hàng. Khụng nờn chỉ dựa vào cỏc khoản vay ngõn hàng để thanh toỏn mà phải tận dụng, phối hợp cỏc khoản phải thu – phải trả hợp lý sẽ tạo nờn khả năng thanh toỏn cao.
Thứ ba cần cõn đối đú là giỏ cả. Thanh toỏn chậm thỡ giỏ bỏn sẽ cao, đú là điều tất yếu nhưng khụng thể vỡ được thanh toỏn chậm mà chấp nhận giỏ bỏn cao. Phải so sỏnh giữa phần giỏ cả tăng thờm ấy với lói suất ngõn hàng và giỏ cả khi bỏn cho người mua. Để từ đú xỏc định khoảng giỏ cả cú thể chấp nhận được trong mỗi hợp đồng.
Xưa nay cụng ty hoạt động chưa quan tõm đỳng mực về việc phối hợp cỏc yếu tố trờn. chỉ phõn tớch giữa cỏc hợp đồng mua – bỏn với khỏch hàng trong và ngoài nước, nếu cú lợi nhuận là thực hiện, nếu thiếu tiền lại vay ngõn hàng. Làm như thế sẽ giảm tỉ suất lợi nhuận xuống. Do vậy cụng ty cần nghiờn cứu sõu hơn về vấn đề này để ứng dụng vào trong cỏc hợp đồng kinh tế.
Điều cần lưu ý khi thực hiện vấn đề này là cụng ty phải cú cỏc tiờu chuẩn để đỏnh giỏ khỏch hàng, sắp xếp khỏch hàng để từ đú xỏc định thời hạn thanh toỏn chậm bao nhiờu là phự hợp.
Sau đõy là một số tiờu chuẩn để đỏnh giỏ khỏch hàng khi cú hoạt động tớn dụng thương mại:
- Đặc điểm: Sự sẵn sàng của khỏch hàng trong việc thực hiện nghĩa vụ thanh toỏn.
- Năng lực: Khả năng của khỏch hàng để thực hiện nghĩa vụ thanh toỏn.
- Vốn: Dự trữ tài chớnh của khỏch hàng
- Tài sản thế chấp: Tài sản cam kết dựng trong trường hợp vỡ nợ.
- Cỏc điều kiện: Cỏc điều kiện kinh tế núi chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Và những tiều chuẩn khỏc. Từ đú sẽ sắp xếp khỏch hàng theo cỏc tiều thức sau đõy:
- Cỏc khỏch hàng đó cú quan hệ kinh doanh lõu dài và cú uy tớn về việc thanh toỏn.
- Cỏc khỏch hàng đó cú quan hệ lõu dài nhưng vẫn hay chiếm dụng vốn, cũng thường hay thanh toỏn chậm hơn thời hạn ghi trong hợp đồng
- Khỏch hàng ớt cú quan hệ với cụng ty
- Khỏch hàng mới cú quan hệ với cụng ty lần đầu
- Khỏch hang tiềm năng, tuy chưa từng quan hệ kinh tế với cụng ty nhưng tương lai sẽ là khỏch hàng của cụng ty.
Từ sự phõn tớch đú, cụng ty sẽ xem xột tỉ lệ thanh toỏn chậm giữa cỏc khỏch hàng nằm trong khoảng nào là chấp nhận được mà lại cõn đối được cỏc yếu tố như trờn đó phõn tớch. Đõy là cụng việc khụng đơn giản và phải cú đầy đủ tài liệu về những vấn đề đú mới cú thể phõn tớch và đưa ra quyết định cuối cựng một cỏch chớnh xỏc.