THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY TÂN VĨNH
2.2.3. Tuyển dụng và tuyển mộ
Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng cơng ty sẽ ra thơng báo tuyển dụng cả trong nội bộ lẫn bên ngồi doanh nghiệp, cơng tác tuyển dụng nhân sự sẽ được tiến hành với trình tự như sau:
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN
(Nguồn: Phịng Hành Chánh Nhân Sự) Nguồn tuyển dụng và thơng báo tuyển dụng:
Nguồn tuyển dụng cĩ nguồn bên trong và nguồn bên ngồi. Nguồn bên trong: là việc thuyên chuyển trong nội bộ cơng ty. Nguồn tuyển bên ngồi gồm cĩ: tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, trung cấp, trường dạy nghề, tuyển những người quen do nhân viên cơng ty giới thiệu,…….
Hiện tại, cơng ty chủ yếu tuyển dụng từ nguồn bên ngồi, và thường sử dụng các phương pháp tuyển như tìm kiếm hồ sơ và đăng thơng tin tuyển dụng trên Internet, trên báo chí ( báo Tuổi trẻ, báo Thanh niên…)
Các vị trí nhân viên văn phịng, nhân viên kỹ thuật: cơng ty đăng thơng báo tuyển dụng trên báo chí, trên các trang web: www.timnhanh.com.vn , www.ungvien.com.vn , www.careerlink.vn, www.tuyendung.comvn, www.24h.com.vn , www.kiemviec.com.vn , tại các trung tâm giới thiệu việc làm, và tuyển dụng sinh viên thực tập. Đơi khi do nhu cầu nhân sự cấp thiết, cơng ty cĩ thể sử dụng tất cả các phương pháp để tuyển.
ỨNG VIÊN NỘP ĐƠN XIN VIỆC
LỌC HỒ SƠ PHỎNG VẤN SƠ BỘ PHỎNG VẤN SÂU THỬ VIỆC NHẬN XÉT VÀ QUYẾT ĐỊNH KÝ KẾT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
ỨNG VIÊN BÊN TRONG ỨNG VIÊN BÊN NGỒI
7 ngày 3 ngày 1-2 ngày 1 ngày 1-2 tháng 3 ngày sau khi thử việc
Sau khi kế hoạch tuyển nhân sự đựơc Ban Giám đốc duyệt, nhân viên hành chánh nhân sự sẽ viết thơng báo và đăng thơng báo tuyển dụng
Nội dung thơng báo tuyển dụng bao gồm:
Giới thiệu về cơng ty
Vị trí cần tuyển
Số lượng cần tuyển
Các tiêu chuẩn và yêu cầu
Lương bổng và đãi ngộ
Thơng tin liên lạc và nộp hồ sơ
Thời hạn nhận hồ sơ
Các vị trí tuyển dụng đều được đăng tuyển như sau:
Tuỳ tình hình nhu cầu nhân sự của cơng ty mà thời gian đăng tuyển dài hay ngắn. Nếu đăng tuyển trên báo chí thì tuỳ nhu cầu sẽ cĩ thời hạn nhận hồ sơ dài hay ngắn, đăng liên tục nhiều ngày hay chỉ đăng một ngày. Hay khi sử dụng mạng Internet, cĩ thể chọn cách thức “đăng tuyển dụng” hay “tìm kiếm hồ sơ”. Trường hợp tuyển dụng thơng qua trung tâm giới thiệu việc làm, cơng ty sẽ gửi thơng tin tuyển dụng đến trung tâm hoặc đến tại trung tâm để chọn lựa hồ sơ của các ứng viên đang đăng ký tại đây.
Ngồi ra, cơng ty cịn nhận sinh viên thực tập. Trong quá trình thực tập, cơng ty sẽ ghi nhận và đánh giá thành tích của sinh viên. Nếu là sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp và cĩ thành tích tốt, cơng ty sẽ đề nghị việc tuyển dụng với sinh viên.
Trong quá trình đăng tuyển, nhân viên nhân sự theo dõi thường xuyên tình hình nộp hồ sơ để kịp thời thay thế phương pháp đăng tuyển khác nếu như phương pháp đang sử dụng khơng hiệu quả, mất nhiều thời gian.
Bộ phận lễ tân của cơng ty sẽ nhận trực tiếp nhận hồ sơ xin việc của các ứng viên, hoặc nhận qua đường chuyển phát nhanh, cuối ngày sẽ bàn giao lại cho phịng hành chánh nhân sự của cơng ty.
Bộ phận tuyển dụng của cơng ty sẽ tiếp nhận hồ sơ xin việc của cả ứng viên bên trong và bên ngồi cơng ty trong thời gian là bảy ngày kể từ ngày đăng thơng báo tuyển nhân viên. Thơng thường, hồ sơ xin việc của các ứng viên phải cĩ các giấy tờ sau đây ( bản sao cĩ cơng chứng ):
- Đơn xin việc - Sơ yếu lý lịch
- Giấy khám sức khỏe
- Bản sao chứng minh nhân dân và các chứng chỉ, bằng cấp cĩ liên quan - Và yêu cầu các ứng viên ghi rõ địa chỉ và số điện thoại liên lạc
Những ứng viên nộp hồ sơ trễ so với thời gian quy định sẽ bị loại ngay từ bước này.
Bước 2: Lọc hồ sơ
Sau khi hết thời gian tiếp nhận hồ sơ, thì phịng hành chánh nhân sự sẽ tiến hành đọc và lọc hồ sơ. Cơng việc này được thực hiện trong thời gian tối đa là 3 ngày.
Trước tiên, những ứng viên khơng cĩn đầy đủ giấy tờ, bằng cấp cần thiết thì sẽ bị loại, khơng được xem xét ở các bước tiếp theo. Đối với các ứng viên đang làm việc tại cơng ty nếu thiếu một số giấy tờ vẫn được chấp nhận vì cơng ty đã cĩ hồ sơ lưu trữ của những nhân viên này. Sau đĩ, người làm cơng tác lọc hồ sơ sẽ xem xét, đối chiếu các hồ sơ của ứng viên xem cĩ phù hợp với các tiêu chuẩn của từng cơng việc cụ thể hay khơng ( dựa vào bảng mơ tả cơng việc ). Nếu qua xem xét, nghiên cứu mà hồ sơ của ứng viên khơng cĩ đủ các tiêu chuẩn đã được đặt ra thì ứng viên cũng bị loại.
Sau khi lọc hồ sơ, người làm cơng tác tuyển dụng sẽ ghi lại các thơng tin chủ yếu về các ứng viên được chọn, bao gồm: học vấn, kinh nghiệm, quá trình cơng tác,
giới tính, tuổi tác và sức khỏe. Những thơng tin này sẽ được chuyển cho hội đồng tuyển dụng xem xét trước khi gọi ứng viên đến để phỏng vấn.
Bước 3: Phỏng vấn sơ bộ
Trong vịng 3 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc nhận hồ sơ, cơng ty sẽ thực hiện xong việc sàng lọc hồ sơ. Sau khi lựa chọn hồ sơ, nhân viên phụ trách sẽ gọi điện thoại hẹn các ứng viên đến cơng ty phỏng vấn. Khi đến phỏng vấn, các ứng viên được yêu cầu điền đầy đủ thơng tin vào biểu mẫu “thơng tin ứng viên” và làm bài kiểm tra (xem các biểu mẫu ở trang phụ lục). Nội dung bài kiểm tra bao gồm: bài kiểm tra về tính cách và phẩm chất, bản trắc nghiệm về nhu cầu và hành vi (phần này chung cho tất cả các vị trí) và bài tập thực hành (khác nhau tùy theo từng vị trí). Các ứng viên thực hiện xong bài kiểm tra sẽ được phỏng vấn bởi nhân viên phụ trách nhân sự. Trong buổi phỏng vấn, ứng viên được hỏi các vấn đề cĩ liên quan đến bài kiểm tra mà ứng viên trả lời chưa rõ, chưa chính xác. Sau đĩ nhân viên phỏng vấn sẽ ghi nhận xét và đánh giá kết quả vịng sơ tuyển vào phiếu phỏng vấn, làm căn cứ để lựa chọn ứng viên phỏng vấn tiếp ( phỏng vấn sâu).
Bước 4: Phỏng vấn sâu
Trước khi tiến hành phỏng vấn sâu phịng hành chánh nhân sự thành lập hội đồng phỏng vấn, bao gồm Trưởng, Phĩ phịng Hành Chánh Nhân Sự sẽ là những người đảm nhiệm cơng tác phỏng vấn sâu đối với những vị trí quản lý thì sẽ do Giám đốc cơng ty trực tiếp phỏng vấn. Phịng họp của cơng ty được chuẩn bị sẵn sàng để phục vụ cho cơng tác phỏng vấn sâu.
Đối với các vị trí khơng cần trình độ chuyên mơn như bảo vệ, tạp vụ, thời gian phỏng vấn cho các vị trí này thường ngắn, khoảng mười phút. Chủ yếu là thơng báo cho các ứng viên nắm về các chế độ, chính xác, thới gian làm việc và những quy định của cơng ty. Từ đĩ, hai bên cùng thống nhất về thời gian làm việc và các chế độ, chính sách đối với cơng việc đĩ.
Đối với các vị trí địi hỏi cần cĩ trình độ chuyên mơn thì thời gian phỏng vấn thường dài hơn, khoảng hai mươi đến hai mươi lăm phút, tùy vào từng vị trí mà cĩ những câu hỏi phỏng vấn sâu một cách phù hợp. Trưởng Phịng Hành Chánh Nhân Sự sẽ dựa chủ yếu vào bảng mơ tả cơng việc và hồ sơ cá nhân của ứng viên, từ đĩ trực tiếp trao đổi với các ứng viên về điều kiện làm việc cũng như lương bổng, đánh giá xem ứng viên cĩ thật sự đủ tiêu chuẩn, trình độ và năng lực để đảm nhiệm cơng việc hay khơng. Ngồi ra, cĩ thể nhận xét được tính tình, sở thích và tinh thần cầu tiến cũng như trách nhiệm trong cơng việc của ứng viên.
Sau quá trình phỏng vấn sâu hội đồng phỏng vấn sẽ đưa ra nhận xét của mình và đề trình cho giám đốc cơng ty ra quyết định sau cùng.
Bước 5: Thử việc
Sau các bước trên, nếu ứng viên được chọn thì phải trải qua thời gian thử việc trước khi được trở thành nhân viên chính thức của cơng ty. Thời gian thử việc theo quy định của cơng ty như sau:
Đối với cấp quản lý, nhân viên trình độ cao: thời gian thử việc là 1 tháng. Đối với chức danh nhân viên: những nhân viên mới chưa cĩ kinh nghiệm thì phải thử việc trong vịng hai tháng, nếu sau hai tháng mà đạt chỉ tiêu doanh số cơng ty đề ra thì mới được ký kết hợp đồng chính thức với cơng ty. Đối với các nhân viên đã cĩ nhiều kinh nghiệm trong nghề thì cơng ty chính thức ký hợp đồng trong vịng 1 năm mà khơng phải qua giai đoạn thử việc.
Đối với các nhân viên phục vụ khác (bảo vệ, tạp vụ) thì cũng phải thử việc trong vịng một tháng, đối với các nhân viên đã được cấp chứng chỉ từ các trường bảo vệ, vệ sỹ, khi được tuyển thì sẽ được vào làm ngay, khơng cần phải thử việc.
Bước 6: Đánh giá kết quả thử việc và ra quyết định tuyển dụng
Kết thúc thời gian thử việc, cấp trên của các nhân viên thử việc sẽ ghi nhận và đánh giá trực tiếp năng lực, thái độ làm việc của các ứng viên, từ đĩ sẽ đề suất là cĩ tuyển dụng ứng viên hay khơng. Sau đĩ, Trưởng Phịng Hành Chánh Nhân Sự sẽ trình báo cáo lên Giám đốc để xin quyết định sau cùng.
sẽ cĩ hướng đề suất các nhân viên này vào những vị trí mới phù hợp hơn. Sau thời gian thử việc nếu được cơng ty nhận vào làm thì sẽ được ký hợp đồng chính thức ngay, nếu khơng thì cơng ty sẽ thơng báo khơng tiếp nhận để ứng viên tìm những cơng việc khác phù hợp hơn.
Trên thực tế tại cơng ty những năm qua rất ít trường hợp sau quá trình thử việc mà cơng ty khơng tiếp nhận. Chỉ những trường hợp những ứng viên khơng đáp ứng được yêu cầu do tác phong làm việc khơng tốt, do mâu thuẫn xung đột với nhân viên cũ thì cơng ty mới khơng tiếp nhận.
Bảng 2.6 : Tình hình tuyển dụng thực tế tại cơng ty qua các năm
Năm Số người được phỏng vấn Thử việc Tuyển dụng
2006 10 4 2
2007 44 24 20
2008 20 8 6
(Nguồn: Phịng hành chánh nhân sự)
Qua tỉ lệ số người được thử việc so với số người được phỏng vấn hằng năm khoảng 40%, tỉ lệ số người được tuyển dụng so với số người được thử việc khoảng 85% đã cho thấy quá trình sàng lọc, tuyển chọn nguồn nhân lực của cơng ty rất tỉ mỉ và cĩ hiệu quả. Chính vì thế mà trong suốt thời gian qua theo đánh giá của ban lãnh đạo cơng ty thì phần lớn các nhân viên vào cơng ty làm việc luơn đảm nhận được vai trị cơng việc của mình, và luơn hồn thành cơng việc được giao, trong số đĩ khơng ít người đã cĩ được những vị trí cao, chủ chốt trong cơng ty.
Bước 7: Ký kết hợp đồng lao động
Phịng Hành Chánh Nhân Sự cĩ nhiệm vụ soạn thảo trước hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động của cơng ty làm theo mẫu chuẩn và luơn phù hợp với quy định của Bộ luật lao động.
Ứng viên trúng tuyển chính thức sẽ được Giám đốc ký hợp đồng lao động và được phân cơng, phân việc cụ thể. Đồng thời, hồ sơ của nhân viên mới cũng được
ra, nhân viên mới cịn được phổ biến các chính sách, nội quy chung, điều kiện làm việc.
Cơng tác tuyển dụng tại cơng ty được thực hiện hằng năm nhằm mục đích là để phát triển, mở rộng việc sản xuất kinh doanh. Việc tuyển dụng nhân viên mới vào chủ yếu là sẽ đảm nhận những cơng việc mới, những mảng thị phần mới.