5. Cấu trúc của báo cáo:
2.4.2 Thực trạng công tác hoạch định nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Tổng
công ty may Đồng Nai
2.4.2.1 Xác định nhu cầu nguyên vật liệu tại công ty
Là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh hàng may mặc xuất khẩu và tiêu thụ nội địa, các sản phẩm của ngành dệt may, nguyên liệu phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty chủ yếu là vải, chỉ, kim, cúc, tem…
Do thị trường cung ứng nguyên vật liệu trong nước chưa đáp ứng được nhu cầu cả về chất lượng và số lượng nên các nguyên vật liệu chính, phụ Công ty dùng để sản xuất là những nguyên vật liệu vừa được sản xuất trong nước vừa được nhập khẩu từ nước ngoài. Để đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu, với chất lượng đảm bảo tiêu chuẩn của bộ ISO 9001-2000, tạo thế chủ động trong sản xuất, Công ty đã chủ động tìn kiếm ký kết hợp đồng ổn định với các doanh nghiệp cung cấp lâu dài trong và ngoài
nước. Việc lựa chọn đơn vị cung ứng nguyên vật liệu của Công ty cần đảm bảo các yêu cầu:
Chất lượng vật tư đảm bảo yêu cầu dịch vụ sản xuất
Giá cả phù hợp với giá mặt bằng thị trường và phương thức thanh toán phải phù hợp với diều kiện tài chính của Công ty hay xí nghiệp thành viên. Đối với nhà cung ứng nước ngoài thanh toán bằng thư tín dụng, đối với nhà cung ứng trong nước thanh toán theo hình thức trả chậm hoặc mua lô sau trả tiền lô trước
Có năng lực đáp ứng nhu cầu về vật tư phục vụ sản xuất của Công ty
Hiện nay công ty chủ yếu xuất khẩu sản phẩm theo hình thức xuất khẩu trực tiếp, dưới hai dạng:
- Dạng thứ nhất
Xuất khẩu sau khi gia công xong: công ty kí hợp đồng với nước ngoài sau đó nhận nguyên phụ liệu, tổ chức gia công và xuất hàng theo hợp đồng gia công.
- Dạng thứ hai
Xuất khẩu trực tiếp dưới dạng bán FOB (mua nguyên vật liệu bán thành phẩm) theo phương thức này khách hàng nước ngoài sẽ đặt hàng tại công ty, dựa trên quy cách mẫu mã mà khách hàng đã đặt hàng, công ty tụ mưa nguyên phụ liệu và sản xuất, sau đó bán thành phẩm cho khách hàng nước ngoài.
a) Nguyên vật liệu được cung cấp từ đối tác
Công ty Cổ phần Tổng công ty may Đồng Nai là một Công ty chuyên nhận gia công xuất khẩu phục vụ thị trường nước ngoài nên nguyên vật liệu là phía khách hàng (bên đặt gia công) cung cấp. Số lượng nguyên vật liệu được nhập về phục vụ sản xuất kinh doanh nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng cụ thể của từng đơn hàng.
Nhu cầu số lượng nguyên vật liệu cần để tiến hành gia công sản phẩm được bên đặt gia công tính toán và bàn giao lại cho công ty. Công ty có trách nhiệm kiểm tra thật kỹ hàng hóa về số lượng, chất lượng, nhận đúng tên hàng và báo lại bên đặt gia công trường hợp thiếu hàng, hàng không đúng tiêu chuẩn để bên đặt gia công tiến hành xử lý
Như mọi doanh nghiệp khác, Donagamex luôn ở trong thế bị động, về chất lượng nguyên vật liệu, thời gian giao nhận cũng như các yêu cầu về kỹ thuật và mẫu mã mà đối tác đưa ra.
Đối tác chủ yếu của Donagamex là Trung Quốc, ngoài ra công ty đã phát triển hơn tại các thị trường khác như: Nhật, Mỹ, Hàn Quốc, Canada…
Nhập khẩu nguyên vật liệu: mối liên kết dài nhất trong thời gian sản xuất là thời gian cần thiết dành cho nhập khẩu nguyên vật liệu từ các nước khác, thông thường nguyên vật liệu được giao thông qua đường biển, trong khoảng 25 – 30 ngày, bao gồm:
- Vận chuyển từ các nước khác đến Việt Nam: 15 – 25 ngày - Thủ tục hải quan: 3 - 7 ngày
- Vận chuyển tới nhà máy: 2-3 ngày
b) Nguyên vật liệu do công ty tìm kiếm
Công ty thực hiện việc mua nguyên vật liệu hỗ trợ cho sản xuất theo lưu đồ sau đây: vật liệu công ty sẽ tính toán tổng nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên định mức hàng hóa mà bên đặt gia công giao cho công ty, xác định tỷ lệ hao hụt cho nguyên vật liệu để từ đó tính ra tổng nguyên vật liệu cần có.
Định mức nguyên vật liệu do bên đặt gia công cung cấp cho công ty. Việc lập ra định mức nguyên vật liệu cụ thể sẽ giúp cho quá trình sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tránh lãng phí, thất thoát từ đó có thể giảm giá thành phẩm do giá gia công rẻ và sản phẩm của công ty làm ra có sức cạnh tranh.
Ví dụ về định mức nguyên vật liệu sản phẩm áo Jacket nữ:
BẢNG 2.7 ĐỊNH MỨC NGUYÊN VẬT LIỆU CHO SẢN PHẨM ÁO JACKET NỮ
ST
T Tên nguyên phụ liệu Đơn vị tính Định mức kỹ thuật
1 Vải cotton/ PE màu xanh Mét 0.69
2 Vải lót thun màu xanh Mét 0.094
3 Vải lót thun màu hồng Mét 0.16
4 Vải bo màu xanh Mét 0.11
5 Chỉ vắt sổ Mét 199
6 Chỉ may Mét 29
7 Dây kéo chính Cái 1
8 Dây kéo Cái 1
9 Nhãn sườn Cái 1
10 Nhãn trang trí Cái 1
11 Nhãn size Cái 1
12 Keo nẹp nón Mét 0.02
Nguồn: Phòng kế hoạch
Qua bảng trên ta thấy rằng, để may ra được một sản phẩm phải tiến hành xác định lượng nguyên vật liệu cần sử dụng và tỉ lệ hao hụt cho nguyên vật liệu trong một sản phẩm để xác định đúng lượng nguyên vật liệu cần cho cả hợp đồng.
Còn đối với những hợp đồng Công ty cần mua nguyên vật liệu Công ty cũng sẽ tính toán tổng nhu cầu dựa trên định mức nguyên vật liệu sau đó dựa trên lượng nguyên vật liệu hiện có trong kho và cộng thêm 2% lượng nguyên vật liệu để dự trữ
thì sẽ xác định được nguyên vật liệu thực tế cần mua. Sau mỗi một đơn đặt hàng gia công, lượng nguyên vật liệu còn dư là không nhiều, tuy nhiên số nguyên vật liệu này chỉ phù hợp cho hợp đồng này mà khó phù hợp với các hợp đồng gia công khác, nếu có cũng chỉ có thể tận dụng lại một vài nguyên phụ liệu chính như chỉ may các loại, cúc và một số phụ liệu khác nên các nguyên vật liệu còn lại được đem tồn kho chờ dịp hoặc Công ty dùng để sản xuất sản phẩm bán trên thị trường nội địa.
Ngoài ra, từ các hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu và các hợp đồng giao nộp sản phẩm cho khách hàng đã được ký kết. Từ các hợp đồng này xác định được tiến độ sản xuất và do đó xác định được thời hạn mua sắm nguyên vật liệu.
Công ty cũng hiểu rằng thị trường là nơi chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố kinh tế-chính trị-xã hội khác nhau cho nên nó thường xuyên biến động và tạo ra những khó khăn và thuận lợi mới, tạo ra sức ép của bên bán sản phẩm và mua nguyên vật liệu. Điều mà doanh nghiệp không thể không tính đến và phải có sách lược thích hợp để đối phó với tình hình, có thể phải điều chỉnh cả kế hoạch mua sắm. Điều này càng chứng tỏ quan tâm thật tốt đến việc lập kế hoạch mua sắm vật tư, nguyên vật liệu là đã gần đạt được mục đích đặt ra.
2.4.2.2 Mua nguyên vật liệu
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục và đạt hiệu quả cao Công ty đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng và mua săm nguyên vật liệu cho các phân xưởng kịp thời, đầy đủ về số lượng, chủng loại và bảo đảm về mặt chất lượng. Đồng thời giảm chi phí dự trữ, giảm hao hụt trong bảo quản.v.v. Công ty đã dựa vào căn cứ xác thực (bản kế hoạch sản xuất kinh doanh) để xây dựng cầu nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch, việc xác định lượng đặt hàng, thời gian đặt hàng và lượng dự trữ phụ thuộc vào số sản phẩm sản xuất và qua việc kiểm kê vật liệu còn trong kho để quyết định mua.
Tiến hành chọn nhà cung ứng, giá cả hợp lý, cách vận chuyển thuận tiện, tiến độ mua nhanh chóng mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra.Vì nhà cung ứng là một trong năm yếu tố cạnh tranh theo mô hình của Micheal Portor, vì vậy nó quyết định khá lớn đến sự thành bại của Công ty chỉ khi nguyên vật liệu được cung ứng đúng, đủ, kịp thời thì việc sản xuất của Công ty mới diễn ra thuận lợi.Công ty đã thực
hiện theo quan điểm cạnh tranh hiện đại : Việc xây dựng quan hệ dựa trên mối quan hệ hợp tác lâu dài cả hai bên cùng có lợi, nếu có sự ảnh hưởng đến lợi ích của nhau thì quan hệ đó sẽ chấm dứt
Vì những mục tiêu đặt ra ở trên mà bộ phận đảm trách mua sắm nguyên vật liệu phải tìm các nhà cung ứng khác nhau, đánh giá và lựa chọn sao cho phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch mua, mục tiêu của Công ty là giảm chi phí thấp nhất mà vẫn đáp ứng tốt nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh để xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục
2.4.2.3 Quản lý nguyên vật liệu
a) Tiếp nhận nguyên vật liệu
Có thể nói tiếp nhận nguyên vật liệu là khâu bổ sung, hỗ trợ cho công tác mua sắm nguyên vật liệu. Tại Công ty mọi nguyên vật liệu về đến Công ty đều phải qua khâu kiểm định chất lượng, công việc này thường là do đại diện phòng Kế Hoạch chịu trách nhiệm. Nguyên vật liệu nào không đảm bảo chất lượng sẽ không được nhập kho. Nếu nguyên vật liệu đúng yêu cầu thì thủ kho có trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng quy định đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn, phiếu giao hàng. Nguyên vật liệu thuộc kho nào thì thủ kho kiểm tra lượng thực nhập, so sánh với hoá đơn, hợp đồng, nếu có hiện tượng thiếu thì thủ kho phải báo ngay cho phòng Kế Hoạch và nhân viên chịu trách nhiệm mua bán để giải quyết và có biên bản xác nhận việc kiểm tra, sau đó thủ kho ghi thực nhận cùng với người giao hàng và cho nhập kho, từ đó phòng tài vụ sẽ lập sổ theo dõi nhập kho nguyên vật liệu.
Để đảm bảo số lượng nguyên vật liệu trước khi nhập, một số dụng cụ và máy móc được đưa vào kiểm tra, nhưng bên cạnh đó còn có những phát sinh mà công cụ dụng cụ và máy móc không thể kiểm tra được mà phải dựa vào trình độ quản lý và kinh nghiệm của cán bộ quản lý kho. Vì vậy, thủ kho yêu cầu phải có bắng cấp, trình độ chuyên môn, hiểu biết về các loại nguyên vật liệu trong kho, hàng hóa thường lưu trong kho, bên cạnh đó phải chịu trách nhiệm về khối lượng, chất lượng hàng hóa do mình quản lý trước thủ trưởng đơn vị.
Đối với vật liêu gia công: Sau khi hợp đồng gia công được ký kết giữa Công ty với khách hàng thi toàn bộ nguyên vật liệu cần để thực hiện hợp đồng sẽ được bên khách hàng chuyển cho Công ty. Bên khách hàng chuyến toàn bộ chứng từ đến. Khi vật tư về, công ty cử nhân viên phòng vật tư tiến hành kiểm kẻ, giảm định vật tư và lập biên bản giảm định.
Ban giám định của Công ty gồm: Thủ kho kho vật liệu gia công và nhân viên thống kê, nhân viên giám định, đồng thời trong quá trình giám định còn có sự giảm sát của nhân viên kho cùng tham gia. Sau khi hoàn tất công việc giám định, nếu đạt yêu cầu nguyên vật liệu sẽ được chuyển vào kho vật liệu gia công. Phiếu nhập kho do phòng kế hoạch vật tư lập theo số thực tế đã kiểm và phải có đầy đủ chữ ký của ban giám đốc, phụ trách phòng kể hoạch vật tư, người giao hàng và thủ kho gồm 3 liên:
- Liên 1 lưu ở phòng kế hoạch vật tư.
- Liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán
-Liên 3 giao cho người nhận kèm theo hoá đơn ngoại, biên bản giám định để chuyển cho kế toán thanh toán.
Đối với vật liệu mua ngoài: Dựa vào kế hoạch số lượng nguyên vật liệu cần dùng, Phòng kế hoạch của Công ty sẽ lập kể hoạch mua hàng và trình Tổng giảm đốc ký duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, bán kể hoạch sẽ được chuyển sang phòng thị trường. Phòng thị trường sẽ soạn thảo hợp đồng mua hàng và đại diện của Công ty sẽ ký hợp đồng với người bán. Sau đó thủ kho sẽ được thông báo về số lượng hàng và thời gian nhập hàng để chuẩn bị kho và thực hiện tiếp nhận. Khi nguyên vật liệu về, căn cứ vào hoá đơn thủ kho, cản bộ thống kê tiến hành thủ tục giám định vật tư trước khi nhập kho. Nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn sẽ tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho vật liệu mua ngoài phòng kế hoạch lập, gồm 3 liên tương tự như trưởng hợp nhập kho vật liệu gia công. Thủ kho nhận hàng và ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Ghi thẻ kho khối lượng thực nhập.
b) Kiểm tra nguyên vật liệu
Nếu sản phẩm không đúng với thông số ghi trên tem nhãn, phải báo cáo sửa đổi và yêu cầu sử lý theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
Nếu đúng thì bố trí vào khu vực đã được chuẩn bị. Đánh ký hiệu để phân biệt sản phẩm không phù hợp.
Việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào trong Công ty được áp dụng cho toàn bộ nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất. Chất lượng nguyên vật liệu quyết định đến chất lượng sản phẩm nên công tác kiểm tra được tiến hành theo một nguyên tắc nhất định.
Khi các loại nguyên vật liệu được mua phải có đầy đủ các tài liệu đi kèm: Chứng chỉ chất lượng. Hạn sử dụng bao gồm ngày sản xuất, ngày hết hạn. Tài liệu hướng dẫn về hoá chất gồm thành phần chính, an toàn hoá chất.
Những tiêu chuẩn ghi trong chứng chỉ phân tích hạn sử dụng và những tiêu chuẩn đặt ra đối với từng loại hoá chất. Khi nhân viên kiểm tra thấy không đúng, không đủ, đều phải loại bỏ, trả lại nhà cung ứng.