theo đối tượng tập hợp chi phí
4.1.2 Những tồn tạ
Việc Công ty sớm đưa chương trình kế toán máy áp dụng trong công tác kế toán là rất phù hợp và cần thiết. Tuy nhiên, hình thức sổ Nhật ký chung đang được áp dụng lại gây ra một khó khăn trong việc ứng dụng phần mềm kế toán máy (Excel), đó là việc khó mã hoá trên máy. Chính khó khăn này mà mặc dù số lượng máy vi tính đầy đủ song phần mềm kế toán chưa được hoàn thiện ổn định nhằm thực hiện các công việc kế toán tự động hoàn toàn trên máy, nhiều khi kế toán phải thực hiện song song cả trên máy vi tính và cả bằng thủ công. Khối lượng nghiệp vụ phát sinh trong tháng tương đối nhiều mà số lượng nhân viên nói chung và nhân viên kế toán nói riêng rất hạn chế nên công tác kế toán đôi khi vẫn bị mắc lỗi ở một khâu nào đó là điều không tránh khỏi.
Việc phân loại chi phí mới chỉ tập trung theo cách phân loại theo nội dung kinh tế, những thông tin do kế toán tài chính cung cấp không đủ đáp ứng nhu cầu phân tích đánh giá hoạt động của Công ty. Việc phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí và một số cách phân loại khác nhau chưa được thực hiện. Trong khi đó việc phân loại chi phí theo biến phí, định phí có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thiết kế, xây dựng mô hình chi phí trong mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận, xác định điểm hoà vốn và các quyết định khác trong sản xuất kinh doanh.
hạng mục công trình. Đối với mỗi hạng mục thi công và cung cấp trang thiết bị nội thất cho mỗi công trình đều có những sản phẩm cụ thể cần cung cấp như bàn làm việc, ghế ngồi, ghế sofa, tủ tài liệu, ốp tường... Các sản phẩm này đều là những sản phẩm cụ thể và có thể tính giá thành chính xác cho từng cái hoặc từng m2 sản phẩm. Tuy nhiên, hiện nay ở công ty kế toán chưa tiến hành tập hợp chi phí chi tiết cho từng sản phẩm cụ thể của mỗi công trình. Điều này là một bất lợi cho công ty trong việc so sánh giữa dự toán chi phí cho từng sản phẩm (chiết tính chi phí vật tư, nhân công…) khi xây dựng đơn giá dự toán và chi phí thực tế cho mỗi sản phẩm. Điều này dẫn đến việc xác định giá thành sản phẩm của mỗi công trình sẽ không chính xác.
Những tồn tại về phương pháp kế toán tập hợp và phân bổ chi phí
• Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Việc cập nhật chứng từ nhập, xuất kho không được tiến hành một cách thường xuyên do điều kiện về khoảng cách địa lý giữa Văn phòng công ty và nhà máy sản xuất ở cách xa nhau. Thường vào cuối tháng, kế toán mới nhận được chứng từ. Điều này làm dồn khối lượng công tác kế toán vào cuối tháng, cuối quý khiến cho việc theo dõi sổ sách không cập nhật, không chính xác, không đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
• Về chi phí sản xuất chung
Các điều khoản chi phí sản xuất chung được phân bổ theo tiêu chuẩn chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp tuy có tiện lợi, đơn giản nhưng rõ ràng là không phản ánh đúng chi phí sản xuất chung trong giá thành mỗi công trình, hạng mục công trình, đơn hàng. Mặt khác chi phí sản xuất chung mà kế toán tính toán, đo lường và ghi chép còn tồn tại nhiều dạng sai phạm khác nhau nhằm làm tăng hoặc giảm hơn so với thực tế như: Việc định mức khấu hao TSCĐ chưa thực hiện đúng với nguyên tắc trích khấu hao TSCĐ. Công ty vẫn áp dụng nguyên tắc tròn tháng, điều này dẫn đến việc tập hợp chi phí chưa được chính xác. Khi hạch toán công ty chưa tách riêng được phần chi phí sản xuất chung biến phí và chi phí sản xuất chung định phí, chưa theo dõi được công suất thực tế với công suất thường để hạch toán cho chính xác khoản chi phí sản xuất chung của Công ty theo chế độ quy định. Có một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến
toán hạch toán vào chi phí sản xuất chung mà không ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
• Đối với hạch toán giá trị sản phẩm hỏng.
Trong quá trình hoạt động của Công ty có thể xảy ra sản phẩm hỏng do nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể chủ quan hoặc khách quan như do lỗi của máy móc thiết bị (chủ yếu do không sử dụng đúng thao tác khi sử dụng máy), do công nhân khiến cho sản phẩm không đảm bảo quy cách chất lượng như yêu cầu đề ra, do công tác quản lý và phối hợp cung cấp thông tin giữa các bộ phận chưa tốt. Sản phẩm hỏng có thể xảy ra ở công đoạn sản xuất tại nhà máy hay khi thi công tại công trình…. gây thiệt hại cho Công ty. Phần giá trị thiệt hại hỏng hiện nay Công ty xử lý vào giá thành sản phẩm sản xuất. Cách xử lý như vậy sẽ không quy trách nhiệm thuộc về đối tượng nào cho nên việc hạn chế sản phẩm hỏng không phải là vấn đề quan tâm thiết thực của đối tượng lao động (mặc dù khi sản phẩm hỏng bị tính vào giá thành sản phẩm cũng làm giảm lợi nhuận sản xuất).
Kế toán quản trị hầu như chưa được áp dụng hoặc nếu có thì chủ yếu dưới hình thức diễn giải, giải thích số liệu hoặc thuyết minh mà chưa có dự toán cần thiết cho tương lai. Công ty chưa xác định rõ nội dung kế toán quản trị và không xây dựng được mô hình kế toán quản trị. Thông tin kế toán quản trị về các loại chi phí chưa được Công ty quan tâm thiết lập và sử dụng. Hiện nay công ty chưa phân biệt cũng như chưa xác định các chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí hỗn hợp trong hoạt động của Công ty. Vì vậy, hạn chế trong việc cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch, kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí của Công ty. Mặt khác, việc phân định chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi còn nhằm giúp Công ty hạch toán đúng chi phí sản xuất và xác định đúng giá vốn hàng bán theo quy định của chuẩn mực kế toán mới. Nhiều loại chi phí khác cũng không được đề cập đến chẳng hạn như chi phí cơ hội, chi phí chìm, chi phí chênh lệch…cho thấy công ty còn chưa quan tâm đến việc hạch toán kinh tế nội bộ, chưa thấy được tầm quan trọng của thông tin chi phí này cho quá trình ra quyết định của công ty. Vì vậy, các quyết định của công ty đề ra như lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh không được dựa trên căn cứ khoa học và gây khó khăn cho công ty trong quá trình ra quyết định. Công ty chưa thiết lập được phương pháp xác định chi phí phù hợp theo kế toán quản trị, vì vậy
toán chi phí sản xuất như sau: Trong kỳ kế toán tập hợp các chi phí sản xuất phát sinh gồm chi phí vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Đến cuối kỳ mới tiến hành phân bổ chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cho các công trình để tính giá thành sản phẩm. Do đó cuối kỳ mới có thông tin về giá thành của sản phẩm. Nếu trong kỳ có sản phẩm hoàn thành thì kế toán chưa thể cung cấp được thông tin về giá thành cũng như giá vốn của số sản phẩm hay đơn đặt hàng đó cho nhà quản trị Công ty. Điều này làm hạn chế tốc độ cung cấp thông tin của kế toán cho việc quản lý và phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của nhà quản trị Công ty.
• Nguyên nhân khách quan:
- Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, các doanh nghiệp phải tự chủ trong sản xuất kinh doanh, trong phương thức tổ chức quản lý. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đa dạng và phong phú song hệ thống chính sách tài chính về quản lý kinh tế của Nhà nước chưa thật đồng bộ và chưa theo kịp với thực tế sinh động nảy sinh trong nền kinh tế thị trường
- Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Hệ thống kế toán này áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ và về cơ bản đã phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty. Tuy nhiên, mức độ hướng dẫn của các Thông tư hướng dẫn thực hiện Quyết định vẫn còn chung chung, chưa mang nét đặc thù của từng loại hình doanh nghiệp.
• Nguyên nhân chủ quan:
- Công ty thực hiện hành lang pháp lý về kế toán chưa được nghiêm chỉnh.
- Trình độ nghiệp vụ chuyên môn về kế toán chưa đáp ứng được yêu cầu của quá trình đổi mới cơ chế quản lý và kế toán.