8. Bố cục của luận văn
2.2.1. Nội dung nghiệp vụ đại diện sở hữu công nghiệp
Nói chung, có thể chia nghiệp vụ của Đại diện sở hữu công nghiệp thành hai loại nghiệp vụ chính, đó là: (i) nghiệp vụ tư vấn theo yêu cầu của khách hàng và; (ii) nghiệp vụ đại diện theo uỷ quyền của khách hàng. Nghiệp vụ tư vấn có thể được thực hiện một cách độc lập,và/hoặc được thực hiện trong quá trình thực hiện nghiệp vụ đại diện. Trong hai nghiệp vụ này, nghiệp vụ đại diện mang tính quyết định, nghiệp vụ tư vấn là điều kiện thiết yếu để nghiệp vụ đại diện đạt được kết quả như mong muốn.
2.2.1.1. Nghiệp vụ tư vấn
Nghiệp vụ tư vấn có thể phát sinh trong các trường hợp sau đây: (i) Đại diện sở hữu công nghiệp tìm kiếm nhu cầu tư vấn của khách hàng hoặc được khách hàng yêu cầu tư vấn và/hoặc; (ii) Đại diện sở hữu công nghiệp tìm kiếm nhu cầu tiến hành các thủ tục pháp lý liên quan đến sở hữu công nghiệp hoặc được khách hàng yêu cầu tiến hành. Mục đích của nghiệp vụ này nhằm thoả mãn những nhu cầu về thông tin, phương án, giải pháp đối với vấn đề của khách hàng về lĩnh vực sở hữu công nghiệp. Yêu cầu đối với nghiệp vụ này là tính chính xác (để khách hàng có được tri thức đúng đắn và đưa ra quyết định phù hợp với yêu cầu của pháp luật) và nhanh chóng (để khách hàng đưa ra quyết định kịp thời).
Nghiệp vụ tư vấn bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Cung cấp tri thức về sở hữu công nghiệp nói chung và pháp luật sở hữu công nghiệp nói riêng
Đây là nghiệp vụ đòi hỏi hiểu biết toàn diện và đầy đủ của Đại diện sở hữu công nghiệp về pháp luật liên quan đến sở hữu công nghiệp. Những tri thức đó không chỉ là tri thức mang tính tổng hợp như hệ thống các văn bản pháp luật quốc gia hiện hành, hệ thống các văn bản pháp luật quốc tế (các điều ước quốc tế) hiện hành, các văn bản pháp luật khác liên quan đến sở hữu công nghiệp (luật thương mại, luật doanh nghiệp,...), mà còn là các tri thức về
các quy định pháp luật cụ thể như các khái niệm trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp, các đối tượng quyền sở hữu công nghiệp, chủ thể quyền sở hữu công nghiệp, căn cứ phát sinh quyền sở hữu công nghiệp, quyền và nghĩa vụ của chủ thể, xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp, bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp chống các hành vi xâm phạm, trình tự và thủ tục xác lập, duy trì quyền, thủ tục hành chính, dân sự và hình sự về sở hữu công nghiệp... Đại diện sở hữu công nghiệp phải bảo đảm cung cấp các tri thức đó một cách chính xác và nhanh chóng nhất.
Một trong những mối quan tâm hàng đầu của khách hàng là thủ tục để đạt được sự bảo hộ đối với thành quả đầu tư sáng tạo của họ. Tuy nhiên, nhiều khách hàng có tâm lý hoài nghi về hiệu lực bảo hộ của pháp luật đối với những thành quả trí tuệ của mình, đặc biệt là đối với sáng chế, giải pháp (mẫu) hữu ích, bí mật kinh doanh..., bởi trên thực tế quyền của nhiều chủ thể khác vẫn bị xâm phạm và hiệu quả thực thi của các các cơ quan có thẩm quyền còn những điểm hạn chế. Mặc dù vậy, đại diện phải hiểu rằng khách hàng vẫn rất muốn có giải pháp để bảo vệ những thành quả của mình, từ đó cung cấp những gợi ý, lời khuyên cần thiết để khách hàng cân nhắc, lựa chọn. Những giải pháp đó có thể là khách hàng tự bảo vệ đối tượng của mình (thường bằng cách giữ đối tượng trong vòng bảo mật), hoặc bảo vệ thông qua pháp luật (thường bằng cách nộp đơn yêu cầu bảo hộ đối tượng đến cơ quan có thẩm quyền để được đăng ký bảo hộ). Đại diện có thể đưa ra lời khuyên lựa chọn giải pháp trên cơ sở phân tích để khách hàng thấy được những ưu điểm và nhược điểm của từng giải pháp, và hiểu rằng không có giải pháp nào được coi là hoàn hảo, nhưng lựa chọn giải pháp thứ nhất (tự bảo vệ) chứa đựng nhiểu rủi ro hơn và khi không thành công sẽ không thể áp dụng được giải pháp thứ hai (bảo vệ bằng pháp luật) nữa. Khi lựa chọn giải pháp thứ hai, tìm kiếm sự bảo hộ, khách hàng vẫn có thể tự bảo vệ mình đối với những đối tượng được coi là bí mật. Vì vậy, Đại diện sở hữu công nghiệp không những
phải nắm thật chắc bản chất của đối tượng mà còn phải có kỹ năng phán đoán để tư vấn khách hàng nên giữ lại những đối tượng nào để tự bảo vệ, và đối tượng nào cần phải nộp đơn yêu cầu bảo hộ. Khi đó, đại diện phải hướng dẫn thật chi tiết và dễ hiểu về trình tự và thủ tục nộp đơn đến cơ quan sở hữu công nghiệp quốc gia hoặc khu vực: loại đơn cần phải nộp (đơn sáng chế/giải pháp hữu ích/kiểu dáng công nghiệp/nhãn hiệu hàng hoá....), yêu cầu về hình thức và nội dung của đơn, các tài liệu cần thiết trong đơn, cách thức làm các tài liệu của đơn, cách thức nộp đơn.
b) Cung cấp thông tin về sở hữu công nghiệp
Đây là nghiệp vụ đòi hỏi Đại diện sở hữu công nghiệp phải có kỹ năng và kinh nghiệm, đặc biệt là kỹ năng tra cứu thông tin mang tính pháp lý. Những thông tin mà đại diện cung cấp có thể là:
(i) Thông tin về các đối tượng (sáng chế, giải pháp hữu ích (mẫu hữu ích), kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu hàng hoá...) đã được đăng ký bảo hộ: phạm vi (khối lượng) bảo hộ, lãnh thổ bảo hộ, nội dung giải pháp kỹ thuật, lĩnh vực kỹ thuật, ...
(ii) Thông tin về các đối tượng sở hữu công nghiệp đang yêu cầu bảo hộ (thông tin về đơn được công bố): yêu cầu bảo hộ, phạm vi yêu cầu bảo hộ, lãnh thổ yêu cầu bảo hộ, ...
(iii) Thông tin về chủ sở hữu đối tượng hoặc về người nộp đơn, đặc biệt là thông tin về đối thủ cạnh tranh: tên, địa chỉ, danh sách các đối tượng sở hữu công nghiệp đang yêu cầu bảo hộ hoặc đã được bảo hộ, ...
(iv) Thông tin về thị trường (nhóm hàng hoá, dịch vụ mang nhãn hiệu cụ thể, nhãn hiện nào được người tiêu dùng sử dụng rộng rãi, ...), về vấn đề kỹ thuật chưa có giải pháp khắc phục, về tình hình chuyển giao quyền sở hữu công nghiệp, ...
Các thông tin trên đây có thể được Đại diện sở hữu công nghiệp truy cập và tra cứu tại cơ quan sở hữu công nghiệp hoặc các nguồn thông tin khác (công báo, tạp chí, Internet...). Đại diện cần phải nghiên cứu, lựa chọn những thông tin hữu ích trong mối liên hệ với nhu cầu thực tế của khách hàng (tra cứu nhằm mục đích nộp đơn, nghiên cứu, khai thác đối tượng...), từ đó đưa ra những lời khuyên đối với khách hàng về chiến lược nộp đơn, theo đuổi đơn, yêu cầu xét nghiệm dung đơn, chuyển giao quyền sở hữu công nghiệp, yêu cầu huỷ bỏ hay đình chỉ đăng ký của người khác...
c) Cung cấp các gợi ý, lời khuyên về giải pháp và cách thức tiến hành trong những tình huống cụ thể
Nghiệp vụ này đòi hỏi đại diện phải có kiến thức và kinh nghiệm tổng hợp để giải quyết một vấn đề cụ thể của khách hàng trong tình huống cụ thể. Khách hàng có thể tìm kiếm sự trợ giúp của Đại diện sở hữu công nghiệp trong một số trường hợp như sau:
(i) Khách hàng nhận được Thông báo từ chối chấp nhận đơn hoặc từ chối đăng ký bảo hộ của cơ quan sở hữu công nghiệp;
(ii) Đơn của khách hàng bị người thứ ba phản đối đăng ký, hoặc đăng ký của khách hàng bị người thứ ba yêu cầu huỷ bỏ hiệu lực;
(iii) Khách hàng muốn phản đối đăng ký hoặc huỷ bỏ hiệu lực đăng ký bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp của người khác;
(iv) Khách hàng phát hiện ra quyền sở hữu công nghiệp của mình bị xâm phạm;
(v) Khách hàng phát hiện ra bên ký kết hợp đồng chuyển giao quyền sở hữu công nghiệp với mình vi phạm nghĩa vụ theo hợp đồng,...
Trong các tình huống cụ thể trên đây, thông thường nghiệp vụ đầu tiên mà Đại diện phải tiến hành là kiểm tra tính xác thực trong yêu cầu của khách
hàng, vừa để giải quyết yêu cầu đó một cách hiệu quả nhất, đồng thời không gây thiệt hại đến lợi ích của người thứ ba. Đại diện có thể kiểm tra các thông tin mà khách hàng cung cấp thông qua nghiệp vụ tra cứu thông tin nêu trên, đồng thời kiểm tra các thông tin liên quan đến chính khách hàng (khách hàng có quyền nộp đơn hay không, khách hàng có phải là người sử dụng trước đối tượng hay không, khách hàng có được phép khai thác đối tượng hay không, đơn của khách hàng có đáp ứng các tiêu chuẩn về hình thức và/hoặc nội dung hay không, các điều khoản trong hợp đồng chuyển giao có phù hợp với pháp luật hay không...). Qua đó, đại diện sẽ đưa ra những lời khuyên và hướng dẫn khách hàng về việc tiến hành các thủ tục tiếp theo, trình tự tiến hành, các thông tin cần thu thập, các tài liệu giải trình cần thiết, khả năng đạt được mục đích của khách hàng, hậu quả có thể xảy ra đối với khách hàng... Đến đây, phẩm chất trung thực và khách quan của đại diện cần phải được thể hiện, đó là dịch vụ mà đại diện cung cấp phải nhằm tuân thủ các quy định của pháp luật, đồng thời bảo đảm cân bằng lợi ích của người nộp đơn với lợi ích của xã hội. Việc thực hiện đúng đắn những nghiệp vụ này không chỉ thể hiện khả năng của đại diện mà còn khẳng định từng bước uy tín của đại diện trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp.
2.2.1.2. Nghiệp vụ đại diện
Nghiệp vụ đại diện phát sinh trong trường hợp khách hàng yêu cầu, được thể hiện thông qua việc khách hàng uỷ quyền đại diện. Mục đích của nghiệp vụ này nhằm trợ giúp khách hàng giành được sự bảo hộ, duy trì quyền sở hữu công nghiệp được bảo hộ, khai thác đối tượng được bảo hộ và bảo vệ quyền được bảo hộ. Yêu cầu đối với nghiệp vụ này là tính chính xác (để toàn bộ quá trình xác lập và bảo vệ quyền sở hữu công nghiệp của khách hàng diễn ra trôi chảy và phù hợp với quy định của pháp luật) và kịp thời (để bảo đảm khách hàng không bỏ lỡ thời cơ giành được sự bảo hộ và bảo vệ quyền của mình). Có thể nói, đây là nghiệp vụ có tính chất quyết định để quyền sở hữu
công nghiệp của khách hàng chính thức được pháp luật bảo hộ.
Nghiệp vụ đại diện có liên quan chặt chẽ đến toàn bộ quá trình từ trước khi tiến hành các thủ tục xác lập quyền sở hữu công nghiệp đến khi quyền được xác lập, duy trì, hoặc bị đình chỉ, chấm dứt, và liên quan đến các thủ tục pháp lý khác về hành chính, dân sự, hình sự... Đại diện phải nắm vững và áp dụng chuẩn xác quy định về các trình tự và thủ tục nêu trên. Nghiệp vụ cụ thể của Đại diện sở hữu công nghiệp trong từng giai đoạn đó như sau:
a) Giai đoạn trước khi tiến hành các thủ tục xác lập quyền
Trước hết, Đại diện sở hữu công nghiệp cần phải nhận dạng được đối tượng sở hữu công nghiệp, nghĩa là xác định xem đối tượng sở hữu công nghiệp mà khách hàng muốn đạt được sự bảo hộ thuộc loại đối tượng nào (sáng chế, giải pháp hữu ích (mẫu hữu ích), kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu hàng hoá...). Để làm được điều này, đại diện phải tìm hiểu để nắm vững bản chất của đối tượng (thông qua việc trao đổi, thảo luận với khách hàng, nghiên cứu tài liệu, thông tin, hình thức thể hiện của đối tượng...), và xác định các đặc tính chủ yếu của đối tượng, sau đó đối chiếu với các quy định của pháp luật để phân loại đối tượng hoặc loại trừ đối tượng khỏi danh sách các đối tượng sở hữu công nghiệp. Đối với những đối tượng phức tạp, chẳng hạn một sản phẩm có thể chứa nhiều đối tượng (như sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu hàng hoá...), hoặc một đối tượng có thể thuộc nhiều dạng đối tượng sở hữu công nghiệp khác nhau (như vừa là kiểu dáng, vừa là nhãn hiệu hàng hoá, vừa là tên thương mại...). Đại diện phải có khả năng phân tách đối tượng trong những trường hợp nói trên, do đó đòi hỏi Đại diện phải có những kiến thức và kinh nghiệm nhất định.
Sau khi đã nhận dạng được đối tượng, Đại diện phải nắm được căn cứ phát sinh quyền đối với đối tượng đó: đối tượng đó được bảo hộ thông qua hệ thống đăng ký hay được bảo hộ mà không cần phải đăng ký, nói cách khác,
quyền sở hữu công nghiệp đối với đối tượng sở hữu công nghiệp phát sinh trên cơ sở đăng ký (Văn bằng bảo hộ) hay không phát sinh trên cơ sở đăng ký (tự động phát sinh) nếu hội tụ đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Nếu quyền đối với đối tượng thuộc loại tự động phát sinh (tên thương mại, bí mật kinh doanh, ...), thì đại diện phải tiến hành việc kiểm tra và đối chiếu các thông tin về đối tượng với các điều kiện pháp lý để được xác lập quyền. Đại diện phải yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin xác thực và tài liệu cần thiết về đối tượng mà khách hàng muốn đạt được sự bảo hộ, như các tài liệu chứng minh khách hàng có cơ sở hoạt động sản xuất và kinh doanh thực thụ (Giấy phép kinh doanh, đăng ký kinh doanh...), nhóm hàng hoá, dịch vụ mà khách hàng được phép sản xuất, kinh doanh, biện pháp bảo mật thông tin thực tế của khách hàng (hợp đồng bảo mật, quy chế tiếp cận và khai thác thông tin của công ty…). Việc xem xét các điều kiện xác lập quyền đối với những đối tượng có quyền được tự động phát sinh có ý nghĩa chủ yếu trong vụ việc khiếu kiện các hành vi xâm phạm quyền, các thủ tục pháp lý hành chính, dân sự và hình sự nhằm xử lý các hành vi xâm phạm quyền.
Đối với các đối tượng có quyền được phát sinh trên cơ sở đăng ký, Đại diện phải yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết để có thể tiến hành kịp thời các thủ tục xác lập quyền. Thủ tục xác lập quyền sở hữu công nghiệp có thể khác nhau ở các nước, do đó các yêu cầu về thể thức đối với đơn, các tài liệu cần phải có trong đơn có thể sẽ khác nhau. Đại diện sở hữu công nghiệp phải nắm chắc các thủ tục xác lập quyền ở từng quốc gia để tiến hành các thủ tục đó theo đúng quy định. Nếu khách hàng muốn nộp đơn quốc tế, Đại diện phải nắm được trình tự và thủ tục nộp đơn quốc tế theo quy định của điều ước quốc tế tương ứng và các thủ tục trong giai đoạn quốc gia theo quy định của luật quốc gia. Ngoài ra, theo quy định của luật quốc gia hoặc quốc tế, Đại diện có thể đưa ra lời khuyên đối với khách hàng
về một số yêu cầu mang tính thể thức, để khách hàng tiến hành trước khi nộp đơn, như việc xác nhận bản dịch, xác nhận chữ ký, gia hạn Giấy phép kinh doanh...
Sau khi đã thu thập đầy đủ các tài liệu cần thiết, đại diện phải tiến hành xem xét nội dung của đơn. Đây là công việc đòi hỏi Đại diện phải am hiểu cả về kỹ thuật (để phân tích và đánh giá được khả năng được bảo hộ của giải pháp kỹ thuật nêu trong đơn (sáng chế, mẫu hữu ích), hoặc những đặc tính mỹ thuật ứng dụng (kiểu dáng công nghiệp), hoặc những dấu hiệu phân biệt (nhãn hiệu hàng hoá)...) và am hiểu về pháp luật (để đánh giá khả năng được bảo hộ của đối tượng, Đại diện phải nắm vững bản chất của đối tượng, đối chiếu với các tiêu chuẩn bảo hộ theo quy định luật pháp hiện hành). Khả năng được bảo hộ theo đánh giá của Đại diện có gần hoặc giống với thực tiễn hay không, nghĩa là việc trả lời khẳng định đối tượng được bảo hộ hay không, phụ thuộc vào chính sự am hiểu về chuyên môn nói trên của Đại diện và nguồn thông tin, cách xử lý thông tin mà Đại diện thu thập, tra cứu. Đây thực sự không phải là một công việc dễ dàng, đặc biệt khi đối tượng thuộc một lĩnh vực chuyên sâu (cơ khí, xây dựng, hoá học, y học...). Vì vậy, khi xem xét nội