6. Tổng quan về tình hình nghiên cứu
2.3.3.1. Báo cáo đánh giá thành quả của bộ phận phát sinh chi phí khố
công trình thi công xây lắp
Do đặc thù riêng của lĩnh vực thi công xây lắp, trong hợp đồng thỏa thuận thi công của từng công trình, dự án với chủ đầu tƣ, hoặc nhà thầu chính đã có thỏa thuận về bảng khối lƣợng (Bill of quantities-là một danh sách chia thành từng nhóm chi phí vật liệu, nhân công cần thiết để xây dựng công trình) do bộ phận dự thầu thực hiện khi tham gia đấu thầu công trình.
Căn cứ vào bảng khối lƣợng đã thỏa thuận, giám đốc dự án và chỉ huy trƣởng kết hợp với các phòng ban tham mƣu nhƣ phòng hợp đồng, phòng vật tƣ, phòng kỹ thuật để lập bảng ngân sách thi công chi tiết đối với từng công trình. Có hai loại thầu phụ: thầu phụ có vật tƣ và thầu phụ nhân công.
+ Đối với thầu phụ có vật tƣ: giám sát thi công hạng mục tƣơng ứng chịu trách nhiệm kiểm tra chất lƣợng và khối lƣợng vật tƣ thầu phụ nhập về công trình để đảm bảo đúng tiến độ thi công và chất lƣợng thi công của thầu phụ.
+ Thầu phụ nhân công: công ty sẽ cung cấp vật tƣ cho thầu phụ theo định mức đƣợc duyệt. Do đó, giám sát có trách nhiệm kiểm tra định mức vật tƣ cấp cho từng thầu phụ do mình quản lý và chất lƣợng thi công của thầu phụ. Và có trách nhiệm duyệt khối lƣợng thi công đạt đƣợc của từng thầu phụ.
Hằng tháng, chỉ huy trƣởng cập nhật thông tin chi phí thực tế phát sinh vào cột chi phí thực tế tƣơng ứng cho từng tháng. Và dữ liệu báo cáo này đƣợc phòng kỹ thuật, và phòng kế toán kiểm tra. Từ đó, đánh giá đƣợc tình hình thi công hiện tại của công trình.
Bảng 2.1. Báo cáo thành quả chi phí sản xuất tại công trình Hoa viên nghĩa trang nhân dân Kiên Giang C.TRÌNH: HOA VIÊN NGHĨA TRANG
NHÂN DÂN KIÊN GIANG
Chi phí thi công dự kiến/ Tháng (đvt: đ) Chi phí thực tế
Chênh lệch
DTXD: Thời gian thi công: 17 Tháng (từ ngày 2/1/2016 đến 1/6/2017) Tháng 1- tháng 5/2016 ….. TỔNG Tháng 1- tháng 5/2016 1- CHI PHÍ TRỰC TIẾP 1,858,953,877 36,723,235,129 1,698,912,715 (160,041,162) 1.1
Những công tác giao thầu cho thầu phụ 458,976,214 12,182,555,744 418,051,504 (40,924,710)
1.2 Những công tác mua vật tƣ thiết bị 460,452,149 19,145,204,038 427,970,965 (32,481,184)
1.3 Giao thầu phát sinh - 1,726,875,347 - -
1.4 CP khác (Công tác chuẩn bị) 939,525,514 3,668,600,000 852,890,246 (86,635,268)
1 Lƣơng Gián tiếp
750,000,000 1,953,600,000 721,862,152 (28,137,848) 2 Văn phòng, nhà kho
- 200,000,000 - -
3 Bảo vệ công trƣờng
- 300,000,000 -
4 ATLĐ (đồ bảo hộ lao động) 30,000,000 21,000,000 1,235,294 (28,764,706) 5 Chi phí giao tế, tiếp khách, công tác
phí 10,000,000 324,000,000 6,000,000 (4,000,000) 6 Các loại chi phí bảo hiểm C.Trƣờng
-
100,000,000 5,882,353 5,882,353
7
Chi phí bảo lãnh và các chi phí khác để thực hiện HĐ
15,000,000 200,000,000 (15,000,000)
8 Chi phí bảo hành (v.liệu, n.công, MMTB, …)
9 Chi phí điện nƣớc, cƣớc viễn thông, …
12,000,000 120,000,000 5,634,933 (6,365,067) 10 Chi phí sửa Defect.
- 150,000,000 -
11
Các chi phí khác (Vs c.trình, bản vẽ
hoàn công, vận chuyển đi lại v.v...) - 100,000,000 -
2 - CHI PHÍ LÃI VAY
82,234,452
732,533,410
80,441,547 (1,792,905)
3- CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 25,000,000 1,174,777,888 14,422,308 (10,577,692)
Qua báo cáo này, ta thấy đƣợc tình hình chi phí thi công thực tế tại công trình Hoa viên giảm so với chi phí dự kiến. Để biết rõ nguyên nhân của sự chênh lệch chi phí ta cần phân tích biến động các khoản mục chi phí từ đó xác định đây là biến động tốt hay xấu. Bên cạnh đó, còn phải căn cứ vào doanh thu thực hiện đƣợc trong năm 2016 so với dự toán doanh thu để đánh giá đƣợc chi phí giảm là do nguyên nhân nào? Hay do tiến độ thi công tại công trình đang thi công chậm cho với tiến độ xây dựng đã đề ra? Hay do vật tƣ chƣa cung cấp kịp thời làm chậm trễ tiến độ thi công của công trình. Từ đó, đánh giá đƣợc trách nhiệm của các bộ phận có liên quan.
Khối quản lý
Bên cạnh đó, báo cáo trung tâm chi phí linh hoạt của bộ phận quản lý bao gồm các phòng ban trong công ty: phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng tổng hợp, phòng kỹ thuật, phòng vật tƣ … Sau đây là mẫu báo cáo chi phí bộ phận quản lý của công ty.
Bảng 2.2. Báo cáo chi phí bộ phận quản lý tại công ty
Công ty TNHH Xây Dựng Thủy Lợi Bá Phúc
BÁO CÁO CHI PHÍ BỘ PHẬN QUẢN LÝ
Thời gian: 01/01/2016 – 31/05/2016
Đơn vị tính: ngàn đồng
Chỉ tiêu Thực tế Dự toán biến động Đánh giá
Chi phí nhân viên quản lý 3,142,500 Chi phí vật liệu quản lý 476,500 Chi phí đồ dùng văn phòng 238,667 Chi phí khấu hao TSCĐ- QLDN 1,476,000 Chi phí thuế phí, lệ phí 73,167 Chi phí dự phòng 7,079,167 Chi phí dịch vụ mua ngoài 1,800,500 Chi phí cƣớc viễn thông 141,500 Chi phí cƣớc vận chuyển đi lại (xăng xe) 489,667
Chỉ tiêu Thực tế Dự toán biến động Đánh giá
Chi phí mặt bằng điện nƣớc 466,000 Chi phí quảng cáo hội chợ 126,500 Chi phí sửa chữa nhỏ MMTB văn phòng 12,500 Chi phí báo chí, thông tin tài liệu
KHKT
3,333 Chi phí dự thầu, đấu thầu 11,500 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác 549,833 Chi phí bằng tiền khác 536,167 Chi phí công tác từ thiện 5,667 Chi phí ATLĐ, TNLĐ, BHLĐ, y tế văn
phòng
5,833 Chi phí tiếp khách nội ngoại giao 360,000 Chi phí chung khác 164,667
Tổng chi phí 17,159,667 30,983,600 -13,823,933
Tổng doanh thu 655,232,833 805,731,400 -150,498,567
Tỷ lệ CP QLDN/ Doanh thu 2.62% 3.85%
(Nguồn: Số liệu phòng kế toán)
Do trong năm 2016, công ty không thực hiện dự toán chi tiết cho từng khoản mục chi phí quản lý, mà chỉ dự toán tỷ lệ chi phí quản lý/ doanh thu. Do đó, không có số liệu từng chi phí cụ thể ở cột dự toán trong bảng phân tích chi phí bộ phận quản lý. Qua bảng phân tích biến động chi phí trên nhằm đánh giá đƣợc khả năng kiểm soát chi phí quản lý của công ty, nhƣng chƣa đánh giá đƣợc biến động của từng khoản mục chi phí. Do đó, chƣa đánh giá đƣợc trách nhiệm của các bộ phận, đơn vị thành viên có liên quan.