- Phân công lao động chuyên nghề: Là kiêm các chức năng trong sản xuất từng nghề như trong sản xuất Bưu chính – PHBC nhưng chưa đủ mức để phân công chuyên
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH THANH HÓA
3.2.1. Tổ chức thực hiện phân tích công việc
Phân tích công việc là công cụ hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Cần tiến hành phân tích công việc để bố trí công việc cho những chức danh mới vì trước đây bố trí công việc chủ yếu dựa vào chức danh nghề nghiệp theo hệ thống chức danh sản xuất ngành Bưu điện đã được Tổng Công ty ban hành. Với những chức danh mới, nếu không có trong quy định sẽ không xác định được nhiệm vụ của công việc cũng như kỹ năng cần có của người lao động để hoàn thành công việc, từ đó gây khó khăn cho việc thực hiện các chức năng quản trị nguồn
nhân lực khác. Với mục tiêu phân tích công việc để bố trí công việc phù hợp với chức danh của người lao động giúp cho việc trả lương đảm bảo công bằng, chính xác trong đơn vị.
Hiện nay, Bưu điện tỉnh Thanh Hóa chưa tiến hành đầy đủ các nội dung của phân tích công việc nên bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc chưa đảm bảo có đầy đủ nội dung và chưa có tác dụng làm cơ sở cho việc thực hiện tốt các nội dung khác của quản trị nhân lực tại đơn vị như kế hoạch nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá điều nay gây khó khăn cho Bưu điện tỉnh trong việc thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác.
Bên cạnh đó do chưa tiến hành phân tích công việc một cách đầy đủ, thành một nội dung riêng nên bố trí lao động chủ yếu dựa trên chức danh nghề nghiệp theo hệ thống chức danh sản xuất ngành đã được Tổng Công ty ban hành vì vậy có những chức danh mới, không có trong quy định sẽ không xác định được nhiệm vụ của công việc cũng như là những kỹ năng cần có của người lao động để hoàn thành công việc, từ đó Bưu điện tỉnh không có thông tin để làm cơ sở cho việc đào tạo, đánh giá năng lực thực hiện công việc và trả công lao động. Do vậy, để công tác quản trị nhân lực được hoàn thiện hơn, Bưu điện tỉnh cần nghiên cứu tiến hành thực hiện phân tích công việc để lập nên bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho từng chức danh làm cơ sở cho các công tác quản trị nhân lực khác được thực hiện một cách dễ dàng hơn. Khi thực hiện phân tích công việc Bưu điện tỉnh cần tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin phù hợp.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản sẵn có trên cơ sở các tài liệu: Sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp, các bộ phận cơ cấu, sơ đồ quy trình công nghệ, bản mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Lựa chọn các phần việc đặc trưng, các khối lượng công việc then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong việc thực hiện phâp tích các công việc tương tự.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy thuộc vào yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng tài chính của Công ty mà có thể sử dụng
một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc như: Phỏng vấn, điều tra bản câu hỏi, quan sát.
- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên cùng một công việc hoặc với cán bộ thực hiện phụ trách công việc đó. Để nâng cao chất lượng của phỏng vấn phân tích công việc, đơn vị nên chú ý:
+ Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúng câu hỏi cần thiết.
+ Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất và chọn người có khả năng mô tả quyền hạn trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc giỏi nhất.
+ Đặt câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người bị phỏng vẫn dễ trả lời.
+ Cơ cấu của các thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấn không bị bỏ sót những thông tin quan trọng.
+ Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người bị phỏng vấn.
- Phương pháp điều tra bản câu hỏi: Đây là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền các thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc trả lời.
+ Nơi thực hiện: Nên để cho nhân viên thực hiện bản câu hỏi tại nơi làm việc. Những bản câu hỏi thực hiện ở nhà trường được trả lời kém trung thực và ít chính xác. Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng đối với Bưu điện tỉnh, thành phố, do đó việc trả lời bản câu hỏi nên được thực hiện trong giời làm việc sao cho nhân viên không cảm thấy khó chịu vì phải mất thêm thời gian cá nhân của họ.
- Phương pháp quan sát tại nơi làm việc: Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc và hiệu quả thực hiện công việc.
Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin, các nhà quan sát nên áp dụng: Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, video, đèn chiếu; quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh (thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc) hay nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều chưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của các thông tin thu thập được thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc qua người lãnh đạo, người có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn kết quả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc.
- Bản mô tả công việc: Mô tả các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới công việc được giao và điều kiện của nhân viên làm công việc đó. Bưu điện tỉnh cần phải xây dựng được bản mô tả công việc bao gồm các thông tin sau: Tên công việc, ví trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc; những kỹ năng tinh thần, thể chất; điều kiện làm việc; tiêu chuân thực hiện công việc.
- Bản tiêu chuẩn kết quả công việc: Là văn bản viết gồm một hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu về số lượng, chất lượng sự hoàn thành nhiệm vụ được mô tả trong bản mô tả công việc.
- Bản yêu cầu chuyên đối với người thực hiện công việc: Liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết các vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc.
- Bản yêu cầu chuyên môn của công việc: Là cơ sở cho việc tuyển dụng lao động.
Bản mô tả công việc thường được sử dụng làm căn cứ để áp dụng cá chế độ đãi ngộ cho từng công việc. Cả ba bản đều được sử dụng trong hệ thống đánh giá thành tích của người lao động.
Bưu điện tỉnh có thể lựa chọn rất nhiều phương pháp phân tích công việc tùy vào từng loại công việc, các phương pháp mà Bưu điện tỉnh có thể áp dụng như: Phương pháp phân tích công việc dựa trên cơ sở đánh giá thực hiện các chức năng, bảng câu hỏi phân tích chức vụ, phân tích công việc theo chức vụ kỹ thuật, ghi chép lại trong nhật ký, bảng danh sách kiểm tra và phối hợp các phương pháp. Thành phần tham gia phân tích
công việc tối thiểu phải có: Bản thân người lao động, cấp quản trị trực tiếp, chuyên viên phân tích công việc. Người quản trị trực tiếp nên giới thiệu chuyên viên phân tích công việc với nhân viên và giải thích rõ lỹ do của phân tích công việc. Chuyên viên phân tích công việc nên cố gắng tạo một không khí trao đổi thoải mái để việc phân tích công việc được hiệu quả nhất. Mặt khác, để đáp ứng được yêu cầu mới của công việc, bộ phận làm công tác phân tích cần phải thường xuyên theo dõi, sửa đổi những nội dung không còn hợp lý và cập nhật những nội dung mới trong bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc của đơn vị.