Bên cạnh văn bản hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành, cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam cũng cần sớm nghiên cứu xây dựng, ban
hành danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Trung ương Hội. Vì danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản tài liệu là công cụ chủ yếu giúp cho việc quản lý tài liệu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ được nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả.
Hiện nay, cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam chưa xây dựng danh mục hồ sơ, những hồ sơ đã được lập ở giai đoạn văn thư chủ yếu dựa trên thực tế công việc của mỗi ban, mỗi cán bộ. Do vậy, việc lập hồ sơ ở các ban, đơn vị mang tính thụ động, không dự kiến trước được những loại hồ sơ mà mỗi ban, mỗi chuyên viên cần lập trong một năm. Nếu như danh mục hồ sơ được lập hàng năm, cán bộ, chuyên viên ở các ban, đơn vị của cơ quan sẽ thuận lợi hơn trong việc lập hồ sơ công việc được phân công cũng như theo dõi, giải quyết công việc được đầy đủ, chính xác hơn. Cơ quan Trung ương Hội sẽ chủ động chuẩn bị các cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lập hồ sơ như cặp, ghim, bìa hồ sơ…
Để bản danh mục hồ sơ của Trung ương Hội ban hành ra phù hợp với thực tiễn, cán bộ, chuyên viên trong cơ quan dễ thực hiện thì việc xây dựng danh mục phải do Phòng Văn thư, lưu trữ mà trực tiếp là cán bộ văn thư, lưu trữ nghiên cứu, xây dựng, đồng thời có sự tham gia, góp ý kiến của các cán bộ, chuyên viên trực tiếp giải quyết công việc ở mỗi ban, đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ là những người có nghiệp vụ về xây dựng danh mục hồ sơ, hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của các ban trực thuộc nên trực tiếp dự thảo bản danh mục hồ sơ hàng năm là phù hợp. Cuối mỗi năm, cán bộ văn thư, lưu trữ gửi tới các cán bộ, chuyên viên, những người hiểu rõ về nội dung và quá trình hình thành tài liệu, đồng thời là những người trực tiếp lập hồ sơ công việc, để xin ý kiến vào bản danh mục hồ sơ dự kiến cho năm sắp tới. Trên cơ sở các ý kiến góp ý của các ban, đơn vị, cán bộ văn thư, lưu trữ sẽ tiếp thu, hoàn chỉnh để trình lãnh đạo cơ quan xem xét, ban hành và
Phòng Văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các ban thực hiện nghiêm túc bản danh mục này.
Trên cơ sở vận dụng lý luận và thực tiễn tình hình tài liệu của cơ quan, danh mục hồ sơ ở cơ quan Trung ương Hội phải đảm bảo yêu cầu:
- Thống kê những loại hồ sơ chính của mỗi ban hình thành trong năm và dự kiến những hồ sơ công việc phát sinh.
- Xác định tiêu đề hồ sơ đầy đủ và rõ ràng.
- Định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chính xác dựa trên lý luận và thực tiễn sử dụng tài liệu tại cơ quan Trung ương Hội.
- Quy định người chịu trách nhiệm lập hồ sơ.
Như đã trình bày ở trên, cơ quan Trung ương Hội đã ban hành Quy chế công tác lưu trữ và kèm theo là bản danh mục tài liệu các ban cần phải nộp vào kho lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, việc xây dựng bản danh mục này chưa được chính xác, cụ thể và khoa học. Do vậy, danh mục hồ sơ của cơ quan được ban hành sẽ tạo thuận lợi cho giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và có thể khắc phục được những hạn chế của bản danh mục đã ban hành.
Việc ban hành xây dựng danh mục hồ sơ là việc cần thiết và nên làm ngay hiện nay ở cơ quan Trung ương Hội Phụ nữ. Văn bản này giúp cho cán bộ, chuyên viên các đơn vị lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ thuộc phạm vi cá nhân giải quyết được chủ động, chính xác, dễ dàng, đồng thời sẽ là công cụ quan trọng để quản lý, thống kê tài liệu, hồ sơ và là căn cứ để lãnh đạo và cán bộ văn thư, lưu trữ của Trung ương Hội kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công tác này của mỗi cán bộ, chuyên viên trong cơ quan.
