II. Tình hình tài chính
CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM NÂNG CAONĂNG LỰC CẠNH TRANH CỦA
3.2.4. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty
Để thích ứng với mọi hoàn cảnh của môi trường cạnh tranh, Tổng Công ty cần tạo lập một cơ cấu tổ chức linh hoạt gắn liền với tổ chức hệ thống thông tin chính xác kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định. Một cơ cấu tổ chức hoàn thiện cho phép đảm bảo sự thích nghi của tổ chức với các chiến lược kinh doanh đã chọn. Trong cơ cấu tổ chức, Tổng Công ty cần xác định được các mối tương quan chiến lược, gồm xác định cấu trúc bộ máy, phân quyền và giao quyền, tạo ra các mối liên hệ trong cơ cấu và tất
cả phải thích hợp với nhau để đáp ứng mục tiêu theo đuổi. Khi môi trường kinh doanh thay đổi thì cơ cấu cũng không được cứng nhắc, phải luôn được cải tiến, đổi mới để thích ứng với các biến động mà đặc trưng nổi bật trong những năm gần đây là tính không chắc chắn về kinh tế tài chính, sự đổi mới liên tục về nhu cầu, tầm quan trọng của nhân tố con ngưòi ngày càng tăng.
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty cần chú ý các yêu cầu sau: - Cần định hướng vào việc đạt mục tiêu, không chỉ giới hạn ở những nguồn lực và đội ngũ nhân viên hiện thời mà có thể thay đổi linh hoạt.
- Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, các cấp lãnh đạo, áp dụng nguyên tắc chịu trách nhiệm đầy đủ trong khuôn khổ quyền hạn được giao.
- Chú ý nâng cao trình độ chuyên môn hóa của mỗi đơn vị thành viên đồng thời đảm bảo sự hợp tác chặt chẽ giữa các đơn vị để có được sức mạnh tổng hợp và tranh thủ được lợi thế kinh tế nhờ quy mô.
Tổng Công ty nên thành lập thêm một số bộ phận chức năng như sau:
+ Nên thành lập bộ phận Điều độ thuộc phòng Kế hoạch - Đầu tư, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm điều phối kế hoạch sản xuất kinh doanh giữa các đơn vị thành viên, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị, các khu vực để sử dụng tối đa nguồn lực hiện có trong toàn Tổng Công ty. Bộ phận này cần có các nhân viên trực thuộc hoạt động tại từng đơn vị thành viên để nắm tình hình sát sao nhất hoặc cần thiết lập một hệ thống báo cáo trực tuyến hàng tuần hoặc hàng tháng từ phòng Kế hoạch của mỗi đơn vị thành viên về kết quả hoạt động và thực hiện kế hoạch cho bộ phận Điều độ. Trên cơ sở các báo cáo đó, bộ phận Điều độ sẽ có những điều chỉnh và chỉ đạo kịp thời đối phó với các biến động vừa xảy ra để đảm bảo tiến độ thực hiện kế hoạch của Tổng Công ty. Vì vậy việc giám sát theo dõi thi công nên chuyển từ phòng Đấu thầu - Thi công sang cho bộ phận Điều độ đảm nhận, hiện nay trong các nhiệm vụ của phòng Đấu thầu - Thi công thì việc giám sát theo dõi công trình chỉ có tính chất hình thức nhằm thực hiện theo tiến độ trong hồ sơ thầu và kết hợp phòng Kế toán lập các yêu cầu thanh toán đối với các chủ đầu tư. Thực chất tiến độ công trình cũng không nắm được một cách chính xác nhất. (Việc tiếp cận dự án, lập hồ sơ và
đấu thầu đã chiếm gần hết thời gian và nhân lực của phòng). Phụ trách bộ phận Điều độ cần chọn người rất năng động, có thể nắm bắt tình hình một cách nhạy bén, có khả năng ra các quyết định một cách kịp thời chính xác và linh hoạt.
+ Cần thành lập bộ phận Marketting thuộc phòng Đấu thầu - Thi công vì dù chỉ là việc tiếp cận dự án để tham gia tranh thầu cũng đòi hỏi khả năng marketing nhất định. (Trong tương lai nếu mở rộng thị trường, quy mô sản xuất hoặc tăng thêm chủng loại sản phẩm thì có thể thành lập phòng Marketing). Năng lực cạnh tranh trong đấu thầu phụ thuộc trực tiếp vào trình độ lập hồ sơ dự thầu vì vậy cần tổ chức điều tra môi trường đấu thầu và đây chính là nhiệm vụ của bộ phận Marketting. Đó là việc điều tra các điều kiện thi công, tự nhiên, kinh tế xã hội của các dự án. Điều tra về đặc điểm vị trí của hiện trường thi công như như vị trí địa lý, điều kiện địa hình, giao thông vận tải, thông tin liên lạc, điều kiện cung ứng vật tư nguyên vật liệu, giá cả, các điều kiện ăn ở, đi lại,…Nếu những thông tin điều tra đầy đủ và chính xác sẽ đảm bảo thắng lợi cho việc lập hồ sơ thầu cũng như tranh thầu.
Bên cạnh đó, bộ phận Marketting cần tăng cường các hoạt động cạnh tranh cho Tổng Công ty bằng cách sử dụng các công cụ giao tiếp, khuếch trương về Tổng Công ty. Để thực hiện chiến lược lôi kéo chủ đầu tư về Tổng Công ty, trước hết cần làm mọi cách để cho khách hàng, chủ đầu tư biết được về sự hiện diện của Tổng Công ty trong thị trường xây dựng và thị trường hàng cơ khí công trình (thị trường các sản phẩm cơ khí thủy công và xi lanh thủy lực) với đầy đủ thông tin về địa điểm, tiềm lực, các sản phẩm, khả năng đảm bảo chất lượng công trình, giá cả chấp nhận được. Thông qua các hoạt động tiếp thị như quảng cáo, xúc tiến thương mại, Tổng Công ty có thể khơi dậy nhu cầu của những khách hàng tiềm năng, gây ấn tượng mạnh khi họ chưa ký hợp đồng với Tổng Công ty. Hiệu quả hoạt động giao tiếp, khuếch trương thể hiện trước hết là nó thúc đẩy nhu cầu tiềm năng trở thành nhu cầu thật sự, biến khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng hiện thực.
Hơn nữa, để có các thông tin chính xác về nhu cầu thị trường, về yêu cầu đối với các sản phẩm hiện tại và sản phẩm tương lai làm căn cứ lập kế hoạch chiến lược cho hoạt động đầu tư đổi mới công nghệ và hiện đại hóa máy móc thiết bị cần có hoạt động tích cực của bộ phận Marketting. Không chỉ giới hạn ở các sản phẩm hiện
tại, cần thu thập các thông tin thị trường về một số sản phẩm trước đây đã từng là sản phẩm chính của một số đơn vị thành viên của Tổng Công ty nay do không thích ứng được với sự chuyển đổi cơ chế đã phải tạm ngừng sản xuất hoặc sản xuất rất hạn chế, đó là các máy móc thiết bị phục vụ nông nghiệp nông thôn. Hiện nay thực trạng cơ giới hóa nông lâm ngư nghiệp ở Việt Nam còn nghèo nàn, năng suất lao động trong nông nghiệp ở mức rất thấp vì vậy nhu cầu cơ khí hóa trong sản xuất nông lâm ngư nghiệp và thủy lợi là rất lớn, thị trường các sản phẩm này lâu nay gần như bỏ ngỏ cho các hàng hóa nước ngoài chiếm lĩnh (chỉ có Tổng Công ty Máy Động Lực Và Máy Nông Nghiệp Việt Nam và một số công ty cơ khí nhỏ khác còn sản xuất với sản lượng thấp). Việt Nam là một nước nông nghiệp, trong thời gian tới mặc dù cố gắng giảm tỷ trọng sản xuất nông nghiệp trong cơ cấu kinh tế nhưng chắc chắn vẫn còn ở mức cao. Theo dự báo, nhu cầu về máy kéo đa năng cỡ nhỏ (< 1 tấn, 10 đến 25 mã lực) khoảng 5.000 đến 10.000 máy/năm. Nhu cầu động lực cả nước khoảng 70.000 máy/năm. Các máy sơ chế, bảo quản nông lâm sản, máy móc phục vụ nghề rừng và trang trại cũng có nhu cầu rất lớn. Tổng Công ty nên quan tâm hơn đến hướng sản xuất này vì đây là một thị trường tiềm năng và lâu dài, khôi phục sản xuất máy kéo, máy nông nghiệp để đa dạng hóa sản phẩm, phát huy hết nội lực về chế tạo cơ khí có thể là một hướng phát triển đúng đắn và hợp lý. Vì cần tính đến thời điểm sau năm 2015, khi nhu cầu xây dựng thuỷ lợi và thuỷ điện đã gần bão hòa thì thế mạnh về thi công xây lắp và cơ khí thủy công sẽ không phát huy được tác dụng nữa, nếu không vươn lên tham gia thị trường xây dựng trong khu vực và thế giới thì chỉ còn một sản phẩm là xi lanh thủy lực sẽ không đảm bảo năng lực cạnh tranh và sự phát triển bền vững của Tổng Công ty. Đến lúc đó mới nghiên cứu thị trường để đầu tư mở rộng mặt hàng thì đã là quá muộn.
Để bộ phận Marketting hoạt động có hiệu quả, việc quy định một khoản tài chính cho các hoạt động marketting như điều tra, thu thập thông tin, quảng cáo là một việc làm cần thiết và hợp lý.
+ Tổng Công ty nên thành lập phòng Quản lý chất lượng sản phẩm. Hiện nay việc quản lý chất lượng thuộc phòng Kỹ thuật, mới chỉ dừng ở mức theo dõi ghi chép tình hình chất lượng sản phẩm, lập hồ sơ thẩm định cho các đơn vị thành viên và
quản lý Sổ tay chất lượng theo hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001-2000. Tình hình chất lượng sản phẩm ở cả khâu sản xuất và khâu thi công đều không được giám sát chặt chẽ, việc thực hiện Sổ tay chất lượng chỉ có tính chất hình thức và không thường xuyên. Trong xu thế hội nhập hiện nay, chất lượng sẩn phẩm luôn được đề cao ở tất cả các khía cạnh. Khi nền kinh tế các nước đều phải lần lượt dỡ bỏ bớt các hàng rào thuế quan và phi thuế quan thì mỗi nước đều tìm cách dựng lên một hàng rào khác để bảo hộ sản xuất trong nước, đó là các quy định chặt chẽ về chất lượng sản phẩm, an toàn vệ sinh thực phẩm, về môi trường,... Nếu Tổng Công ty không quan tâm kịp thời đến khâu chất lượng sẽ không thể cạnh tranh được vì ngay cả chủ đầu tư trong nước cũng sẽ thích chọn đối tác nào vừa đảm bảo các yêu cầu về sản phẩm vừa bảo vệ được môi trường vì đó là phương pháp hành động phù hợp với xu hướng phát triển tiến tới một xã hội văn minh hơn. Bên cạnh chỉ đạo và kiểm tra thực hiện sổ tay chất lượng ISO 9001-2000, Tổng Công ty còn cần vươn lên đạt tiêu chuẩn chất lượng về môi trường ISO 14000. Phòng Quản lý chất lượng sản phẩm hoạt động độc lập trực thuộc Ban lãnh đạo Tổng Công ty sẽ có chức năng xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng chung cơ bản cho các sản phẩm của Tổng Công ty, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hệ thống tiêu chuẩn đó. Hệ thống tiêu chuẩn chung cần cập nhật và phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế trong từng lĩnh vực của sản phẩm (nếu để các đơn vị thành viên tự tìm kiếm thông tin và cập nhật sẽ phát sinh các chi phí trùng lắp và có thể không đạt yêu cầu do năng lực hạn chế). Các đơn vị thành viên trên cơ sở đó sẽ xác định các tiêu chuẩn cụ thể cho sản phẩm của đơn vị mình. Chức năng thứ hai là quản lý và đôn đốc kiểm tra việc thực hiện Sổ tay chất lượng ISO 9001-2000. Chức năng thứ ba là tham mưu cho một số bộ phận chức năng khác như phòng Kỹ thuật, phòng Thiết kế,… các yêu cầu về chất lượng sản phẩm để họ có định hướng nghiên cứu đổi mới cho phù hợp.
Cùng với việc thành lập một số bộ phận chức năng, Tổng Công ty cần đầu tư thêm cho phòng Thiết kế, nhất là về nhân lực. Yếu tố quyết định tính dài hạn của thắng lợi trong cạnh tranh là chất lượng công trình xây dựng, gắn liền với cải tiến kỹ thuật và chất lượng thiết kế. Sản phẩm xây dựng có năng lực cạnh tranh cao trước hết là những sản phẩm có kiểu dáng kiến trúc độc đáo, phù hợp với cảnh quan và thẩm
mỹ, có ý nghĩa hướng dẫn thẩm mỹ kiến trúc xã hội. Các công trình Tổng Công ty tham gia không chỉ là những công trình phục vụ quốc kế dân sinh mà còn đóng góp nâng cao điều kiện về cơ sở hạ tầng và làm thay đổi cảnh quan nơi đó. Vì vậy nếu sản phẩm được thiết kế không chỉ đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật mà nó còn là một sản phẩm độc đáo, có tính thẩm mỹ cao là lời giới thiệu về Tổng Công ty mà mọi người dễ nhớ. Trong các cách quảng cáo thì quảng cáo thông qua công trình xây dựng (sản phẩm) là hiệu quả nhất. Tổng Công ty nên đầu tư thích đáng cho khâu nghiên cứu, thiết kế kiểu dáng, kiến trúc công trình. Đón đầu các xu thế, thị hiếu của người tiêu dùng về kiểu dáng kiến trúc công trình, kiểu dáng sản phẩm cơ khí là một định hướng chiến lược đảm bảo năng lực cạnh tranh lâu dài cho Tổng Công ty.
Trên đây là một số giải pháp tác giả mạnh dạn đóng góp trên cơ sở đã nghiên cứu tình hình thực tế và năng lực cạnh tranh hiện nay của Tổng Công ty Cơ Điện Xây Dựng Nông Nghiệp Và Thủy Lợi. Muốn thực hiện thành công các giải pháp trên đòi hỏi sự nỗ lực, kiên trì và quyết tâm của cả Tổng Công ty. Để tạo môi trường và hành lang pháp lý cho các doanh nghiệp nói chung và Tổng Công ty nói riêng nâng cao được năng lực cạnh tranh, Nhà Nước cũng cần có một số thay đổi bổ sung cho phù hợp hơn với tình hình kinh tế trong nước và thế giới.