70. Tổ chức giao nhận hàng hố là gì và nhà xuất khẩu cần lựa chọn tổ chức giao nhận như thế nào ? thế nào ?
Các tổ chức giao nhận hàng hóa là các đại lý thu xếp công tác vận chuyển hàng hóa đường bộ, đường biển và đường không. Các tổ chức này thay mặt người giao hàng hồn tất thủ tục, giấy tờ về hải quan và khai báo tại cảng, sắp xếp việc lưu kho hàng hóa trước khi vận chuyển hàng xuất khẩu. Một số tổ chức giao nhận hàng hóa còn đảm nhiệm việc kết hợp các chuyến hàng để có thể được hưởng mức cước phí vận tải ưu đãi của hãng tàu biển hay hàng không.
Các đại lý giao nhận hàng hóa còn giúp nhà xuất khẩu trong việc chọn các tuyến vận chuyển tiết kiệm; lo liệu việc đóng gói và đánh ký mã hiệu lô hàng; chuẩn bị các chứng từ vận tải và giấy tờ khác theo quy định; giao hàng cho người vận chuyển; thu thập các chứng từ vận chuyển; thuê tàu lưu cước, tư vấn về các chi phí liên quan tới việc gửi hàng bằng đường biển và đường không.
Vì một loạt các yếu tố liên quan tới quá trình xuất khẩu thực tế, các nhà xuất khẩu mới hay đã có kinh nghiệm thường dựa vào một tổ chức giao nhận hàng hóa quốc tế thực hiện các dịch vụ này. Về thực chất, các tổ chức giao nhận này hoạt động với tư cách đại lý cho nhà xuất khẩu trong việc vận chuyển hàng hóa tới điểm đích ở nước ngồi. Các đại lý này thông thạo các điều lệ và quy định về nhập khẩu của các nước ngồi, các phương thức chuyên chở, các quy định của chính phủ về xuất khẩu và các chứng từ ngoại thương.
Theo yêu cầu của nhà xuất khẩu, các tổ chức giao nhận hàng hóa có thể trợ giúp nhà xuất khẩu từ bước khởi đầu là tư vấn cho nhà xuất khẩu về các mức cước phí vận tải, chi phí ở cảng, phí lãnh sự, phí làm các chứng từ đặc biệt và phí bảo hiểm cũng như phí làm hàng và tồn bộ những yếu tố này sẽ giúp nhà xuất khẩu chuẩn bị cho việc báo giá. Các tổ chức giao nhận hàng hóa còn có thể đề xuất phương thức đóng gói để bảo vệ hàng một cách tốt nhất khi vận chuyển. Các tổ chức này có thể thu xếp việc thuê người đóng gói hàng hóa tại cảng hay cho hàng vào công ten nơ. Chi phí về các loại dịch vụ này là chi phí chính đáng trong việc xuất khẩu, cần đưa vào giá hàng do khách hàng chịu.
Khi hàng đã sẵn sàng để chuyên chở, các tổ chức giao nhận hàng hóa phải kiểm tra thư tín dụng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng hòm … để bảo đảm mọi thứ đều ổn thỏa. Nếu hàng hóa tới cản xuất khẩu mà nhà xuất khẩu chưa làm đủ các thủ tục cần thiết theo các quy định của hải quan về giấy tờ xuất khẩu thì các tổ chức giao nhận hàng hóa có thể thu xếp với các nhà môi giới hải quan để làm việc đó. Hơn nữa, các tổ chức này có thể thu xếp việc giao hàng cho tàu vào thời gian bốc hàng. Họ cũng có thể chuẩn bị vận đơn và bất cứ các chứng từ đặc biệt cần thiết nào. Sau khi giao hàng, họ gửi tồn bộ chứng từ tới khách hàng hay tới ngân hàng trả tiền.
Trước khi chọn tổ chức giao nhận, cần phải lưu ý ba vấn đề có tính chất chung sau đây: - Có thể thiết lập quan hệ với công ty giao nhận đó không ?
- Quy mô, hệ thống và tính chất chuyên môn của tổ chức giao nhận đó có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp không ?
- Tổ chức giao nhận đó có đáng tin cậy không ?
Để tìm được một tổ chức giao nhận đáng tin cậy, nhà xuất khẩu cần tham khảo ý kiến của một tổ chức xúc tiến thương mại, Phòng thương mại và công nghiệp của nước mình. Các tổ chức này có thể đưa ra những thông tin cần thiết về một số công ty. Việc chọn một tổ chức giao nhận có thể được tiến hành bằng cách đánh giá các dịch vụ mà tổ chức giao nhận đó đưa ra, sự từng trải của họ trong công việc giao nhận về một sản phẩm hay ở một nước cụ thể, các kho hàng ở nước ngồi để bảo quản hàng và mức chi phí của tổ chức giao nhận đó.
71. Ai chịu trách nhiệm về trường hợp bất khả kháng (force majeure), hàng hố bị hư hại hoặc mất mát ? hoặc mất mát ?
Mặc dù có những ý định tốt nhất, song một vài hồn cảnh bất ngờ có thể khiến nhà xuất khẩu hay nhà nhập khẩu không thể hồn thành các nghĩa vụ quy định trong hợp đồng. Điều khoản về tình huống bất khả kháng (force majeure) hoặc miễn thực hiện nghĩa vụ là điều khoản được đưa vào hợp đồng về cách giải quyết trục trặc mà một trong các bên ký kết hợp đồng gặp phải khi xảy ra các tình huống bất ngờ, ngồi ý muốn của bên có liên quan, sau khi hợp đồng được ký kết và bên có liên quan không thể khắc phụ được. Các loại sự cố và hồn cảnh như vậy có thể được thỏa thuận giữa nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu và được ghi rõ trong hợp đồng. Các tình huống bất khả kháng thông thường được nêu trong nhiều hợp đồng quốc tế bao gồm: chiến tranh (dù là chiến tranh được tuyên bố hay không), bạo động, nổi loạn, các hành động phá hoại, đình công hay các hình thức lãn công khác, hỏa hoạn, nổ hay các tai nạn không thể tránh được như lũ lụt, bão, động đất và các thiên tai bất thường khác.
Việc sử dụng các điều khoản cụ thể của Incoterms trong hợp đồng sẽ xác định nơi mà người bán giao hàng cho người mua, nơi mà rủi ro được chuyển từ người bán sang người mua. Trong điều kiện giao hàng CIF, việc chuyển rủi ro diễn ra khi hàng hóa qua khỏi lan can tàu tại cảng bốc hàng. Do đó, rủi ro của bất cứ sự mất mát hay hư hỏng nào đối với hàng hóa sau điểm này (tức là trên đường vận chuyển trên biển) sẽ do người mua chịu nhưng về mặt chi phí thì theo điều kiện CIF, người bán phải trả cước phí vận tải đường biển và phí bảo hiểm hàng hải.
Trong những giai đoạn khác nhau của quá trình vận chuyển, hàng hóa trải qua sự trông nom của một số tổ chức trung gian khác nhau bao gồm: người đại lý, người vận chuyển, cảng và nhà đương cục hải quan. Vào những lúc đó, tổ chức trung gian nào trông nom hàng hóa, thì phải chịu trách nhiệm về sự mất mát, hư hỏng của hàng hóa nếu có.
Tuy nhiên, một trong những tổ chức trung gian đó không thể chịu trách nhiệm về việc mất mát hàng hóa do thiên tai, chiến tranh và các cuộc đình công. Ngồi ra, nếu tổ chức trung gian đó đã thực hiện sự chăm sóc hàng hóa một cách thích hợp thì tổ chức đó không phải bồi thường tổn thất đó. Trong trường hợp này, chủ hàng sẽ phải chịu tổn thất.
72. Phương thức chuyên chở nào là tốt nhất đối với hàng hố ?
Tất cả các phương thức chuyên chở đều có ưu điểm và nhược điểm. Quyết định lựa chọn phương thức chuyên chở phụ thuộc vào sản phẩm, nhu cầu của nhà xuất khẩu và ý muốn của nhà nhập khẩu. Giá cả, thời hạn cuối cùng của việc giao hàng và những yêu cầu đặc biệt của sản phẩm là những nhân tố cần tính đến. Các phương thức chuyên chở chính bao gồm:
Vận tải hàng hải: Điểm bất tiện chính của vận tải hàng hải là chậm và do đó có thể không phải
là phương thức tốt nhất khi vận chuyển hàng dễ hỏng hoặc trong trường hợp cần giao hàng khẩn cấp.
Vận tải hàng không: Đó là phương thức chuyên chở bảo đảm, nhanh nhất, thường sử dụng cho
những hàng hóa gọn nhẹ cần giao gấp, giá trị lớn, nhưng là phương thức chuyên chở đắt nhất. Phương thức này thường bị các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại các nước đang phát triển từ chối vì chi phí chuyên chở quá cao, nhưng có thể sử dụng để chuyên chở hàng hóa có giá trị cao và khối lượng gọn nhỏ.
Vận tải bằng ô tô: Phương thức này cho phép vận chuyển hàng hóa trực tiếp từ nhà cung cấp
tới các kho hàng của người mua, có độ an tồn cao và bảo đảm mức độ linh hoạt lớn nhất. Đây là phương thức vận tải nhanh, an tồn và có mức giá cước rất khác nhau.
Vận tải đường sông: Phương thức vận tải này an tồn, song chậm và không linh hoạt nhưng
không đắt nếu số lượng hàng hóa chuyên chở rất ít.
Vận tải đường sắt: Phương thức vận tải này chậm, không linh hoạt và đòi hỏi một số lượng
công tơ nơ nhất định. Song phương thức này cũng an tồn, cho phép nhà xuất khẩu chuyên chở những khối lượng hàng lớn với các mức giá tương đối phải chăng.
Vận tải đa phương tiện: Đó là sự kết hợp hai hay nhiều phương thức nói trên. Vận tải bằng công ten nơ: Đang là phương thức chuyên chở được ưa chuộng.
73. Làm thế nào để nhà xuất khẩu có thể đánh giá các chứng từ xuất khẩu có đúng hay không ? không ?
Hóa đơn thương mại. Nội dung của hóa đơn thương mại cần phải bao hàm những thông tin
ghi trong vận đơn đường biển và trong các chứng từ khác. Mô tả hàng hóa trong hóa đơn này cũng phải giống như trong thư tín dụng. Để tránh sự mô tả không thống nhất, cần lưu ý mô tả hàng hóa ghi trong thư tín dụng một cách ngắn gọn ở mức hợp lý. Số bản hóa đơn nộp cho ngân hàng phải phù hợp với quy định trong thư tín dụng. Hóa đơn cần phải ghi tên người mua, hoặc người được đề cập đến trong thư tín dụng. Quy cách, ký hiệu, số lượng kiện hàng và trọng lượng ghi trong hóa đơn cần giống như đã ghi trong vận đơn. Cơ sở tính giá (ví dụ: FOB, CIF) cần được ghi như trong thư tín dụng. Trị giá hàng hóa ghi trong hóa đơn không được khác với trị giá hàng hóa ghi trong hối phiếu được lập theo các điều khoản của thư tín dụng.
Hóa đơn lãnh sự. Hóa đơn này cần ghi rõ xuất xứ của hàng hóa và do cơ quan lãnh sự của
nước người mua cấp. Các nội dung khác của hóa đơn lãnh sự cũng phải giống như đã ghi trong hóa đơn thương mại.
Vận đơn (B/L). Thời hạn của vận đơn không được muộn hơn thời gian giao hàng ghi trong thư
tín dụng (L/C). Cảng giao hàng và nơi đến đề cập trong B/L cần phải ăn khớp như đã ghi trong L/C. Phải nộp B/L cho ngân hàng vào ngày mà ngân hàng có thể kịp thời gửi chúng tới cảng dỡ hàng bằng tàu chở hàng xuất khẩu đó. Quy cách hàng hóa, số lượng kiện hàng … ghi trong B/L cần phải thống nhất như đã ghi trong hóa đơn. B/L này chỉ áp dụng đối với hàng hóa nêu trong L/C và cần phải ghi rõ rằng hàng hóa đã được đưa lên tàu (trừ trường hợp L/C không quy định như vậy), và ký hiệu “đã xếp lên tàu”, phải ghi rõ ngày và ký. B/L này cần phải được công ty vận tải hoặc đại lý do công ty này ủy quyền ký. Một B/L do đại lý giao nhận lập ra sẽ không được chấp nhận. Nếu B/L đứng tên người mua hoặc ngân hàng nước ngồi mở thư tín dụng là người nhận hàng thì sẽ không có ai ngồi họ có thể nhận được hàng.
Phiếu gửi hàng đường không hay vận đơn đường không do công ty hàng không ký, phát
hành và được lập dưới tên ngân hàng của người mua. Vận đơn đường không, phiếu gửi hàng đường không phải đề rõ ngày và nộp trong vòng 2 tới 3 ngày kể từ ngày giao hàng hay trong thời hạn tương tự kể từ ngày ký như quy định trong thư tín dụng. Vận đơn đường không, phiếu gửi hàng đường không được làm thành ba bản gốc và chín bản sao. Chỉ có bản gốc thứ hai được chuyển cho người mua. Đôi khi một L/C nào đó yêu cầu “một bộ đầy đủ các bản gốc vận đơn đường không”. Yêu cầu này rõ ràng là sai vì người bán không thể cung cấp tồn bộ các bản gốc vận đơn cho người mua. Đó là điểm mà nhà xuất khẩu cần lưu ý khi kiểm tra thư tín dụng (L/C). Chi tiết của việc giao hàng như quy cách hàng hóa, trọng lượng, số lượng … cần phải được ghi rõ trong vận đơn đường không, phiếu gửi hàng đường không. Vận đơn đường không cũng cần ghi rõ cước phí chuyên chở đã được “trả trước” hay “sẽ phải trả” và ghi rõ sân bay dỡ hàng.
Hợp đồng bảo hiểm. Các ngân hàng chỉ chấp nhận “hợp đồng bảo hiểm” còn “giấy chứng
nhận bảo hiểm” hoặc “giấy chứng nhận của nhà môi giới” sẽ chỉ được chấp nhận khi trong L/C đã ghi điều đó. Hợp đồng bảo hiểm sẽ bảo lãnh các rủi ro được yêu cầu và theo trị giá đã ghi trong hợp đồng bảo hiểm. Nhà xuất khẩu cần phải biết rằng khi sử dụng các điều khoản CIF và CIP trong bản báo giá, họ sẽ phải lo liệu việc bảo hiểm và thanh tốn tiền bảo hiểm hàng hóa được chuyên chở tính theo 110% giá trị CIF và CIP theo các quy định ghi trong thư tín dụng. Nếu không phải là giá trị này, các ngân hàng thường từ chối chấp nhận chứng từ bảo hiểm.
Hợp đồng bảo hiểm cần được lập dưới tên người gửi hàng và cần được ký hậu vào chỗ trống trừ trường hợp có quy định khác. Hợp đồng bảo hiểm này có thể được thương lượng và được ký áp / ký hậu trừ trường hợp có quy định khác. Hợp đồng bảo hiểm cần ghi rõ tên tàu chở hàng xuất khẩu giống như đã ghi trong B/L. Mô tả hàng hóa cần phải thống nhất như đã mô tả trong B/L hoặc hóa đơn và nơi thanh tốn tiền bồi thường cũng ghi giống như đã ghi trong L/C.
Các chứng từ xuất khẩu nói chung mà các nhà xuất khẩu cần đến gồm hóa đơn chiếu lệ, phiếu đóng hòm, giấy chứng nhận giám định, lệnh chuyên chở, giấy chứng nhận bảo hiểm, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, thư tín dụng … Các tổ chức chung có thể cung cấp các chứng từ này là cục hải quan, công ty bảo hiểm, ngân hàng, công ty giao nhận, công ty xuất khẩu, công ty nhập khẩu, hãng vận tải biển, phòng thương mại.