III. Những kiến nghị đảm bảo áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế
6. Tăng cờng xây dựng và quản lý chi phí chất lợng
Có thể nói rằng tính toán chi phí chất lợng là một vấn đề khó khăn và còn mới ở các doanh nghiệp Việt Nam nói chung trong đó có công ty in Hàng Không. Chất lợng sản phẩm luôn đi đôi với chi phí, đây là hai yếu tố cơ bản để tăng khả năng tiêu thụ và cạnh tranh trên thị trờng nâng cao chất lợng sản phẩm.
Chｸt lｸｸg sｸn phｸ m In kｸm Hiｸ n ｸｸi Thｸi ｸ �CNV Dg c�ｸo lｸｸg Hiｸu quｸ Chｸt lｸ ｸg Kiｸm tra Mｸy mｸ An toｸ n ｸ ｸ ｸ nh Nhi ｸt ｸ� Mｸi trｸ ｸg Nguyｸn vｸt liｸ u ｸn h sｸ ng ｸo lｸｸg Cｸng nhｸn K n� ｸ ng Tinh thｸn Trｸch nhiｸm S l� ｸｸg Thｸ gian An toｸn Phｸｸng phｸp
Thực tế hiện nay mới chỉ dừng lại ở hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí trong tiến hành xây dựng ISO và chi phí đầu t cho đào tạo chất lợng cho đầu t và khắc phục phòng ngừa. Trong khi chi phí chất lợng còn rất nhiều loại còn cha đợc bóc tách để tính toán một cách cụ thể chi tiết. Đây chính là lý do tại sao công ty cha có một con số tổng thể về chi phí chất lợng. Cũng vì lý do đó mà ban lãnh đạo công ty cha nhận thấy hết tầm quan trọng của việc tính toán chi phí chất lợng. Nhờ việc hạch toán chi phí chất lợng công ty sẽ chủ động hơn trong nắm bắt đợc những trục trặc gây tổn thất lớn để từ đó có những biện pháp tập trung thích hợp nhằm giải quyết dứt điểm, kịp thời. Việc tính toán chi phí chất lợng là cơ sở để đánh giá hiệu quả của hoạt động quản lý và là giải pháp thực hiện những mục tiêu tổng quát của quản lý chất lợng. Do đó, khả năng tăng đợc sự thoả mãn của khách hàng với chi phí tối u.
Công ty cần xây dựng chơng trình hạch toán chi phí và có những biện pháp giảm chi phí cụ thể cho từng giai đoạn tới khi áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000. Để thực hiện chơng trình này, lãnh đạo công ty cần giao trách nhiệm cho kế toán trởng, trởng, phó phòng kỹ thuật công nghệ, ban ISO. Những bộ phận này phối hợp chặt chẽ với nhau trong phát hiện, bóc tách những khoản chi phí, chi phí ảnh hởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm. Chi phí chất lợng đợc tính toán trong tất cả các khâu từ nghiên cứu thị trờng, mua sắm trang thiết bị đến vận chuyển và cung ứng. Phân biệt rõ đâu là chi phí đầu t cơ bản, thờng xuyên, đâu là chi phí thẩm định phòng ngừa.
Chi phí vệ sinh sản phẩm không phù hợp về lu kho, chi phí xử lý, khắc phục sản phẩm không đảm bảo về chất lợng, chi phí do không đảm bảo thời gian hợp đồng, chi phí giải quyết những khiếu nại của khách hàng, chi phí đền bù theo quy định của bảo hiểm.
- Chi phí thẩm định của công ty gồm chi phí cho các hoạt động kiểm tra, thử nghiệm xác định chất lợng của nguyên liệu, sản phẩm trung gian và sản phẩm hoàn chỉnh.
- Chi phí phòng ngừa là những chi phí đầu t để nâng cao chất lợng sản phẩm bao gồm chi phí cho xây dựng kế hoạch, chính sách chất lợng và tất cả các hoạt động chuẩn bị cho quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001:2000. Chi phí cho việc xây dựng, triển khai các công trình đào tạo chất lợng ở công ty.
- Công ty cần xác định phân tích những chi phí tất yếu không tránh khỏi, những chi phí lãng phí để có biện pháp giải quyết thích hợp với từng loại. Những chi phí nghiên cứu, thiết kế, chế tạo, chi phí kiểm định, chi phí kiểm tra, kiểm soát chất lợng là những chi phí đầu t không thể loại bỏ, có tác dụng bảo đảm và nâng cao chất lợng.
Phần lớn, các loại chi phí chất lợng không có sẵn trong hệ thống hạch toán kế toán của công ty. Muốn nhận biết đợc chúng cần có sự phối hợp giữa các bộ phận
quản lý chất lợng với nhân viên kế toán. Quy trình cơ bản là đầu tiên cần nhận dạng đợc chúng, sau đó thu thập các dữ kiện cần thiết và cuối cùng là tính toán toàn bộ các chi phí chất lợng.
Cần phải liệt kê toàn bộ các chi phí này thành một bản theo mẫu của từng tháng, từng quý, bộ phận kỹ thuật, phòng quản lý chất lợng xem xét, đánh giá và lập báo cáo thờng xuyên. Việc hạch toán chi phí chất lợng khá phức tạp vì nó không liên quan đến những chi phí vật chất cụ thể mà là tổng hợp rất nhiều dạng chi phí hữu hình và vô hình khác nhau.
Đánh giá chi phí chất lợng cần so sánh với doanh thu, lợi nhuận đồng thời so sánh các chỉ số giữa các thời kỳ để thấy đợc tình hình tiến bộ trong thực hiện ch- ơng trình chuyền tải liên tục chất lợng.
Các số liệu tính toán chi phí chất lợng cũng cần đợc thông báo thờng xuyên rộng rãi trong cán bộ, công nhân viên để mỗi ngời có cách nhìn, trách nhiệm về nhiệm vị hoạt động của mình, bộ phận mình và các bộ phận liên quan. Tính toán chi phí chất lợng là biểu hiện của các công tác quản lý chất lợng bằng những con số cụ thể và là cơ sở đáng tin cậy đánh giá hiệu quả quản lý chất lợng và các hoạt động cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý chất lợng của công ty.
Kết luận
Trong nền kinh tế hội nhập, một sản phẩm muốn có chỗ đứng trên thị trờng đòi hỏi có sức cạnh tranh. Xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, tự do hóa th- ơng mại đã làm cho cuộc chạy đua nền kinh tế gia các quốc gia các tập đoàn kinh tế. Trong bối cảnh đó chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp phải có cạnh tranh quốc tế là một nhân tố quan trọng cho sự phát triển. Cùng với xu thế hóa tự do th- ơng mại chính sự cạnh tranh quyết liệt của các tập đoàn, công ty luôn làm cho ng- ời tiêu dùng có nhiều sự lựa chọn, chính điều đó cùng với sự thay đổi của các nhu cầu của họ ngày càng làm tăng sự cạnh tranh của các công ty trong việc đáp ứng các nhu cầu thay đổi này. Do đó, trong chiến lợc kinh doanh của mình các tập đoàn, công ty đã coi chất lợng là một nhân tố quan trọng trong chiến lợc kinh doanh để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trờng.
Thực tế, khả năng cạnh tranh của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào chất lợng hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đa ra thị trờng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. sản phẩm dịch vụ có chất lợng cao là một trong những căn cứ quan trọng cho quyết định lựa chọn mua hàng của khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, chất lợng tạo ra sự hấp dẫn và thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng đây là một nhân tố cơ bản của chất lợng và quản lý chất l- ợng mà doanh nghiệp cần nhận thấy và thay đổi phang cách quản lý theo một phwong thức mới phù hợp với thực tế của doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang phải đối đầu với sự hội nhập và cạnh tranh của nền kinh tế, đây thực sự là một thách thức đối với các doanh nghiệp (đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nớc). Hiện nay, thủ tục hành chính còn phức tạp, cơ chế cửa quyền còn diễn ra làm ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động của các doanh nghiệp. Do vậy trong sự hội nhập và phát triển của nền kinh tế, mỗi doanh nghiệp cần phải quan tâm hơn nữa tới sự phát triển cua mình có sự gắn bó chặt chẽ với phân công lao động và hợp tác quốc tế.
Cùng với sự vận động của nền kinh tế các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải nắm bắt các xu thế thay đổi tìm ra những nguyên nhân then chốt ảnh hởng đến quá trình cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng từ đó đa ra những chiến lợc phát triển phù hợp cho doanh nghiệp mình.
Hoạt động thơng mại nói chung và dịch vụ in ấn nói riêng cũng đang đứng tr- ớc của sự cạnh tranh đó, phát triển dịch vụ đã trở thành phổ biến đa dạng và là những nhu cầu cơ bản của các tầng lớp trong xã hội. Ngày nay, khách hàng đóng vai trò quan trọng và đợc coi là nhân tố đảm bảo sự tồn tại của doanh nghiệp. Công ty in Hàng Không với các sản phẩm đặc thù của ngành Hàng Không do đó, các sản phẩm của công ty khi đa ra thị trờng đòi hỏi phải có một chất lợng đạt tiêu
chuẩn quốc tế để đáp ứng thị trờng trong nớc cũng nh thị trờng quốc tế thỏa mãn nhu cầu khách hàng khi sử dụng các sản phẩm. Do vậy, chất lợng và quản lý chất lợng đóng vai trò quan trọng trong sự thay đổi của nhu cầu thị trờng và khách hàng của công ty nhng quan trọng hơn đó là thay đổi phong cách quản lý (đây là một khó khăn của các doanh nghiệp Nhà nớc hiện nay) và nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị trờng. Trớc vấn đề đó, ban lãnh đạo công ty đã nhìn nhận và đánh giá đúng đắn thực trạng của công ty mình tìm ra một phơng hớng mới đó là thay đổi phơng pháp quản lý theo quá trình mà các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng, đó là công ty đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO9001:2000. Bằng việc đó sản phẩm của công ty đã dần mở rộng và nâng cao khả năng cạnh tranh trong ngành và trên thị trờng.
Trong thời gian thực tập tại công ty In Hàng Không, đây cũng là khoảng thời gian mà công ty đang xây dựng hệ thống quản hệ thống quản lý chất lợng. Cùng với lý thuyết và thực tiễn đã đợc học em đã có khoảng thời gian tìm hiểu thực tiễn quá trình xây dựng hệ thống, em rất cảm ơn sự giúp đỡ của các phòng ban trong công ty hơn nữa em chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Quang Hồng chỉ dẫn em trong quá trình hoàn thành luận văn này.