Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính theo hệ thống sổ sách của hình thức chứng từ ghi sổ. Điều này giúp cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin được chính xác, nhanh chóng, kịp thời, nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Với hình thức này, công ty hiện đang sử dụng các loại sổ : + Chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái
+ Các sổ và thẻ kế toán chi tiết như: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, sổ thẻ kho, sổ tài sản cố định , công cụ, dụng cụ, sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán), sổ chi tiết tiền vay, sổ
chi tiết các tài khoản, sổ chi tiết phát hành cổ phiếu, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ kho …
Chú thích: : Ghi hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối kỳ : Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ2.6: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo thiết kế sẵn của phần mềm kế toán.
Theo thiết kế của phần mền, máy tính sẽ tự động chọn lọc, sắp xếp các chứng từ theo một trình tự nhất định và nhập vào các bảng kê tài khoản, sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ, kiểm tra lại các sổ và lập báo cáo tài chính. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy để đảm bảo tính chính xác của thông tin.