19. Thu nhập bình quân (80=60-70) 80 2,240 2,456 2,
3.3.3 Hoàn thiện công tác phối hợp hoạt động trong toàn công ty
Một công ty để hoạt động kinh doanh có hiệu quả cần có các cấp quản trị giỏi, có năng lực nhất định. Nhưng bên cạnh đó, cơ quan đầu não dù tốt đến đâu cũng không thể đi đến kết quả cuối cùng nếu không có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phân hệ của nó. Công ty nên tăng cường sự thống nhất cao trong lãnh đạo, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong công ty.
• Tăng cường sự phối hợp giữa ban lãnh đạo và các phòng ban trong công ty
Sự phối hợp giữa các cấp quản lý có những lợi ích nhất định khi triển khai hoạt động kinh doanh. Giữa nhà quản trị với các phòng ban, sự phối hợp đó giúp cho công tác ra quyết định và tiếp nhận quyết định được chính xác và hiệu quả. Sự thống nhất cao trong ban lãnh đạo và sự phối hợp giữa ban lãnh đạo với cácphòng ban tạo ra tính khả thi trong việc thực hiện các quyết định đề ra. Do đó, công ty cần tăng cường khai thác thế mạnh của từng mối quan hệ này. Để có thể đạt được mối quan hệ tốt đẹp đó, công ty cần chú ý những điều sau:
Trong mối quan hệ giữa ban lãnh đạo và các phòng ban , ban giám đốc là người có quyền chỉ huy cao nhất trong toàn bộ hoạt động của công ty về sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự...Việc chỉ huy, lãnh đạo của giám đốc mang tính chung nhất. Các trưởng phòng là người thừa hành mệnh lệnh, xây dựng kế hoạch kinh doanh cho phòng mình. Trường hợp giám đốc góp ý với các phòng ban về phương án sản xuất kinh doanh, giải quyết các vấn đề chiến lược là mối quan hệ tham mưu.
Ban giám đốc phải tạo điều kiện tốt nhất cho các phòng ban để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, khơi dậy tiềm năng và tận dụng tối đa khả năng của họ. Để có thể đạt được mối quan hệ tốt đẹp đó, ban giám đốc công ty cần chú ý những điều sau:
- Ban giám đốc phải thực sự là người hướng dẫn, điều khiển, ra lệnh và đi trước thực hiện để các phòng ban chức năng bên dưới thực hiện theo. Đồng thời, lên kế hoạch làm việc và kiểm soát rõ ràng, đồng bộ, chuyên nghiệp để có thể nắm bắt được việc thực hiện công việc của từng cá nhân.
- Lãnh đạo luôn phải gương mẫu để nhân viên học tập; luôn thân thiện cởi mở tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. Lãnh đạo là người có trách nhiệm cao, không thoái thác đùn đẩy cho cấp dưới.
- Quan hệ giữa lãnh đạo với cấp dưới phải tạo ra sự chân thành. Cấp dưới tuân thủ chỉ đạo của cấp trên, ngược lại cấp trên cần tôn trọng lắng nghe ý kiến đóng góp của cấp dưới.
- Trong việc phân công nhiệm vụ, giao quyền cho cấp dưới phải dựa trên cơ sở phân công một cách khoa học, rõ ràng, hợp lý tránh gây sự chồng chéo công việc giữa các phòng ban, giữa các nhân viên với nhau và tình trạng phân phối quyền lợi không công bằng. Ban lãnh đạo cần đánh giá kết quả đạt được của nhân viên một cách chính xác để trên cơ sở đó có chính sách thưởng phạt công minh, tránh tình trạng mất đoàn kết trong công ty.
- Công ty cần xây dựng cho mình một kênh thông tin khoa học và thông suốt từ cấp cao cho đến các nhân viên; thiết lập một chế độ báo cáo đồng bộ trong các phòng ban; tăng cường sự giao lưu giữa các phòng ban trong công ty.
• Tăng cường mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau
Trong công tác quản trị cần sự liên hệ chặt chẽ giữa các cấp, các phòng ban với nhau để có thể hướng dẫn, giúp đỡ nhau trong công việc, muốn vậy cần xây dựng môi trường làm việc đoàn kết giữa các phòng ban cũng như giữa các nhân viên trong nội bộ phòng để có thể kết hợp công việc lại với nhau, giúp đỡ nhau tạo thành ê kíp làm việc ăn ý, nhịp nhàng.
Hiện nay việc nắm bắt thông tin giữa các phòng ban trong công ty cổ phần thương mại Anh Quang Hà Trung còn chậm chễ và thiếu chính xác. Vì vậy công ty cần phải xây dựng một hệ thống thông tin hợp lý, cần quy định chế độ báo cáo thông tin định kỳ, thường xuyên, chặt chẽ, đầy đủ về tình hình thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch giữa các phòng ban gửi lên ban lãnh đạo để tổng hợp, phân tích nhằm phục vụ sự chỉ đạo kịp thời của công ty. Để xây dựng mối quan hệ giữa các bộ phận một cách hợp lý, công ty phải xem xét trên các yếu tố:
- Tổ chức lại sản xuất, sắp xếp lại lao động, sắp xếp lại bộ máy quản lý khoa học, tránh trùng lặp, chồng chéo, ít đầu mối. Bố trí cán bộ chủ chốt có năng lực chuyên môn vững vàng tại các vị trí chủ chốt.
- Xây dựng các kênh thông tin thông suốt giữa các bộ phận trong cùng một doanh nghiệp.
- Bộ phận cấp dưới phải tuân thủ những yêu cầu của cấp trên nhưng không phải thụ động và cũng phải đưa ra ý kiến phản hồi với cấp trên.
- Các bộ phận phòng ban phải có mối quan hệ qua lại tạo điều kiện giúp đỡ nhau trong công việc để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
Trưởng phòng trực tiếp quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động trong phòng mình phụ trách. Là người có quyền quản lý, đề xuất, đề bạt, phân công, bố trí, theo dõi công việc thực hiện nhiệm vụ của mỗi cá nhân trong phòng. Các nhân viên trong phòng cần tuân thủ mệnh lệnh và cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho trưởng phòng, từng nhân viên chịu trách nhiệm công tác được giao trước trưởng phòng.
Để mối quan hệ này có hiệu quả trước hết trưởng phòng phải là người có năng lực chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Phải hiểu được tâm lý và trình độ chuyên môn của nhân viên để giao công việc cho họ sao cho có hiệu quả. Khi giao công việc cho họ thì cần tạo điều kiện cho họ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Khi công việc có vướng mắc gì thì trưởng phòng phải là người hướng dẫn cho họ để họ hoàn thành tốt công việc của mình.
• Tăng cường sự phối hợp giữa ban lãnh đạo công ty với phân xưởng sản xuất
Nhiệm vụ của phân xưởng sản xuất nói riêng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty nói chung đều nhằm phục vụ cho lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty. Phân xưởng sản xuất có trách nhiệm thực hiện tốt các công việc sản xuất mà cấp trên giao phó, tức là phải tạo ra sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật, theo đúng quy định của công ty. Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ này cần có sự hướng dẫn của ban giám đốc và các phòng ban chức năng nhằm giúp phân xưởng tổ chức các nghiệp vụ tác nghiệp, đưa ra các thông tin cần thiết hỗ trợ, phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh.
Để mối quan hệ này có hiệu quả thì các bộ phận có liên quan đến quy trình sản xuất, nhất là bộ phận thiết kế phải làm việc với độ chính xác cao, sự hướng dẫn của ban giám đốc sẽ là một yếu tố quan trọng. Ngoài ra ban giám đốc cần chú trọng đầu tư máy móc, công nghệ hiện đại… để họ có thể đạt được hiệu quả công việc cao nhất.