trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của đất nước, vai trò, vị trí của các tổ chức chính trị - xã hội nói chung và của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ nói riêng ngày càng được nâng cao. Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Trung ương Hội phản ánh một cách chân thực vai trò của Trung ương Hội trong việc giám sát hoạt động của các cơ quan Nhà nước, vận động phụ nữ thực hiện đúng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, tổ chức các phong trào cho phụ nữ nhằm phát triển kinh tế, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho hội viên,… Do vậy, tài liệu của Trung ương Hội ngày càng có giá trị cao và việc quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu là một yêu cầu được quan tâm, theo đó công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lại càng có ý nghĩa quan trọng:
Thứ nhất, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội được thực hiện tốt sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cũng như hoạt động nghiên cứu, tham mưu của cán bộ, công chức của Trung ương Hội.
Trong hoạt động lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo và trong công tác tham mưu, tổng hợp của cán bộ ở cơ quan Trung ương Hội, việc khai thác, nghiên cứu văn bản theo chuyên đề, vấn đề là thường xuyên và cần thiết. Trước khi đưa ra chủ trương, chính sách phù hợp, chính xác thì lãnh đạo cũng như bộ phận tham mưu, giúp việc đều cần tra tìm tất cả tài liệu có liên quan đến vấn đề đó. Do vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan được lập hồ sơ đầy đủ, khoa học sẽ đáp ứng cho các yêu cầu khai thác tài liệu được nhanh chóng, chính xác; là căn cứ quan trọng để lãnh đạo ra quyết định đúng đắn; tạo điều kiện cho bộ phận tham mưu, giải quyết công
việc được kịp thời, các ý kiến đề xuất có đầy đủ chứng cứ và có tính thuyết phục cao.
Hơn nữa, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo Trung ương Hội theo dõi, đánh giá được kết quả công việc của các đơn vị; đồng thời tạo cho cán bộ tác phong làm việc khoa học, chuyên nghiệp, nâng cao ý thức giữ gìn, bảo vệ an toàn tài liệu và tiết kiệm thời gian, vật chất; tạo không gian, môi trường làm việc thoải mái, ngăn nắp; góp phần tích cực vào việc cải cách hành chính của cơ quan Trung ương Hội.
Thứ hai, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội sẽ giúp cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông tin của tài liệu.
Trong quá trình hoạt động, Trung ương Hội đã hình thành một khối lượng tài liệu và những tài liệu đó là phân tán, rời lẻ nhưng giữa các văn bản có mối liên hệ với nhau. Nếu như các tài liệu, văn bản đó không được sắp xếp, tập trung quản lý, hay nói cách khác là không được lập hồ sơ thì sau một thời gian sẽ bị hư hỏng, có khi là thất lạc, mất mát. Hơn nữa, trong một khối lượng lớn tài liệu tích đống, bó gói, việc tìm những tài liệu liên quan với nhau về một vấn đề, chuyên đề, một sự việc là rất khó khăn, mất thời gian, thông thường sẽ không khai thác hết được tài liệu có liên quan, thậm chí là không thấy được văn bản chính của vấn đề đó.
Khi lập hồ sơ về một vấn đề, cán bộ ở các ban được giao giải quyết công việc thu thập đầy đủ tài liệu liên quan đến vấn đề đó vào hồ sơ và đồng nghĩa với việc tài liệu của cơ quan sẽ được quản lý trong hồ sơ (đơn vị bảo quản), tài liệu được sắp xếp theo một trật tự, được đánh số trang, biên mục đầy đủ... Do vậy, tài liệu sẽ được quản lý chặt chẽ, việc khai thác, sử dụng tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác. Điều này cũng bảo đảm cho thông tin của những tài liệu quan trọng không bị lộ bí mật vì tài liệu thuộc hồ
sơ về vấn đề sẽ do cán bộ văn thư, cán bộ phụ trách lập, bảo quản, chủ động quản lý tài liệu.
Thứ ba, lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư của cơ quan Trung ương Hội sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của việc lập hồ sơ và chất lượng của hồ sơ.
Ở cơ quan Trung ương Hội, bộ phận văn thư được giao nhiệm vụ quản lý văn bản của cơ quan, là đầu mối tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, theo dõi và nắm rõ quá trình, kết quả giải quyết công việc của cơ quan. Cán bộ được phân công trực tiếp xử lý văn bản hay giải quyết công việc là người am hiểu nội dung công việc đó hơn cả, hiểu rõ được quy trình và ý nghĩa của việc hình thành tài liệu; cùng với sự hỗ trợ về nghiệp vụ lập hồ sơ của cán bộ văn thư, lưu trữ, họ sẽ hiểu được phương pháp khoa học, hiệu quả để có thể giữ mối liên hệ giữa các văn bản với nhau, đánh giá chính xác giá trị bảo quản, sử dụng của tài liệu. Qua đó, nâng cao hiệu quả của công tác lập hồ sơ, hồ sơ được lập đảm bảo chất lượng, phản ánh một cách chân thực và đầy đủ, trọn vẹn về một sự việc, vấn đề.
Hồ sơ không được lập ở giai đoạn văn thư thì khi tài liệu giao nộp vào lưu trữ, cán bộ lưu trữ phải thực hiện công việc này. Tuy nhiên, cán bộ lưu trữ không trực tiếp giải quyết công việc, không nắm được diễn biến sự việc và sự hình thành tài liệu nên không thể lập hồ sơ chính xác. Thậm chí, nhiều trường hợp cán bộ lưu trữ đã xé lẻ các văn bản có quan hệ chặt chẽ với nhau trong hồ sơ, làm phá vỡ mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ sơ, do vậy sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của hồ sơ, việc khai thác, sử dụng tài liệu sẽ không đạt hiệu quả cao.
Thứ tư, hồ sơ được lập tốt ở giai đoạn văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của công tác lưu trữở cơ quan Trung ương Hội
Nhiệm vụ chủ yếu của công tác lưu trữ ở cơ quan là quản lý và tổ chức khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ, trong đó thực hiện một số công việc như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác tài liệu... Nếu
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan sau khi giải quyết xong không được lập hồ sơ đầy đủ, không được xác định giá trị tài liệu, tài liệu tập trung vào bộ phận lưu trữ còn trong tình trạng đống, gói thì cán bộ lưu trữ phải dành thời gian để tiến hành lập hồ sơ, tài liệu. Vì vậy, nghiệp vụ chính của cán bộ lưu trữ bị thay đổi, cán bộ lưu trữ mất nhiều thời gian để lập hồ sơ, tài liệu nên việc đầu tư thời gian, công sức cho thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu… bị ảnh hưởng.
Thực tế hiện nay ở Trung ương Hội hầu hết cán bộ chưa thực hiện lập hồ sơ ở cá nhân. Do đó, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan còn trong tình trạng bó gói và cùng với thời gian số lượng tài liệu sẽ ngày một tăng lên, chất đống trong kho lưu trữ, không quản lý và tra tìm được. Hệ quả là cơ quan phải dành ra một khoản kinh phí, thời gian cũng như công sức của cán bộ văn thư, lưu trữ để phân loại, chỉnh lý tài liệu tồn đọng đó mà chất lượng hồ sơ không cao nên đã có ảnh hưởng đến việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Có thể khẳng định rằng, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội là quan trọng đối với công tác lưu trữ, nó có ý nghĩa quyết định đến chất lượng hồ sơ, ảnh hưởng đến công tác bảo quản, thống kê, phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Lập hồ sơ hiện hành vừa khâu nghiệp vụ cuối cùng của công tác văn thư, phản ánh chất lượng hoạt động của công tác văn thư, đồng thời là sự bắt đầu của công tác lưu trữ. Do đó, để hoàn thành được nhiệm vụ chính trị được giao, bộ phận văn thư và lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội cần có sự phối hợp với nhau chặt chẽ trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong đó của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Tóm lại, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là một nhiệm vụ rất quan trọng. Nếu làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ giúp cho cơ quan nâng cao được chất lượng, hiệu suất công tác và góp phần giữ gìn bí mật tài liệu của Trung ương Hội. Hơn nữa, làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ hiện hành sẽ có tác động tích cực đến việc đổi mới phương thức, lề lối làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư, lưu trữ.