7. Nội dung của luận văn
4.2.1. Giải pháp nâng cao năng lực đấu thầu trong chất lượng dự thầu
4.2.1.1 Tăng cường công tác thu thập và xử lý thông tin mở rộng các mối quan hệ
Thu thập thông tin là bước đầu tiên của quá trình cạnh tranh trong kinh doanh đấu thầu xây lắp. Hiệu quả thực hiện của bước này có tác động không nhỏ, ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của Công ty. Vì vậy, để tăng khả năng cạnh tranh của Công ty trong tham gia đấu thầu xây lắp thì điều cần thiết phải có biện pháp tăng chất lượng của công tác thu thập thông tin:
Các thông tin thu thập bao gồm ba mảng chính: Thông tin về khách hàng (Chủ đầu tư), Thông tin về gói thầu, về công việc, Thông tin về các đối thủ. Đối với khách hàng của mình, Công ty cần thường xuyên quan tâm theo dõi xem ai, ở đâu có công trình sắp tổ chức đấu thầu để tham dự. Để rõ hơn, Công ty cần phải tìm hiểu về mục tiêu chính của khách hàng khi xây dựng công trình là gì, hay khách
hàng cần điều gì nhất trong công trình đó, có thể là chất lượng công trình, có thể là thời gian hoàn thành, có thể là chi phí phải thấp,... Từ đó Công ty có biện pháp phù hợp để đáp ứng nhu cầu khách hàng và sẽ có cơ hội nâng cao khả năng thắng thầu công trình đó.
Đối với công việc cụ thể của gói thầu, Công ty cần quan tâm đến các thông tin như: đặc điểm kỹ thuật của bản vẽ, thiết kế, hiện trạng mặt bằng, vị trí mặt bằng bố trí công trình, các vùng lân cận, xung quanh nơi bố trí công trình,... Đây là những thông tin bổ ích giúp Công ty đưa ra các đề xuất kỹ thuật và biện pháp thi công một cách tối ưu nhất. Công ty đưa ra nhiều đề xuất kỹ thuật hay, có ý nghĩa thực tế càng cao thì Chủ đầu tư càng chú ý đến Công ty, có xu hướng lựa chọn Công ty. Như vậy, khả năng cạnh tranh của Công ty sẽ tăng lên.
Đối với các đối thủ của mình, Công ty cần quan tâm đến các thông tin chính: họ là ai, họ từ đâu đến; họ có quan hệ với ai; khả năng hay thế mạnh của họ là gì. Nắm được những thông tin này Công ty sẽ tìm ra đối sách phù hợp khi tham gia cạnh tranh với họ trong đấu thầu. Có thể trong một dự án, Công ty nghiên cứu đưa ra các giải pháp kỹ thuật khắc phục được những điểm yếu của đối phương, cần phải nhấn mạnh những điểm nào để tăng sức cạnh tranh của mình so với đối thủ khác, hoặc trong dự án mà Công ty xét thấy mình không đủ khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác thì Công ty sẽ không cần thiết phải cố gắng hết sức mình để khỏi tốn chi phí, chờ cơ hội khác. Việc nắm được những thông tin về các mối quan hệ của các đối thủ cũng sẽ giúp Công ty dự đoán được nhiều tiềm lực mà đối thủ sẽ sử dụng trong cạnh tranh, chẳng hạn khả năng về tài chính tín dụng khi đối thủ có quan hệ tốt với ngân hàng có uy tín, hoặc khả năng có thể sử dụng các loại nguyên vật liệu gì cho thi công khi nắm được quan hệ của họ với các nhà cung cấp trên thị trường.
4.2.1.2 Nâng cao chất lượng công tác phân tích đưa ra quyết định tham dự thầu
Nghiên cứu xem xét đánh giá về các đặc điểm gói thầu như nguồn vốn đầu tư, khả năng đáp ứng về tài chính năng lực của Công ty, đấu thầu trong nước hay quốc tế. Bên cạnh đó Công ty phải tiến hành phân tích lập phương án giải quyết các
tình huống có thể xảy ra khi đấu thầu như giá đối thủ cạnh tranh thấp hơn giá ta định bỏ thầu, so sánh lợi ích và chi phí cho từng quyết định kinh doanh….từ đó lãnh đạo Công ty quyết định xem có nên tham gia hay không.
Sau khi đã có được những thông tin khá đầy đủ, chính xác về gói thầu, các lãnh đạo Công ty và nhân viên chức năng đưa ra các dự kiến phương thức dự thầu độc lập dự thầu hay liên danh đấu thầu. Sau đó trình bản kế hoạch đấu thầu lên để Tổng giám đốc phê duyệt.
4.2.1.3 Nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ dự thầu
Chất lượng lập hồ sơ dự thầu ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thắng thầu của Công ty. Hồ sơ dự thầu có chất lượng cao là cơ sở để Bên mời thầu chấm thầu và đưa ra quyết định lựa chọn Nhà thầu.
Từ khi thành lập Công ty cổ phần Đầu tư công trình Hà Nội đã tham gia dự thầu nhiều gói thầu và đã trúng thầu nhiều gói thầu, nhưng số công trình trượt thầu vẫn không phải là nhỏ. Nguyên nhân chủ yếu là do công tác lập Hồ sơ dự thầu còn nhiều yếu kém, nên không thể hiện được hết năng lực của Công ty, không quảng bá được hình ảnh và uy tín của Công ty. Vì vậy trong thời gian tới Công ty cần phải nâng cao hiệu quả hơn nữa của công tác lập Hồ sơ dự thầu.
Để mang lại nhiều hiệu quả nhất cho việc thực hiện công tác lập hồ dự thầu đó là theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm được ách tắc trong các bộ phận, thực hiện đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh hơn. Về mặt chất lượng của hồ sơ thì hình thức trình bày được cải thiện, các lỗi sẽ được kiểm tra và phát hiện kịp thời, điều này là khá quan trọng vì nhiều khi chỉ cần một lỗi nhỏ trong hồ sơ dự thầu sẽ ảnh hưởng không tốt đến kết quả đánh giá của bên mời thầu đối với Nhà thầu. Cụ thể là khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu, Công ty cần giao cho Trưởng phòng Kế hoạch: Nguyễn Văn Huy
Bảng 4.2: Bảng phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu
STT Nội dung công việc Bộ phận thực hiện Bộ phận phối hợp Cán bộ phụ trách
I Thông tin chung
Nguyễn Văn Huy ( Phụ trách
chung)
1 Hồ sơ pháp nhân Phòng Kế hoạch Phòng tổ chức lao động
- tiền lương Nguyễn Thị Yến
2 Giới thiệu công ty Phòng Kế hoạch Phòng hành chính Nguyễn Thị Yến
3 Hồ sơ kinh nghiệm Phòng Kế hoạch Phòng hành chính Nguyễn Văn Tuấn
4 Năng lực tài chính Phòng tài chính- Kế toán Phòng Kế hoạch Trịnh Thu Vân
5 Năng lực máy móc Phòng kỹ thuật Phòng Kế hoạch Đặng Văn Trung
6 Tình hình nhân lực Phòng tổ chức lao động - tiền
lương Phòng Kế hoạch Phạm Thị Hằng
7 Bảo lãnh dự thầu Phòng tài chính- Kế toán Phòng Kế hoạch Nguyễn Thị Ban
II Giá dự thầu
Nguyễn Thị Phức( Phụ trách
về giá)
1 Đơn dự thầu Phòng Kế hoạch Phòng kỹ thuật Nguyễn Hoài An
2 Bảng tổng hợp giá dự thầu Phòng Kế hoạch Phòng kỹ thuật Nguyễn Văn Tuấn
3 Chiết tính giá dự thầu Phòng Kế hoạch Phòng kỹ thuật Nguyễn Văn Tuấn
III Biện pháp thi công
Phạm Ngọc Tú (Phụ trách kỹ
thuật)
1 Thuyết minh biện pháp thi
công Phòng kỹ thuật Phòng Kế hoạch Lê Văn Vinh
2 Bảng tiến độ thi công Phòng kỹ thuật Phòng Kế hoạch Đoàn Minh Đàn
3 Các bản vẽ minh họa Phòng kỹ thuật Phòng Kế hoạch Đoàn Minh Đàn
4 Tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng Kế hoạch Đặng Văn Trung
IV Các công việc khác Nguyễn Mạnh
Duy
1 Khảo sát hiện trường Phòng Kế hoạch Phòng kỹ thuật Nguyễn Mạnh Duy
2 Tham khảo giá, khu vực thi
công Phòng Kế hoạch Phòng kỹ thuật Vũ Văn Linh
V Các công việc kết thúc
1 Duyệt hồ sơ Tổng Giám đốc Phòng Kế hoạch Nguyễn Văn Thông
2 Đóng góp thông tin Phòng hành
chính Phòng Kế hoạch Nguyễn Văn Tuấn
Căn cứ vào tiến độ (ngày hoàn thành) đã đề ra, Trưởng phòng Kế hoạch cần rà soát từng bộ phận thực hiện, thường xuyên giữ mối quan hệ thông tin qua lại để phát hiện những vướng mắc đề xuất với ban lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo kịp thời. Ngoài ra, các bộ phận được phân công lập hồ sơ mời thầu cũng cần lưu ý những điểm sau:
+ Phòng Kỹ thuật cần đưa ra tất cả các giải pháp có thể thực thi công trình trên cơ sở nghiên cứu các yêu cầu và điều kiện của Bên mời thầu, nghiên cứu tình hình thị trường xây dựng, khảo sát các công trình tương tự, tìm hiểu các công nghệ mới. Nghiên cứu giải pháp kỹ thuật chi tiết thông qua việc nghiên cứu các yếu tố như: quy hoạch, kiến trúc, vật liệu xây dựng, kết cấu xây dựng, công nghệ xây dựng. Trên cơ sở đó, đối chiếu với tình hình thực tế và năng lực của Công ty để lựa chọn những phương án giải pháp kỹ thuật sơ bộ.
+ Phòng Kế hoạch phải phân tích hiệu quả kinh tế sơ bộ bằng cách phân tích lợi nhuận chi phí, phân tích điểm hòa vốn, phân tích các rủi ro có thể xảy ra và đánh giá tổng hợp các phương án đó. Lựa chọn phương án có hiệu quả kinh tế phù hợp với từng thời điểm, hoàn cảnh thực tế của Công ty.
Hình thức của Hồ sơ dự thầu cũng quan trọng phải thể hiện được tính chuyên nghiệp. Trình bày phải rõ ràng, văn phong trong sáng, không gây hiểu nhầm hoặc hiểu đa nghĩa. Các phần nội dung cần được sắp xếp logic, hợp lý, có đánh số thứ tự để thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin và chấm thầu của Bên mời thầu.
4.2.1.4 Giải pháp về tính toán giá dự thầu.
Do giá dự thầu là 1 trong những yếu tố hàng đầu giúp Công ty giành được quyền thi công gói thầu từ phía Chủ đầu tư, cho nên phương pháp tính giá dự thầu phải tạo ra được sức cạnh tranh mạnh mẽ của Công ty so với Công ty khác.
Nhìn chung, do giới hạn về cách tính giá là việc tính giá được thực hiện trên cơ sở định mức, đơn giá của Nhà nước, đơn giá vật liệu của địa phương thực chất cũng là do Nhà nước ban hành dẫn đến kết quả tính giá cũng bị hạn chế, do các quy định của Nhà nước thường ban hành rất chậm và khác xa so với sự biến động về giá cả, chủng loại vật tư, công nghệ xây dựng trên thị trường. Sự hạn chế này gây ảnh
hưởng rất lớn đến thu nhập (trong trường hợp Công ty thắng thầu) do chênh lệch về giá. Để đảm bảo an toàn, đơn vị tham gia đấu thầu phải xuất phát từ khả năng thực tế về việc cung cấp vật tư, nhân công, thiết bị, các dịch vụ sẵn có khác tại địa điểm nơi xây dựng công trình so sánh với yêu cầu và đặc điểm thiết kế của Chủ đầu tư. Thông tin về khả năng thực tế này phải là thông tin chắc chắn và được cập nhật hàng ngày. Các thông tin này giúp Nhà thầu biết được chính xác phạm vi cho phép về giá nhằm điều chỉnh giá tham dự thầu hợp lý tuỳ theo từng loại công trình cũng như tùy theo mức độ cạnh tranh đối với từng gói thầu, từng dự án.
Trong một số trường hợp đặc biệt, địa phương nơi xây dựng không có một hay một vàivật liệu thỏa mãn yêu cầu thiết kế. Thông tin về nguồn và giá cung cấp ngày càng quan trọng hơn đối với các Nhà thầu. Chi phí vật liệu phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: số lượng nhà cung cấp tính phổ biến của vật liệu, khoảng cách và sự thuận lợi của giao thông, chất lượng vật liệu, độ tin cậy của người bán hàng, nhân công...
Để khắc phục được tình trạng giá dự thầu quá thấp hoặc quá cao, Công ty đưa ra các dự thầu riêng của mình trên cơ sở điều chỉnh cách xác định đơn giá tổng hợp bằng cách cập nhật thường xuyên giá những nguyên vật liệu để kịp thời nắm bắt những nguồn thông tin về giá. Muốn vậy một công trình dự thầu Công ty cần phải:
- Nghiên cứu kỹ đặc điểm công trình, đặc điểm điều kiện khí hậu, địa hình khu vực.
- Nghiên cứu kỹ thị trường xây dựng, mạng lưới cung ứng nguyên vật liệu tại công trình, địa phương, khu vực lân cận, mạng lưới giao thông vận tải.
- Nghiên cứu kỹ nguồn lao động địa phương.
Ví dụ công tác: AE.22114: Xây tường thẳng gạch chỉ đặc 6,5x10,5x22cm, dày <=11cm, cao <=4m, vữa XM M75.
Theo bộ đơn giá xây dựng kèm theo Quyết định số 5481/QĐ-UBND ngày 24/11/2011 của UBND thành phố Hà Nội:
Chi phí nhân công: 482.847 (đồng) Chi phí máy thi công: 8.518 (đồng) Tổng đơn giá: 1.489.677 (đồng)
Nếu tính đơn giá dự thầu theo bộ đơn giá trên và định mức 1776/BXD ngày 16/08/2007 của Bộ xây dựng thì đơn giá dự thầu sẽ như sau:
Bảng 4.3: Đơn giá dự thầu theo bộ đơn giá
Đơn vị tính: Đồng
Mã hiệu Thành phần hao phí Đơn vị Định
mức Đơn giá
Thành tiền
AE.22114 Xây tường thẳng gạch chỉ đặc 6,5 x
10,5 x 22cm, dày <=11cm, cao < =4m, vữa XM M75 m3 Vật liệu VL 998.313 05937 - Gạch chỉ 6,5x10,5x22cm viên 643,0000 1.314 844.902 01892 - Cát mịn ML=1,5-2,0 m3 0,2507 61.000 15.293 07969 - Nước lít 59,8000 5 269 12582 - Xi măng PC30 kg 73,6069 1.045 76.919 ZV999 - Vật liệu khác % 6,5000 9.374 60.930 Nhân công NC 482.846
N1357 -Nhân công bậc 3,5/7 - Nhóm 1 công 2,2300 216.523 482.846
Máy thi công M 8.518
M1435 - Máy trộn vữa 80l ca 0,0360 236.608 8.518
Trực tiếp phí khác TT 2,5% 37.242
Chi phí trực tiếp T 1.526.919
Chi phí chung C 6,5% 99.250
Tỷ lệ thuế tính trước TL 5,5% 89.439
Chi phí xây dựng trước thuế Gtt 1.715.608
Thuếgiá trị gia tăng GTGT 10% 171.561
Chi phí xây dựng sau thuế Gst 1.887.169
Chi phí xây dựng lán trại, nhà tạm Gxdlt 1% 18.872
Theo Công ty lập đơn giá dự thầu:
Bảng 4.4: Đơn giá dự thầu theo Công ty tính
Đơn vị tính: Đồng
Mã hiệu Thành phần hao phí Đơn vị
Định
mức Đơn giá Thành tiền
AE.22114 Xây tường thẳng gạch chỉ đặc
6,5x10,5x22cm, dày <=11cm, cao <=4m, vữa XM M75 m3 Vật liệu VL 919.445 05937 - Gạch chỉ 6,5x10,5x22cm viên 643,0000 1.200 771.600 01892 - Cát mịn ML=1,5-2,0 m3 0,2507 61.000 14.541 07969 - Nước lít 59,8000 5 269 12582 - Xi măng PC30 kg 73,6069 1.045 76.919 ZV999 - Vật liệu khác % 6,5000 9.374 56.116 Nhân công NC 482.846 N1357 - Nhân công bậc 3,5/7 - Nhóm 1 công 2,2300 216.523 482.846
Máy thi công M 8.518
M1435 - Máy trộn vữa 80l ca 0,0360 236.608 8.518
Trực tiếp phí khác TT 2,5% 35.270
CHI PHÍ TRỰC TIẾP T 1.446.080
CHI PHÍ CHUNG C 6,5% 93.995
TỶ LỆ THUẾ TÍNH TRƯỚC TL 5,5% 84.704
Chi phí xây dựng trước thuế Gtt 1.624.779
THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG GTGT 10% 162.478
Chi phí xây dựng sau thuế Gst 1.787.257
CHI PHÍ XÂY DỰNG LÁN
TRẠI, NHÀ TẠM Gxdlt 1% 17.873
Như vậy do giá vật liệu gạch chỉ và cát mịn tại thời điểm lập hồ sơ dự thầu thực tế thấp hơn so với giá vật liệu trong bộ đơn giá dẫn đến giá dự thầu giảm 12.1% so với tính theo bộ đơn giá.
Cùng với việc phân tích đặc điểm công trình, Công ty căn cứ vào thang điểm dự kiến của Chủ đầu tưvà khả năng khác của các đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá thích hợp nhất, giảm giá trực tiếp trong đơn giá dự thầu bằng cách giảm giá vật liệu, nhân công, máy thi công, chi phí trực tiếp khác, chi phí chung, chi phí chịu thuếtính trước, chi phí lán trại.
Về cơ bản giá dự thầu của Nhà thầuđược xác định theo công thức:
Giá dự thầu ≤ VL + NC + MTC + TT + C + TL + VAT +LT Trong đó:
- VL: Chi phí vật liệu - NC: Chi phí nhân công - MTC: Chi phí máy thi công - TT: Chi phí trựctiếp khác - C: Chi phí chung
- TL: Thu nhập chịu thuế tính trước - VAT: Thuế giá trị gia tăng
- LT: Chi phí lán trại