CV cú vai giao tiếp là cấp trờn cú vai giao tiếp là cấp dướ
b) Về đặc điểm sử dụng ngụn ngữ:
2.2.2.2. Mụ hỡnh 2: Cấu trỳc cụng văn cú phần dẫn
Cú 30 cụng văn mời họp thuộc loại mụ hỡnh cấu trỳc này. Tuy cú cựng một mụ hỡnh nhưng cỏch thức trỡnh bày giữa cỏc cụng văn khụng hoàn toàn giống nhau. Giữa chỳng cú sự khỏc nhau, cụ thể như sau:
a) Về cấu trỳc hỡnh thức:
Thứ nhất, trong phần 1 (lý do mời họp), người tạo lập văn bản đưa ra những thụng tin sau: Cú 7/30 cụng văn đưa ra căn cứ ban hành cụng văn rồi mới đưa ra lý mời họp như trong cỏc cụng văn: số 77/GM-BQLDA ngày 20/2/2008 của Ban QLDA Giao thụng Sơn La, số 184/TV2 ngày 14/4/2008 của Cụng ty CP Tư vấn xõy dựng cụng trỡnh giao thụng 2, số 200/GM-GPMB ngày 29/4/2008 của Ban QLDA Sơn La... Cú 23/30 cụng văn cụng văn thuộc loại này chỉ đưa ra lý do mời họp mà khụng đưa ra những căn cứ ban hành văn bản.
- Cỏc căn cứ được đưa ra trong cỏc cụng văn này thường là cỏc Thụng tư, Nghị định, Quyết định phờ duyệt hay hợp đồng kinh tế...
- Cỏc lý do được đưa ra thường là những lý do:
+ Tỡnh hỡnh triển khai dự ỏn cú chiều hướng khụng thuận lợi + Đảm bảo tiến độ dự ỏn
+ Theo yờu cầu từ phớa chủ đầu tư hoặc từ phớa cơ quan cấp cao hơn... + Để cú cơ sở triển khai cỏc bước tiếp theo của dự ỏn.
....
Thứ hai, cú 23/30 cụng văn thuộc loại này là cụng văn mời họp tại hiện trường để giải quyết một vấn đề kỹ thuật. Thụng thường khi cú vấn đề về kỹ thuật người ta thường mời đi kiểm tra hiện trường để xử lý vấn đề kỹ thuật đú. Và 7/30 cụng văn cũn lại là cụng văn mời họp về một vấn đề cụ thể. Cỏi khỏc nhau của hai loại cụng văn này là ở chỗ:
- Đối với 23/30 cụng văn mời họp tại hiện trường:
+ Đa số cỏc cụng văn khụng đưa ra căn cứ ban hành văn bản (22/23 cụng văn)
+ Tập trung chủ yếu vào việc trỡnh bày lý do cú cuộc họp này.
+ Cỏc thụng số liờn quan đến cuộc họp chủ yếu là: thành phần, thời gian và địa điểm. Cũn thụng số nội dung thường được đưa liền vào phần trỡnh bày lý do.
- Đối với 7/30 cụng văn cũn lại:
+ Đa số cỏc cụng văn đưa ra căn cứ ban hành văn bản (6/7 cụng văn) + Lý do cuộc họp thường là để cú cơ sở để làm một việc cụ thể, cuộc họp này được tổ chức để bàn về những vấn đề đú.
+ Cỏc thụng số liờn quan đến cuộc họp được đưa ra cụ thể thành từng mục: thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung và chủ trỡ.
Thứ ba, cú 3/30 văn bản đưa phần kớnh gửi/ kớnh mời (tờn đơn vị tiếp nhận văn bản) vào phần lời mời và coi đú là thụng số thành phần tham dự. Như vậy, ranh giới giữa cỏc phần khỏc nhau trong phần nội dung của những cụng văn này bị mất đi.
Vớ dụ:
“ Ban QLDA giao thụng Sơn La kớnh mời:
Đại diện: - Hội đồng đền bự GPMB huyện Phự Yờn
- Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất - Sở TNMT - Cụng ty cổ phần Tư vấn xõy dựng giao thụng 8
Tới hiện trường cụng trỡnh để nhận bàn giao hệ thống cọc mốc trờn tuyến, hồ sơ và tài liệu liờn quan đến quỏ trỡnh đo đạc, đền bự giải phúng mặt bằng (hồ sơ thiết kế cắm cọc, hồ sơ thiết kế kỹ thuật và cỏc tài liệu khỏc cú liờn quan) của dự ỏn cải tạo nõng cấp QL37 đoạn Lũng Lụ - Mường Cơi.
Thời gian: 9h 00. Thứ 3 ngày 06 thỏng 6 năm 2008
Địa điểm: Tại văn phũng Uỷ ban nhõn dõn huyện Phự Yờn để đi hiện trường tổ chức bàn giao
Đõy là buổi bàn giao rất quan trọng, đề nghị đại diện đơn vị tham gia đỳng thời gian và địa điểm đó nờu.”
(Giấy mời số 200/GM-GPMB ngày 29/4/2008 của Ban QLDA Sơn La) Đõy chớnh là một biểu hiện của dấu ấn cỏ nhõn rừ rệt. Bởi thụng thường, một văn bản bao giờ cũng phải cú đơn vị tiếp nhận văn bản. Nhưng trong trường hợp này, đơn vị tiếp nhận văn bản được coi như một thụng số của cuộc họp (thành phần tham dự).
Thứ tư, trong 8/30 cụng văn, phớa dưới tờn cụng văn cú trớch yếu luụn nội dung của cuộc họp.
Vớ dụ 1:
GIẤY MỜI
Về việc giao nhận cọc GPMB và Hồ sơ GPMB
Dự ỏn: Cải tạo, nõng cấp QL37 đoạn Lũng Lụ - Mường Cơi Tỉnh Sơn La
(Giấy mời số 200/GM-GPMB ngày 29/4/2008 của Ban QLDA Sơn La) Vớ dụ 2:
GIẤY MỜI
Về việc đi hiện trường và nghiệm thu cụng tỏc khảo sỏt
Dự ỏn: Cải tạo, nõng cấp QL37, Km356-Km365 (Lũng Lụ - Mường Cơi) Tiểu dự ỏn II: Đoạn trỏnh sụt đốo Lũng Lụ Km355+619-Km365 tỉnh Sơn La
(Giấy mời số 77/GM-BQLDA ngày 20/02/2008 của Ban QLDA Sơn La) Qua phõn tớch những điểm khỏc nhau về cấu trỳc hỡnh thức nờu trờn, chỳng tụi cú một số nhận xột về loại cụng văn này:
Đõy là loại cụng văn mang tớnh khuụn mẫu rừ rệt nờn khụng thể dựa vào đặc điểm ngụn ngữ để chỉ ra vị thế giao tiếp của những người tham gia giao tiếp. Đặc điểm này thể hiện ở chỗ: như chỳng tụi đó trỡnh bày ở mục 2.1, chớnh vị thế giao tiếp đó khiến cho ngụn ngữ sử dụng trong mỗi cụng văn khỏc nhau. Trong cụng văn mời họp, ngụn ngữ sử dụng của cỏc vai giao tiếp cú vị thế giao tiếp khỏc nhau khụng cú sự khỏc biệt.
Dự cỏch thức trỡnh bày như thế nào, vẫn phải đảm bảo tớnh liờn kết về mặt nội dung giữa cỏc phần trong văn bản. Hay núi cỏch khỏc, phải cú sự
thống nhất về đề tài và chủ đề giữa cỏc phần khỏc nhau trong phần nội dung của cụng văn.
Khỏc với cấu trỳc những cụng văn thuộc mụ hỡnh 1: lời mời --> cỏc thụng số liờn quan đến cuộc họp, cỏc cụng văn thuộc loại mụ hỡnh này cú cấu trỳc:
Phần 1: đưa ra cỏc căn cứ, lý do Phần 2: lời mời
Phần 3: thụng số của cuộc họp Phần 4: yờu cầu chuẩn bị tài liệu
Cỏc phần này cú mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong đú:
Phần 1: cơ sở phỏp lý và cơ sở thực tiễn để đi tới tổ chức cuộc họp --> Phần 2: mời
--> Phần 3: đưa ra thụng số cuộc họp
Như vậy, cú thể thấy cỏc phần này được sắp xếp theo trật tự: phần này là nguyờn nhõn dẫn đến phần kia. Vỡ cú lý do nào đú nờn phải mời họp. Vỡ mời họp nờn phải đưa ra những thụng tin liờn quan đến cuộc họp cho người được mời họp biết. Riờng phần 4 (yờu cầu chuẩn bị tài liệu) khụng phải là nội dung bắt buộc phải cú trong một cụng văn mời họp. Trong nhiều cụng văn, phần này chớnh là mục Ghi chỳ hay mục Chỳ ý. Do đú, nếu cụng văn mời họp cú phần 4 này thỡ yờu cầu chuẩn bị tài liệu đú được coi là một mệnh lệnh bắt buộc người tiếp nhận văn bản phải tuõn theo.
Xột về mặt liờn kết, trong cỏc cụng văn thuộc loại này, sự liờn kết về hỡnh thức cũng như nội dung được thể hiện rừ qua cỏc phương tiện liờn kết. Đú chớnh là cỏc phương tiện liờn kết như phộp lặp từ vựng, phộp thế đại từ, thế đồng nghĩa...Cú thể thấy được đặc điểm này qua phõn tớch vớ dụ cụ thể sau:
“Ban Quản lý dự ỏn 85 đó nhận được cụng văn số 21/TT-TVGS ngày 04/4/2008 của Tư vấn giỏm sỏt Dự ỏn cải tạo, nõng cấp đường nối từ cảng Vũng Áng đến biờn giới Việt Lào đoạn Vũng Áng – xúm Sung bỏo cỏo về
một số vấn đề kỹ thuật cũn tồn tại. Sau khi xem xột, để xử lý một số nội dung về mặt kỹ thuật mà Ta vấn giỏm sỏt đó đề xuất cũng như rà soỏt lại những vấn đề cũn tồn tại của Dự ỏn cải tạo, nõng cấp đường nối từ cảng Vũng Áng đến biờn giới Việt Lào đoạn Vũng Áng – xúm Sung, Ban Quản lý dự ỏn 85 kớnh mời cỏc đơn vị liờn quan tham gia đi kiểm tra và giải quyết tại hiện trường với thành phần sau:
- Ban Quản lý dự ỏn 85: Lónh đạo Ban, Phũng KHDA1, Ban điều hành dự ỏn.
- Nhà thầu: Trưởng liờn danh, Giỏm đốc cỏc đơn vị tham gia thi cụng, Trưởng ban điều hành
- Tư vấn giỏm sỏt: Trưởng TVGS - Tư vấn thiết kế:
+ Tổng Cụng ty TVTK GTVT: Chủ nhiệm tổng thể, cỏn bộ thiết kế, kỹ sư địa chất cụng trỡnh
+ Cụng ty TVTK GTVT8 và Cụng ty TVTK497
- Thời gian và địa điểm: 2 ngày (ngày 17 và 18/4/2008)
+ Ngày 17/4/2008: Bắt đầu từ 8h30, xuất phỏt tại Ban điều hành dự ỏn, thị trấn Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh đoàn đi kiểm tra hiện trường.
+ Ngày 18/4/2008: Bắt đầu từ 7h30, họp tại hội trường Ban Quản lý dự ỏn 85 - số 184 Nguyễn Sỹ Sỏch – TP Vinh - tỉnh Nghệ An.
Yờu cầu: Cỏc đơn vị tham gia nghiờn cứu và chuẩn bị bỏo cỏo phương ỏn đề xuất của mỡnh sau khi đi kiểm tra thực tế tại hiện trường.
Ban Quản lý dự ỏn 85 yờu cầu cỏc đơn vị tham gia đỳng thành phần và thời gian quy định (Nhà thầu chớnh thụng bỏo cho Giỏm đốc cỏc nhà thầu phụ cựng tham gia.)”
(Giấy mời họp số 360/BQL-KHDA1 ngày 08/4/2008 của Ban Quản lý dự ỏn 85)
Trong cụng văn này, người ban hành đó sử dụng nhiều phương thức liờn kết tạo ra tớnh liờn kết cho văn bản. Cụ thể là sử dụng cỏc phương thức
liờn kết sau:
- Phộp lặp từ vựng:
+ Lặp đủ: Ban Quản lý dự ỏn 85, Tư vấn giỏm sỏt, Dự ỏn cải tạo, nõng cấp đường nối từ cảng Vũng Áng đến biờn giới Việt Lào đoạn Vũng Áng – xúm Sung, Ban điều hành dự ỏn, cỏc đơn vị, thành phần, thời gian
+ Lặp thiếu: kiểm tra hiện trường - kiểm tra thực tế tại hiện trường - Phộp thế đồng nghĩa:
Cỏc đơn vị liờn quan thay thế cho: Ban Quản lý dự ỏn 85, Nhà thầu, Tư vấn giỏm sỏt, Tư vấn thiết kế.
Đoàn thay thế cho cỏc đơn vị liờn quan
- Phộp tuyến tớnh:
Cõu 1: sự kiện Tư vấn giỏm sỏt bỏo cỏo về một số tồn tại kỹ thuật của dự ỏn gắn với thời gian ngày 04/4/2008
Cõu 2: sự kiện mời đi kiểm tra hiện trường gắn với thời gian ngày 08/4/2008.
Như vậy, hai sự kiện này diễn ra theo thứ tự thời gian trước – sau. Do đú, nú cú tớnh liờn kết theo phộp tuyến tớnh.
b) Về đặc điểm sử dụng ngụn ngữ:
Cũng giống như cỏc cụng văn trong mụ hỡnh 1, người ban hành cụng văn cũng sử dụng những từ, ngữ thể hiện tớnh chất hỡnh thức, xó giao khụng thể hiện rừ vị thế giao tiếp của mỡnh là cấp trờn hay là cấp dưới. Tuy nhiờn, trong nhiều cụng văn, bờn cạnh việc sử dụng những từ ngữ mang tớnh chất hỡnh thức xó giao, người ban hành văn bản cũn ra đưa yờu cầu/ đề nghị mang tớnh mệnh lệnh mà người tiếp nhận văn bản khụng thể khụng tuõn theo. Chẳng hạn như:
“Đề nghị cụng ty chuẩn bị nội dung và tài liệu liờn quan (chiếu trờn màn hỡnh) bỏo cỏo và tham dự đỳng giờ”
(Giấy mời họp số 383/GM-ATĐ3-P7SB2 ngày 07/3/2008 của Ban QLDA Thuỷ điện 3).
“Ban quản lý dự ỏn 85 yờu cầu cỏc đơn vị tham gia đỳng thành phần và thời gian quy định”
(Giấy mời họp số 360/BQL-KHDA ngày 08/4/2008 của Ban QLDA 85) ....
Trong những cụng văn này, vị thế giao tiếp là cấp trờn của người ban hành văn bản được khẳng định rừ ràng.
2.2.3. Nhận xột
Qua phõn tớch, chỳng tụi cú một số nhận xột như sau:
Về mặt liờn kết, CVHC cú sự liờn kết chặt chẽ về mặt hỡnh thức. Tuy nhiờn mức độ sử dụng cỏc phương thức liờn kết khụng giống nhau. Cỏc phương thức liờn kết thường được sử dụng đan xen với nhau nhằm tạo ra tớnh liờn kết chặt chẽ giữa cỏc phỏt ngụn, cỏc đoạn trong CVHC. Cú thể thấy rừ điều này qua việc phõn tớnh một vớ dụ cụ thể:
“Hiện nay Cụng ty cổ phần thuỷ điện Thu Bồn đang tiến hành cỏc thủ tục thoả thuận hướng tuyến đường thi cụng và vận hành dự ỏn thủy điện Sụng Bung 2 với UBND và cỏc Sở, Ban ngành của tỉnh Quảng Nam theo qui định. Để cú tài liệu tiến hành thoả thuận hướng tuyến, Cụng ty cổ phần thuỷ điện Thu Bồn đề nghị Cụng ty lập mặt bằng hướng tuyến đường thi cụng và vận hành dự ỏn thủy điện Sụng Bung 2 (trờn mặt bằng thể hiện rừ cỏc vị trớ đầu nối, mặt bằng hướng tuyến in trờn khổ giấy A0 cú chữ ký và đúng dấu của lónh đạo Cụng ty) gửi cho Cụng ty cổ phần thuỷ điện Thu Bồn 12 bộ trước ngày 17/5/2008 để tiến hành thủ tục trờn và tham dự họp với UBND tỉnh Quảng Nam về việc thoả thuận hướng tuyến đường, thời gian dự họp sẽ thụng bỏo sau tới quớ cụng ty.
Với nội dung trờn, Cụng ty cổ phần thuỷ điện Thu Bồn đề nghị Cụng ty cổ phần tư vấn xõy dựng giao thụng 8 quan tõm thực hiện”
(Cụng văn số 92/CV-TBHC-7SB2 ngày 08/5/2008 của Cụng ty cổ phần thuỷ điện Thu Bồn)
Đõy là một cụng văn cú sử dụng kết hợp nhiều phương thức liờn kết khỏc nhau. Cụ thể, trong cụng văn này, cú cỏc phương thức liờn kết chủ yếu được sử dụng, đú là phộp lặp từ vựng, phộp tuyến tớnh và phộp thế đại từ.
- Phộp lặp từ vựng thể hiện ở cỏc lặp tố như: Cụng ty cổ phần thuỷ điện Thu Bồn, đường thi cụng và vận hành dự ỏn thủy điện Sụng Bung 2, UBND,
thoả thuận hướng tuyến...Trong phương thức này, cú cỏc loại: lặp hoàn toàn (Cụng ty cổ phần thuỷ điện Thu Bồn, đường thi cụng và vận hành dự ỏn thủy điện Sụng Bung 2), lặp bộ phận (Cụng ty - Cụng ty cổ phần tư vấn xõy dựng giao thụng 8), lặp chuyển loại (thoả thuận hướng tuyến -->việc thoả thuận hướng tuyến)
- Phộp tuyến tớnh: cỏc thụng tin được trỡnh bày theo quan hệ thứ tự thời gian. Do đú, nếu thay đổi trật tự cỏc phỏt ngụn sẽ khiến cho văn bản mất đi tớnh thống nhất về chủ đề. Như vậy, trong cụng văn loại này, người tạo lập văn bản đó sử dụng phộp tuyến tớnh theo quan hệ thời gian thuần tuý.
- Phộp thế đại từ: được thể hiện qua cỏc thế tố: “Thủ tục thoả thuận hướng tuyến” --> “thủ tục trờn”
“Với nội dung trờn,....”, thế tố “trờn” thay thế cho nội dung của tất cả đoạn văn văn phớa trờn phỏt ngụn chứa nú.
Qua thống kờ tư liệu, số lượng cỏc cụng văn khụng cú phần dẫn (khụng sử dụng căn cứ) được sử dụng ớt nhất ở cụng văn cú vai giao tiếp là cấp dưới (28 cụng văn chiếm 9,33%) và được sử dụng nhiều nhất ở cụng văn cú vai giao tiếp là cấp trờn (69 cụng văn chiếm 23%). Số liệu cụ thể như sau:
Bảng 2.2: Số lượng và tỷ lệ cỏc loại CVHC trong cỏc kiểu mụ hỡnh
Loại cụng văn Loại mụ hỡnh lượng Số Tỷ lệ Cụng văn khụng phõn biệt vị thế giao tiếp Mụ hỡnh khụng cú phần dẫn 60 20 Mụ hỡnh cú phần dẫn 12 4 Cụng văn cú phõn biệt vị thế giao tiếp Cụng văn cú vai giao tiếp là cấp trờn
Mụ hỡnh khụng cú phần dẫn 69 23 Mụ hỡnh cú phần dẫn 82 27,33 Cụng văn cú
vại giao tiếp là cấp dưới
Mụ hỡnh khụng cú phần dẫn 28 9,33 Mụ hỡnh cú phần dẫn 49 16,33 Số liệu trờn được thể hiện cụ thể trong cỏc biểu đồ sau:
82 49 49 12 69 28 60 0 20 40 60 80 100 120 140 160