vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Phụ nữ Việt Nam
Từ khi Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 có hiệu lực cho đến nay, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng chưa ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ đối với các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương. Có chăng nội dung này được nêu tại một số văn bản, như thông báo định kỳ hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ, kết luận hội nghị công tác văn thư, lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương hoặc là trong các văn bản chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội sau mỗi đợt kiểm tra, trao đổi nghiệp vụ của các đoàn công tác. Theo đó, Phòng Văn thư, lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã tham mưu cho lãnh đạo cơ quan ban hành văn bản nhằm cụ thể hoá các nội dung nghiệp vụ đó để kịp thời khắc phục những hạn chế trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
Năm 2000, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội đã ban hành Quy định về công tác lưu trữ (ban hành kèm theo Quyết định số 271/QĐ-ĐCT, ngày 03/10/2000), Quy định bao gồm 9 điều, trong đó 5 điều có nội dung đề cập đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
Ví dụ: Điều 2 của Quy định nêu "Những tài liệu, tư liệu, phim ảnh, ghi âm… sau khi đã giải quyết xong thì cán bộ công chức thuộc cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam phải lập thành hồ sơ theo hướng dẫn của bộ phận lưu trữ cơ quan và giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan do Văn phòng quản lý để phụcvụ tra cứu và sử dụng khi cần thiết." [23, tr.1]
Kèm theo Quy định này là Danh mục tài liệu lưu trữ ở các ban, đơn vị cần nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, bản Danh mục cũng định ra những loại hồ sơ, tài liệu chủ yếu mà các đơn vị, ban thuộc Trung ương Hội cần phải nộp lưu và thời hạn để nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Trung ương Hội.
Ví dụ: trong danh mục, Ban Quốc tế cần nộp lưu tài liệu:
- Tài liệu về công tác đối ngoại của Hội hàng năm và nhiệm kỳ (thời hạn nộp là sau 1 năm)
- Tài liệu về các đoàn ra của Hội và các đoàn vào của các tổ chức Quốc tế đến thăm, làm việc với Hội (thời hạn nộp lưu là sau 2 năm)
- Báo cáo, chương trình của các bộ phận công tác trong ban (thời hạn nộp lưu là sau 2 năm)…. [23, tr.6]
Năm 2000, cơ quan Trung ương Hội chưa ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư cũng như công tác lập hồ sơ hiện hành, nhưng trong bản Quy định về công tác lưu trữ này, một phần nội dung của công tác lập hồ sơ hiện hành đã được đề cập đến, kèm theo đó là bản danh mục tài liệu lưu trữ ở các ban, đơn vị cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Bản danh mục được xây dựng cụ thể đối với từng ban, bộ phận cần phải nộp lưu những dạng tài liệu
nào và thời hạn giao nộp được xác định rõ là 1 năm hoặc 2 năm. Tuy nhiên, để việc giao nộp tài liệu ở các ban, đơn vị vào lưu trữ đảm bảo được các yêu cầu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ thì bản danh mục này cần xác định rõ: tài liệu được thống kê trong bản danh mục khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải được lập hồ sơ hoàn chỉnh chứ không phải là những tài liệu rời lẻ như trong bản danh mục đã nêu.
Ngày 04-01-2009, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã ký ban hành Quyết định số 01/QĐ-ĐCT ban hành Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam. Bản Quy chế gồm 3 chương và 31 điều, trong đó dành 1 mục (Mục 3 của Chương 2, từ Điều 17 đến Điều 18) quy định về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, như bao gồm nội dung: Trách nhiệm lập hồ sơ, Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành, Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập, Các loại hồ sơ bộ phận văn thư cơ quan cần lập đầy đủ và quản lý chặt chẽ, Quản lý khai thác tài liệu tại văn thư cơ quan và việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan (trách nhiệm của các ban, đơn vị, cá nhân; thời hạn và thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan).
Ví dụ: quy định về trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành, tại Điều 17 có nêu:
“Lãnh đạo các ban, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Chánh văn phòng, lãnh đạo phòng Hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho Thường trực Đoàn Chủ tịch trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Tất cả cán bộ, công chức cơ quan phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ cơ quan.” [24, tr.8]
"Về thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan được quy định như sau:
- Hồ sơ, tài liệu hành chính: sau 1 năm từ khi công việc kết thúc
- Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học và nghiên cứu ứng dụng công nghệ: sau 1 năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức.
- Hồ sơ, tài liệu các công trình xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức.
- Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
- Tài liệu Đại hội được giao nộp ngay sau khi Đại hội kết thúc.
- Toàn bộ tài liệu đã giải quyết xong của các đồng chí lãnh đạo, các ban, cá nhân trong văn phòng, các ban tham mưu giúp việc được giao nộp vào lưu trữ cơ quan sau 1 năm kể từ khi công việc có liên quan đến tài liệu văn thư đã kết thúc.
- Tài liệu của các đơn vị cấp II trực thuộc cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan sau 5 năm kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ đơn vị (tương đương với 1 nhiệm kỳ Đại hội)." [24, tr.10]
Điều 19 của Quy chế đề cập đến thành phần tài liệu, biện pháp giao nộp hồ sơ, quản lý tài liệu của cá nhân, đơn vị giải thể,…
Có thể nhận thấy, lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội đã quan tâm đến việc ban hành văn bản để làm cơ sở hướng dẫn, thực hiện công tác lập hồ sơ tại cơ quan. Các nội dung, yêu cầu của công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cơ bản đã được đề cập đến trong bản Quy chế. Tuy nhiên, văn bản chưa nêu rõ được tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành đối với hoạt động của cơ quan Trung ương Hội, phục vụ đắc lực cho giải quyết công việc của mỗi cán bộ… Quy định về trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành chưa đầy đủ, chưa nêu rõ trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan đối với
công tác này, mới chỉ nêu trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị, cán bộ,… còn nội dung việc lập hồ sơ hiện hành chưa được đề cập cụ thể.
Ví dụ: Văn bản này đã hướng dẫn nội dung của lập hồ sơ:
“Mở hồ sơ: Hàng năm, căn cứ vào công việc được giao, mỗi cán bộ, viên chức mở sẵn một số bìa hồ sơ để quản lý văn bản “đi”, “đến” liên quan đến công việc cần giải quyết. Ngoài bì ghi tên công việc.
Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ
Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc đã giải quyết xong hoặc kết thúc một năm làm việc thì hồ sơ kết thúc. Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết tờ kết thúc và đóng hồ sơ” [24, tr.9] (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nội dung này cần được đề cập rõ hơn, như cách mở hồ sơ (chưa có danh mục hồ sơ) cần phải dựa vào các đặc trưng,… Sau khi thu thập tài liệu vào hồ sơ cần có hướng dẫn cách sắp xếp tài liệu trong hồ sơ dựa trên những đặc trưng nào, khi kết thúc hồ sơ cần thiết là phải đánh giá lại giá trị của tài liệu trong hồ sơ, hoàn chỉnh, bổ sung các văn bản trong hồ sơ,…
Ngoài việc ban hành các văn bản hướng dẫn, trong những năm gần đây, Văn phòng Trung ương Hội định kỳ hàng năm (thường là vào đầu quý 1 của năm) ban hành văn bản đôn đốc, nhắc nhở các ban, đơn vị trực thuộc Trung ương Hội lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Trong văn bản đó đã nêu rõ về thành phần, thời gian của tài liệu được nộp lưu, các yêu cầu đối với tài liệu khi giao nộp ("Tài liệu nộp lưu vào Kho Lưu trữ cơ quan phải sắp xếp, lập hồ sơ, lập mục lục thống kê đến từng tài liệu"), thủ tục khi giao nộp và những yêu cầu khi tiến hành huỷ tài liệu.
Hiện nay, lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội cũng đã quan tâm đến tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong đó có công tác lập hồ sơ hiện hành cho cán bộ ở các đơn vị của Trung ương Hội, đồng thời
Phòng Văn thư, lưu trữ đã có những đề xuất để cán bộ lưu trữ cơ quan trực tiếp đến các ban, đơn vị trao đổi, hướng dẫn cho các cán bộ, chuyên viên lập hồ sơ công việc; tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng về công tác lập hồ sơ. Trung bình mỗi năm cán bộ lưu trữ đến được từ 2 - 3 đơn vị để hướng dẫn, trao đổi những vướng mắc với cán bộ ở các đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ cũng như công tác lập hồ sơ hiện hành, như năm 2008, Văn phòng Trung ương Hội đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 2 đơn vị sự nghiệp, năm 2010 kiểm tra, hướng dẫn 2 ban. Năm 2005, Văn phòng Trung ương Hội đã tham mưu cho lãnh đạo Hội tổ chức 1 lớp tập huấn về lập hồ sơ, trong đó có 2 buổi lý thuyết và 2 buổi thực hành. Năm 2011, tổ chức lớp tập huấn chuyên đề lập hồ sơ công việc cho cán bộ các ban, đơn vị thuộc Trung ương Hội.
Bên cạnh đó, cơ quan Trung ương Hội cũng đã chú ý việc lồng ghép đưa nội dung trao đổi về công tác văn thư, lưu trữ tại các cuộc giao ban lãnh đạo, sinh hoạt chuyên đề của các ban chuyên trách. Năm 2009, Ban Gia đình xã hội đã tổ chức sinh hoạt chuyên đề của công đoàn trong đó có một nội dung thảo luận về lập hồ sơ công việc.
Qua khảo sát chúng tôi thấy, lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội đã quan tâm đến công tác lập hồ sơ hiện hành, thông qua việc ban hành văn bản hướng dẫn và chú ý đưa ra một số hình thức để nâng cao hiệu quả của công tác lập hồ sơ hiện hành tại cơ quan. Tuy nhiên, những văn bản hướng dẫn về công tác này còn mang tính quy định chung, chưa có những văn bản hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ; chưa nêu những khái niệm cụ thể về các loại hồ sơ như: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ vấn đề; thiếu chế tài đối với việc lập hồ sơ hiện hành,…; việc tập huấn, trao đổi, hướng dẫn lập hồ sơ còn chưa được duy trì thường xuyên và chưa đảm bảo đúng yêu cầu nghiệp vụ nên những hạn chế trong công tác lập hồ sơ hiện hành không được khắc phục kịp thời.
tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan Trung ương Hội là một trong những bất cập đã và đang ảnh hưởng trực tiếp đến thực tế lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.