2.1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động SXKD của công ty 2.1.2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý SXKD của công ty:
Chú thích: : Quan hệ trực tuyến
: Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của công ty
2.1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ
Tổ chức bộ máy quản lý vừa phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, vừa gọn nhẹ nhưng vẫn hiệu quả đóng vai trò quyết định thành công của doanh nghiệp, là nhân tố quan trọng giúp doanh nghiệp có thể càng ngày càng mở rộng quy mô sản xuất và đứng vững trên thị trường. Chính vì vậy, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.Đứng đầu là giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám đốc, tiếp đến là các phòng ban như phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòng vật tư và tiêu thụ sản phẩm, phòng kỹ thuật, Nhà máy chế biến Gỗ, Nhà máy sản xuất ống thép, …
Nhà máy SX thép Tổ, đội Xây dựng P.kế hoạch - kỹ thuật Dịch vụ nhà nghỉ Nhà máy CB gỗ P. Kế toán P.TCHC P.vật tư &TTSP Phó.GĐ sản xuất Phó.GĐ dịch vụ Đại lý xăng dầu Chủ tịch HĐQT (Kiêm Giám đốc)
+ Chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc (Chủ Tịch HĐQT): là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về tình hình sản xuất kinh doanh, giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty và chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban.
+ Chức năng, nhiệm vụ của Phó Giám đốc sản xuất: là người giúp việc đắc
lực cho giám đốc và được phân công công việc quản lý phòng kỹ thuật, chỉ đạo kế hoạch sản xuất của 2 Nhà máy sản xuất ống thép và Nhà máy chế biến Gỗ xuất khẩu. Kiêm phụ trách Đảng và chủ trì các hoạt động đoàn thể, hội họp.
+ Chức năng, nhiệm vụ của Phó Giám đốc dịch vụ: là người giúp việc cho
giám đốc và được phân công công việc quản lý tài sản, nhân viên Đại lý xăng dầu và Dịch vụ Nhà nghỉ.
+ Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính: quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự của công ty, tuyển chọn, sắp xếp cán bộ công nhân viên, tham mưu cho lãnh đạo về công tác quản lý cán bộ công nhân viên. Tổ chức các cuộc hội họp, các phong trào văn hoá xã hội, các hoạt động đối nội, đối ngoại.
+ Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán: chịu trách nhiệm hạch toán các
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phản ánh thường xuyên các hoạt động kinh tế tài chính giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt kịp thời tình hình tài chính của công ty. Tham mưu cho ban lãnh đạo về các chế độ chính sách tài chính - kế toán của nhà nước. Quan hệ với cơ quan thuế để đối chiếu số thuế tự khai tự nộp, quan hệ với ngân hàng liên quan đến vốn liếng để hoạt động. Quan hệ với các đối tác để thanh toán vốn các công trình Xây dựng. Phối hợp với phòng kế hoạch - kỹ thuật thực hiện hồ sơ đấu thầu.
+ Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Kỹ thuật: nắm bắt các thông
tin về thông báo đấu thầu báo lên ban Giám đốc. Khi nhận được lệch của ban giám đốc công ty về việc lập hồ sơ thầu, phòng Kế hoạch - Kỹ thuật lên phương án lập hồ sơ tổ chức đấu thầu. Nhận được lệnh thi công công trình của ban giám đốc, phòng Kế hoạch - Kỹ thuật lập kế hoạch thực hiện và chỉ đạo thi công. Kiểm tra giám sát các công trình, đôn đốc tiến độ công trình đang thi công. Lập hồ sơ hoàn công, hồ sơ quyết toán khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.
+ Chức năng, nhiệm vụ phòng vật tư và tiêu thụ sản phẩm: nhận lệnh mua
vật tư về nhập kho và xuất vật tư đi các công trình cũng như đưa vào sản xuất. Theo dõi nhập - xuất - tồn vật tư báo lên lãnh đạo 10 ngày 1 lần. Báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm ống thép cho lãnh đạo công ty và giám đốc nhà máy để ban lãnh đạo có kế hoạch sản xuất và dự trữ lượng hàng hoá cần thiết.
Nhận kế hoạch và chỉ tiêu của lãnh đạo đề ra về việc tiêu thụ sản phẩm. Phòng tiêu thụ lên kế hoạch khai thác và tìm kiếm thị trường để đạt được kế hoạch đề ra.
+ Chức năng, nhiệm vụ của nhà máy chế biến Gỗ xuất khẩu: nhận kế hoạch sản xuất từ ban lãnh đạo, tiến hành triển khai phân việc, sắp xếp tiến độ, tổ chức sản xuất, kiểm tra giám sát quá trình sản xuất, chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu kế hoạch.
+ Chức năng, nhiệm vụ của nhà máy sản xuất ống thép: nhận kế hoạch sản xuất của ban lãnh đạo, tổ chức kiểm tra máy móc trước khi sản xuất, quá trình sản xuất phải kiểm tra chặt chẽ từng khâu, kiểm tra chất lượng quy cách theo đúng yêu cầu đề ra, đảm bảo an toàn lao động. Phối hợp với phòng tiêu thụ sản phẩm ống thép để có kế hoạch dự trự khối lượng hàng tồn kho hợp lý.
+ Chức năng, nhiệm vụ của đại lý xăng dầu: được ban lãnh đạo giao quản lý toàn bộ máy móc thiết bị xăng dầu và nhập xăng dầu của công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh theo hợp đồng và bán cho khách hàng. Hệ thống máy phải đặt đúng theo quy định của Cục quản lý đo lượng chất lượng Nghệ An. Các chứng từ nhập, xuất hàng xăng dầu phải chuyển lên phòng kế toán để theo dõi hàng ngày. Lập báo cáo nhập - xuất - tồn, kiểm kê hàng thực tế 10 ngày 1 lần để đối chiếu với phòng kế toán lượng hàng hao hụt.
+ Chức năng, nhiệm vụ của dịch vụ nhà nghỉ: kinh doanh dịch vụ nhà nghỉ theo quy định của ban lãnh đạo và quy định quản lý của Sở du lịch Nghệ An. Lập doanh thu theo từng phòng nghỉ và tổng hợp báo cáo doanh thu 10 ngày 1 lần lên phòng kế toán và ban lãnh đạo.
+ Tổ đội xây dựng: nằm trong quản lý của phòng kế hoạch - kỹ thuật, chịu trách nhiệm thi công các công trình xây dựng dưới sự giám sát của kỹ thuật A và kỹ thuật B, chịu trách nhiệm về an toàn lao động.
2.1.2 Tổ chức sản xuất sản phẩm của công ty
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của nhà máy ống thép Thần Châu. Châu.
Dựa trên báo cáo khả năng tiêu thụ sản phẩm ống thép của các cán bộ tiêu thụ của các thị trường, phòng kế hoạch lên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Dự trên kế hoạch này, giám đốc nhà máy chỉ đạo việc mua nguyên liệu đầu vào để đáp ứng nhu cầu thị trường. Đối với những sản phẩm không có nguyên liệu đầu vào thì sẽ mua thành phẩm. Sau khi mua nguyên liệu đầu vào, tổ sản xuất ống thép sẽ sản xuất những mặt hàng có khả năng bán chạy nhất sản xuất trước. Các sản phẩm sản xuất ra sẽ được thủ kho và tổ trưởng tổ sản xuất kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm. Từ đó sẽ báo cáo lượng hàng nhập cho phòng tiêu thụ sản phẩm lên kế hoạch tiêu thụ và cung cấp hàng cho các đại lý.
Sơ đồ 2.2: Quy trình sản xuất kinh doanh của Nhà máy ống thép Thần Châu
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của nhà máy chế biến gỗ xuất khẩu
Tương tự quy trình sản xuất kinh doanh của Nhà máy sản xuất ống thép Thần Châu, Giám đốc nhà máy sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng để mua nguyên liệu đầu vào. Từ đó sẽ xuất cho các tổ sản xuất sản phẩm. Sản phẩm sau khi được làm xong sẽ đưa tới người tiêu dùng.
Sơ đồ 2.3: Quy trình sản xuất kinh doanh của Nhà máy chế biến gỗ xuất khẩu Kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm Mua thành phẩm Mua nguyên
liệu đầu vào
Tổ SX ống thép Sản phẩm Phòng tiêu thụ sản phẩm Khách hàng Đơn đặt
hàng Mua nguyên liệu đầu vào Tổ SX chế biến Gỗ Sản phẩm Phòng tiêu thụ sản phẩm Khách hàng
2.1.2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của bộ phận xây dựng cơ bản
Phòng kỹ thuật dựa trên các thông tin đấu thầu, tìm kiếm các công trình đấu thầu phù hợp với khả năng của công ty. Từ đó mua hồ sơ mời thầu, tiến hành thực hiện hồ sơ dự thầu. Sau khi đấu thầu và nhận được quyết định của chủ đầu tư về việc trúng thầu, giám đốc sẽ chỉ đạo kỹ thuật triển khai thực hiện công trình. Sau mỗi giai đoạn, phòng kỹ thuật phối hợp với phòng kế toán làm quyết toán giai đoạn, thanh quyết toán với chủ đầu tư.
Sơ đồ 2.4: Quy trình sản xuất kinh doanh của Bộ phận xây dựng cơ bản 2.1.3 Khái quát về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty qua các năm
Bằng sự chỉ đạo sáng suốt của ban giám đốc và lòng say mê nghề nghiệp của toàn thể cán bộ công nhân viên đã quyết tâm xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh và đứng vững trên thị trường.
Bảng chỉ tiêu sau đây cho thấy tình hình sản suất kinh doanh của công ty tăng trưởng trong những năm qua:
Mua hồ sơ đấu thầu Nộp hồ sơ dự thầu Nhận quyết định trúng thầu Triển khai thực hiện dự án Quyết toán giai đoạn Quyết toán và bàn giao công
Bảng 2.1: BẢNG TỔNG HỢP MỘT SỐ CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA
CÔNG TY QUA CÁC NĂM (2005-2007)
Chênh lệch 2006/2005 Chênh lệch 2007/2006
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
+\- % +\- % Tổng doanh thu Đồng 29.900.274.695 40.760.513.737 52.457.106.947 10.860.239.042 36,32 11.696.593.210 28,70 Tổng LNTT Đồng 667.160.271 836.593.368 585.485.355 169.433.097 25,40 -251.108.013 -30,02 Tổng LNST Đồng 609.786.271 775.718.958 585.485.355 165.932.687 27,21 -190.233.603 -24,52 Tổng VKD bình quân Đồng 14.895.644.797 21.947.300.064 26.876.907.438 7.051.655.267 47,34 4.929.607.374 22,46 Tổng vốn CSH bình quân Đồng 2.383.073.220 3.106.822.216 3.301.862.660 723.748.996 30,37 195.040.444 6,28 Tổng số lao động Người 107 127 157 20 18,69 30 23,62 Tổng quỹ lương Đồng 717.450.000 599.746.100 573.495.000 -117.703.900 -16,41 -26.251.100 -4,38 Thu nhập bình quân Đ\ người 1.400.000 1.600.000 1.850.000 200.000 14,29 250.000 15,63 Tổng ngân sách phải nộp Đồng 812.222.624 721.261.209 593.120.885 -90.961.415 -11,20 -128.140.324 -17,77
Tỷ suất LN/ DT (ROS) % 2,04 1,90 1,12 -0,14 -6,68 -0,79 -41,35
Tỷ suất LN/ Tổng TS(ROA) % 4,09 3,53 2,18 -0,56 -13,66 -1,36 -38,37
Tỷ suất LN/ Vốn CSH(ROE) % 25,59 24,97 17,73 -0,62 -2,42 -7,24 -28,98
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Trong đó:
+ Tổng doanh thu và thu nhập = Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng và CCDV + Doanh thu tài chính + Thu nhập khác
+ Tổng vốn kinh doanh bình quân = (Tổng tài sản đầu năm + Tổng tài sản cuối năm)/ 2
+ Vốn chủ sở hữu bình quân = (VCSH đầu năm + VCSH cuối năm)/ 2 +ROS= Lợi nhuận sau thuế / Tổng doanh thu và thu nhập x 100 % + ROA = Lợi nhuậấuu thuế / Tổng tài sản bình quân x 100% + ROE = Lợi nhuận sau thuế / Vốn chủ sở hữu bình quân x 100 %
Nhận xét:
Qua bảng 2.1 ta thấy:
- Tổng doanh thu đều tăng qua các năm từ năm 2005 - 2007, cụ thể: Năm 2006, tổng doanh thu đạt hơn 40 tỷ, tăng hơn hơn 10 tỷ tương ứng tăng 36,32% so với năm 2005. Đến năm 2007, tổng doanh thu đạt trên 52 tỷ đồng, tức là so với năm 2006, doanh thu năm 2007 tăng hơn 11 tỷ đồng tương ứng với tăng 28,70 % . Như vậy, mức doanh thu tăng lên nhưng năm 2007 có giảm so với năm 2006. Nguyên nhân là do công ty trong 2 năm qua (2006 -2007) đã không ngừng mở rộng sản xuất, nâng cao năng lực sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
- Tổng lợi nhuận trước thuế và sau thuế năm 2006 tăng so với năm 2005. Nhưng tới năm 2007 thì lợi nhuận giảm mạnh so với năm 2006. Nhìn chung, lợi nhuận của cônng ty đang có xu hướng giảm trong khi tổng doanh thu năm 2007vẫn tăng. Điều đó chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của công ty chưa được nâng cao. Công ty cần xem xét lại và có những đề xuất khắc phục.
- Vốn kinh doanh bình quân và vốn chủ sở hữu binh quân đều tăng qua các năm. Đặc biệt, năm 2006 vốn kinh doanh bình quân tăng hơn 7 tỷ đồng tương ứng với tăng 47,34 % so với năm 2005; Còn vốn chủ sở hữu bình quân thì tăng hơn 700 trăm triệu tương ứng với tăng 30,37% so với năm 2005. Đến năm 2007, vốn kinh doanh và vốn chủ sở hữu bình quân vẫn tăng nhưng mức tăng không cao bằng năm 2006. Sở dĩ như vậy là do năm 2006, công ty đã tiến hành đầu tư mở rộng sản xuất, mua sắm máy móc, thiết bị và dây chuyền công nghệ mới vào sản xuất.
Nhìn chung, điều đó cũng nói lên quy mô của công tuy đang ngày càng rộng lớn hơn và có xu hướng phát triển bền vững.
- Tổng số lao động tăng lên theo từng năm. Khi qui mô sản xuất mở rộng thì nguồn nhân lực cũng phải tăng lên để đáp ứng kịp thời cho việc sản xuất sản phẩm của công ty. Đặc biệt là số lao động giỏi có tay nghề cao là rất cần thiết trong việc vận hành và quản lý những máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ hiện đại.
- Thu nhập bình quân cũng tăng dần theo các năm và tương đối cao so với mặt bằng chung của tỉnh. Đây là điều tốt mà công ty cần phát huy nhằm ổn định và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty trong thời buổi kinh tế có nhiều biến động như hiện nay.
- Đóng góp của công ty cho nhà nước năm 2006 giảm 11,2 với năm 2005. Năm 2007, thuế phải nộp nhà nước lại giảm so với năm 2006 là 17,77%. Sở dĩ như vậy vì tổng lợi nhuận trước thuế giảm trong 2 năm vừa qua, cùng với nhà máy sản xuất ống thép Thần Châu vừa mới được thành lập nên được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp, do vậy thuế thu nhập doanh nghiệp giảm làm cho số thuế phải nộp nhà nuớc của công ty giảm.
- Tỷ suất lợi nhuận / doanh thu năm 2006 giảm 6,68 % so với năm 2005. Có nghĩa là: bình quân cứ trong 100 đồng doanh thu năm 2006 thì lợi nhuận sau thuế thu được 1,90 đồng giảm 0,14 đồng so với năm 2005.Sang năm 2007 thì tỷ suất này còn giảm đang kể hơn. Từ chỗ trong 100 đông doanh thu năm 2006 thì thu về 1,90 đồng lợi nhuận sau thuế thì đến 2007 chỉ thu về có 1,12 đồng lợi nhuận sau thuế. Tức là giảm khoảng 41,35 % so với năm 2006. Như vậy, khả năng sinh lời trong 2 năm qua đều thấp và còn có xu hướng giảm, chứng tỏ hiệu quả hoạt động của công ty chưa cao. Điều này là không tốt, vì dù doanh thu tăng nhiều nhưng lợi nhuận lại giảm. Công ty cần có các đề xuất sử dụng hợp lý chi phí sản xuất kinh doanh.
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế / tổng tài sản cũng giảm qua các năm. Năm 2006 giảm so với năm 2005 là 13,66%. Sang năm 2007, tỷ suất này lại giảm tới 38,37% so với 2006. Điều này có nghĩa là: năm 2006, bình quân 100 đồng vốn đưa vào sản xuất kinh doanh thì thu được 3,53 đồng lợi nhuận sau thuế giảm 0,56 đồng so với
năm 2005 tương ứng giảm 13,66%. Năm 2007, cứ 100 đồng vốn đưa vào sản xuất kinh doanh chỉ còn tạo ra 2,18 đồng lợi nhuận sau thuế, giảm so với 2006 là 1,36 đồng. Điều này cho thấy, công ty đã mở rộng sản xuấtkinh doanh nhưng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh chưa cao, công tác tổ chức quản lý và sản xuất chưa có sự chuyển biến tốt.
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế / vốn chủ sở hữu bình quân giảm xuống qua các năm. Cụ thể, năm 2006 giảm 2,42% so với năm 2005. Năm 2007 lại giảm mạnh so