CV cú vai giao tiếp là cấp trờn cú vai giao tiếp là cấp dướ
a) Về cấu trỳc hỡnh thức:
hỡnh cấu trỳc nờu trờn nhưng hỡnh thức thể hiện cũng khụng hoàn toàn giống nhau. Vớ dụ 1:
“ Ban quản lý dự ỏn thuỷ điện 3 trõn trọng kớnh mời quý cụng ty tham dự cuộc họp về Thiết kế cơ sở đường thi cụng và vận hành thủy điện Sụng Bung 2. Cụ thể như sau:
Thời gian:... Địa điểm:... Nội dung:... Thành phần:... Chủ trỡ:...
Đề nghị quý cụng ty chuẩn bị nội dung cuộc họp bằng chương trỡnh mỏy chiếu + cỏc tài liệu liờn quan và cử cỏn bộ thuyết minh giải trỡnh về đồ ỏn.
Trõn trọng kớnh mời!”
(Giấy mời họp số 4021/GM-ATĐ3-7SB2 ngày 25/9/2006 của Ban QLDA Thuỷ điện 3)
Vớ dụ 2:
“Ban Quản lý cỏc dự ỏn 18 trõn trọng kớnh mời lónh đạo Cụng ty cổ phần Tư vấn xõy dựng giao thụng 8 tới dự cuộc họp bàn biện phỏp đẩy mạnh tiến độ TKKT và thủ tục thanh toỏn Dự ỏn cải tạo, nõng cấp QL27 đoạn Km174-Km199+750. 1. Chủ trỡ cuộc họp:.. 2. Thành phần tham dự:... 3. Nội dung:... 4. Thời gian:... 5. Địa điểm:...
Rất mong sự cú mặt của quý vị để cuộc họp đạt kết quả tốt../.”
(Giấy mời họp số 630/PID2 ngày 18/3/2008 của Ban Quản lý cỏc dự ỏn 18) Nhỡn vào hai cụng văn này, rừ ràng cựng với mục đớch như nhau (mời họp) nhưng cỏch thức trỡnh bày lại khỏc nhau. Tất cả là do mục đớch và ý thức
chủ quan của người ban hành văn bản.
Thứ hai, cú 25/42 văn bản coi phần lời mời như là phần trỡnh bày đến những thụng số liờn quan đến cuộc họp mà khụng tỏch ra cụ thể thành từng mục riờng.
Vớ dụ:
“Bộ Giao thụng vận tải trõn trọng kớnh mời cỏc đơn vị cử lónh đạo và chuyờn viờn tham dự cuộc họp với đoàn chuyờn viờn của Bộ Cụng chớnh và Vận tải Lào để bàn về đơn giỏ và tổng mức đầu tư dự ỏn đường 2E (thuộc tỉnh Phụng - xa - lỳ, Lào).
Chủ trỡ:... Thời gian:.... Địa điểm:...
(Ban Quản lý dự ỏn 85 và Cụng ty CP Tư vấn XDCT 8 chuẩn bị tài liệu) Rất mong cỏc đồng chớ dự họp đầy đủ và đỳng giờ”
(Giấy mời họp số 420/GM-BGTVT ngày 06/5/2008 của Bộ Giao thụng vận tải)
Như vậy, người tạo lập văn bản coi phần lời mời như là phần trỡnh bày hai thụng số: thành phần tham dự và nội dung cuộc họp. Chỳng khụng được trỡnh bày thành một mục như những thụng số khỏc.
Thứ ba, cú 5/42 văn bản lại đưa phần kớnh gửi/ kớnh mời (tờn đơn vị tiếp nhận văn bản) vào phần lời mời và coi đú là thụng số thành phần tham dự. Như vậy, ranh giới giữa cỏc phần khỏc nhau trong phần nội dung của những cụng văn này bị mất đi.
Vớ dụ:
“ Ban QLDA Đầu tư Xõy dựng Đường cao tốc Cầu Giẽ - Ninh Bỡnh Kớnh mời: - Tổng cụng ty tư vấn thiết kế GTVT
+ Lónh đạo cụng ty
+ Chủ nhiệm tổng thể cỏc hạng mục cầu, đường, cống + Chủ nhiệm đồ ỏn cỏc hạng mục
Nội dung: Giải quyết cỏc vấn đề kỹ thuật cũn tồn tại
Địa điểm: Trụ sở Tổng cụng ty TVTK GTVT (TEDI) số 278 Tụn Đức Thắng - Đống Đa – Hà Nội.
Đề nghị cỏc đ/c đến dự đầy đủ, đỳng giờ.
Trõn trọng kớnh mời!”
(Giấy mời họp số 253/GM-EPMUCGNB ngày 05/6/2008 của Ban QLDA đường cao tốc Cầu Giẽ - Ninh Bỡnh)
Trong cụng văn này, phần kớnh mời khụng được trỡnh bày phớa dưới tờn văn bản mà được đưa luụn vào phần lời mời. Khụng những vậy, nú cũn được coi như là phần giới thiệu thụng số thành phần tham gia dự họp. Như vậy, ranh giới giữa cỏc phần 1 (lời mời), phần 2 (thụng số liờn quan đến cuộc họp) đó khụng cũn trong cụng văn này.
Thứ tư, trong nhiều cụng văn, phần 3 (yờu cầu chuẩn bị tài liệu...) khụng được đưa ra. Lý do là: cú thể người ban hành văn bản nghĩ rằng việc chuẩn bị tài liệu liờn quan đến nội dung cuộc họp là việc tất yếu của những người tham dự cuộc họp hoặc nội dung này đó được thực hiện trong cỏc cuộc họp trước đú nờn khụng cần đưa vào. Vỡ thế, khụng cần đưa vào nội dung văn bản. Nhưng trong 15/42 văn bản, yờu cầu này được đưa ra một cỏch hiển ngụn. Nội dung là yờu cầu nhưng về bản chất đú là mệnh lệnh. Yờu cầu này được thực hiện bằng một hành vi ngụn ngữ cầu khiến của cấp trờn mà bản chất của hành vi ngụn ngữ này là mệnh lệnh. Cỏc thành phần tham gia dự họp khụng thể khụng tuõn theo.
Vớ dụ:
“ Trõn trọng kớnh mời: Cụng ty CP TVXD Giao thụng 8
1. Nội dung: Họp giải quyết một số nội dung chuẩn bị triển khai thi cụng đoạn Pỏc Bú – Cao Bằng - Dự ỏn đường Hồ Chớ Minh, gồm:....
2. Thành phần:.... 3. Thời gian:... 4. Địa điểm:...
Đề nghị cỏc đơn vị liờn quan chuẩn bị đầy đủ tài liệu để họp.” (Giấy mời ngày 18/7/2008 của Ban QLDA đường Hồ Chớ Minh )
Qua phõn tớch, chỳng tụi thấy rằng dự cú sự khỏc nhau về cỏch trỡnh bày nhưng cỏc cụng văn thuộc loại này vẫn đảm bảo được sự thống nhất về nội dung chớnh của văn bản. Sự thống nhất này thể hiện ở mối quan hệ giữa cỏc nội dung được trỡnh bày trong văn bản. Theo Từ điển tiếng Việt [33], “họp” cú nghĩa là “tụ tập nhau lại một nơi để cựng nhau làm một việc gỡ”. Xuất phỏt từ ý nghĩa như vậy nờn khi núi đến “họp” người ta sẽ liờn tưởng đến: Ai là người đứng ra tổ chức họp? Những ai tham gia họp? Địa điểm họp ở đõu? Thời gian họp khi nào? Hợp về vấn đề gỡ? Như vậy, cú 5 thụng số liờn quan đến hoạt động “họp”. Do đú, trong giấy mời họp, thụng thường người người ta cũng nờu ra 5 thụng số đú nhưng lại trỡnh bày những thụng số đú theo những cỏch khỏc nhau. Núi cỏch khỏc, cú thể thấy rằng cựng cú nội dung chớnh là mời họp nhưng nội dung đú được cụ thể hoỏ theo những cỏch trỡnh bày khỏc nhau tuỳ thuộc vào đối tượng ban hành văn bản.