từ tại ACB chi nhánh Đông Đô
a) Quy trình
Đối với L/C nhập khẩu
Các bước trong quy trình thanh toán L/C nhập khẩu tại Ngân hàng ACB
➢ Phát hành L/C
- Nhận hồ sơ Yêu cầu phát hành L/C của khách hàng:
Chi nhánh tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ yêu cầu phát hành L/C của khách hàng. Bộ hồ sơ yêu cầu phát hành L/C bao gồm:
• Yêu cầu phát hành L/C theo mẫu của ACB
• Hợp đồng ngoại thương hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng (bản gốc hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính của khách hàng)
• Giấy phép nhập khẩu đối với các mặt hàng nhập khẩu cần giấy phép
• Văn bản xác nhận của Ngân hàng Nhà nước về việc đăng ký vay và trả nợ nước ngoài đối với L/C nhập khẩu có thời hạn chậm trên 1 năm
• Giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời, đơn bảo hiểm đối với trường hợp nhập khẩu theo điều kiện FOB, CFR và các điều kiện khác trong đó trách nhiệm mua bảo hiểm thuộc về người nhập khẩu.
- Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ, nhân viên ban TTQT chi nhánh sẽ đóng dầu ngày giờ nhận; Kiểm tra chữ ký trên Yêu cầu mở L/C gốc; Kiểm tra các điều kiện bảo đảm tài chính cho việc phát hành L/C; Kiểm tra hạn mức thanh toán nhập khẩu của khách hàng; Ghi nợ tài khoản khách hàng để ký quỹ hoặc khóa số tiền ký quỹ đối với trường hợp mở L/C có ký quỹ (đối với trường hợp ký qũy bằng VND, cần thu thêm 10% trị giá ký quỹ để đề phòng biến động tỷ giá); Lập đề nghị thực hiện giao dịch theo mẫu; Scan đề nghị giao dịch, Yêu cầu mở L/C, bản sao hợp đồng ngoại thương và các chứng từ giao dịch khác tuỳ trường hợp tới phòng TTTM. Phòng TTTM sẽ phát hành L/C theo yêu cầu của khách hàng, sau đó thông báo về L/C đã phát hành về cho các chi nhánh. Chi nhánh nhận thông báo về L/C đã
39
phát hành, in bản copy điện MT700 (là mẫu điện SWIFT được sử dụng khi một ngân hàng phát hành L/C; được gửi từ ngân hàng phát hành đến ngân hàng thông báo với chi tiết điều khoản của thư tín dụng) và giấy báo nợ, ký và giao cho khách hàng L/C, giấy báo nợ, đóng dấu nếu khách hàng yêu cầu.
➢ Sửa đổi L/C
- Sửa đổi L/C theo yêu cầu của khách hàng:
• Kiểm tra bộ hồ sơ yêu cầu sửa đổi. Hồ sơ bao gồm: Yêu cầu sửa đổi L/C theo mẫu của ACB hoặc công văn yêu cầu sửa đổi của khách hàng; Phụ lục hợp đồng liên quan (nếu có) (bản gốc hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính).
• Kiểm tra các chữ ký trên Yêu cầu sửa đổi gốc; Kiểm tra điều kiện đảm bảo tài chính, kiểm tra hạn mức thanh toán nhập khẩu, tăng/ gia hạn hạn mức trên Flexcube (nếu cần) đối với trường hợp sửa đổi tăng tiền và/hoặc gia hạn hiệu lực; Ghi nợ tài khoản của khách hàng để ký quỹ hoặc khóa số tiền ký quỹ; Lập đề nghị thực hiện giao dịch; Scan đề nghị thực hiện giao dịch, yêu cầu sửa đổi và các chứng từ giao dịch khác tới phòng TTTM.
• Thanh toán viên Phòng TTTM kiểm tra các điều khoản sửa đổi, nếu thấy hợp lý thì tiến hành nhập dữ liệu sửa đổi trên điện MT707, sau đó gửi thông báo về việc sửa đổi về cho chi nhánh. Chi nhánh nhận thông báo về việc sửa đổi L/C: In bản copy điện MT707 và giấy báo nợ; Ký và giao cho khách hàng bản sửa đổi L/C và giấy báo nợ, đóng dấu nếu khách hàng yêu cầu. - Sửa đổi L/C theo yêu cầu của Ngân hàng người hưởng
Khi nhận được yêu cầu sửa đổi L/C từ ngân hàng người hưởng, thanh toán viên thực hiện thông báo bằng văn bản gửi người mở L/C kèm theo bản sao sửa đổi L/C của ngân hàng thông báo; đề nghị người mở L/C cho ý kiến trong vòng 3 ngày làm việc. Khi nhận được phản hồi của người mở L/C chấp nhận sửa đổi, thanh toán viên thực hiện sửa đổi L/C. Trong trường hợp người mở L/C không
40
đồng ý sửa đổi, thanh toán viên sẽ lập điện gửi ngân hàng yêu cầu sửa đổi thông báo việc người mở không đồng ý sửa đổi L/C và tuyên bố thu điện phí.
- Sửa đổi do lỗi của ngân hàng
Trường hợp phải sửa đổi L/C theo lỗi của ngân hàng, cán bộ thanh toán thực hiện sửa đổi:
• Không thu phí sửa đổi.
• Thực hiện sửa đổi L/C và nêu rõ đây là một “bank correction” và là một phần không thể tách rời của L/C.
➢ Kiểm tra, xử lý chứng từ, thanh toán, chấp nhận thanh toán bộ chứng từ nhập khẩu
Sau khi nhận được L/C và các sửa đổi liên quan (nếu có), người xuất khẩu sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến Phòng TTTM tại Hội sở của ACB. Hội sở trực tiếp tiếp nhận và xử lý chứng từ trong vòng 5 ngày làm việc.
Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm: Kiểm tra số lượng của từng loại chứng từ theo quy định; Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với các điều kiện của L/C; Kiểm tra sự nhất quán trên bề mặt của chứng từ; Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 600 của ICC khi L/C có dẫn chiếu UCP 600.
Sau đó Hội sở sẽ Scan các chứng từ xuống chi nhánh như: Thông báo chứng từ đến, Phiếu nhận chứng từ, Thông báo chứng từ sai sót và Phiếu trả lời, Bản copy các chứng từ quan trọng thuộc bộ chứng từ như Invoice, B/L, AWB…và các chứng từ có sai sót (trường hợp bộ chứng từ không phù hợp). Các chi nhánh sẽ nhanh chóng in và giao cho khách hàng các thông báo và chứng từ nói trên. Nếu chứng từ phù hợp, khẩn trương yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản hoặc giải ngân cho khách hàng để thanh toán. Nếu chứng từ có sai sót, theo dõi và yêu cầu khách hàng điền và gửi lại phiếu trả lời.
41
Chi nhánh nhận Phiếu trả lời gốc từ khách hàng. Nếu phiếu trả lời gốc chấp nhận sai sót, tiến hành kiểm tra chữ ký trên Phiếu trả lời, Yêu cầu khách hàng nộp tiền hoặc giải ngân cho khách hàng để thanh toán, Scan phiếu trả lời tới Phòng TTTM. Trường hợp khách hàng không chấp nhận sai sót, chi nhánh kiểm tra chữ ký của khách hàng trên Phiếu trả lời và gửi về Phòng TTTM, Phòng TTTM sẽ lập điện MT799 thông báo cho ngân hàng nước ngoài về việc khách hàng không chấp nhận sai sót và chờ điện trả lời từ ngân hàng nước ngoài để có chỉ thị cụ thể cho các chi nhánh. Trường hợp khách hàng chấp nhận thanh toán, chi nhánh sẽ nhận lại bộ chứng từ gốc từ Phòng TTTM, kiểm tra đối chiếu số lượng chứng từ nhận được so với bảng kê số lượng chứng từ. Nếu bộ chứng từ đã được thanh toán, hoặc ký chấp nhận thanh toán, ký hậu vận đơn (trừ trường hợp đã ký hậu vận đơn trước khi chứng từ về ngân hàng), giao chứng từ cho khách hàng, yêu cầu khách hàng ký nhận vào Phiếu nhận chứng từ. Các chi nhánh không giao chứng từ cho khách hàng nếu chứng từ chưa được thanh toán do khách hàng chưa chấp nhận sai sót hoặc khách hàng chưa có đủ tiền để thanh toán. Sau đó chi nhánh nhận giấy báo nợ từ Phòng TTTM, in ký và giao cho khách hàng.
❖ Đối với L/C xuất khẩu
➢ Thông báo L/C, thông báo sửa đổi L/C xuất khẩu
- Phòng TTTM có chức năng nhận, chuyển tiếp, thông báo sửa đổi L/C và các bức điện khác có liên quan tới giao dịch L/C xuất khẩu đến các chi nhánh hoặc các ngân hàng khác để thông báo cho khách hàng.
- Khi chi nhánh nhận được thông báo L/C và L/C gốc có đầy đủ chữ ký từ Phòng TTTM khẩn trương thông báo bằng điện thoại cho người hưởng lợi đến lấy L/C. Nếu người hưởng lợi không phải là khách hàng của ACB, yêu cầu mang tiền mặt đến trả phí thông báo L/C để đổi lấy L/C. Ghi có tài khoản thu phí L/C. Trường hợp thông báo sửa đổi L/C xuất khẩu, các chi nhánh sẽ nhận được thông báo sửa đổi L/C và bản sửa đổi L/C gốc có đủ chữ ký từ Phòng TTTM. Các chi nhánh khẩn trương thông báo bằng điện thoại cho người hưởng lợi đến lấy sửa đổi L/C.
42
➢ Gửi bộ chứng từ xuất khẩu đi đòi tiền theo L/C (trả ngay và trả chậm)
ACB sẽ nhận bộ chứng từ xuất khẩu và L/C gốc (bao gồm thông báo L/C và bản L/C gốc có đầy đủ chữ ký) và tất cả các sửa đổi cùng với “Yêu cầu xử lý chứng từ xuất khẩu theo L/C”; Kiểm tra, đối chiếu số lượng chứng từ thực nhận bao gồm cả số bản gốc , số bản sao so với số lượng chứng từ liệt kê trên Yêu cầu xử lý chứng từ của khách hàng và yêu cầu của L/C; Đóng dấu ngày giờ nhận; Lập đề nghị thực hiện giao dịch, Scan tới phòng TTTM đề nghị thực hiện giao dịch cùng các chứng từ sau: Bản gốc L/C xuất khẩu và tất cả các sửa đổi, Yêu cầu xử lý chứng từ của khách hàng, Bản gốc của tất cả các chứng từ.
Trường hợp Phòng TTTM từ chối bộ chứng từ, Phòng TTTM sẽ Scan một bản “Thông báo từ chối” cho chi nhánh để chi nhánh khẩn trương thông báo cho khách hàng qua điện thoại. Chi nhánh in và giao cho khách hàng Thông báo từ chối cùng với các chứng từ có liên quan để khách hàng chỉnh sửa và/hoặc có thêm chỉ thị. Sau đó các chi nhánh nhận lại các chứng từ đã được chỉnh sửa và/hoặc các chỉ thị mới của khách hàng và gửi lại cho Phòng TTTM để kiểm tra.
Chi nhánh nhận bản Scan giấy báo nợ, giấy báo có và thư đòi tiền từ Phòng TTTM: In, ký giấy báo nợ, giấy báo có và giao cho khách hàng; In thư đòi tiền và kiểm tra, đối chiếu số lượng chứng từ thực nhận với số lượng chứng từ kê trên Thư đòi tiền; Đảm bảo Hối phiếu được ký hậu đầy đủ, tuỳ thuộc vào quy định của L/C; Đảm bảo chứng từ vận tải được ký hậu để trống hoặc ký hậu theo lệnh của ngân hàng phát hành, tuỳ thuộc vào quy định của L/C; Đảm bảo Đơn/Giấy chứng nhận bảo hiểm được khách hàng ký hậu để trống; Rút số dư ở mặt sau L/C gốc; Cho Thư đòi tiền cùng chứng từ vào phong bì và gọi hãng chuyển phát nhanh có uy tín (DHL, TNT) đến nhận chứng từ để gửi đến ngân hàng nước ngoài.
Nhận các thông báo: Thông báo đến hạn thanh toán, Thông báo từ chối, các tra soát…từ Phòng TTTM, in và giao các thông báo, tra soát cho khách hàng Nhận Giấy báo nợ phí ngân hàng đại lý và các chi phí khác (nếu có), in và
43
giao cho khách hàng, ký và đóng dấu nếu cần thiết; Nhận Giấy báo có cho các khoản tiền nhận được.
Khi bộ chứng từ xuất khẩu đã được thanh toán xong, đóng dấu “Paid” và chuyển sang file lưu.
➢ Chiết khấu chứng từ xuất khẩu theo L/C (trả ngay và trả chậm)
Khách hàng có thể xin chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu tại ACB chi nhánh Đông Đô. Tuy nhiên chi nhánh chỉ thực hiện chiết khấu có bảo lưu quyền truy đòi bộ chứng từ xuất khẩu khi bộ chứng từ hoàn hảo, phù hợp với L/C, không có các yếu tố gây bất lợi cho chi nhánh và phải có đơn xin chiết khấu cùng cam kết thực hiện quyền truy đòi của ngân hàng đối với khách hàng trong trường hợp không đòi được tiền của ngân hàng phát hành và chịu mọi khoản phí có liên quan. Bộ chứng từ kiểm tra bảo đảm hoàn hảo và phù hợp với L/C hoặc chứng từ sai sót nhưng đã có sự chấp nhận từ ngân hàng phát hành là cơ sở để ngân hàng xem xét chiết khấu bộ chứng từ. Tỷ lệ chiết khấu thanh toán cho khách hàng được phép tối đa là 90% tổng giá trị mỗi lần thanh toán tuỳ theo loại tiền, thời gian dự kiến thanh toán, các chi phí liên quan, mối quan hệ với ngân hàng phát hành…Tỷ lệ chiết khấu được thực hiện theo thoả thuận giữa khách hàng và chi nhánh.
Một số lưu ý khi thực hiện phát hành và chỉnh sửa thư tín dụng:
Trong khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu mở L/C của khách hàng, Thanh toán viên có thể tư vấn cho khách hàng loại L/C phù hợp cho từng mặt hàng. Bên cạnh đó, khi xem xét hợp đồng mua bán nên tư vấn bổ sung hay sửa chữa một số điều khoản để đảm bảo lợi ích cho khách hàng. Ví dụ, đối với một số công ty chưa có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu có thể phải chịu khoản phí lưu kho bãi cao do hàng đã đến cảng nhưng chứng từ chưa đến nơi để làm thủ tục hải quan hay các thủ tục chuyên ngành khác. Vì vậy, nên bổ sung thêm điều khoản “lưu công 14 ngày miễn phí” để tránh trường hợp phải trả phí lưu kho bãi rất tốn kém.
44
Thông thường, các doanh nghiệp sẽ mở thư tín dụng bằng nguồn vốn vay tại ngân hàng do không có đủ tiền trong tài khoản để thực hiện ký quỹ 100%. Trong trường hợp này hồ sơ sẽ được chuyển qua bộ phận tín dụng để cán bộ tín dụng tiến hành thẩm định và cấp tín dụng. Mặt khác, doanh nghiệp có thể thực hiện mua ngoại tệ từ ngân hàng. Thanh toán viên liên lạc với trụ sở xem xét lượng tồn ngoại tệ tại trụ sở có đủ để bán cho công ty hay không. Sau khi được trụ sở đồng ý và thông qua, chi nhánh hạch toán và bán ngoại tệ. Tỷ giá bán là tỷ giá niêm yết của ngân hàng vào cùng ngày hôm đó.
b) Đánh giá quy trình
❖ Ưu điểm
Quy trình thanh toán quốc tế luôn được thực hiện dưới sự kiểm soát chặt chẽ. Trong mọi trường hợp khi nhận được thư yêu cầu mở và điều chỉnh L/C của khách hàng, sau khi kiểm tra nội dung theo mẫu quy định của ACB chi nhánh Đông Đô, ngân hàng sẽ kiểm tra nguồn vốn và khả năng thanh toán của khách hàng đối với L/C để yêu cầu ký quỹ hoặc xem xét điều kiện miễn giảm ký quỹ theo yêu cầu của giám đốc chi nhánh.
Mặc dù bộ chứng từ gửi hàng đã được ngân hàng gửi chứng từ kiểm tra tính phù hợp so với L/C trước khi chuyển tới ACB chi nhánh Đông Đô. Song, các kiểm soát viên vẫn kiểm tra lại trước khi thanh toán tiền cho các doanh nghiệp, nếu kiểm tra thấy sai sót chi nhánh sẽ thông báo kịp thời cho các bên liên quan và hoãn việc thanh toán.
❖ Nhược điểm
Bộ chứng từ trước khi tới tay doanh nghiệp phải được giao cho ngân hàng gửi chứng từ, gửi L/C. Tuy nhiên, trên thực tế, hàng hóa thường tới trước khi bộ chứng từ được gửi, do vậy sẽ gây khó khăn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu vì có thể phải chịu thêm phí lưu kho nhưng lại làm giảm rủi ro cho ngân hàng. Ngân hàng cần phải xem xét để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình thanh toán.
45
Các sản phẩm, dịch vụ thanh toán hàng xuất khẩu vẫn chưa phong phú, đa dạng: các hình thức thanh toán chưa đa dạng, mới giới hạn trong những sản phẩm truyền thống như thanh toán L/C, nhờ thu, chuyển tiền. Đây là những sản phẩm mà hầu hết ngân hàng nào cũng có nên luôn ở trong tình trạng cạnh tranh gay gắt. Các loại L/C đặc biệt có thể đáp ứng được thực tế như L/C giáp lưng, L/C tuần hoàn, … Các sản phẩm dịch vụ truyền thống chưa đáp ứng được đòi hỏi của khách hàng và nhu cầu phát triển của thương mại trong quá trình hội nhập quốc tế. Nhược điểm lớn nhất của hình thức thanh toán này là quy trình quá tỉ mỉ, máy