III. Những kiến nghị đảm bảo áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế
3. Tăng cờng công tác kiểm tra giám sát việc áp dụng và thực hiện các thủ tục, hớng dẫn của hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO
tục, hớng dẫn của hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000
Hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 mà công ty đang áp dụng đã xây dựng các thủ tục, hớng dẫn và các tiêu chuẩn, quy định trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban cũng nh các thành viên trong ban lãnh đạo công ty để thực hiện việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng.Nhng để đảm bảo cho các vấn đề đó đợc thực hiện một cách đầy đủ và phù hợp với yêu cầu của ISO 9001:2000 thì không thể thiếu đợc công tác kiểm tra giám sát.
Kiểm tra giám sát đảm bảo cho các phòng ban và các thành viên trong công ty thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình theo trách nhiệm quyền hạn đã đợc quy định thành văn bản cũng nh theo dõi và khắc phục các hành động không phù hợp ảnh hởng đến việc duy trì hoạt động của hệ thống quản lý chất lợng. Với công ty In Hàng không - một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng công ty Hàng không Việt nam do đó ít nhiều cũng ảnh hởng của cơ chế quan liêu bao cấp và thói quen làm việc theo phong cách cũ. Trong công việc nhất là công việc chung, mang tính chất tập thể nó cũng ảnh hởng phần nào của thói quen và trách nhiệm do vậy công tác giám sát, kiểm tra càng đặt ra rõ ràng hơn. Từ công tác quản lý của những năm trớc công ty cần nhìn nhận và đánh giá khắc phục những nhợc điểm trong công tác này.
Công tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng và thực hiện theo các thủ tục đợc ghi trong văn bản của hệ thống quả lý chất lợng cần phải đợc thực hiện bởi lãnh đạo và phòng quản lý chất lợng(QM) và đợc thông qua.
+ Các quy định về trách nhiệm, quyền hạn đợc quy định trong sổ tay chất lợng và các thủ tục chất lợng. Đây là căn cứ cơ bản để ban lãnh đạo xem xét đánh giá việc thực hiện trong quá trình làm việc của các phòng ban, bộ phận.
+ Hội nghị tổng kết thi đua đợc tổ chức hàng kỳ. Tại đây mỗi phòng ban phải báo cáo về việc thực hiện các quy trình trong hệ thống quản lý chất lợng, trình bày những khó khăn, đề xuất ý kiến hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến. + Phòng quản lý chất lợng phải thờng xuyên thực hiện công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện các thủ tục từ đó rà soát các thủ tục, hớng dẫn công việc và các biểu mẫu đã đợc xây dựng với thực tế áp dụng nhằm hoàn thiện và cải tiến hệ thống văn bản của hệ thống quản lý chất lợng.
Để công tác kiểm tra giám sát việc thực hiện các thủ tục, các hớng dẫn công việc và các biểu mẫu đã đợc xây dựng để những hoạt động của hệ thống quản lý chất lợng đạt hiệu quả công ty phải xây dựng và cung cấp các công cụ có hiệu lực để xử lý và xử phạt những hành động cố ý không thực hiện và khuyến khích kịp thời những bộ phân, cá nhân thực hiện tốt trong các quy trình của hệ thống chất l- ợng đã xây dựng và áp dụng. Khi phát hiện các hành động không phù hợp vi phạm
các thủ tục, hớng dẫn đã xây dựng cán bộ kiểm tra, giám sát lập biên bản xử phạt và đề xuất cách thức khắc phục. Có chính sách khen thởng đối với các phòng ban, thành viên thực hiện theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 để kịp thời khuyến khích mọi ngời nỗ lực duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng.
Để xây dựng chính sách khuyến khích đối với thực hiện hệ thống chất lợng phù hợp, công ty cần phải căn cứ vào các điểm sau đây để xây dựng:
+ Căn cứ vào trách nhiệm, quyền hạn và nhiệm vụ thực hiện các thủ tục của các phòng ban, bộ phận đợc quy định trong sổ tay chất lợng.
+ Căn cứ vào trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ nhân viên có chức danh trong việc thực hiện các thủ tục chất lợng của hệ thống quản lý chất lợng. + Căn cứ vào việc thực hiện mục tiêu chất lợng của các phòng ban, bộ phận
trong công ty.
Ngoài các căn cứ này, công ty nên tập trung vào nghiên cứu mối quan hệ đối với các phòng ban, bộ phận để khuyến khích mọi thành viên tham gia vào duy trì và cải tiến hệ thống chất lợng.
