Việc giao nộp hồ sơ ở các ban, đơn vị vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội đã được quy định tại các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Theo quy định, định kỳ hàng năm vào quý 1 của năm sau các ban, đơn vị phải hoàn chỉnh hồ sơ công việc đã giải quyết xong của năm trước và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Những năm gần đây, trên cơ sở văn bản quy định chung của cơ quan, vào đầu năm, Văn phòng Trung ương Hội đã ban hành văn bản đôn đốc các ban, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội. Tuy nhiên, việc giao nộp hồ sơ, tài liệu của các ban vào lưu trữ chưa được thực hiện nề nếp và các hồ sơ giao nộp chưa đầy đủ thành phần tài liệu.
Tài liệu của đại hội đã được giao nộp vào lưu trữ, tuy nhiên thành phần tài liệu chưa đầy đủ, tài liệu được giao nộp chủ yếu là tài liệu chỉ đạo đại hội, tài liệu của các tiểu ban, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký đại hội, tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước; tài liệu lãnh đạo Trung ương Hội, của Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh, thành phố chưa được giao nộp đầy đủ; tài liệu về nhân sự đại hội chưa được giao nộp vào lưu trữ.
Tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương Hội do bộ phận văn thư cơ quan quản lý được giao nộp vào lưu trữ theo định kỳ hàng năm, bao gồm: tập lưu văn bản đi, hồ sơ hội nghị Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội gửi đến,... Văn bản đi, tài liệu hội nghị đã được lập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức… gửi đến Trung ương Hội do bộ phận văn thư quản lý được sắp xếp theo tác giả ban hành văn bản (thường là những văn bản có nội dung không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của một ban cụ thể, cán bộ văn thư photo gửi lãnh đạo Trung ương Hội, các ban và giữ lại bản chính tại văn thư). Theo thống kê của cán bộ lưu trữ cơ quan Trung ương Hội, số lượng văn bản đi
năm 2009 của Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ giao nộp vào lưu trữ cơ quan là 18 cặp với 6 thể loại văn bản; năm 2010 là 12 cặp văn bản đi.
Tài liệu hình thành tại các ban chuyên môn chiếm một khối lượng lớn và là nguồn nộp lưu chủ yếu vào kho lưu trữ cơ quan. Hầu hết các ban tham mưu, bộ phận thư ký lãnh đạo đã thực hiện chế độ giao nộp tài liệu theo định kỳ hàng năm. Như đã trình bày ở trên, tài liệu hình thành ở các ban của Trung ương Hội hầu như chưa được lập hồ sơ, thường là tích đống, bó gói trong các thùng các tông. Do vậy, tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan ở trong tình trạng rời lẻ, tài liệu có giá trị và tài liệu không còn giá trị, tài liệu trùng thừa, bản nháp, bản thảo của các văn bản để lẫn lộn với nhau, thậm chí có cả những tư liệu sách, báo, ấn phẩm… không thuộc thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Đối với những hồ sơ đã lập ở một số ban như Ban Tuyên giáo, Ban Gia đình - Xã hội, chất lượng hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ chưa đảm bảo theo yêu cầu nghiệp vụ, thành phần tài liệu trong hồ sơ chưa đầy đủ, tài liệu chưa được sắp xếp, biên mục,…
Nhiều tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn giữ lại ở các ban nhưng chưa được làm thủ tục cần thiết theo quy định. Một số bộ phận ở các ban khi chuyển trụ sở, phòng làm việc hoặc cán bộ chuyển công tác, nghỉ hưu thì mới giao nộp tài liệu dưới dạng bó, bao vào lưu trữ cơ quan.
Vì tài liệu không được lập hồ sơ, không có mục lục thống kê tài liệu nộp lưu nên trong quá trình giao nộp tài liệu, cán bộ lưu trữ không nắm được hết thành phần tài liệu giao nộp, số lượng tài liệu chủ yếu được xác định theo bó, cặp ba dây. Cán bộ văn thư, lưu đã lập biên bản giao, nhận tài liệu và có đầy đủ chữ ký của cá nhân, đơn vị bàn giao tài liệu và của cán bộ nhận tài liệu, lãnh đạo Văn phòng cơ quan.
