Từ khi Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 cho đến Luật Lưu trữ năm 2011 có hiệu lực thi hành đến nay, cơ quan lưu trữ cấp trên chưa ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo đối với các tổ chức chính trị - xã hội về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng nên việc ban hành văn bản nhằm cụ thể nội dung hoá và triển khai thực hiện công tác này ở cơ quan Trung ương Hội đã gặp không ít khó khăn.
Lãnh đạo và cán bộ, chuyên viên các ban chưa nhận thức đầy đủ và chưa hiểu rõ về ý nghĩa của công tác văn thư, về hồ sơ hiện hành và việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Hiện nay ở các ban, văn bản, tài liệu chỉ được lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên sử dụng để giải quyết công việc trước mắt, còn sau khi công việc hoàn thành thì những tài liệu này được coi không còn giá trị cao nữa nên dẫn đến tình trạng phổ biến ở các ban là tài liệu không được sắp xếp, lập hồ sơ, có khi tài liệu bị thất lạc, rách nát, hư hỏng…
Vì nhận thức về vai trò của công tác văn thư, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ hiện hành của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên ở các ban còn hạn chế nên
những văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ chưa được thực hiện nghiêm túc, triệt để, hiệu lực thi hành của các văn bản đã ban hành về công tác văn thư lưu trữ nói chung và lập hồ sơ hiện hành nói riêng chưa cao, thiếu các chế tài cụ thể.
Phòng Văn thư, lưu trữ chưa tích cực tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Văn phòng xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, công tác lập hồ sơ hiện hành được đầy đủ và kịp thời. Khả năng tham mưu của cán bộ lưu trữ còn yếu, cán bộ văn thư, lưu trữ chưa thực sự đầu tư nghiên cứu, chủ động đề xuất các biện pháp nhằm khắc phục tồn tại trong công tác này ở cơ quan Trung ương Hội. Việc tuyên truyền, giới thiệu ý nghĩa, vai trò công tác lập hồ sơ hiện hành đến các cán bộ, chuyên viên để họ hiểu và thực hiện đầy đủ công tác này còn hạn chế. Vì không hiểu hết giá trị, ý nghĩa của việc lập hồ sơ hiện hành đối với công việc của mình là giúp tra tìm thông tin nhanh chóng, quản lý, bảo mật được thông tin tài liệu nên hầu hết cán bộ, chuyên viên không có thói quen lập các hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc.
Công tác kiểm tra, đôn đốc trực tiếp của cán bộ lưu trữ tại các ban chưa thường xuyên và chưa hiệu quả. Do vậy, tình trạng tài liệu ở các ban phần lớn chưa được lập hồ sơ hiện hành, tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ chủ yếu dưới dạng các bó, gói, cặp tài liệu… tồn tại nhiều năm nay, đối với những hồ sơ đã lập thì chất lượng hồ sơ không đảm bảo yêu cầu về nghiệp vụ, chưa đáp ứng có hiệu quả yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu.
Tóm lại, công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ ở cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam nói riêng có ý nghĩa quan trọng trong việc hoàn thành tốt được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Để hoạt động của cơ quan Trung ương Hội ngày càng hiệu quả, bên cạnh việc phát huy những ưu điểm thì trong thời gian tới lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội cần chỉ đạo các ban, đơn vị trong cơ quan
thực hiện nghiêm túc các nội dung nghiệp vụ trong công tác lập hồ sơ hiện hành; bộ phận tham mưu, đề xuất về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cần phát huy vai trò hơn nữa để công tác này thực sự giữ một vị trí quan trọng trong việc thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của cơ quan.
