II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TẠI TRONG KINH DOANH TẠI CễNG TY XNK
5. Về tổ chức cụng tỏc thanh toỏn
Ta biết rằng tổ chức cụng tỏc thanh toỏn là việc thiết lập mối quan hệ giữa đối tượng thanh toỏn và phương phỏp của hoạt động thanh toỏn thụng qua cỏc chỉ tiờu, kế hoạch và việc thực hiện nú.
Cú thể hiểu một cỏch tổng quỏt là quỏ trỡnh lờn kế hoạch cho hoạt động thanh toỏn, đặt ra cỏc chỉ tiờu và phương phỏp thực hiện cỏc chỉ tiờu đú.
Do doanh nghiệp là doanh nghiệp nhỏ, số vốn và nhõn lực đều ớt, lại là doanh nghiệp nhà nước nờn việc tổ chức cụng tỏc thanh toỏn hầu như khụng được quan tõm đỳng mực. Thụng thường doanh nghiệp chỉ vạch ra kế hoạch kinh doanh và phương phỏp thực hiện được kế hoạch đú. Cũn đối với hoạt động thanh toỏn thỡ chỉ nghĩ được thanh toỏn chậm càng nhiều càng tốt, thu được tiền khỏch hàng càng nhanh càng hay chứ khụng cú kế hoạch gỡ cả.
Do vậy trong thời gian tới, đặc biệt là khi đó tiến hành cổ phần húa, theo em cụng ty nờn xem xột và nghiờu cứu sõu hơn về tổ chức cụng tỏc thanh toỏn. Cụ thể quỏ trỡnh cú thể thực hiện những bước cơ bản sau: - Đầu tiờn là cụng tỏc lập kế hoạch cho thanh toỏn:
Dựa trờn phương hướng, kế hoạch thực hiện kinh doanh năm tới, từ đú xỏc định với kế hoạch về tổng doanh thu, lợi nhuận, nhập khẩu, xuất khẩu thỡ trung bỡnh sẽ phải cú bao nhiờu hợp đồng (về vấn đề này thỡ phải dựa vào giỏ trị bỡnh quõn của cỏc hợp đồng những năm trước) và thời gian nào là nhiều
hợp đồng nhất. Khi đó xỏc định được số lượng hợp đồng cú thể cú, giỏ trị bỡnh quõn mỗi hợp đồng thỡ sẽ tiến hành mua ở nhà cung cấp như thế nào. Từ đú vạch kế hoạch bao nhiờu % là thanh toỏn trước, ngay và thanh toỏn chậm, thời hạn thanh toỏn chậm đú bỡnh quõn là bao nhiờu ngày, như vậy thỡ khối lượng mỗi phương thức thanh toỏn, loại thanh toỏn phỏt sinh sẽ chiếm tỉ trọng bao nhiờu.
- Tiếp đến là nguồn tài trợ cho hoạt động thanh toỏn từ đõu? liệt kờ cỏc nguồn cú thể huy động được, xỏc định mỗi nguồn chiếm bao nhiờu % trong tổng giỏ trị, thời hạn mỗi nguồn , lói suất cú thể chấp nhận được là bao nhiờu?
- Sau khi đó cú được cỏc nguồn tài trợ, doanh nghiệp phải vạch kế hoạch cụ thể với cỏc chỉ tiờu để phấn đấu thực hiện, kế hoạch cho cả năm, kế hoạch cho mỗi quý, mỗi kỳ. Việc xỏc định cỏc chỉ tiờu này dựa vào kế hoạch kinh doanh mà cụng ty đó lập.
- Cuối cựng là phương phỏp nào để thực hiện nú, phải xỏc định cỏch thức nào để hoạt động thanh toỏn đạt hiệu quả hơn trong thời gian tới, với phương thức và phương tiện thanh toỏn ra sao.
Khi đó vạch ra kế hoạch cụ thể, sau khi thực hiện phải thường xuyờn đỏnh giỏ, kiểm tra về quỏ trỡnh thanh toỏn cú hiệu quả khụng? Khả năng thanh toỏn cú tốt khụng?,…. Bộ phận thực hiện cỏc kế hoạch này nờn giao cho phũng tài chớnh – kế toỏn, vỡ ở đõy cú cỏc cỏn bộ tốt nghiệp từ cỏc trường chuyờn ngành về tài chớnh, kế toỏn nờn sẽ am hiểu về hoạt động thanh toỏn, cựng với kế hoạch của cỏc phũng kinh doanh, cỏc bộ phận sẽ kết hợp với nhau đề ra kế hoạch khụng những chỉ cho hoạt động thanh toỏn mà cũn những vấn đề khỏc trong cụng ty.
Nếu cụng ty trở thành cụng ty cổ phần, hàng quý ban điều hành phải trỡnh bày cụng khai về kết quả đạt được trong thời gian vừa qua, kế hoạch sắp tới. Tuy cỏc cổ đụng khụng quan tõm nhiều lắm đến hoạt động thanh toỏn, họ chỉ quan tõm đến lợi tức cổ phần là bao nhiờu. Nhưng ban quả lý cũng phải kiểm tra tớnh hiệu quả của hoạt động thanh toỏn vỡ nú gắn liền với kết quả kinh doanh của cụng ty.
Vấn đề cuối cựng của tổ chức cụng tỏc thanh toỏn mà cụng ty nờn quan tõm đú là dự trữ. Chỳng ta biết rằng đó là cụng ty thương mại, hoạt động theo nhu cầu của khỏch hàng thỡ dự trữ là rất ớt, chỉ là hàng ở kho chờ chuyển đi cho khỏch hàng mà thụi. Hơn nữa lại do sổ sỏch chứng từ chưa đủ nờn khụng
thể hoàn tất được. Do đú việc hàng đó giao rồi nhưng vẫn ghi là dự trữ trờn cỏc số sỏch. Điều này ảnh hưởng đến cỏc chỉ số về khả năng thanh toỏn. nờn vấn đề về sổ sỏch cụng ty cần xem xột lại cho phự hợp với thực tế, giảm tỉ lệ dự trữ, nõng cao khả năng thanh toỏn nhanh, thanh toỏn nợ ngõn hàng cho cụng ty.
Tất nhiờn là trong quỏ trỡnh thực hiện thỡ việc tổ chức cụng tỏc thanh toỏn sẽ phỏt sinh nhiều vấn đề nhưng từng trường hợp, tỡnh huống cụ thể cụng ty sẽ phải cú biện phỏp xử lý để làm lành mạnh húa tỡnh hỡnh tài chớnh, nõng cao hiệu quả hoạt động thanh toỏn và hoạt động kinh doanh của cụng ty.