6. Cấu trúc của đề tài
1.1.4.1. Tuyển dụng lực lượng bán hàng
(i) Xác định nhu cầu
Bộ phận kinh doanh sẽ nhận dạng nhu cầu tuyển dụng nhân viên bán hàng thông qua: Phân tích tình hình phát triển mở rộng thị trường, mục tiêu tăng thêm các
kênh bán hàng mới hay do thay đổi chiến lược bán hàng hoặc bù đắp vào các chỗ
trống do nhân viên nghỉ hoặc chuyển việc.
(ii) Mô tả công việc và tiêu chuẩn ứng viên
Bộ phận kinh doanh sẽ mô tả công việc của những vị trí dự định tuyển dụng.
Mỗi vị trí sẽ có những tiêu chuẩn chi tiết khác nhau nhưng đều có chung những nội
dung xoanh quanh:
- Trình độ: Mỗi vị trí sẽ đòi hỏi trình độ khác nhau, tuy nhiên không phải cứ
có trình độ cao là tốt. Ví dụ: nếu tuyển nhân viên bán hàng với đặc thù công việc là tiếp xúc các cửa hàng trên các tuyến đường thì ứng viên có trình độ đại học sẽ rất
khó giữ họ làm việc lâu dài nếu không có sự thăng tiến.
- Kinh nghiệm: Kinh nghiệm thể hiện qua thời gian công tác, tuy nhiên phải căn cứ vào quy mô của những công ty đã trải qua. Thực tế cho thấy, nếu một ứng
viên có kinh nghiệm 05 năm làm trưởng phòng kinh doanh tại một công ty nhỏ thì
chưa thể kết luận người đó có kinh nghiệm hơn một ứng viên có kinh nghiệm 03 năm tại một tập đoàn đa quốc gia hay một công ty có quy mô lớn.
- Kỹ năng: Tuỳ mỗi vị trí đòi hỏi các kỹ năng khác nhau nhưng ngoài những
kỹ năng đặc thù, ứng viên cần phải có các kỹ năng chung như: kỹ năng sử dụng
máy tính, kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng trình bày, kỹ năng xử lý tình huống…
khả năng gây thiện cảm với mọi người. Điều này rất cần thiết để nhân viên hoà nhập vào môi trường làm việc mới.
- Sở thích: Sở thích của ứng viên ảnh hưởng rất nhiều đến khả năng làm việc
lâu dài cho công ty cũng như hiệu quả làm việc. Một người nếu có sở thích làm việc liên quan đến giao tiếp mà tuyển vào làm công việc văn phòng thì khả năng người
này xin chuyển công việc là rất cao.
(iii) Thông báo tuyển dụng
Phòng nhân sự là bộ phận tiến hành thông báo tuyển dụng. Thông báo tuyển
dụng cần giới thiệu khái quát về công ty, ghi rõ chức danh tuyển dụng, địa điểm nộp
hồ sơ, thời gian nộp, địa điểm làm việc, các chế độ phúc lợi ngoài lương và những
giấy tờ mà ứng viên phải nộp. Riêng về mức lương, đối với các vị trí cấp thấp nên có thông báo rõ, còn đối với các vị trí cấp cao, nhà tuyển dụng không nên đề cập đến trong thông báo mà nên có sự thoả thuận riêng tại buổi phỏng vấn.
(iv) Nhận hồ sơ
Phòng nhân sự sau khi nhận hồ sơ ứng tuyển sẽ sắp xếp riêng theo từng vị trí
dự tuyển và theo thứ tự thời gian nhận hồ sơ. Bên cạnh đó, cần nhập danh sách ứng viên vào máy tính để dễ dàng quản lý.
(v) Đánh giá sơ bộ
Phòng nhân sự căn cứ vào mô tả công việc và tiêu chuẩn ứng viên để đánh giá sơ bộ ứng viên và sàng lọc những ứng viên chưa phù hợp. Việc đánh giá sơ bộ có
thể dựa vào các giấy tờ mà ứng viên đã nộp hoặc mời ứng viên đến công ty để
phỏng vấn sơ bộ.
(vi) Mời phỏng vấn
Tuỳ vào mỗi công ty có thể phỏng vấn một hoặc nhiều lần. Phòng nhân sự sau
khi xếp đặt người tham gia phỏng vấn sẽ mời các ứng viên đến phỏng vấn. Tuy
nhiên, cần tránh phỏng vấn trùng lặp về nội dung và đối tượng, đặc biệt phải bố trí người phỏng vấn phù hợp.
(vii) Thông báo trúng tuyển và hẹn ngày làm việc
Thông báo trúng tuyển là một khâu quan trọng và có ảnh hưởng rất lớn đến
tâm lý của nhân viên khi làm việc. Phòng nhân sự có thể thông báo qua điện thoại
hay gửi email thông báo kết quả tuyển dụng, đồng thời hẹn người trúng tuyển đến
ký hợp đồng. Trong hợp đồng cần có các nội dung như: vị trí công tác, ngày làm việc, chế độ lương và phúc lợi. Bên cạnh đó, công ty nên có một bảng mô tả công
việc đính kèm với hợp đồng nhận việc.
(viii) Bố trí chỗ ngồi và chuẩn bị vật dụng cần thiết
Đây cũng là một bước hết sức quan trọng ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của
nhân viên. Một sự chuẩn bị chu đáo đồng nghĩa với việc thể hiện sự trân trọng của
công ty với nhân viên mới và cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của tổ chức.