Trần Thị Nhạn Lớp: QTKD Tổng hợp 48C
2.2.2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Sau khi nhận được đơn hàng của khách hàng, có hai khả năng xảy ra:
+ Nếu đó là một đơn hàng có yêu cầu riêng về thiết kế mẫu mã, cán bộ Công ty sẽ gửi bản thiết kế tới các cơ sở sản xuất để đặt hàng (trường hợp này, thường là khách hàng cung cấp sẵn mẫu thiết kế cho Công ty).
+ Nếu đơn hàng là những mẫu mã đã được sản xuất trước thì Công ty tiến hành luôn quá trình thu mua sản phẩm.
Khâu thu mua sản phẩm là một khâu rất quan trọng. Nếu thu mua được nguồn hàng có chất lượng cao, giá cả hợp lý thì sẽ đảm bảo được uy tín và lợi nhuận cho Công ty. Do đó, Công ty thường phải có cán bộ chuyên trách về vấn đề này. Các cán bộ này sẽ có nhiệm vụ đến từng mỏ khai thác đá, kiểm tra chủng loại đá từ khâu khai thác, tiếp đó là nhiệm vụ đảm bảo cơ sở sản xuất sản phẩm đúng theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
Sản xuất hàng đá xây dựng xuất khẩu ở Việt Nam còn mang tính chất manh mún, phân tán với những cơ sở sản xuất nhỏ lẻ. Vì vậy, mỗi đơn hàng, Công ty phải thu mua từ nhiều cơ sở sản xuất khác nhau dựa trên cơ sở pháp lý là hợp đồng mua bán xuất khẩu giữa Công ty và các cơ sở sản xuất (hợp đồng nội bộ). Công ty thường thu mua của các cơ sở khai thác và chế biến quen thuộc để đảm bảo chất lượng và giảm chi phí. Các cơ sở này có kinh nghiệm chế biến hàng xuất khẩu và đáp ứng được yêu cầu cao của khách hàng quốc tế. Các nhà cung cấp hàng thường xuyên cho Công ty như: Công ty sản xuất đá xây dựng Viễn Đông, Công ty sản xuất đá xây dựng Tiến Thịnh, cơ sở sản xuất Hưng Thành…
Công ty ký kết hợp đồng nội bộ với điều khoản đóng gói do cơ sở sản xuất chịu trách nhiệm: đóng gói trong các kiện làm bằng nan gỗ, bên ngoài buộc dây thép, đóng gói phù hợp với vận tải biển. Ngoài ra, cơ sở sản xuất còn đảm nhiệm việc ký mã hiệu (việc ký mã hiệu theo chỉ dẫn của khách hàng).