trọng và trách nhiệm phải lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam không những có ý nghĩa thực tiễn mà còn có ý nghĩa chính trị, phục vụ cho nghiên cứu lịch sử. Do vậy, lập hồ sơ và quản lý tốt hồ sơ hiện hành là trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên cơ quan Trung ương Hội.
Nếu như lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội và Văn phòng Trung ương Hội thấy rõ vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, cùng với những đề xuất, tham mưu chính xác, phù hợp của cán bộ văn thư, lưu trữ, thì văn bản nghiệp vụ ban hành ra sẽ được thực hiện nghiêm túc, công tác lập hồ sơ sẽ được quan tâm, đầu tư thích đáng, cán bộ trong cơ quan sẽ coi trọng công tác này.
Đối với mỗi cán bộ, chuyên viên, những người trực tiếp tham gia vào quá trình hình thành nên những hồ sơ, tài liệu thì những nhận thức, hiểu biết
về lập hồ sơ, về vai trò của hồ sơ hiện hành là một trong những nội dung cơ bản trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Trước hết và chủ yếu là mỗi cán bộ, viên chức ở các ban, đơn vị của cơ quan Trung ương Hội cần phải nhận thấy rõ tác dụng to lớn của việc lập hồ sơ hiện hành, coi đây là phương pháp làm việc khoa học và là trách nhiệm của mình trong việc hoàn thành tốt công việc hiện tại và sau này. Qua trao đổi thực tế chúng tôi nhận thấy, nhiều cán bộ ở một số ban còn xem việc lập hồ sơ hiện hành là trách nhiệm của cán bộ lưu trữ cơ quan, cuối năm hoặc khi nào không còn sử dụng đến tài liệu đó nữa thì họ đưa tài liệu, văn bản vào cặp ba dây và giao nộp vào lưu trữ của cơ quan. Hoặc có khi cán bộ được giao giải quyết công việc báo cáo là đã lập hồ sơ công việc nhưng thực chất là đưa những văn bản chính vào bìa sơ mi và nộp cho bộ phận lưu trữ, còn những văn bản, tài liệu có liên quan khác thì loại ra hoặc giữ lại ở cá nhân. Đây là những quan niệm sai lầm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả công tác của cơ quan và cần phải sớm được khắc phục.
Có nhiều hình thức để tuyên truyền, phổ biến và nâng cao nhận thức về công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ cho cán bộ, công chức của cơ quan, như :
- Quán triệt bằng văn bản về công tác lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội, Văn phòng Trung ương Hội gửi đến các ban, đơn vị trực thuộc hoặc phổ biến nội dung các văn bản đó tại các buổi giao ban của lãnh đạo Trung ương Hội và các ban, đơn vị.
- Phổ biến hoặc giới thiệu nội dung các văn bản liên quan đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại các kỳ họp, sơ kết, tổng kết, sinh hoạt chung của cơ quan.
- Tại các cuộc làm việc, trao đổi trực tiếp giữa cán bộ văn thư, lưu trữ và cán bộ của các ban, đơn vị về lập hồ sơ công việc.
- Tăng cường tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn riêng hoặc đưa nội dung về công tác văn thư trong đó có công tác lập hồ sơ hiện hành lồng ghép
với các lớp tập huấn về công tác hội của Trung ương Hội;
- Tổ chức cho cán bộ của cơ quan Trung ương Hội tham quan, học tập kinh nghiệm ở những cơ quan, đơn vị làm tốt công tác này…
Việc tuyên truyền để nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ cơ quan Trung ương Hội về vai trò và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành là nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ. Phòng Văn thư, lưu trữ và cán bộ văn thư, lưu trữ cần xác định đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, phải được tiến hành một cách thường xuyên; đồng thời để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì lãnh đạo và cán bộ, chuyên viên trong cơ quan, những người trực tiếp lập hồ sơ, cần nhận thức và hiểu rõ được rằng:
- Việc lập hồ sơ được thực hiện ngay từ khi vấn đề, sự việc bắt đầu được xử lý cho đến khi vấn đề đó được giải quyết xong thì hoàn tất việc lập hồ sơ công việc.
- Trong một hồ sơ, việc thu thập tài liệu có liên quan đến một sự việc, vấn đề phải được tiến hành thường xuyên, đầy đủ theo tiến trình diễn biến của sự việc và bao gồm tài liệu chính và các tài liệu có liên quan; những tài liệu đó là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính.
- Các tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự thời gian của sự việc. Cần lưu ý kiểm tra để đưa ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, hoặc những tài liệu, văn bản hết giá trị.
- Sau khi vấn đề, sự việc giải quyết xong, tài liệu phải được sắp xếp, hoàn chỉnh hồ sơ, đánh số trang và biên mục tài liệu trong hồ sơ, viết tiêu đề hồ sơ,…
Khi đã có sự nhìn nhận đúng về công tác này, lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội cần chỉ đạo bằng việc làm cụ thể, như là ban hành văn bản hướng dẫn, quy định theo đó là những chế tài phù hợp; đầu tư cơ sở vật chất, phương
tiện cần thiết cho công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: bìa hồ sơ in theo mẫu, các cặp đựng hồ sơ, tủ đựng hồ sơ cá nhân, máy tính có cài đặt những phần mềm phục vụ cho quản lý tài liệu và lập hồ sơ …
Tóm lại, trong quá trình công tác của mỗi người cán bộ, công chức đều hình thành nên tài liệu và những tài liệu đó là những công cụ, căn cứ, bằng chứng giải quyết công việc, giúp người cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nếu như cán bộ ở mỗi ban không nhận thức đúng đắn và thực hiện không tốt công tác lập hồ sơ công việc ở cá nhân thì sẽ dẫn đến việc tìm kiếm văn bản khó khăn, giải quyết công việc chậm, năng suất lao động thấp và ảnh hưởng đến thành tích của cá nhân, của tập thể ban, đơn vị.