5. Kết cấu bài khóa luận tốt nghiệp
3.3.8. Tích cực triển khai ứng dụng công nghệ thông tin
Ngày nay, công nghệ thông tin giữ vai trò rất quan trọng trong phát triển của doanh nghiệp. Qua quá trình tìm hiểu tại NGOC DIEP CO., LTD thấy rằng công ty còn chưa áp dụng nhiều ứng dụng công nghệ thông tin vào việc hoạt động kinh doanh của mình như chưa xây dựng trang web, mặc dù công ty có facebook nhưng chưa được chuyên nghiệp, lượt tương tác ít, không cập nhật thông tin thường xuyên… Vì vậy, doanh nghiệp cần tích cực triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh xây dựng phần cứng (kỹ thuật), doanh nghiệp cần quan tâm đến hoàn thiện phần mềm (nội dung) của trang Web nhằm đảm bảo thông tin trên mạng được đầy đủ, kịp thời và chính xác. Đồng thời, doanh nghiệp cần nâng cao hiệu quả sử dụng mạng Internet phục vụ cho hoạt động sản xuất - kinh doanh thông qua việc thường xuyên tìm hiểu nhu cầu của thị trường, khách hàng trên mạng để kịp thời đề ra những chính sách thích hợp.
Doanh nghiệp cần tiến hành những biện pháp sau:
Chủ động thiết lập mạng thương mại điện tử để giải quyết có hiệu quả những vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Mặt khác, các doanh nghiệp nên áp dụng mạnh mẽ mạng lưới Internet thông qua việc cập nhật thường xuyên những thông tin liên quan đến các văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành, công tác nghiên cứu thị trường, tiếp thị sản phẩm, quy định của nước nhập khẩu hàng hóa của từng doanh nghiệp.
Tổ chức tốt hệ thống thông tin nội bộ doanh nghiệp, xây dựng các ngân hàng dữ liệu phục vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh. Công việc này đòi hỏi sự thiết kế tổng thể bao gồm từ các biểu mẫu báo cáo, cách thức lưu trữ, truy cập và xử lý thông tin đến các phương tiện lưu giữ và truyền tải thông tin.
Sử dụng phần mềm quản lý vận tải là một kho lưu trữ thông tin chi tiết về các doanh nghiệp: chủ hàng, nhà phân phối, nhà bán lẻ, chủ xe, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics, khách hàng,…Và nó có chức năng kết nối và chia sẻ thông tin theo thời gian thực, điều phối viên dùng lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi các đơn hàng. Ngoài ra, nó sẽ được tích hợp với hệ thống quản lý kho hàng (WMS) để cho phép việc đối phối hợp tốt hơn giữa kho và chủ hàng: sắp xếp hàng hóa, lên lịch lao động, quản lý kho bãi, lập kế hoạch vận chuyển và đóng gói.
Kể cả là công ty vận tải nhỏ và vừa hay lớn thì nhân sự đều phải vận hành, giám sát vận tải bằng các cách thức truyền thống: excel, giấy tờ, giao tiếp bằng mạng xã hội,… Gây lãng phí và thất thoát các chi phí thiếu minh bạch, rõ ràng. Nhà điều hành vận tải ra quyết định dựa trên kinh nghiệm làm việc gây nhiều sai sót: tốn thời gian, nguồn lực. Quản lý vận tải là một trong những công việc khó khăn và phức tạp. Công tác vận hành, quản trị không được cập nhật tức thời, thiếu tính chính xác và trực quan. Vì vậy Công ty TNHH Ngọc Diệp nên áp dụng các phần mềm quản lý vận hành thay thế cách vận hành thủ công kém hiệu quả.
Điển hình hiện nay là phần mềm quản lý vận tải là phần mềm chuyên dụng cho hoạt động quản lý đội xe, container, điều phối, báo cáo… hỗ trợ người vận hành dễ dàng, giảm thiểu sai sót. Giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả vận chuyển, giảm chi phí, đạt được khả năng hiển thị chuỗi cung ứng theo thời gian thực và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Phần mềm vận tải thực hiện hỗ trợ các quy trình các khâu đặt hàng, giám sát, giao nhận, chuyển điều phối container, quản lý các loại xe tải, xe đầu kéo… tối ưu hóa việc quản lý vận chuyển hàng hóa.