VII. CHẤT LƯỢNG
2. Viết hồ sơ, thủ tục: Tùy thuộc trình độ đội ngũ cán bộ quản lý của doanh nghiệp mà doanh
nghiệp quyết định tự làm hay thuê tư vấn.
a) Nếu tự làm: Doanh nghiệp phải tự viết chính sách chất lượng, sổ tay chất lượng, thủ tục,
hướng dẫn công việc, đánh giá chất lượng nội bộ. Sau đó mời tổ chức chứng nhận đến đánh giá. Việc doanh nghiệp tự làm, có thể tiết kiệm được chi phí tư vấn đáng kể, nhưng quan trọng nhất chính là khi doanh nghiệp tự làm sẽ giúp cho họ nắm chắc quá trình hơn do họ phải tự viết hồ sơ, tự thực hiện những quy trình do họ viết ra, sát thực tế hơn và dễ dàng hơn cho việc thực hiện những yêu cầu đặt ra của chính doanh nghiệp sau khi nhận được chứng chỉ ISO. Việc đánh giá định kỳ 6 tháng một lần sẽ thuận lợi hơn. Nguyên tắc cơ bản của ISO 9000 là viết những gì phải làm, làm đúng những gì đã viết, viết lại những gì đã làm. Nhưng tự làm không phải là dễ dàng vì ISO 9000 là vấn đề mới đối với nhiều doanh nghiệp trong nước, cộng với tập quán theo kiểu cũ, nhiều doanh nghiệp không chuyển
biến theo kịp những phương pháp quản lý doanh nghiệp mới, nên doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian cho quá trình nhận thức và áp dụng hệ thống chất lượng cao vào đơn vị mình khi tự làm.
b) Nếu thuê tư vấn: ở Việt Nam hiện chỉ có 5 % các doanh nghiệp chủ động tự triển khai các
khóa đào tạo huấn luyện IQA, còn 95 % các doanh nghiệp phải nhờ vào các tổ chức tư vấn trong và ngồi nước. Chi phí tư vấn cho một doanh nghiệp phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và phạm vi áp dụng của hệ thống chất lượng; tùy thuộc trình độ quản lý và thực trạng của doanh nghiệp. Thời gian tư vấn cũng lệ thuộc vào thực trạng của doanh nghiệp, nhưng ít nhất cũng phải trên 6 tháng. Qua thực tế thời gian qua, các doanh nghiệp Việt Nam thường cần từ 8 tháng đến 1 năm để làm việc này, kể từ lúc bắt đầu thuê tư vấn đến lúc được đánh giá chứng nhận. Trong các hợp đồng tư vấn, doanh nghiệp cần làm rõ thời gian, các công việc cụ thể, trách nhiệm của mỗi bên. Nếu nhiều công ty thành viên trong một tổng công ty tham gia thì chi phí có thể phụ thuộc vào số đơn vị tham gia.
Về việc lựa chọn tổ chức tư vấn, hiện nay có 15 tổ chức tư vấn trong và ngồi nước đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Đó là những công ty, văn phòng, có đăng ký hoạt động tư vấn theo quy định của pháp luật sở tại. Có thể kể ra một số tổ chức tư vấn của Việt Nam đã đăng ký hoạt động tư vấn chính thức như IQC (Trung tâm Chất lượng Quốc tế) do GSTS. Nguyễn Quang Toản làm giám đốc, QUASEL, FIDECO, Trung tâm KT1 (QUATEST 1), Trung tâm KT 3 (QUATEST 3), Trung tâm đào tạo, Trung tâm Năng suất Việt Nam – VPC (cả 4 trung tâm này đều thuộc Tổng cục Đo lường và chất lượng, Quanquan TQM … Một số tổ chức tư vấn nước ngồi đã mở văn phòng và đăng ký hoạt động tư vấn hợp pháp tại Việt Nam như APAVE (Pháp), BUREAU VERITAS (Anh), QMC (Malaixia) … Doanh nghiệp nên tránh thuê các tổ chức / nhóm / cá nhân tư vấn “chui”, không mở văn phòng ở Việt Nam, không đăng ký hoạt động, vì doanh nghiệp khó có thể biết năng lực hoạt động, chất lượng dịch vụ mà họ cung cấp ở mức cao hay thấp. Đồng thời, để tránh rủi ro khi có vấn đề kiện tụng trong quá trình thực hiện hợp đồng, cần đưa ra cho cơ quan pháp luật xét xử.