Thực hiện nhiệm vụ của luận văn, chúng tôi đã kết hợp việc khảo sát, tìm hiểu tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung
ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam với việc trao đổi trực tiếp và đặt ra những câu hỏi cho cán bộ, chuyên viên ở một số ban và cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội. Cụ thể như:
* Đối với cán bộ ở một số ban, chúng tôi đặt ra một số vấn đề:
1) Những hiểu biết của cán bộ về hồ sơ, lập hồ sơ, các loại hồ sơ (hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc,…), ý nghĩa của những loại hồ sơ đó.
8/8 cán bộ hiểu hồ sơ, lập hồ sơ, hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và ý nghĩa của hồ sơ trong hoạt động thực tiễn hiện tại của cán bộ
2) Trách nhiệm lập hồ sơ vấn đề
- 3/10 cán bộ cho rằng: cán bộ ở các ban, đơn vị phải lập hoàn chỉnh hồ sơ vấn đề.
- 7/10 cán bộ cho rằng: cán bộ ở các ban, đơn vị đưa tài liệu vào bìa hồ sơ, cán bộ lưu trữ sẽ hoàn chỉnh hồ sơ.
3) Các bước lập hồ sơ công việc
- 2/7 cán bộ nắm được các bước lập hồ sơ, nhưng hiểu không đầy đủ về nội dung cụ thể của từng bước.
- 5/7 cán bộ không nắm được các bước lập hồ sơ.
4) Thời gian tiến hành lập hồ sơ
- 2/8 cán bộ lập hồ sơ từ khi bắt đầu hình thành tài liệu của hồ sơ đó. - 6/8 cán bộ lập hồ sơ khi công việc kết thúc.
5) Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- 7/10 cán bộ định kỳ hết 1 năm giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhưng không có mục lục thống kê tài liệu giao nộp vào lưu trữ.
- 3/10 cán bộ giao nộp tài liệu vào lưu trữ không theo định kỳ (1,5 năm, có khi là 2 hoặc 3 năm và không làm thủ tục giữ lại), không có mục lục thống kê tài liệu giao nộp vào lưu trữ.
6) Sự cần thiết ban hành bản hướng dẫn lập hồ sơ và danh mục hồ sơ
8/8 cán bộ cho rằng cần thiết ban hành bản hướng dẫn lập hồ sơ và danh mục hồ sơ.
7) Vai trò của cán bộ văn thư, lưu trữ
8/8 cán bộ cho rằng cán bộ văn thư, lưu trữ phải tích cực, chủ động và thường xuyên hướng dẫn việc lập hồ sơ.
* Đối với cán bộ văn thư, lưu trữ, chúng tôi đặt ra một số câu hỏi:
1) Vai trò của lãnh đạo cơ quan và các đơn vị
4/4 cán bộ cho rằng lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải nhận thức đúng và quan tâm, chỉ đạo kịp thời đến công tác này.
2) Sự cần thiết ban hành bản hướng dẫn lập hồ sơ và danh mục hồ sơ
4/4 cán bộ cho rằng cần sớm ban hành bản hướng dẫn lập hồ sơ và danh mục hồ sơ.
Từ những kết quả khảo sát trực tiếp cũng như trao đổi, đặt vấn đề với cán bộ của Trung ương Hội, chúng tôi thấy công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội có những ưu điểm và một số tồn tại như sau:
2.3.1. Ưu điểm:
Lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội và Văn phòng cơ quan Trung ương Hội đã quan tâm, chỉ đạo đến công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng. Bên cạnh đó, cán bộ văn thư lưu trữ bước đầu đã chú ý đến việc tham mưu, đề xuất với lãnh đạo ban hành văn bản, đưa ra một số biện pháp nhằm chấn chỉnh những hạn chế trong công tác lập hồ sơ công việc ở các ban, đơn vị của Trung ương Hội. Điều này được thể hiện rất rõ qua việc Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội đã ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong đó có công tác lập hồ sơ hiện hành …), hiện tại Văn phòng Trung ương Hội đang nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan,… Cán bộ văn thư, lưu trữ đã được quan tâm cử đi đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ.
Mặc dù chưa có văn bản riêng hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội nhưng trong các văn
bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, những nội dung của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đã đề cập đến trách nhiệm cán bộ là phải lập hồ sơ công việc, hướng dẫn nội dung cơ bản của công tác lập hồ sơ; các tài liệu, thời hạn, thủ tục giao nộp vào lưu trữ… Do vậy, đã giúp cho cán bộ, chuyên viên trong cơ quan thực hiện việc lập hồ sơ công việc được thuận lợi, đồng thời làm cơ sở để cán bộ văn thư, lưu trữ hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác này được thống nhất.
Lãnh đạo một số ban thuộc Trung ương Hội đã có sự nhìn nhận đúng
đắn về tầm quan trọng và sự cần thiết của công tác lập hồ sơ hiện hành. Nhận
thức và trách nhiệm của một số cán bộ ở các ban đối với công tác lập hồ sơ
hiện hành đã được nâng cao. Do vậy, việc lập hồ sơ công việc ở các cán bộ,
chuyên viên tại các ban bước đầu đã có sự chuyển biến tích cực. Theo đó, có
những hồ sơ được lập tương đối tốt, cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc
đặt ra, như tập lưu văn bản đi, hồ sơ các hội nghị do cán bộ văn thư lập, hồ sơ
cán bộ ở Ban Tổ chức, hoặc một số hồ sơ vấn đề, chuyên đề ở Ban Gia đình -
Xã hội, Ban Tuyên giáo…
