II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TẠI TRONG KINH DOANH TẠI CễNG TY XNK
2. Về phương thức và phương tiện thanh toỏn
2.1. Đối với thanh toỏn trong nước
Như ở chương II chỳng ta đó phõn tớch và thấy rằng tỉ lệ sử dụng tiền mặt trong thanh toỏn như vậy là vẫn cũn nhiều, trong ba năm đều chiếm từ 12 – 17% tổng giỏ trị thanh toỏn. Sử dụng tiền mặt khụng cú lợi ớch gỡ nhiều đặc biệt là trong thanh toỏn với khỏch hàng vỡ giữ tiền mặt vừa khụng an toàn lại vừa tốn chi phớ. Hơn nữa hiện nay ngõn hàng cũng trả tiền lói cho tiền gửi để
thanh toỏn, do vậy nờn sử dụng cỏc tiện ớch mà ngõn hàng cung cấp, sử dụng hỡnh thức chuyển tiền là thớch hợp nhất. Tiền mặt chỉ thớch hợp trong thanh toỏn nội bộ và thanh toỏn với nhà nước mà thụi, cũn cỏc loại thanh toỏn khỏc khụng nờn sử dụng tiền mặt.
Do vậy trong thanh toỏn với khỏch hàng, chủ yếu lầ người mua trong nước nờn giảm tỉ lệ dựng tiền mặt, nờn duy trỡ tỉ lệ khoảng từ 5 – 7% tổng giỏ trị thanh toỏn là hợp lý. Núi như vậy khụng cú nghĩa là sử dụng tiền mặt tuyệt đối, những khỏch hàng ở xa nhau về mặt địa lý nờn sử dụng hỡnh thức chuyển tiền. Vậy nờn trong cỏc giao dịch thương mại, cụng ty nờn sử dụng lượng tiền mặt thớch hợp, phải biết tận dụng cỏc dịch vụ của ngõn hàng vừa nhanh vừa an toàn lại rẻ.
Để thay thế việc sử dụng tiền mặt, cụng ty nờn phỏt huy vai trũ của sộc, nõng cao tỉ lệ sử dụng sộc. Trong cỏc mún thanh toỏn nhỏ, thay vỡ sử dụng tiền mặt, cụng ty nờn phỏt hành sộc để thanh toỏn. Như vậy vừa giảm tỉ lệ sử dụng tiền mặt lại nõng cao hiệu quả của hoạt động thanh toỏn.
Tuy nhiờn sử dụng sộc cũng khụng phải là loại sộc gỡ cũng được. Hỡnh thức chủ yếu nờn dựng sộc chuyển tiền, sộc chuyển khoản. Vỡ nếu bị sử dụng sộc bảo chi, sộc định mức thỡ phải kớ quỹ vào tài khoản riờng và khụng thể sử dụng số tiền đú nờn sẽ làm giảm số tiền cú thể sử dụng được trong thanh toỏn. Do đú phải xem xột điều kiện thanh toỏn của khỏch hàng. Nếu khỏch hàng yờu cầu sử dụng sộc bảo chi, sộc định mức thỡ nờn sử dụng tiền mặt cũn nếu khụng cú điều kiện đú thỡ sộc là hỡnh thức tối ưu.
Ngoài ra trong hoạt động thanh toỏn với người mua hàng, cụng ty nờn sử dụng UNT là tốt nhất. Sộc chỉ dựng trong trường hợp giỏ trị nhỏ, địa lý phải gần nhau để dẽ dàng thanh toỏn sộc với ngõn hàng phỏt hành, cũn lại sử dụng UNT là hiệu quả cao vỡ khi mỡnh giao hàng rồi, thỏa thuận sử dụng UNT để thanh toỏn thỡ lỳc đú ngõn hàng sẽ cú trỏch nhiệm hơn trong việc đũi tiền hộ. Khỏch hàng lại khú mà trỏnh được.
Cũn khi thanh toỏn với người bỏn trong nước nờn sử dụng UNC vỡ như vậy cụng ty sẽ đảm bảo chắc chắn nhận hàng đạt yờu cầu rồi mới thanh toỏn cho người bỏn.
Đõy là hai phương tiện sử dụng đạt hiệu quả cao trong thanh toỏn, do vậy cụng ty nờn phỏt huy hơn nữa hai loại phương tiện này.
Chỳ ý cuối cựng với hoạt động thanh toỏn trong nước đú là cụng ty khụng nờn chỉ tập trung tiền gửi tại một ngõn hàng. Phải phõn tỏn cỏc khoản tiền gửi tại nhiều ngõn hàng khỏc nhau. Chọn những ngõn hàng cú chi nhỏnh tại nhiều tỉnh, địa phương để dễ dàng trong thanh toỏn.
Thường cụng ty chỉ hay gửi tiền tại Ngõn Hàng Ngoại Thương, Ngõn Hàng Nụng Nghiệp và Phỏt Triển Nụng Thụn là chớnh, do vậy cụng ty cần phõn tỏn tiền gửi ở nhiều ngõn hàng hơn nữa. Vỡ việc này cú nhiều ưu điểm:
Thứ nhất là khi quan hệ giao dịch với những khỏch hàng ở xa, cỏch trở về mặt địa lý thỡ cụng tỏc thanh toỏn rất khú khăn. Do vậy nếu tại cỏc địa phương ấy cú cỏc ngõn hàng của nhà nước như Ngõn Hàng Cụng Thương, Ngoại Thương,… thỡ việc thanh toỏn qua ngõn hàng sẽ dễ dàng hơn. Khụng cần giỏp mặt nhau mà vẫn thực hiện thanh toỏn được. Như vậy sẽ tiết kiệm được chi phớ đi lại, ăn ở…. Và chi phớ này sẽ lớn hơn nhiều so với chi phớ dịch vụ của ngõn hàng.
Thứ hai là khi đó phõn tỏn tiền gửi tại nhiều ngõn hàng, thỡ khả năng kiểm soỏt của ngõn hàng rất khú, do vậy khi đang vay ở ngõn hàng này quỏ nhiều mà nếu cú tiền chuyển về thỡ ngõn hàng sẽ tự chuyển sang để trả nợ vay, làm cho tiền sử dụng để thanh toỏn giảm xuống. Do vậy nếu đặt tiền gửi tại nhiều ngõn hàng thỡ sẽ trỏnh được hiện tượng trờn. Lỳc đú sẽ yờu cầu khỏch hàng chuyển vào tài khoản tại ngõn hàng mà nợ vay khụng cú hoặc khụng lớn. Làm như thế thỡ vừa kộo dài thời hạn vay nợ của ngõn hàng vừa cú tiền trong tài khoản tiền gửi để thực hiện hoạt động thanh toỏn.
Ngoài ra cũn cú nhiều lợi ớch khỏc nờn cụng ty cần thực hiện phõn tỏn tiền gửi thanh toỏn tại nhiều ngõn hàng hơn nữa.
2.2. Đối với thanh toỏn quốc tế
Do đõy là phần thanh toỏn chiếm tỉ lệ rất cao trong cụng ty, nờn cụng ty cũng cần phải hoàn thiện nú hơn.
Hiện nay cụng ty thường sử dụng hỡnh thức thanh toỏn tớn dụng chứng từ là chớnh, cũn chuyển tiền chỉ chiếm tỉ lệ nhỏ. Với những khỏch hàng khụng quen thỡ phương thức tớn dụng chứng từ là thớch hợp nhất. Nhưng đối với những khỏch hàng đó từng giao dịch cụng ty nờn thương lượng để cú thể được sử dụng phương thức chuyển tiền nhanh, vỡ nú vừa nhanh chi phớ lại thấp hơn. Do vậy uy tớn trong thanh toỏn là điều tiờn quyết, nõng cao uy tớn là việc doanh nghiệp phải làm, tạo niềm tin với nhà cung cấp, thực hiện thanh toỏn
sũng phẳng và đỳng thời hạn sẽ làm cho vị thế của doanh nghiệp nõng cao, nờn việc thương lượng cỏc điều khoản trong hợp đồng sẽ đạt hiện quả hơn.
Ngoài ra với hỡnh thức thanh toỏn quốc tế cụng ty chỉ nờn sử dụng Ngõn Hàng Ngoại Thương Việt Nam làm ngõn hàng thanh toỏn vỡ đõy là ngõn hàng cú uy tớn trong thương trường quốc tế, là một trong những ngõn hàng lớn của Việt Nam nờn khi chọn ngõn hàng thanh toỏn thỡ nờn chọn ngõn hàng này. Làm như vậy đỡ phải sử dụng phương thức tớn dụng chứng từ khụng thể hủy ngang cú xỏc nhận, giảm cỏc khoản chi phớ trả cho cỏc ngõn hàng lại thanh toỏn nhanh hơn và đỡ phức tạp hơn.