Hình 2.2 Tiến trình đào tạo
2.3.2.1 Xác định nhu cầu đào tạo
Đào tạo nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc cho nhân viên trong tổ chức. Nhà lãnh đạo cần tìm ra nguyên nhân dẫn đến năng suất thấp và những nguyên nhân đó thƣờng là: năng lực của nhân viên kém, không có hệ thống kích thích nhân viên, cách thức tổ chức kém hiệu quả, nhân viên chƣa nắm đƣợc những yêu cầu, tiêu chuẩn trong công việc... Khi nhân viên không có đủ những kỹ năng, yêu cầu cẩn thiết để đáp ứng công việc, khi đó họ cần đƣợc đào tạo. Để xác định nhu cầu đào tạo cần thực hiện các nghiêm cứu:
Phân tích doanh nghiệp: đánh giá chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, nhân viên và môi trƣờng tổ chức.
Phân tích tổ chức: là việc phân tích năng suất, chất lƣợng thực hiện công việc, chi phí lao động, vắng mặt, tỉ lệ thuyên chuyển, kỹ luật lao động, tai nạn.... Doanh nghiệp cần xác định các vị trí sẽ trống trong tƣơng lai để có sự chuẩn bị đội ngũ thay thế.
Phân tích tác nghiệp: xác định tiêu chuẩn, kỹ năng cần thiết cho nhân viên để hoàn thành tốt nhiệm vụ, công việc của mình, có sự định hƣớng rõ ràng cho nhân viên.
Phân tích nhân viên: phân tích năng lực và các đặc tính cá nhân của nhân viên nhằm xác định ai là ngƣời cần thiết đƣợc đào tạo và những kỹ năng, kiến thức, quan điểm nào cần đƣợc lĩnh hội hay chú trọng trong quá trình đào tạo, phát triển.
Ngoài ra, các nhà quản trị còn xác định nhu cầu đào tạo nhân viên thông qua việc thảo luận, trao đổi với các vị lãnh đạo và nhóm nhân viên đang thực hiện công việc; quan sát tình hình thực tế trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên, thực hiện trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm biết đƣợc kiến thức và sự hiểu biết của nhân viên; phân tích kết quả đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc.
Phân tích nhu cầu đào tạo
Đánh giá hiệu quả đào tạo
Thực hiện chƣơng trình đào tạo Hoạch định và xây dựng chƣơng trình đào tạo
2.3.2.2 Thực hiện chương trình đào tạo - phương pháp đào tạo
Xác định nội dung, chƣơng trình và phƣơng pháp đào tạo là bƣớc tiếp theo của việc xác định nhu cầu đào tạo. Sau đây là một số phƣơng pháp đào tạo phổ biến:
Đào tạo tại nơi làm việc
Là hình thức đào tạo học viên trong quá trình làm việc. Tất cả nhân viên trong doanh nghiệp từ cao nhất đến thấp nhất đều có thể rút ra kinh nghiệm để thực hiện công việc ngày càng tốt hơn. Kèm cặp tại chổ là một trong quá trình thực hiện công việc, nhân viên sẽ quan sát, ghi chép và thực hiện theo sự hƣớng dẫn của ngƣời hƣớng dẫn. Luân phiên thay đổi công việc là học viên đƣợc luân chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, thực hiện những công việc hoàn toàn khác nhau, từ bộ phận này sang bộ phận khác nên nội dung và phƣơng pháp thực hiện cũng khác nhau.
Đào tạo ngoài nơi làm việc
Phương pháp nghiên cứu tình huống. Học viên đƣợc trao bảng mô tả các tình huống về các vấn đề tổ chức, quản lý đã từng xảy ra trong doanh nghiệp hoặc những trƣờng hợp tƣơng tự. Mỗi học viên sẽ phải tự phân tích tình huống, trình bày suy nghĩ và cách giải quyết rồi sau đó trình bày với nhóm, thông qua đó các học viên sẽ học hỏi đƣợc nhiều cách tiếp cận vấn đề, quan điểm và cách giải quyết khác nhau. Phƣơng pháp này thu hút đƣợc mọi ngƣời tham gia, bàn bạc và đƣa ra nhiều quan điểm khác nhau, giúp học viên làm quen với cách phân tích và giải quyết vấn đề một cách độc lập.
Trò chơi quản trị. Học viên đƣợc chia ra thành những nhóm nhỏ, đóng vai thành các thành viên của công ty đối thủ và đang cạnh tranh gay gắt với nhau. Mỗi doanh nghiệp sẽ phải bàn bạc, thảo luận và đƣa ra mục tiêu, chiến lƣợc và hƣớng giải quyết cho công ty mình nhằm đạt đƣợc mục tiêu.
Phương pháp hội thảo. Tổ chức những cuộc hội thảo nhằm nâng cao khả năng lãnh đạo, khả năng giao tiếp, khả năng kích thích, động viên nhân viên, khả năng quyết định. Đề tài của các cuộc hội thảo thƣờng là: quản trị học, quản trị nguồn nhân lực, tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo, quản trị marketing, quản trị dự án, quản trị kinh doanh quốc tế.
Chương trình liên hệ với các trường đại học. Trƣờng đại học có thể cung cấp những chƣơng trình nâng cao năng lực quản trị nhƣ: đào tạo về kỹ năng lãnh đạo, các khóa học ngắn hạn nhằm cung cấp những kiến thức về tài chính, kế toán, quản trị văn phòng, lễ tân, các khóa học nâng cao trình độ ngoại ngữ,...
Phương pháp nhập vai. Là tạo ra tình huống giống nhƣ thật và yêu cầu nhân viên phải đóng vai một nhân vật nào đó để xử lý tình huống.
Phương pháp huấn luyện theo mô hình mẫu. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc sử dụng để:
Huấn luyện cho các quản trị gia cấp dƣới cách thức điều khiển, quản lý nhân viên.
Huấn luyện cho các quản trị gia cấp trung về cách thức thực hiện các giao tiếp, sửa đổi các thói quen xấu trong công việc.
Huấn luyện cho nhân viên và các nhà lãnh đạo trực tiếp của họ cách thức trình bày khó khăn, thiết lập mối quan hệ tin tƣởng song phƣơng,...
2.3.2.3 Đánh giá hiệu quả đào tạo
Hiệu quả chƣơng trình đào tạo thƣờng đƣợc đánh giá qua hai giai đoạn: Giai đoạn 1: học viên tiếp thu, học hỏi đƣợc gì sau khóa đào tạo?
Giai doạn 2: học viên áp dụng các kiến thức kỹ năng đã học hỏi đƣợc vào thực tế để thực hiện công việc nhƣ thế nào?
Có 3 cách đánh giá chủ yếu
Cách 1:Phân tích thực nghiệm.
Chọn hai nhóm thực nghiệm, ghi lại kết quả thực hiện công việc của mỗi nhóm lúc trƣớc khi áp dụng chƣơng trình đào tạo. Chọn một nhóm tham gia vào quá trình đào tạo, còn nhóm kia vẫn thực hiện bình thƣờng. Sau thời gian đào tạo, ghi lại kết quả thực hiện công việc cả về số lƣợng và chất lƣợng công việc giữa hai nhóm: nhóm đã đƣợc đào tạo và nhóm không đƣợc đào tạo. Phân tích so sánh kết quả thực hiện công việc giữa hai nhóm chi phí đào tạo sẽ cho phép xác định mức độ hiệu quả của chƣơng trình đào tạo.
Cách 2: Đánh giá những thay đổi của học viên
Công tác đánh giá dựa vào các tiêu thức:
Phản ứng.Đánh giá phản ứng của học viên đối với chƣơng trình đào tạo về sự ham thích, sự phù hợp giữa nội dung chƣơng trình và công việc thực tế, sự hài lòng về chi phí học tâp, chi phí thời gian.
Học thuộc. Mức độ nắm vững và khả năng nhớ bài của học viên về các nguyên tắc, kỹ năng, yêu cầu khóa học.
Hành vi thay đổi. Sự thay đổi của nhân viên sau khóa học.
Mục tiêu. Đây là vấn đề quan trọng nhất, đánh giá xem học viên có đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra hay không. Mặc dù học viên có ƣu thích khóa học và nắm vững hơn các vấn đề về lý thuyết, kỹ năng theo yêu cầu, có thay đổi hành vi trong thực hiện công việc nhƣng cuối cùng vẫn không đạt đƣợc mục tiêu của đào tạo, năng suất chất lƣợng tại nơi làm việc không tăng thì đào tạo vẫn không đạt hiệu quả.
Cách 3:Đánh giá định lƣợng hiệu quả đào tạo
Đào tạo cũng là một hình thức đầu tƣ, do đó khi thực hiện các chƣơng trình đào tạo, các doanh nghiệp nên có dự tính đánh giá hiệu quả đào tạo về
mặt định lƣợng thông qua việc so sánh, phân tích tổng chi phí và tổng lợi ích do đào tạo mang lại. Chi phí vật chất trong đào tạo bao gồm:
- Chi phí cho các phƣơng tiện vật chất, kỹ thuật cơ bản nhƣ xây dựng
công trƣờng, trang bị kỹ thuật, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài liệu phục vụ cho việc giảng dạy.
- Chi phí cho giảng viên, đội ngũ quản lý.
- Tiền lƣơng cho nhân viên trong thời gian đi học.
- Chi phí cơ hội. Phần thời gian công sức và chi phí tài chính cho công
tác đào tạo so với việc đầu tƣ vào công việc, dự án khác.