Chú thích: : Quan hệ trực tuyến
: Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổ chức Bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Naconex Kế toán vật tư Kế toán trưởng P/P Kế toán (Kiêm KT tổng hợp) Kế toán thanh toán Kế toán thuế Kế toán
xăng dầu, nhà nghỉ, N. máy SX thép, N. máy CB gỗ Kế toán
tiền lương
Thủ quỹ
Bộ máy kế toán Công ty Cổ phần NACONEX được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Người quản lý trực tiếp các nhân viên là kế toán trưởng, các phần hành kế toán đều có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành.
- Chức năng nhiệm vụ của Kế toán trưởng: Do hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc và cơ quan tài chính. Là người phụ trách chung mọi hoạt động của phòng kế toán, chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất.
Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Kiểm tra và xác nhận các chứng từ hoá đơn cần thanh toán, đề nghị thanh toán, các khoản tạm ứng, các khoản thanh toán quyết toán nội bộ và quyết toán với khách hàng. Kiểm tra, kiểm soát tất cả các công nợ trong quyết toán và tất cả các chi phí trong toàn công ty.
Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ thể lệ tài chính, kế toán doanh nghiệp, các quy định của cấp trên về thống kê, thông tin kinh tế cho bộ phận cá nhân có liên quan trong đơn vị và cấp dưới.
Tổ chức bảo quản và lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán thuộc bí mật của đơn vị.
Xét duyệt và ký các chứng từ sổ sách kế toán, phân công việc cho từng thành viên trong phòng và tham mưu cho giám đốc về quản lý tài chính phù hợp với tình hình sản suất kinh doanh của công ty.
- Chức năng nhiệm vụ của phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp): Do kế toán trưởng phân công, chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. Có nhiệm vụ về tổng hợp đầy đủ mọi chi phí phát sinh để tính giá thành sản phẩm. Tổng hợp doanh thu và xác định kết quả sản xuất kinh doanh của công ty thông qua bác cáo tài chính. Lập báo cáo nội bộ và báo cáo định kỳ cho cơ quan quản lý, cục thuế, cục thống kê. Theo dõi, lập bảng kê hàng tháng tất cả công nợ khách hàng cung ứng vật tư cho công ty và theo dõi tài sản cố định.
- Chức năng nhiệm vụ kế toán thanh toán: Do kế toán trưởng phân công, chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. Có nhiệm vụ quyết định các nghiệp vụ thu chi của công ty, theo dõi các nghiệp vụ phát sinh tăng giảm trên tài khoản ngân hàng. Mở sổ theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ theo dõi tạm ứng nội bộ, sổ theo dõi chi tiết công nợ khách hàng.
Nhận chứng từ tạmứng, thanh toán, thanh toán tạm ứng của khách hàng và trong nội bộ của các khoản thu chi và chuyển lên kế toán trưởng kiểm tra lại, tiến hành lập phiếu chi, phiếu thu, uỷ nhiệm chi trình lên giám đốc duyệt thanh toán hoặc tạm ứng.
Tổng hợp công nợ phải thu, phải trả của các khách hàng liên quan đến nhà máy ống thép Thần Châu.
Lưu trữ chứng từ gốc trong thanh toán theo từng loại hình thanh toán và theo trình tự thời gian.
- Chức năng nhiệm vụ kế toán thuế: Do kế toán trưởng phân công và báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng, có nhiệm vụ lập bảng kê thuế đầu ra, thuế đầu vào hàng tháng, quyết toán thuế và các báo cáo định kỳ cho cơ quan thuế. Nhập các chứng từ mua bán xăng dầu vào mảng kế toán máy và in ra các sổ chi tiết hàng hoá, bảng kê hàng nhập - xuất- tồn xăng dầu hàng tháng. Cuối tháng kiểm kê hàng tồn thực tế lập công nợ đối chiếu với cửa hàng xăng dầu. Theo dõi đối chiếu công nợ khoán với dịch vụ nhà nghỉ.
- Chức năng nhiệm vụ kế toán vật tư: Do kế toán trưởng phân công và chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi và hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, hàng hoá.
Lưu trữ các phiếu nhập xuất theo trình tự phát sinh, trên mỗi phiếu nhập được đính kèm hoá đơn tài chính hợp pháp, phiếu yêu cầu, phiếu đề xuất được duyệt của ban giám đốc. Nhập chứng từ mảng kế toán vật tư vào chương trình kế toán máy.
Đối chiếu thường xuyên với thủ kho kịp thời phát hiện các sai sót, thừa thiếu trong quá trình nhập xuất để có đề xuất xử lý kịp thời.
Cuối tháng đối chiếu với kế toán thanh toán, tổng hợp lên báo cáo tình hình vật liệu nhập các công trình xây dựng. Theo dõi công nợ phải thu phải trả nhà máy
chế biến Gỗ xuất khẩu. Lập chứng từ hải quan và mở tờ khai hải quan đối với lô hàng xuất - nhập khẩu.
- Kế toán tiền lương: do kế toán trưởng phân công và chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng.
Kế toán tiền lương có nhiệm vụ tính toán lương cho toàn công ty. Các nhà máy, cửa hàng xăng dầu, dịch vụ nhà nghỉ, tính lương theo khoán sản phẩm, các tổ đội Xây dựng theo khoán toàn bộ công trình công thêm phần phát sinh (nếu có) Bộ phận văn phòng tính lương theo hệ số và cộng thời gian làm thêm giờ. Tính toán các khoản trích theo lương như để trích nộp.
- Thủ quỹ: do kế toán trưởng phân công và đã được thông qua ý kiến của lãnh
đạo công ty đồng ý.
Thủ quỹ là người trông coi két sắt của công ty. Có nhiệm vụ giữ tiền, kiểm, đếm tiền và đảm bảo cân đối tài chính trong hệ thống kế toán. Tiền thừa, thiếu phải báo cáo với kế toán trưởng tìm rõ nguyên nhân, báo cáo với lãnh đạo công ty xử lý và giải quyết.
Thu và chi tiền trên cơ sở các phiếu thu và phiếu chi đã được ký duyệt đầy đủ của kế toán trưởng và giám đốc công ty.
Mở sổ quỹ tiền mặt theo dõi thu chi hàng ngày, cuối mỗi ngày phải kiểm quỹ, đối chiếu với kế toán thanh toán số tiền đã thu, chi trong ngày.