CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH LŨ HÀNH CỦA CễNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠ
2.5.6 Phõn tớch tỡnh hỡnh hoạt động của hướng dẫn viờn.
Đối với một doanh nghiệp kinh doanh lữ hành thỡ đội ngũ hướng dẫn viờn chớnh là linh hồn của cả bộ phận lữ hành. Cụng ty cổ phần Dịch vụ Thương mại Tập Đoàn là cụng ty mới được thành lập, số lượng lao động núi chung và số lượng đội ngũ hướng dẫn viờn của bộ phận lữ hành núi riờng cũn ớt nhưng họ hầu hết đều là những người trẻ tuổi, năng động, ham học hỏi.
Bảng 2.7: Bảng phõn cụng lao động của bộ phận lữ hành.
Cụng việc Năm 2007 Năm 2008
Điều hành 1 1
Hướng dẫn viờn 3 5
Văn phũng 0 1
Nghiờn cứu thị trường 2 3
Kế toỏn 1 1
Tổng cộng 7 11
(Nguồn: Tổ chức hành chớnh)
Qua bảng số liệu trờn, nhận thấy đội ngũ hướng dẫn viờn chiếm tỷ lệ khỏ đụng trong bộ phận lữ hành, nhưng số lượng hướng dẫn viờn như vậy là chưa cao so với đũi hỏi của cụng ty, trong những mựa du lịch cụng ty vẫn phải thuờ thờm cộng tỏc viờn để hướng dẫn. Năm 2008 số lượng hướng dẫn viờn của cụng ty cũng đó tăng thờm 2 người so với năm 2007. Đặc biệt là đội ngũ hướng dẫn viờn của cụng ty đều đó cú thẻ hướng dẫn. Trong số 5 người hướng dẫn viờn của cụng ty thỡ cú 3 người là trỡnh độ đại học, 2 người trỡnh độ cao đẳng, và họ đều cú chuyờn ngành du lịch, cú thể giao tiếp bằng tiếng Anh. Chứng tỏ, khi tuyển dụng lao động cụng ty đó rất trỳ trọng đến đội ngũ hướng dẫn viờn.
Quy trỡnh làm việc của hướng dẫn viờn cũng được quy định rất cụ thể và chặt chẽ. Cỏc hướng dẫn viờn trước khi đi dẫn tour từ 1 đến 2 ngày phải lờn cụng ty lấy chương trỡnh cụ thể, bao gồm:
- Hợp đồng thuờ xe: Hợp đồng sẽ cho hướng dẫn viờn nắm được rừ loại xe, tờn người lỏi xe để chủ động liờn lạc và trao đổi cụng việc với lỏi xe, thống nhất đường đi.
- Bảng chương trỡnh chi tiết: phõn chia cụng việc, tuyến điểm sẽ đi cụ thể theo từng ngày, thứ tự cỏc điểm tham quan, giờ di chuyển…
- Danh sỏch đoàn khỏch: Hướng dẫn viờn nắm được số người trong đoàn, tờn trưởng đoàn, đoàn cú bao nhiờu nam, nữ để kết hợp với trưởng đoàn phõn chia phũng nghỉ cho hợp lý, làm căn cứ cho cỏc thủ tục nhận phũng khỏch sạn
- Fax đặt phũng: Đõy chớnh là hợp đồng thuờ phũng đó được nhõn viờn điều hành đặt chỗ trước, trước khi đoàn đến hướng dẫn viờn chủ động liờn lạc trước với khỏch sạn để cho khỏch sạn chủ động được việc đún khỏch nhằm tạo dịch vụ lưu trỳ tốt nhất cho khỏch.
- Fax đặt ăn: là hợp đồng đặt dịch vụ ăn uống cho khỏch, hướng dẫn viờn cũng chủ động liờn lạc với người phụ trỏch của nhà hàng để khi khỏch đến khụng phải chờ đợi lõu sẽ khiến cho khỏch cảm thấy khú chịu.
- Tiền tạm ứng: dựng để chi trả cho cỏc hoạt động của đoàn khỏch như: vộ tham quan, vộ vào cửa, thanh toỏn tiền ăn, tiền phũng…
Trước mỗi tour, hướng dẫn viờn phải chuẩn bị trước cỏc tài liệu liờn quan đến tuyến điểm, chuẩn bị bài thuyết minh, thuốc men, nước uống, khăn lạnh cho khỏch.
Đội ngũ hướng dẫn viờn của cụng ty đều là những người trẻ tuổi, cú tõm huyết và yờu nghề hướng dẫn, vỡ vậy họ làm việc khỏ nhiệt tỡnh, tận tõm phục vụ khỏch. Tuy nhiờn họ chưa cú nhiều kinh nghiệm trong nghề nờn họ mắc phải một số những thiếu sút nhỏ trong khi thực hiện cụng việc.
Bờn cạnh đú quy mụ của cụng ty cũn nhỏ nờn chưa cú bộ phận chuyờn về cụng tỏc chuẩn bị hậu cần cho mỗi chuyến đi như: thuốc men, nước uống,… mà tất cả đều do hướng dẫn viờn đảm nhận.
Những bài thuyết minh về những tuyến điểm cũng do cỏc hướng dẫn viờn tự chuẩn bị, chưa cú bộ phận chuyờn chuẩn bị cỏc bài thuyết minh cho hướng dẫn viờn để họ cú tài liệu tham khảo, chuẩn bị tốt hơn cho cụng việc thuyết minh của bản thõn.
Phần lớn cỏc hướng dẫn viờn cũn lại của cụng ty là những cộng tỏc viờn nờn chưa cú sự đồng đều giữa cỏc hướng dẫn viờn, cũng chưa cú sự trao đổi kinh nghiệm cũng như sự hiểu biết giữa cỏc hướng dẫn viờn với nhau.