Tố chức phải theo dõi và đo lường các đặc tính của sản phàm đê kiêm tra xác nhận rằng các yêu cầu về sản phàm được đáp ứng. Việc này phải được t i ế n hành tại những giai đoạn thích hợp cùa quá trình tạo sản phàm theo các sắp xếp hoạch định. Bằng chứng của sằ phù hợp với các chuân mằc chấp nhận phải được duy trì. H ồ sơ phải chỉ ra người có quyền hạn trong việc thông qua sản phàm. Chì được thông qua sản phàm và chuyên giao dịch vụ khi đã hoàn thành thpả đáng các hoạt động theo hoạch định,nếu không phải được sằ phê duyệt của người có thấm quyên và nếu có thế là của khách hàng.
2.7.3. Kiêm soái sản phàm không phù hợp
Tô chức phải đám bảo răng sản phàm không phù hợp với các yêu cầu được nhận biêt và kiêm soát đê phòng ngừa việc sứ dụng hoặc chuyển giao vô tình. Phải xác định trong một thủ tục dạng văn bản việc kiểm soát, các trách nhiệm và q u y ề n hạn có liên quan đối v ớ i sản phàm không phù hợp. Tổ chức phải xử lí sản phẩm không phù hợp bàng một trong các cách sau:
- T i ế n hành loại bỏ sằ không phù hợp được phát hiện
- Cho phép sử dụng, thông qua hoặc chấp nhận có nhân nhượng bời người có thấm q u y ề n và k h i có thể thì bời khách hàng.
Phải duy trì hồ sơ về bản chất của sự không phù hợp và bát kì hành động tiêp theo nào được tiến hành. K h i sản phẩm không phù họp được khác phục, phải kiêm tra lai đê chúng tỏ sản phàm đó đã phù hợp yêu cầu.
2.7.4. Phán tích dữ liệu
Tô chức phải xác định, thu thập và phân tích các d ữ liừu tương ứng đê chứng tỏ sự phù hợp và tính hiừu quả của hừ thong quản lí chất lượng và đánh giá xem sự cải tiên liên tục hừ thông quản lí chát lượng có thê tiên hành ờ đâu. Điêu này bao gôm cà các d ữ liừu được tạo ra do kết quả của viừc theo dõi, đo lường từ các nguồn khác.
Viừc phân tích d ữ liừu phải cung cấp thông tin liên quan tới: - Sụ thoa m ã n khách hang
- Sự phù hợp với các yêu câu vê sản phàm - N g ườ i cung ứng
2.7.5 Cái tiên
2. 7.5. Ị Cài tiên liên túc
Tô chức phải không ngừng nâng cao tính hiừu quả của hừ thống quản lí chất lượng thông qua áp dụng chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng, các kết quả đánh giá, phân tích d ữ liừu, các hành động khắc phục, các hành động phòng ngừa và xem xét của lãnh đạo.
2.7.5.2 Hành đóm khắc phúc
Tố chức phải thực hiừn hành động nhăm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù họp đê ngăn ngừa sự tái diễn. Hành động khắc phục phải phù hợp với tác nhân gây ra.
M ộ t quy trình băng văn bản được thiết lập đế xác định yêu cầu đối v ớ i : - Xem xét sự không phù hợp( kê cả các khiêu nại của khách hàng) - Xác định nguyên nhân của sự không phù họp.
- Xác định và thực hiện các hành động cân thiết. - Lưu hô sơ các kết quả của hành động được thực hiện. - Xem xét các hành động khắc phục đã thực hiện. 2. 7.5. ĩ Hành đông phòng ngừa
Tô chức phải xác định các hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân cùa sự không phù hợp tiêm ân đê ngăn chặn chúng. Các hành động phòng ngừa được tiến hành phải phù hợp với các vân đê tiêm ân.
M ộ t quy trình bằng văn bản phải được thiết lấp đế xác định các yêu câu đối v ớ i việc:
- Đánh giá sự không phù họp t i ề m ấn và các nguyên nhân của chúng. - Đánh giá nhu cầu thực hiện các hành động đê phòng ngừa việc xuât hiện sự không phù họp.
- Xác định và thực hiện các hành động cân thiêt. - H ồ sơ các kết quả của hành động được thực hiện. - Xem xét các hành động phòng ngừa thực hiện.
3. Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001- 2000
Hệ thống quản lí chát lượng ISO 9001- 2000 xây dụng trên nguyên tắc nhăm đạt được sự thoa mãn của khách hàng qua việc ngăn ngừa sự không phù hợp ờ mọi giai đoạn trong dây chuyên cung cáp. Nêu nhiệm vụ được tiên hành đúng dãn ngay từ đâu thì sẽ không có tốn chi phí cho doanh nghiệp. L ợ i ích của hệ thống quan lí chất lượng ISO 9001- 2000 đối với doanh nghiệp, khách hàng và đôi với nhân viên trong doanh nghiệp có thê bao gồm các điểm sau:
Dôi với doanh nghiệp:
- Chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp được duy trì tốt hơn, sản phàm bị loại bỏ ít hon.
- Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lớn hơn vì năng suất đạt hiệu quả cao hơn, năng suât lao động cao hon. Doanh nghiệp đạt được sự tiết kiệm trong sản xuất (vi hệ thống của doanh nghiệp được kiểm soát ngày từ khi khởi đầu công
việc cho đèn khi két thúc) và tiết kiệm thời gian (vì cần ít thời gian cho việc làm lại công việc).
- Doanh nghiệp có thê nâng cao chất lượng cùa nguyên liệu thô và các bộ phận câu thành băng cách yêu cầu các nhà cung ứng thiết lập hệ thông quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000.
- Môi liên hệ giữa các bộ phận chức năng trong nội bộ doanh nghiệp được trôi chảy, hiệu quà hơn, tránh được sự chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận.
- T i m k i ế m thị trường xuất khẩu dỳ dàng hơn vì các nhà nhập khẩu nước ngoài (đặc biệt là thị trường E U và Hoa Kỳ) đòi hỏi nhà cung ứng phải áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo ISO 9000.
- Doanh nghiệp có thể mong đợi sự đối xử tốt nhất của khách hàng t i ề m
năng, những đơn vị đã được chứng nhận hệ thống quản l i chất lượng 1SO
9000, đàm bào sự tăng trường trong lĩnh vực kinh doanh mới.
- Doanh nghiệp sẽ chiếm được sự tin tưởng lớn hơn của khách hàng b ờ i vì doanh nghiệp liên tục thoa mãn các nhu cầu cùa khách hàng, họ không có lí do gì phải chọn các nhà cung ứng khác. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp sẽ ít chịu tổn thất do mất khách hàng đem lại hơn, đảm bào sự phát triển lâu dài.
Đói vói khách hàng cua doanh nghiệp:
- Khách hàng cùa doanh nghiệp sẽ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ ở mức chất lượng đã xác định và đã được k i ế m tra một cách độc lập.
- Khách hàng được giới thiệu một phương pháp lựa chọn giữa nhà cung ứng cạnh tranh nhau, đảm bao có công ăn việc làm lâu dài.
- Khách hàng tin tưởng hơn vào hàng hoa và dịch vụ của doanh nghiệp, trị giá cô phân cao hơn.
Đôi vói nhân viên cùa doanh nghiệp:
- H ọ sẽ được lợi do việc giảm thiêu căng thăng tâm lí vì họ sẽ được sử dụng một hệ thông quản lí hiệu quả và họ biết rõ tương lai đang chờ họ.
- Tinh thân và lòng tự hào của họ được nâng cao khi họ đạt được các mục tiêu đã đăng kí và sự hài lòng cùa khách hàng.
- Nhân viên mới có thê nhanh chóng học hòi nhiệm vụ của minh vì nó đã được lập thành văn bản cụ thế.
