7. Nội dung của luận văn
3.2. QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC ĐẤU THÀU CỦA CÔNG TY CỔ
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ CÔNG TRÌNH HÀ NỘI 3.2.1. Hình thức dự thầu mà Công ty đã tham gia
3.2.1.1. Chỉ định thầu
Chỉ định thầu được áp dụng trong các trường hợp: Gói thầu cần thực hiện để khắc phục ngay hoặc để xử lý kịp thời hậu quả gây ra do sự cố bất khả kháng; gói thầu cần thực hiện để bảo đảm bí mật nhà nước; gói thầu cần triển khai ngay để tránh gây nguy hại trực tiếp đến tính mạng, sức khỏe và tài sản của cộng đồng dân cư trên địa bàn hoặc để khôngảnh hưởng nghiêm trọng đến công trình liền kề
Trong đó gói thầu như “Kiên cố hóa Đường sắt từ Bình Định đến Khánh Hòa theo lệnh khẩn cấp của Thủ tướng Chính Phủ” Chủ đầu tư là Ban QLDA Đường sắt KV II đã chỉ định Công ty tham gia trực tiếp thi công.
3.2.1.2. Chỉ định thầu
Là hình thức chính Công ty tham gia và đã trúng rất nhiều gói thầu. Đối với đấu thầu rộng rãi, không hạn chế số lượng Nhà thầu tham dự. Trước khi phát hành hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải thông báo các thông tin đấu thầu để các Nhà thầu biết tham dự. Bên mời thầu phải cung cấp hồ sơ mời thầu cho các Nhà thầu có nhu cầu tham gia đấu thầu. Trong hồ sơ mời thầu không được nêu bất cứ điều kiện nào nhằm hạn chế sự tham gia của Nhà thầu hoặc tạo lợi thế cho một hoặc một số Nhà thầugây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.
3.2.2. Phương thức dự thầu mà Công ty đã tham gia.
Công ty cổ phần Đầu tư Công trình Hà Nội là Công ty thi công xây lắp là chủ yếu vì vậy phương thức chủ yếu mà Nhà thầutham gia là phương thức đấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ.Nhà thầunộp hồ sơ dự thầu gồm đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Việc mở thầu được tiến hành một lần đối với hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất.
3.2.3. Trình tự thực hiện công tác đấu thầu của Công ty CPĐT công trình Hà Nội. Nội.
Công tác đấu thầu của Công ty thường qua các bước sau:
Bước 1: Thu thập thông tin.
Phòng Kế hoạch, các Giám đốc xí nghiệp sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm và thu thập thông tin về các dự án công trình, xem xét, đánh giá yêu cầu của gói thầu có phù hợp với khả năng, năng lực của Công ty hay không, nếu thực hiện có lãi thì phải tính được lợi nhuận là bao nhiêu, thông tin về tình hình cạnh tranh chung trên thị trường. Sau đónếu gói thầu có khả thi phòng Kế hoạch, các Giám đốc xí nghiệp sẽ báo cáo về cho Tổng Giám đốc để làm các thủ tục pháp lý đăng ký dự thầu hoặc nhận thầu và các phương án lựa chọn đối tác liên doanh, liên kết tham giá đấu thầu trong trường hợp cần thiết. Việc thu thập thông tin qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua báo Đấu thầu, internet … Ngoài ra yếu tố tạo mối quan hệ với Chủ đầu tư, các ban quản lý dự án cũng cực kỳ quan trọng, là chìa khóa cho việc tìm kiếm các công trình.
Bước 2: Đăng ký, mua hồ sơ dự thầu:
Sau khi có được những thông tin cần thiết về gói thầu, Công ty sẽ tính toán xem có nên tham gia tranh thầu gói thầu đó hay không trên cơ sở tính toán một số chỉ tiêu và khả năng đáp ứng các yêu cầu của Công ty với các đối thủ cạnh tranh. Nếu Công ty nhận thấy có khả năng tham gia dự thầu thì phòng Kế hoạch có trách nhiệm mua hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ dự thầu và làm các thủ tục pháp lý đăng ký tham gia dự thầu. Có thể nói đây là bước ra quyết định quan trọng nhất, quyết định tham dự thầu sai lầm, không phù hợp thì Công ty sẽ mất đi một khoản chi phí không nhỏ:
- Chi phí để có được thông tin - Chi phí mua Hồ sơ dự thầu - Chi phí lập Hồ sơ dự thầu - Chi phí khảo sát…
Vì vậy, để ra được quyết định đăng kí dự thầu, mua hồ sơ thì Công ty cần phải có những cân nhắc kĩ lưỡng, sát tình hình thực tế và năng lực của mình. Mặt khác cũng cần xem xét Bên mời thầu có uy tín không, tình hình cạnh tranh như thế nào để ra quyết định cho chính xác.
Bước 3: Nghiên cứu hồ sơ, lập báo cáo.
Khi Tổng giám đốc Công ty đã ra quyết định tham gia gói thầu, Phòng Kế hoạch sẽ đăng ký dự thầu và mua Hồ sơ dự thầu xong sẽ nghiên cứu về các thông tin và các yêu cầu trong hồ sơ dự thầu để lập báo cáo trình lên Tổng giám đốc. Trong báo cáo phải khái quát được tất cả các thông tin cần thiết, quan trọng của gói thầu. Báo cáo phải đưa ra được những đề xuất khả thi để lãnh đạo Công ty theo dõi và quản lý sát sao hơn.
Bước 4: Phân công nhiệm vụ
Trên cơ sở các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và nguồn thông tin về dự án do Chủ đầu tư, các đối tác liên doanh, các đơn vị thành viên … cung cấp, Tổng Giám đốc sẽ giao cho các Trưởng phòng Kỹ thuật, Kế hoạch, Tài chính kế toán, phòng Tổ chức lao động tiền lương tổ chức triển khai, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban. Trưởng phòng Kế hoạch sẽ phụ trách chung, theo dõi tiến độ thực hiện của các phòng ban và trình lên cho Tổng giám đốc. Trưởng phòng Kỹthuật sẽ cử cán bộ phòng kỹthuật đi khảo sát hiện trường để thu thậpcác thông tin về vị trí, địa hình, địa mạo công trình… Tổ khảo sát có nhiệm vụ phối hợp với các đối tác (nếu có) tiến hành thăm quan, khảo sáthiện trường công trình.
Lập Hồ sơ dự thầu là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình tham dự thầu. Hồ sơ dựthầu có vai trò rất quan trọng: cho biết yêu cầu của Chủ đầu tưđược thể hiện như thế nào, có đáp ứng được yêu cầu cụ thể mà Chủ đầu tư đưa ra không dựa trên cơ sở nội dung của Hồ sơ dự thầu mà Chủ đầu tư sẽ tiến hành chấm điểm và lựa chọn Nhà thầu.
Sau khi nghiên cứu kỹ Hồ sơ mời thầu Tổng Giám đốc chỉ đạo cho các phòng ban tổchức triển khai. Công tác lập Hồ sơ dự thầu được tiến hành như sau:
* Phòng Kế hoạchphụ trách chung, chủ trì thực hiện lập các tài liệu về: - Đơn xin dự thầu hợp lệ (phải có chữ kí của người có thẩm quyền) - Thông tin chung
- Giấy uỷ quyền.
- Giấy uỷ quyền kèm theo đơn dự thầu, gồm 1 số điều kiện hợp đồng chính. - Giấy uỷ quyền của Tổng giám đốc Công ty cho người được uỷ quyền ký Hồ sơ dự thầu (nếu có) và ký tắt từng trang Hồ sơ dự thầu (nếu có).
- Tập hợp các tài liệu về tư cách pháp lý có công chứng (đăng ký kinh doanh, Quyết định thành lập Công ty)
- Tổng số năm kinh nghiệm trong xây dựng dân dụng, chuyên dụng. - Danh sách các hợp đồng xây dựng do Công ty thực hiện.
- Danh mục các công trình đạt chất lượng cao. - Nhà thầuphụ (nếu có).
- Tên Nhà thầuphụ.
- Nội dung công việc thực hiện. - Tài liệu đính kèm gồm:
+ Thoả thuận hợp đồng thầu phụ. + Các tài liệu pháp lý của Nhà thầuphụ. + Giới thiệu năng lực Nhà thầuphụ.
- Các yêu cầu khác theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu - Tính giá dự thầu:
+ Bảng tổng hợp kinh phí từng hạng mục. + Bảng tổng hợp giá dự thầu của công trình. + Đơn xin giảm giá dự thầu của Công ty (nếu có)
Về cơ bản giá dự thầu của Nhà thầuđược xác định theo công thức:
Giá dự thầu ≤ VL + NC + MTC + TT + C + TL + VAT +LT Trong đó:
- VL: Chi phí vật liệu - NC: Chi phí nhân công - MTC: Chi phí máy thi công - TT: Chi phí trực tiếp khác - C: Chi phí chung
- TL: Thu nhập chịu thuế tính trước - VAT: Thuế giá trị gia tăng
- LT: Chi phí lán trại, nhà tạm.
* Phòng Tài chính kế toán thực hiện lập các tài liệu về: - Văn bản bảo lãnh dự thầu.
- Giấy uỷ quyền của Giám đốc sở giao dịch của ngân hàng cho người được uỷ quyền ký các hợp đồng và chứng từ liên quan đến hoạt động tín dụng bảo lãnh của sở với Công ty.
- Tình hình tài chính Công ty trong 3 năm gần nhất.
- Tóm tắt tài sản có,tài sản nợ trên cơ sở báo cáo tài chính đã được kiểm toán (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền).
- Tín dụng và hợp đồng các công trình đang thi công. - Bảng cân đối tài sản.
- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh gồm: + Phần 1: Lãi, lỗ.
+ Phần 2: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. * Phòng Kỹ thuật thực hiện lập các tài liệu về:
- Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, phòng Kỹ thuật có nhiệm vụ bóc tách khối lượng công việc cần làm.
- Lập Biện pháp thi công công trình chủ yếu như sau:
- Chương 1: Cơ sở lập biện pháp tổ chức thi công.
- Chương 2: Giới thiệu đặc điểm, quy mô kết cấu công trình. - Chương 3: Biện pháp tổ chức thi công tổng thể.
- Chương 4: Bố trí lực lượng thi công. - Chương 5: Biện pháp cung ứng vật tư.
- Chương 6: Biện pháp tổ chức thi công chi tiết. - Chương 7: Biện pháp đảm bảo chất lượng. - Chương 8: Biện pháp an toàn lao động. - Chương 9: Biện pháp vệ sinh và môi trường. - Chương 10: Biện pháp phòng chống cháy nổ. - Chương 11: Biện pháp đảm bảo tiến độ thi công. - Kết luận.
- Phụ lục kèm theo: Bản vẽ biện pháp thi công
* Phòng Tổ chức lao động, tiền lương thực hiện lập các tài liệu về:
- Thu thập văn bằng, chứng chỉ của các cá nhân chủ chốt và công nhân kỹ thuật dự kiến tham gia thực hiện (theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu).
Bước 6: Kiểm tra hồ sơ
Sau khi hoàn tất các công việc trưởng Phòng Kế hoạchsẽ tổng hợp phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, xem xét và trình Tổng giám đốc ký duyệt Hồ sơ dự thầu. Nếu có sai sót, hay nội dung nào chưa phù hợp thì Tổng giám đốc Công ty sẽ chỉ đạo trưởng Phòng Kế hoạch tổ chức thực hiện lại những phần nội dung chưa phù hợp.
Bước 7: Đóng gói, giao nộp và lưu trữ hồ sơ.
Đóng bộ hồ sơ dự thầu: Sau khi Tổng giám đốc ký các tài liệu của hồ sơ dự thầu, Phòng hành chính kiểm tra đóng dấu hồ sơ. Hồ sơ dự thầu được sắp xếp theo
đúng thứ tự quy định của hồ sơ mời thầu. Trường hợp trong hồ sơ mời thầu không quy định thì sắp xếp theo thứ tự sau:
1, Đơn dự thầu
2, Bảo lãnh dự thầu: Bảo lãnh dự thầu, đơn dự thầu, bảncam kết.
3, Hồ sơ pháp lý: thông tin chung, quyết định thành lập Công ty, chứng nhận đăng ký kinh doanh, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
4, Hồ sơ kinh nghiệm, năng lực: giới thiệu năng lực Nhà thầu, danh sách các hợp đồng thực hiện trong vòng 3 năm có quy mô và tính chất tương tự công trình dự thầu (kèm theo bản sao hợp đồng và biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao mặt bằng), số liệu tài chính 3 năm ( có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền và kèm theo báo cáo tài chính), các bằng khenvà huy chương vàng chất lượng.
5, Tổ chức thi công: dự kiến bố trí nhân sự tham gia quản lý điều hành thi công công trình (kèm theo bản kê tóm tắt lý lịch năng lực cán bộ và bản sao công chứng bằng chuyên môn, danh sách công nhân kỹ thuật tham gia thi công công trình (kèm theo chứng chỉ đào tạo nghề).
6, Giá dự thầu: bảng kê nguồn gốc vật tư đưa vào sử dụng cho công trình, thuyết minh tính giá dự thầu, giádự thầu ( kèm theo bảng chiết tính đơn giá).
7, Thuyết minh biện pháp tổ chức và kỹ thuật thi công: bảng kê máy móc thiết bị và vật tư đưa vào thi công công trình.
8, Bản vẽ tổ chức và kỹ thuật thi công và tiến độ thi công
Hồ sơ dự thầu được đóng bìa cho từng quyển. Nội dung trang bìa: Bìa chính ghi tiêu đề chữ “ Hồ sơ dự thầu” cỡ lớn, “bản sao” hoặc “bản gốc”, tên gói thầu, tên Chủ đầu tư, tên Nhà thầu: Công ty cổ phần Đầu tư công trình Hà Nội. Nội dung trang bìa được trình bày rõ ràng, ghi Hồ sơ dự thầu (cỡ lớn), bản sao hay bản gốc, có tên gói thầu, tên Nhà thầu, địa chỉ nơi gửi,rồi mới tổ chức đóng gói, niêm phong. Bảo mật hồ sơ: Hồ sơ dự thầu chỉ những người được phân công thực hiện biết được các số liệu. Các thành viên tham gia soạn thảo không được để lộ các số liệu ra bên ngoài. “Thư giảm giá” là tài liệu duy nhất không sao và chỉ do Tổng
giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền ghi giá, được đưa vào phong bì dán kín trước khi đưa cho bộ phận đóng gói hồ sơ.
Bước 8: Tham gia mở thầu:
Công ty cử cán bộ Phòng Kế hoạch tham dự buổi mở thầu có mặt tại địa điểm và đúng thời gian theo thông báo của hồ sơ mời thầu.
Tổng Giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền tham dự ký biên bản mở thầu và các tài liệu khác. Sau đó người tham dự phải mang biên bản mở thầu và biên bản tham dự thầu về Công ty để kiểm tra và lưu trữ.
Bước 9:Tiếp nhận và thông báo kết quả đấu thầu: * Trường hợp trúng thầu:
Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, Trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp tiến hành liên hệ với Chủ đầu tư để thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Sau khi thống nhất các nội dung chi tiết của hợp đồng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
* Trong trường hợp không trúng thầu thì kết quả mở thầu, các biên bản kiểm tra, hồ sơ lưu sẽ là cơ sở để tìm biện pháp khắc phục, phòng ngừa và tạo ra những ưu thế cạnh tranh, phòng Kế hoạch sẽ thực hiện việc phân tích các nguyên nhân trượt thầu.
Hình 3.2: Quy trình tham gia dự thầu của Công ty cổ phần Đầu tư Công trình Hà Nội
3.2.4. Phân tích 1 gói thầu cụ thể tại Công ty cổ phầnĐầu tư công trình Hà Nội.
Để hiểu rõ hơn về trình tự dự thầu xây dựng chúng ta có thể xem xét một gói thầu Công ty cổ phần Đầu tư công trình Hà Nội đã tham gia dự thầu tháng 04 năm 2013 và trúng thầu đó là gói thầu xây lắp: “Xây dựng mới 1290m2 nhà xưởng” thuộc dự án: Phương án di chuyển máy móc thiết bị từ xí nghiệp cao su Đường sắt về nhà máy xe lửa Gia Lâm” có giá trị hợp đồng 4.790.263.000 đồng. Đây là gói thầu hoàn toàn phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của Công ty. Quy trình tham dự thầu được thực hiện theo đúng quy trình mà Công ty đã đề ra. Quá trình đấu thầu của gói thầu qua những bước sau:
Bước 1: Thu thập thông tin và đăng ký mua hồ sơ dự thầu:
Qua mối quan hệ với Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam, lãnh đạo Công ty biết đến gói thầu này. Sau khi gói thầu được đăng lên tạp chí đấu thầu, Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ thu thập và tìm kiếm các thông tin liên quan đến gói thầu, trình ban lãnh đạo Công ty xem xét.
Cán bộ phòng Kế hoạchđã báo cáo các thông tin trên đến Trưởng phòng Kế hoạch, sau khi xem xét khái quát về gói thầu trên Phòng Kế hoạch xin ý kiến của