hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
Bên cạnh những giải pháp chủ yếu trên, cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ cần triển khai một số giải pháp như: định kỳ tổ chức kiểm tra
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; Tiến hành sơ kết, tổng kết để đánh giá việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này.
Công tác kiểm tra và sơ kết, tổng kết việc lập hồ sơ hiện hành cũng là một nội dung không thể thiếu trong nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội. Phòng Văn thư, lưu trữ cần phải xác định đây là nhiệm vụ thường xuyên và được thực hiện nghiêm túc. Công tác kiểm tra nhằm đánh giá số lượng hồ sơ và chất lượng hồ sơ được lập, phát hiện ra những bất cập trong việc tổ chức lập hồ sơ hiện hành ở các ban. Trong khi kiểm tra cán bộ văn thư, lưu trữ có thể trực tiếp hướng dẫn cán bộ, chuyên viên ở các đơn vị lập hồ sơ, trao đổi về kinh nghiệm lập hồ sơ; đồng thời cần lưu ý xem ở những ban nào lập hồ sơ tương đối tốt, những ban nào lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu hoặc các ban, đơn vị nào chưa lập được hồ sơ. Qua đó, Phòng Văn thư, lưu trữ cần kịp thời tham mưu, đề xuất với lãnh đạo những biện pháp khắc phục hạn chế trong việc lập hồ sơ.
Việc kiểm tra chất lượng hồ sơ đòi hỏi sự tỉ mỉ, có trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ và sự phối hợp của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan. Công tác kiểm tra lập hồ sơ hiện hành của cơ quan có thể tiến hành thường kỳ hoặc đột xuất. Theo chúng tôi, công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan Trung ương Hội nên được kiểm tra định kỳ 6 tháng/lần, như vậy cán bộ văn thư, lưu trữ sẽ nắm được tình hình lập hồ sơ ở các ban được thường xuyên hơn, đồng thời kịp thời đưa ra những biện pháp khắc phục những tồn tại, hạn chế làm ảnh hưởng đến công tác lập hồ sơ ở cơ quan. Việc kiểm tra định kỳ cũng tạo cho cán bộ ở các ban, đơn vị có thói quen lập hồ sơ về vấn đề, sự việc được phân công theo dõi, xử lý. Do đó, công tác lập hồ sơ được thực hiện nề nếp, góp phần nâng cao chất lượng giải quyết công việc của cơ quan.
Cũng như công tác kiểm tra, việc tổ chức sơ kết, tổng kết lập hồ sơ hiện hành là nhằm mục đích đưa ra những ưu điểm để phát huy, thấy được những hạn chế, thiếu sót trong các văn bản hướng dẫn, trong tổ chức thực hiện…và
đề xuất những biện pháp khắc phục hạn chế công tác này. Đây cũng là dịp rà soát lại mức độ hiểu biết về lập hồ sơ hiện hành của cán bộ trong cơ quan, từ đó có sự điều chỉnh, rút kinh nghiệm về nội dung, cách thức tổ chức việc tuyền truyền, đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, chuyên viên, đồng thời tham mưu, đề xuất với lãnh đạo ban hành văn bản hướng dẫn phù hợp với thực tiễn hơn.
Bên cạnh đó, qua những đợt kiểm tra hay sơ kết, tổng kết cán bộ văn thư, lưu trữ cần tham mưu với lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội đưa nội dung lập hồ sơ hiện hành làm một tiêu chí để bình xét các danh hiệu thi đua, đánh giá công chức, viên chức cuối năm; đồng thời có những hình thức khen thưởng, tăng lương, cộng điểm trong các đợt bình xét cho các cán bộ thực hiện tốt lập hồ sơ công việc, kỷ luật, giảm lương, thưởng hoặc là các chế độ khác đối với những cán bộ, chuyên viên chưa làm tốt công tác này.
Để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành, cơ quan Trung ương Hội cần đồng thời thực hiện tốt nhiều giải pháp, như việc ban hành những văn bản quy định về công tác này, cán bộ văn thư, lưu trữ phải là những người tích cực, chủ động hướng dẫn, tuyên truyền, thực hiện việc lập hồ sơ đến các cán bộ, chuyên viên toàn cơ quan. Cán bộ, công chức ở các ban cần quan tâm đến công tác hành chính, giấy tờ, có ý thức lập hồ sơ, trong đó xác định lập hồ sơ là nhiệm vụ, trách nhiệm của người cán bộ công chức. Bên cạnh đó, việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện lập hồ sơ của cơ quan cần phải được thực hiện thường xuyên. Qua kiểm tra, sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội có những hình thức khen thưởng, động viên kịp thời những cá nhân thực hiện tốt, xử phạt thích đáng cán bộ không thực hiện nghiêm túc công tác này.
KẾT LUẬN
Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một nội dung quan trọng của công tác văn thư, có ý nghĩa trong việc tổ chức quản lí tài liệu một cách khoa học và chặt chẽ của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan và của mỗi ban, đơn vị.
Tuy nhiên, hiện nay, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội còn một số hạn chế. Cơ quan Trung ương Hội chưa ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về lập hồ sơ và còn thiếu các công cụ lập hồ sơ, các chế tài chưa cụ thể; nhận thức về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của lãnh đạo và một số cán bộ trong quá trình giải quyết công việc còn chưa thật đầy đủ nên việc quan tâm đến công tác này chưa thật đúng mức, cán bộ thực hiện chưa nghiêm; trình độ cán bộ văn thư, lưu trữ còn chưa đồng đều và khả năng tham mưu còn hạn chế;… Do vậy, việc giao nộp tài liệu của các ban tham mưu, giúp việc vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam hiện nay chủ yếu là những bó, gói, số lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ chiếm tỷ lệ rất ít, chất lượng hồ sơ chưa cao, tài liệu bị mất mát thất lạc. Những tồn tại này đã ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công việc hàng ngày của lãnh đạo, cán bộ trong cơ quan.
Để tăng cường công tác quản lý tài liệu ngay trong giai đoạn văn thư, cải thiện tình trạng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ như hiện nay, cơ quan Trung ương Hội Phụ nữ cần nhanh chóng thực hiện nhiều giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế trên, trong đó tập trung vào việc ban hành văn bản hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành, đưa ra những biện pháp để thay đổi nhận thức, tư duy của lãnh đạo, cán bộ trong cơ quan về công tác này, cán bộ văn thư, lưu trữ chủ động hơn trong việc tham mưu, đề xuất với lãnh đạo tổ chức các đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ với nội dung cụ thể hơn, tăng cường công tác kiểm tra, rút kinh nghiệm để từ đó tìm ra những biện pháp phù hợp,
kịp thời và mang lại hiệu quả trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Trong khuôn khổ bài luận văn, chúng tôi mới chỉ đề cập đến những giải pháp chính nhằm thúc đẩy công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam. Với tình hình thực tế lập hồ sơ hiện nay ở cơ quan Trung ương Hội, các giải pháp này cần được triển khai thành những biện pháp cụ thể, phù hợp với thực tiễn của cơ quan. Hy vọng với những giải pháp này, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội sớm khắc phục được những tồn tại, góp phần thúc đẩy có hiệu quả hoạt động của Trung ương Hội, nêu cao vai trò của một tổ chức chính trị - xã hội trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Với thời gian và trình độ có hạn, chắc chắn Luận văn sẽ còn nhiều hạn chế, thiếu sót. Vì vậy, chúng tôi mong nhận được sự góp ý của thầy cô và đồng nghiệp quan tâm đến đề tài. Những ý kiến quý báu đó sẽ giúp Luận văn của chúng tôi được hoàn thiện và mang tính thực tiễn hơn để có thể áp dụng vào thực tế lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.