Trần Thị Nhạn Lớp: QTKD Tổng hợp 48C
2.2.1. Chuẩn bị giao dịch, tiến tới ký kết hợp đồng ngoại thương
2.2.1.1. Những công việc trước khi giao dịch
* Nghiên cứu thị trường: đây là bước công việc đầu tiên khi tiến hành bất cứ hoạt động kinh doanh nào. Tại Artexport, do đặc thù là mỗi phòng ban sẽ chuyên về một mặt hàng thủ công mỹ nghệ nhất định, nên công tác nghiên cứu thị trường được tiến hành do chính các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, cụ thể đối với mặt hàng đá xây dựng là do phòng xuất nhập khẩu tổng hợp 2 và phòng xuất nhập khẩu tổng hợp 10 đảm nhiệm. Có nhiều bước công việc phải thực hiện khi tiến hành nghiên cứu thị trường nhưng tựu chung lại có thể tổng hợp thành hai bước công việc chính:
+ Nghiên cứu hàng hóa: bao gồm nghiên cứu về mặt hàng có thể xuất khẩu, về chất lượng, mẫu mã, chủng loại, về số lượng, giá cả, khu vực địa lý nơi sản xuất (thuận lợi về giao thông không, các cơ sở sản xuất có quá xa nhau không...)
Mặt hàng đá xây dựng là mặt hàng có nguồn nguyên liệu khai thác trực tiếp từ tự nhiên nên vấn đề về khu vực địa lý nơi khai thác ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng, mẫu mã cũng như là quy cách của sản phẩm. Do đó, muốn có được những sản phẩm với chất lượng cao, đúng với kiểu dáng thiết kế thì việc tìm nguồn nguyên liệu là một công việc quan trọng không thể bỏ qua.
Đá xây dựng liên quan tới các yếu tố thuộc về thiết kế của công trình xây dựng, các yếu tố thẩm mỹ và quan trọng là xu hướng kiến trúc trong từng thời kỳ nhất định nên việc nghiên cứu thị trường không thể bỏ qua các yếu tố này, vì nó chính là yếu tố quyết định tới mặt hàng nào sẽ được khách hàng ưa chuộng, mặt hàng nào không.
+ Nghiên cứu về khách hàng: nghiên cứu về nhu cầu cụ thể của khách hàng cần loại đá xây dựng nào, số lượng cụ thể là bao nhiêu trong từng mục đích sử dụng khác nhau, ở mỗi quốc gia khác nhau…
Khách hàng của mặt hàng đá xây dựng không phân khúc giống như hàng hóa thông thường mà chủ yếu được phân chia dựa trên các yếu tố về văn hóa, tín ngưỡng và xu hướng kiến trúc hiện tại. Do đó, để có được quyết định kinh doanh đúng đắn, các cán bộ tại Artexport phải am hiểu về phong tục tập quán tại thị trường xuất khẩu, về sở thích, thói quen và văn hóa tại quốc gia đó.
Ngày nay, xu hướng kiến trúc thân thiện với môi trường đang là một trào lưu mới với sự hưởng ứng tích cực của nhiều quốc gia. Đó là một cơ hội rất lớn để đá xây dựng của Artexport có thể có thâm nhập vào nhiều thị trường mới.
* Chào hàng: có hai hình thức chào hàng là: chào hàng trực tiếp tại các hội chợ, triển lãm hàng thủ công mỹ nghệ; hai là chào hàng qua email. Do sự phát triển của công nghệ thông tin, ngày nay, hình thức chào hàng qua email đang được sử dụng như là công cụ chính để chào hàng tại Artexport. Chào hàng qua email có các ưu điểm nổi trội sau: trước hết, đây là một hình thức chào hàng tốn kém rất ít chi phí cả về thời gian và không gian cũng như là nguồn nhân lực cho hoạt động này, hơn thế, chi phí để gửi đi một email chào hàng gần như là bằng 0 khi mà thư điện tử trở thành công cụ giao tiếp chính ngày nay; thứ hai, bằng hình thức email, cán bộ Công ty có thể gửi thông điệp riêng tới từng khách hàng cụ thể, ví dụ như những khách hàng truyền thống sẽ có được những ưu đãi nhất định từ phía Công ty.
Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa là Công ty bỏ qua các phương thức chào hàng truyền thống thông qua các hội chợ triển lãm, bởi tại các hội chợ, Công ty có thể tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tìm hiểu kỹ về các nhu cầu hiện tại và tiềm ẩn của khách hàng để từ đó có thể có được những chiến lược kinh doanh hợp lý.
* Định giá sản phẩm: đây là một khâu quan trọng quyết định tới lợi thế cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường quốc tế. Do sự cạnh tranh gay gắt về giá đến từ các đối thủ cạnh tranh Trung Quốc, công việc định giá trở nên khó khăn hơn. Vì vậy, cán bộ Công ty phải tìm hiểu mức giá chung của thị trường, đồng thời thăm dò giá của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá có lợi nhất mà vẫn giữ chân được khách hàng truyền thống và mở rộng thêm nhiều đối tượng khách hàng mới.
2.1.1.2. Quảng cáo
Hình ảnh của công ty có đến được với khách hàng hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác quảng cáo. Do không có phòng Marketing riêng nên phòng xuất nhập khẩu tổng hợp 2 và phòng xuất nhập khẩu tổng hợp 10 phụ trách luôn việc quảng bá hình ảnh đá xây dựng của Công ty tới với khách hàng. Hiện tại, Công ty sử dụng hai phương pháp quảng cáo chủ yếu:
+ Sử dụng Internet: hiện tại tất cả các mẫu đá của Công ty được cập nhật đầy đủ trên website chính thức của Công ty: www.artexport.com.vn. Trong tương lai gần, các cán bộ phòng xuất nhập khẩu tổng hợp 2 đang dự định thiết kế riêng một website để quảng bá hình ảnh đá xây dựng tới khách hàng. Mặt khác, thông qua Internet, Công ty cũng tham gia vào các cổng điện tử có liên quan để có thể mở rộng mạng lưới khách hàng. Ngoài ra, sử dụng công cụ email, không chỉ giúp công ty duy trì quan hệ với các khách hàng truyền thống mà còn giúp cho cán bộ Artexport có thể gửi thư chào hàng và bảng báo giá tới nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.
+ Tham gia triển lãm và hội chợ hàng thủ công mỹ nghệ trong và ngoài nước: việc tham gia hội chợ là một công việc cần thiết để cán bộ Công ty có thể tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và quan trọng hơn, thông qua các hội chợ triển lãm, Công ty có thể tìm hiểu kỹ hơn về các loại sản phẩm đá xây dựng hiện có trên thị trường cũng như là xu hướng thị trường trong thời gian tới. Hiện tại, ngoài các triển lãm trong nước, Công ty thường tham gia đều đặn Hội chợ Hàng thủ công mỹ nghệ tổ chức đều đặn hai năm một lần tại Đức.
2.1.1.3. Đàm phán trong giao dịch
Trong giai đoạn này, Công ty đàm phán với các khách hàng chủ yếu về các mặt số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng và điều kiện thanh toán. Giá cả và điều kiện thanh toán là hai nội dung được chú trọng hơn cả, giá cả cạnh tranh mà vẫn đảm bảo lợi nhuận hợp lý.
Có ba hình thức đàm phán chủ yếu mà Công ty đang sử dụng là:
+ Đàm phán qua email: đây là phương thức giao dịch chủ yếu của công ty. Phương pháp này có ưu điểm là chi phí rẻ, truyền tải được nội dung của vấn đề thỏa thuận nhanh chóng, đầy đủ.
+ Đàm phán qua điện thoại: hình thức này được sử dụng ít phổ biến hơn email do cước điện thoại quốc tế vẫn còn ở mức cao. Tuy nhiên, do sự cạnh tranh của các mạng viễn thông, cước gọi điện thoại quốc tế đang giảm dần, đây là một tín hiệu tích cực đối với một công ty chuyên về công tác xuất nhập khẩu như Artexport.
+ Đàm phán trực tiếp: thường diễn ra tại các cuộc triển lãm, hội chợ. Hình thức này không được sử dụng thường xuyên, nhưng vẫn có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty, do khách hàng thường muốn được tận mắt nhìn thấy, sờ thấy sản phẩm, nên khi đã ưng ý, các hợp đồng thường được ký kết nhanh chóng và có giá trị cao.