Theo lý luận công tác văn thư, việc lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư được thực hiện theo 2 cách, đó là theo danh mục hồ sơ (đối với những cơ quan đã có danh mục hồ sơ) và theo các đặc trưng của hồ sơ (đối với những cơ quan chưa có danh mục hồ sơ). Cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam chưa xây dựng được danh mục hồ sơ, do vậy hồ sơ được lập chủ yếu dựa trên sự kết hợp một số đặc trưng như: tác giả ban hành văn bản, tên loại văn bản, vấn đề, thời gian ban hành văn bản.
Như đã trình bày ở trên, Đại hội là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Đại hội kết thúc hoạt động sau khi bầu Ban Chấp hành Trung ương Hội. Ban Chấp hành Trung ương Hội là cơ quan lãnh đạo của Trung ương Hội giữa 2 kỳ đại hội. Tài liệu Đại hội, Ban Chấp hành và các ban tham mưu giúp việc là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan Trung ương Hội. Do vậy, chúng tôi xác định lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan Trung ương Hội gồm lập hồ sơ, tài liệu đại hội; tài liệu Ban Chấp hành và các ban tham mưu.
Trong quá trình hoạt động, Đại hội đại biểu Phụ nữ Việt Nam hình thành một khối lượng tài liệu, tài liệu của các kỳ đại hội cơ bản đã được tập trung ở bộ phận lưu trữ trong tình trạng bó, gói. Trong kho lưu trữ của cơ quan, tài liệu của từng kỳ đại hội đã được cán bộ lưu trữ sắp xếp sơ bộ theo trình tự diễn biến của đại hội. Riêng tài liệu Đại hội lần thứ IX và thứ X đã được cán bộ lưu trữ lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định giá trị và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu khai thác (trừ tài liệu về nhân sự đại hội).
Đối với khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam và các ban chuyên
trách giúp việc, có một số loại hồ sơ được lập ở các ban chuyên trách, văn thư cơ quan, còn hầu hết tài liệu được tập trung vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội theo tập, bó, gói và sau đó cán bộ lưu trữ tiến hành lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu. Các loại hồ sơ chủ yếu hình thành tại cơ quan Trung ương Hội gồm: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ tên loại văn bản, hồ sơ vấn đề, vụ việc, hồ sơ cán bộ.
Thứ nhất là hồ sơ nguyên tắc: Loại hồ sơ này chủ yếu được lập ở các ban chuyên trách của Hội như Ban Chính sách - Luật pháp, Ban Quốc tế, Ban Hỗ trợ phụ nữ phát triển kinh tế, Ban Tổ chức,… Tính chất công việc của cán bộ, chuyên viên các ban là nghiên cứu, tham mưu, tổng kết nên việc nắm bắt các thông tin về lĩnh vực mình phụ trách là rất cần thiết. Nhận thức được vai trò quan trọng của loại hồ sơ này nên đa phần các cán bộ trong quá trình giải quyết công việc luôn có ý thức tập hợp các văn bản, lập hồ sơ nguyên tắc về lĩnh vực mình phụ trách và luôn cập nhật những văn bản mới để có đủ cơ sở pháp lý, thông tin nhiều chiều, đa dạng, chính xác về lĩnh vực chuyên môn của mình trong việc giải quyết công việc theo chế độ, chính sách đã ban hành. Hồ sơ nguyên tắc được lập ở các chuyên viên không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Qua khảo sát, phỏng vấn, chúng tôi thấy hầu như cán bộ, chuyên viên ở các ban đã hiểu được mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ nguyên tắc trong công việc và đã có ý thức lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ, tài liệu để phục vụ nhiệm vụ công tác của mình. Mỗi một hồ sơ được đặt trong một bìa hồ sơ hoặc ở một số ban, tài liệu được đục lỗ đóng thành từng tập có thống kê tên loại, trích yếu nội dung của văn bản, đựng trong các cặp ba dây, hộp và được bảo quản ở các tủ gỗ. Cán bộ ở Ban Tổ chức, Ban Chính sách - Luật pháp, Ban Gia đình - Xã hội … lập tương đối tốt loại hồ sơ này.
Ví dụ: cán bộ phụ trách về lĩnh vực chế độ chính sách cho cán bộ của Hội ở Ban Tổ chức thì đã tập hợp các văn bản, tài liệu về những vấn đề thuộc
lĩnh vực lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế...
Tuy nhiên, hầu hết cán bộ không hiểu rõ công việc thu thập, sắp xếp những văn bản về lĩnh vực chuyên môn là đang lập hồ sơ nguyên tắc theo thuật ngữ chuyên môn của công tác văn thư, mà công việc này xuất phát từ nhu cầu thực tiễn trong khi xử lý công việc hàng ngày. Do vậy, các hồ sơ nguyên tắc đã được lập thì chưa sắp xếp, hệ thống theo một trật tự nhất định, như theo thời gian, tác giả ban hành văn bản hoặc thể loại văn bản... Hầu hết hồ sơ nguyên tắc được lập là chưa hoàn chỉnh, bước đầu là tập hợp các văn bản vào trong một bìa hồ sơ, nên khi cần nghiên cứu, tham mưu về một vấn đề, cán bộ, chuyên viên phải mất công sức, thời gian tìm tài liệu trong hồ sơ, hoặc có khi trong hồ sơ có văn bản về vấn đề đó nhưng vì chưa được sắp xếp nên cán bộ không tìm thấy tài liệu.
Như vậy, trong hoạt động tham mưu của cán bộ, chuyên viên các ban thuộc Trung ương Hội, hồ sơ nguyên tắc là một trong những loại hồ sơ quan trọng, là cơ sở để giải quyết công việc bên cạnh các hồ sơ công việc.
Thứ hai là hồ sơ tên loại văn bản: Loại hồ sơ này chủ yếu được lập ở bộ phận văn thư của cơ quan Trung ương Hội, đó là những tập lưu văn bản đi của Trung ương Hội như nghị quyết, chỉ thị, thông báo, báo cáo… Thông thường mỗi một thể loại văn bản trong một năm được lập thành một hồ sơ, trong hồ sơ, tài liệu được sắp xếp theo một trật tự nhất định (theo số ký hiệu của văn bản).
Khối lượng hồ sơ tên loại văn bản ở Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam là tương đối lớn (năm 2010 cán bộ văn thư làm thủ tục phát hành 6140 văn bản đi, năm 2011 phát hành 5147 văn bản) và là thành phần tài liệu chủ yếu của phông lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
Nhận thức được tầm quan trọng của khối tài liệu này, cán bộ văn thư của cơ quan Trung ương Hội luôn chú trọng đến việc lưu văn bản đi đầy đủ và
sắp xếp, hệ thống tài liệu trong hồ sơ theo một trật tự nhất định nên đã góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, an toàn, tra tìm thông tin được dễ dàng, nhanh chóng.
Thứ ba là hồ sơ các kỳ hội nghị Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, thường trực Đoàn Chủ tịch, các hội nghị do Đoàn Chủ tịch triệu tập, hội nghị cán bộ,… loại hồ sơ này chủ yếu được lập ở bộ phận văn thư của cơ quan Trung ương Hội; ngoài ra hồ sơ các hội nghị chuyên đề do các ban, đơn vị nào chủ trì thì ban, đơn vị đó lập hồ sơ. Tài liệu của mỗi một hội nghị được lập thành một hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ được hệ thống theo tiến trình diễn ra của hội nghị.
Các hồ sơ hội nghị do cán bộ văn thư lập là tương đối đầy đủ vì cán bộ văn thư trực tiếp phục vụ về tài liệu tại các hội nghị, hơn nữa do nhận thức của cán bộ văn thư về tầm quan trọng của tài liệu hội nghị phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Hội. Tất cả tài liệu hình thành từ khi chuẩn bị hội nghị đến khi kết thúc đều được cán bộ văn thư tập hợp lại và lập hồ sơ. Đối với hồ sơ các hội nghị chuyên đề do các ban chuyên trách lập thường chỉ có những tài liệu chính tại hội nghị, như chương trình hội nghị, báo cáo chính, một số tham luận...
Ví dụ: Hồ sơ hội nghị Đoàn Chủ tịch bàn về chương trình, nội dung Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương Hội lần thứ 7 (Khoá IX) do cán bộ văn thư lập tương đối đầy đủ, bao gồm một số tài liệu:
+ Chương trình hội nghị
+ Báo cáo đánh giá công tác lãnh đạo, chỉ đạo của BCHTW Hội
+ Báo cáo tổng kết đợt thi đua đặc biệt năm 2005 (bàn tại HNBCHTW Hội lần thứ 7)
+ Các báo cáo góp ý kiến
+ Dự thảo kế hoạch tổng kết phong trào thi đua + Tờ trình xét khen thưởng,…
Các hồ sơ hội nghị đã được lập ở giai đoạn văn thư đều thiếu biên bản hội nghị vì việc văn bản hoá biên bản các hội nghị chưa được thực hiện, biên bản còn ghi vào sổ và do lãnh đạo cơ quan, đơn vị giữ nên hầu hết thành phần tài liệu trong hồ sơ hội nghị đã lập là chưa đầy đủ (thiếu biên bản), thậm chí có hồ sơ còn thiếu tài liệu chính, một số hồ sơ chất lượng chưa cao.
Thứ tư là hồ sơ vấn đề, vụ việc: Trách nhiệm lập hồ sơ vấn đề, vụ việc là của cán bộ, chuyên viên ở các đơn vị chức năng. Loại hồ sơ này được hình thành từ khi bắt đầu xử lý công việc cho đến khi vấn đề, vụ việc đó được giải quyết xong; khi lập loại hồ sơ này, đặc trưng chủ yếu được vận dụng là vấn đề, đồng thời kết hợp một số đặc trưng như thời gian, tác giả ban hành văn bản.
Ở Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam, tài liệu về các vấn đề, vụ việc được hình thành tương đối nhiều, chiếm một khối lượng lớn trong thành phần phông lưu trữ Trung ương Hội. Với chức năng tham mưu, giúp việc lãnh đạo Hội, tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của các ban chuyên trách cũng như các đơn vị chức năng của Hội hầu hết sẽ hình thành nên các hồ sơ vấn đề, chuyên đề. Trong quá trình thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao, đa phần cán bộ đã nắm được trách nhiệm là phải lập hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mình, một số ban như Ban Gia đình - Xã hội, Ban Tuyên giáo, Ban Quốc tế… và Văn phòng Trung ương Hội đã lập được hồ sơ công việc tương đối đầy đủ và cơ bản đáp ứng được yêu cầu quản lý, tra tìm tài liệu. Trong mỗi hồ sơ đã lập, thành phần tài liệu tương đối đầy đủ, cơ bản đã phản ánh được nội dung vấn đề, sự việc: gồm tài liệu chính và một số tài liệu có khác liên quan, viết tiêu đề hồ sơ…
Các hồ sơ vấn đề, chuyên đề đã được chuyên viên giải quyết công việc lập ở đơn vị mình chủ yếu là hồ sơ về thực hiện các dự án, thực hiện các nghị
quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng, các cơ quan ở trung ương hoặc một số hồ sơ thực hiện, giải quyết các vấn đề, chuyên đề trong thời gian tương đối ngắn (như các hội thi, các lớp bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ nữ,…)
Ví dụ: tại Ban Quốc tế, hồ sơ về “triển khai nghiên cứu, thực hiện Dự án xây dựng hệ thống quản lý, giám sát các chương trình dự án của Trung ương Hội và áp dụng vào hệ thống Hội” năm 2009 do tổ chức SIDA (Thuỵ Điển) tài trợ đã được lập và gồm một số tài liệu như: văn bản của Trung ương Hội, tờ trình của Ban Quốc tế, Ban Quản lý Dự án, các văn bản tại các lần hội thảo, các văn bản góp ý kiến của các ngành, các cấp có liên quan gửi xin ý kiến…
Đối với những đợt sơ kết, tổng kết việc thực hiện Nghị quyết, Chỉ thị của Trung ương tại Trung ương Hội, chúng tôi thấy để tiến hành tổng kết, lãnh đạo Hội phân công các nhóm biên tập, trong đó, phân công một chuyên viên làm thư ký. Thư ký của tổ biên tập có trách nhiệm thu thập tài liệu của các nơi gửi đến, tài liệu qua khảo sát thực tế... để làm cơ sở xây dựng nên báo cáo tổng kết. Sau khi hoàn thành báo cáo, cán bộ, chuyên viên làm nhiệm vụ thư ký bước đầu tập hợp, sắp xếp tài liệu liên quan đến việc tổng kết Nghị quyết, Chỉ thị của Trung ương để hình thành nên hồ sơ về công việc này.
Ở hầu hết các ban, báo cáo định kỳ của các Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh,
thành phố gửi đến liên quan đến nội dung, vấn đề do ban theo dõi đã được bảo
quản riêng trong một bìa hồ sơ.
Ví dụ:
Ở Ban Tuyên giáo, cán bộ của Ban đã hình thành “Tập báo cáo của các Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh, thành phố về tình hình tư tưởng phụ nữ các cấp. Năm 2011”
Ở Ban Quốc tế, hình thành “Tập báo cáo của các Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh, thành phố về công tác đối ngoại trong hệ thống Hội. Năm 2010”
Nhìn chung một khối lượng lớn tài liệu liên quan về một vấn đề, chuyên đề ở các ban của Trung ương Hội chưa được lập thành hồ sơ, tài liệu còn trong tình trạng tập, bó. Một số cán bộ, chuyên viên bước đầu đã chú ý lưu giữ, bảo quản tài liệu thành từng tập không theo đặc trưng nào hoặc một số cán bộ tập hợp văn bản theo cơ quan ban hành văn bản và tài liệu được bảo quản trong các cặp, tủ đựng tài liệu.
Thứ năm là hồ sơ cán bộ : Hồ sơ cán bộ là một tập văn bản có liên quan về một cá nhân cụ thể. Hồ sơ cán bộ gồm hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên. Hồ sơ cán bộ ở cơ quan Trung ương Hội do Ban Tổ chức lập và quản lý. Theo tìm hiểu của chúng tôi, công tác lập hồ sơ cán bộ được thực hiện tương đối tốt. Các cán bộ làm công tác tổ chức đã chú ý thực hiện việc lập hồ sơ đối với cán bộ Hội; thường xuyên cập nhật, bổ sung những tài liệu chứa đựng thông tin liên quan đến từng cán bộ vào hồ sơ (mỗi cán bộ lập một hồ sơ), như các quyết định liên quan đến cán bộ, hay bản kiểm điểm cá nhân hoặc những bản báo cáo kết quả công tác nước ngoài...
Hồ sơ cán bộ được lập từ khi cán bộ bắt đầu nhận công tác đến khi nghỉ hưu, tài liệu trong hồ sơ thường bao gồm các văn bản về tiếp nhận cán bộ, nâng lương, đề bạt, khen thưởng (kỷ luật nếu có), bản kiểm điểm cá nhân, nhận xét đánh giá, phân loại cán bộ hàng năm, quyết định cử đi học... Hồ sơ cán bộ giúp lãnh đạo nắm được quá trình công tác, đóng góp, rèn luyện, phấn đấu của từng cán bộ, công chức. Qua đó giúp cho công tác quản lý cán bộ ở cơ quan được chặt chẽ, sử dụng cán bộ đúng khả năng chuyên môn, công tác của họ.
Hồ sơ đảng viên gồm lý lịch đảng viên, các giấy tờ liên quan đến việc kết nạp đảng, công nhận đảng viên chính thức, quyết định khen thưởng, kỷ luật, giấy tờ chuyển sinh hoạt đảng (nếu có),…
Hồ sơ cán bộ được lập và được cập nhật tài liệu về cán bộ trong suốt quá trình công tác rất đầy đủ, kịp thời. Những hồ sơ này không phải giao nộp vào lưu
trữ cơ quan và do cán bộ phụ trách công tác tổ chức, cán bộ Hội quản lý.
