Cập nhật lần thứ: Ngày:
TT YẾU TỐ Mức độ: cần thiếtTIÊU CHUẨNMức độ: mong muốn
1 Giới tính Nam/nữ
2 Độ tuổi Ví dụ: từ 22 đến 35tuổi
3 Trình độ chuyên mơn Ví dụ: tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh (cần nêu rõ trình độ yêu cầu là Trung cấp, Cao đẳng hay Đại học) 4 Trình độ ngoại ngữ Đọc hiểu tài liệu
5 Vi tính Ví dụ: Tin học văn phịng
hay các phần mềm chuyên dùng khác
6 Kinh nghiệm làm việc VD: Cĩ 1 năm kinh nghiệm làm việc
7 Các kỹ năng Ví dụ: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhĩm 8 Các phẩm chất cá nhân VD: Nhạy bén trong việc
giải quyết vấn đề Chịu được áp lực cao 9 Các yêu cầu đặc biệt VD: Chữ viết đẹp, rõ ràng
3.3.2 Tuyển dụng nhân sự
Xác định nguồn tuyển và thơng báo tuyển dụng
Doanh nghiệp nên mở rộng nguồn tuyển, các nguồn tuyển cĩ thể tham khảo như sau:
Nguồn bên trong
- Thơng báo về việc tuyển dụng trong tồn doanh nghiệp - Nghiên cứu hồ sơ nhân viên để tìm ra ứng viên phù hợp
Nguồn bên ngồi
- Đăng quảng cáo
- Đề nghị nhân viên giới thiệu - Tham gia Hội chợ việc làm - Tiếp cận các cơ sơ đào tạo
- Chọn từ nguồn dữ liệu ứng viên của Doanh nghiệp
Tuỳ điều kiện thực tế của doanh nghiệp, việc chú trọng đến nguồn tuyển bên trong cũng rất hiệu quả. Sử dụng nguồn lực bên trong nội bộ cơng ty cĩ những thuận lợi sau:
- Trước hết đáp ứng được nhu cầu phát triển của người nhân viên - Thứ hai, khơng gây ra những xáo trộn lớn trong tổ chức
- Thứ ba, bố trí đúng người đúng việc vì doanh nghiệp đã biết được năng lực, phẩm chất của mỗi nhân viên
- Cuối cùng, tiết kiệm được thời gian và chí phí tuyển dụng.
Phương pháp hữu hiệu khi sử dụng nguồn tuyển bên trong là đề bạt, thuyên chuyển cơng tác và khuyến khích nhân viên cơng ty giới thiệu ứng viên cho các vị trí cần tuyển:
- Đề bạt từ nguồn bên trong: là đề bạt nhân viên lên vị trí cao hơn. Hình thức này tạo cho người nhân viên nhận thức được quyền lợi lâu dài của mình khi làm việc trong doanh nghiệp, là yếu tố quan trọng động viên người nhân viên
- Thuyên chuyển: là cách bổ sung nhu cầu nhân sự mà khơng phải đề bạt lên cấp cao hơn. Một hình thức quan trọng của thuyên chuyển là luân phiên cơng tác ngắn hạn. Đây là một phương pháp quan trọng trong chính sách đào tạo nhân viên của doanh nghiệp, người nhân viên được bổ sung kiến thức về các cơng việc cĩ trong tổ chức, từ đĩ hiểu biết sâu sắc hơn về doanh nghiệp. Khi sử dụng phương pháp này thì bất kỳ khi nào doanh nghiệp cần nhân sự đảm nhiệm một vị trí trống nào đĩ thì vẫn cĩ nhân sự thay thế
Nếu nhân viên cơng ty được khuyến khích giới thiệu ứng viên cho các vị trí mà cơng ty cần tuyển sẽ cĩ ưu điểm
Tuy nhiên, việc sử dụng nguồn nhân lực bên trong nội bộ doanh nghiệp vẫn cĩ những hạn chế mà khi sử dụng doanh nghiệp cần dự báo trước và cĩ phương pháp khắc phục:
- Việc đề bạt nhân sự trong nội bộ cơng ty cĩ nhược điểm là khơng tạo được sự sáng tạo, thay đổi mới, vì những nhân viên được chọn đã quen thuộc với nề nếp cũ, tập quán cũ.
- Bên cạnh đĩ việc đề bạt khơng hợp lý cĩ thể gây ra tâm lý bất mãn, bất phục tùng, ảnh hưởng đến khơng khí làm việc chung. Ngồi ra nĩ cịn cĩ thể gây ra sự canh tranh khơng lành mạnh ngấm ngầm giữa các nhân viên với nhau. Vì vậy nếu áp dụng chính sách đề bạt phải thực hiện một cách cẩn trọng dựa trên nguyên tắc cơng bằng với cơng cụ hỗ trợ là chính sách đánh giá thành tích.
- Doanh nghiệp cĩ tồn quyền bố trí sắp xếp nhân sự, tuy nhiên để việc thuyên chuyển nhân sự đạt được kết quả mong muốn, doanh nghiệp cần cĩ sự thoả thuận với ngừơi lao động
Cơng ty cũng nên cĩ chính sách khuyến khích nhân viên giới thiệu người thân, bạn bè vào các vị trí tuyển dụng. Tuy được giới thiệu nhưng các ứng viên này vẫn phải tham gia ứng thí theo như qui trình tuyển dụng của cơng ty. Việc làm này cĩ ưu điểm là doanh nghiệp đỡ tốn chi phí và thời gian tìm kiếm ứng viên, độ tin cậy của ứng viên cũng cao.
Với chính sách nhận sinh viên thực tập, cơng ty cần cĩ kế hoạch cụ thể:
- Trước tiên, cơng ty nên đánh giá lại hiệu quả của việc nhận sinh viên thực tập (hiệu quả đối với doanh nghiệp và cả sinh viên) để từ đĩ xác định rõ mục đích, vai trị, ý nghĩa của việc làm này.
- Sau đĩ cơng ty lên kế hoạch cụ thể như: thời gian nhận thực tập, chuyên ngành nào sẽ nhận và bố trí vào bộ phận nào,..kế hoạch này sẽ được thơng báo đến cho các trường mà cơng ty liên kết nhận sinh viên thực tập. Mục đích của việc làm này giúp cho doanh nghiệp chủ động khi sắp xếp bố trí thực tập, tránh nhận sinh viên cĩ chuyên ngành khơng phù hợp hoặc nhận thực tập vào thời kì nhàn rỗi của cơng ty.
Nếu tuyển dụng nhân sự từ nguồn sinh viên thực tập này sẽ cĩ lợi cho cả doanh nghiệp và ứng viên sinh viên:
- Đối với doanh nghiệp: đã biết năng lực và khả năng của ứng viên sinh viên trong quá trình thực tập, dễ dàng huấn luyện, đào tạo và bố trí cơng việc thích hợp.
- Đối với ứng viên sinh viên: cĩ việc làm ngay sau khi tốt nghiệp, do đã quen với cơng việc và mơi trường làm việc của doanh nghiệp trong thời gian thực tập nên ứng viên sẽ tiếp nhận cơng việc nhanh chĩng, thuận lợi.
• Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Sàng lọc hồ sơ là biện pháp đánh giá được sử dụng đầu tiên trong quá trình tuyển chọn nhằm nhanh chĩng loại bớt những viên khơng phù hợp
Mẫu hồ sơ được thiết kế tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu thập được đầy đủ những thơng tin cần thiết một cách nhanh chĩng & giúp so sánh hồ sơ các ứng viên dễ dàng hơn
Các thơng tin cần thiết kế trong hồ sơ:
- Vị trí dự tuyển
- Các thơng tin cá nhân
- Trình độ học vấn & trình độ chuyên mơn - Kinh nghiệm làm việc
Khi tiếp nhận hồ sơ nên thực hiện cơng việc thống kê và lưu trữ hồ sơ Thơng tin lưu trữ là những thơng tin cá nhân của ứng viên như: họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, các bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, vị trí dự tuyển, kỹ năng và các phẩm chất cá nhân, v.v…… Trong quá trình sàng lọc hồ sơ, bộ phận HCNS cũng nên ghi nhận xem cĩ bao nhiêu hồ sơ đạt yêu cầu, nguyên nhân và số lượng hồ sơ bị loại.
Mục đích của việc làm này là tìm được thơng tin liên quan nhanh chĩng khi cần, cĩ thể quản lý hồ sơ tránh việc thất lạc mà khơng biết. Bên cạnh đĩ việc ghi nhận số lượng hồ sơ nộp đến, số lượng hồ sơ đạt, khơng đạt yêu cầu giúp cho cơng ty cĩ thể tìm hiểu đánh giá được hiệu quả cơng tác đăng thơng tin tuyển dụng: nội dung thơng báo tuyển dụng cĩ rõ ràng, dễ hiểu khơng?, tên tuổi của doanh nghiệp cĩ hấp dẫn đối với ứng viên khơng?,…….
Sàng lọc hồ sơ ở bước này chỉ nên loại những hồ sơ khơng đạt yêu cầu như hồ sơ trình bày quá cẩu thả, chưa hồn chỉnh các giấy tờ quan trọng nhất như sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, hay khả năng chuyên mơn của ứng viên cũng như mong muốn làm việc hồn tồn khơng phù hợp với vị trí cần tuyển của doanh nghiệp,…..
Khi xem xét nghiên cứu hồ sơ các ứng viên cần lưu ý rằng khơng phải tất cả các thơng tin được trình bày đều chính xác, trung thực. Bên cạnh những hồ sơ thơng tin rõ ràng, đáng tin cậy thì vẫn cĩ những hồ sơ mà thơng tin được phĩng đại, thiếu chính xác. Những điểm cần chú ý là:
- Lịch sử làm việc khơng rõ ràng: bản lý lịch tĩm tắt quá trình làm việc một cách tổng quát với các thành tích nổi bật, cĩ rất ít hoặc khơng cĩ các thơng tin tham khảo về cơ quan làm việc trước đây cũng như thời gian làm việc cụ thể.
- Các khoảng trống lớn trong cơng việc: các khoảng trống thời gian trong lịch sử làm việc của ứng viên cĩ thể cho thấy ứng viên cĩ vấn đề về năng lực làm việc,
gian gần đây, do chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế tồn cầu, nhiều doanh nghiệp trong nước thu hẹp sản xuất, sàng lọc và sắp xếp lại cơ cấu nhân sự nên một số lượng lớn lao động bị sa thải mất việc và việc tìm kiếm việc làm ở chỗ mới cũng trở nên khĩ khăn hơn.
- Thay đổi cơng việc liên tục việc thay đổi cơng việc và chỗ làm liên tục trong một thời gian ngắn cũng nên được chú ý tìm hiểu nguyên nhân.
- Hình ảnh giống hệt: là các bản lý lịch giống gần như hồn tồn với thơng tin tuyển dụng, khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng đã tìm được ứng viên lý tưởng. Rất cĩ thể ứng viên đĩ đã “thiết kế” bản lý lịch theo từng yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp
• Phỏng vấn
Mục đích của phỏng vấn:
- Để xác định ứng viên cĩ phù hợp với cơng việc khơng? - Để xác định liệu cơng việc cĩ phú hợp với ứng viên khơng? - Để đánh giá ứng viên
- Nhận thơng tin về ứng viên & cung cấp thơng tin về doanh nghiệp - Tìm hiểu động cơ làm việc của ứng viên
Doanh nghiệp cĩ thể gửi thư mời phỏng vấn qua bưu điện hoặc email để mời các ứng viên đến dự phỏng vấn. So với việc gọi điện thoại trực tiếp để hẹn ứng viên đến phỏng vấn thì cách gửi thư mời tiết kiệm chi phí, thời gian hơn. Tuy nhiên nếu áp dụng khéo léo và đúng cách, việc gọi điện thoại trực tiếp cho ứng viên cũng là một cách để phỏng vấn các ứng viên. Nĩi chuyện qua điện thoại cĩ thể đánh giá trình độ giao tiếp, cách nĩi chuyện, thái độ ứng xử của ứng viên. Nếu sử dụng phương pháp phỏng vấn này, người phỏng vấn nên tránh đánh giá, ghi nhận kết quả một cách chủ quan, cần đối chiếu lại kết quả lần phỏng vấn này với kết quả bài
Nội dung đánh giá kết quả phỏng vấn ứng viên cơ bản xoay quanh các yếu tố sau:
Nhĩm yếu tố Nội dung
1. Kiến thức đào tào - Kiến thức hiểu biết chung
- Chuyên mơn, nghiệp vụ - Ngoại ngữ
- Vi tính
2. Kỹ năng, kinh nghiệm - Thâm niên làm việc
- Thành tích đạt được - Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng phân tích, ra quyết định
3. Phẩm chất, đặc điểm cá nhân - Khả năng lơi kéo, thuyết phục
- Phong cách (hành động, cử chỉ, nĩi năng)
- Linh hoạt, tháo vát - Điềm đạm, chính chắn - Cĩ tham vọng, cầu tiến - Cĩ tinh thần trách nhiệm - Tự tin quả quyết
- Ngoại hình, trang phục
- Những đặc điểm cá nhân khác cần thiết cho cơng việc
Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng tiêu chuẩn đánh giá ứng viên riêng với những yếu tố đánh giá thay đổi tuỳ theo tính chất, yêu cầu cơng việc cũng như văn hố doanh nghiệp. Sau đây là một đề xuất biểu mẫu “Phiếu đánh giá ứng viên” , biểu mẫu này sử dụng trong buổi phỏng vấn sơ tuyển để đánh giá ứng viên trong cả 2 phần là bài kiểm tra và phỏng vấn trực tiếp. Biểu mẫu cĩ nội dung như sau:
Bên cạnh đĩ doanh nghiệp cần chú trọng bồi dưỡng đào tạo chuyên mơn nghiệp vụ cho nhân viên nhân sự. Nếu nĩi quá trình tuyển dụng nhân sự là một khâu quan trọng cĩ ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp thì các chuyên viên làm cơng tác tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp cĩ vai trị quan trọng khơng kém. Vì vậy để đảm bảo cơng ty tuyển dụng được lực lượng nhân sự chất lượng hiệu quả cần cĩ đội ngũ nhân viên nhân sự cĩ trình độ chuyên mơn.
• Quyết định tuyển dụng và hồ nhập nhân viên mới vào cơng việc
Trứơc khi ra quyết định tuyển dụng, cơng ty nên xác minh thơng tin của ứng viên. Việc kiểm tra thơng tin cĩ thể là yêu cầu nộp các văn bằng bảng chính để đối chiếu, hay phải cĩ xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú, hoặc cĩ thể xác minh ở những đơn vị mà ứng viên từng làm việc, học tập.
Việc hướng dẫn hội nhập nếu đựơc thực hiện tốt sẽ giúp người lao động mới làm quen với doanh nghiệp và bắt đầu cơng việc hiệu quả hơn
Mục đích của việc hứơng dẫn hội nhập:
- Giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đĩn & được đánh giá cao
- Giúp nhân viên mới hiểu rõ về Doanh nghiệp & cảm thấy mình là một bộ phận của doanh nghiệp
- Giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về những cơng việc của họ & các kỳ vọng của doanh nghiệp đối với họ
- Giúp nhân viên mới tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh chĩng
Một chương trình hướng dẫn hội nhập gồm những cơng việc như sau:
Chuẩn bị (Trước khi nhân viên mới đến)
- Thơng báo cho những người cĩ liên quan - Thu xếp nơi làm việc
- Liệt kê các nhiệm vụ của nhân viên mới
Ngày đầu tiên (Vào ngày nhân viên mới đến)
- Chào mừng nhân viên mới - Giới thiệu về doanh nghiêp
- Giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong bộ phận và cơng ty
Tuần đầu tiên
- Giải thích các hoạt động của bộ phận - Giải thích các mối quan hệ cơng việc
- Giải thích nhiệm vụ của nhân viên mới cùng các chuẩn mực cơng việc - Trả lời câu hỏi của nhân viên mới
- Kiểm tra xem nhân viên mới đã hiểu rõ các quy định của Cơng ty chưa
Khi cơng tác hướng dẫn hội nhập được thực hiện tốt, cĩ hiệu quả thì số nhân viên mới bỡ ngỡ khơng thích nghi và rời khỏi doanh nghiệp ngay từ những tháng làm việc đầu tiên sẽ giảm rõ rệt, tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Đánh giá quá trình tuyển dụng:
Một cơng tác quan trọng mà tại cơng ty chưa thực hiện trong tiến trình tuyển dụng nhân sự là việc đánh giá lại kết quả thực hiện cơng tác tuyển dụng
Quá trình tuyển dụng nhằm cung cấp nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp. Tuy nhiên hoạt động tuyển dụng khơng chỉ dừng lại ở việc tuyển được nhân sự là kết thúc. Nguồn nhân lực mà quá trình tuyển dụng cung cấp phải phù hợp với các tiêu chuẩn và yêu cầu của doanh nghiệp và của cơng việc cả về nhân cách, năng lực và kiến thức. Mặt khác, doanh nghiệp cũng phải đáp ứng được những kỳ vọng của các ứng viên trúng tuyển về cơng việc, quyền lợi, mơi trường làm việc, điều kiện lao động cũng như cơ hội phát triển. Kết quả của quá trình tuyển dụng được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:
Tỉ lệ tuyển chọn: đĩ là số người xin việc được tuyển/tổng số người nộp đơn xin việc.
Năng lực và tiêu chuẩn của những người đựơc tuyển so với yêu cầu đặt ra Thời gian và chi phí cho tồn bộ quá trình tuyển dụng.
3.3.3 Đào tạo và phát triển nhân sự
Cơng ty cần chủ động lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự , cũng như chính sách hỗ trợ đào tạo. Kế hoạch, chính sách này cần phổ biến cho tồn thể cơng ty nhằm giúp cho các cá nhân, bộ phận chủ động sắp xếp cơng việc cũng như tự đề