Làng là một đơn vị hành chính, kinh tế, xã hội, và tôn giáo riêng biệt. Khi nói về làng xã Việt Nam là nói về cơ sở tồn tại của nông thôn Việt Nam. Làng trở thành đơn vị hành chính thấp nhất trong hệ thống cơ cấu tổ chức của nhà nước phong kiến Việt Nam. Tuy nhiên làng Việt luôn bao hàm hai yếu tố tự trị và phụ thuộc. Nhà nước không cần quản lý trực tiếp đến từng cá nhân
mà thông qua làng buộc cá nhân thực hiện mọi chủ trương chính sách của mình. Làng là đơn vị hành chính cơ sở, đồng thời là một tập hợp những hộ cùng sống với nhau trên một khu vực, thường bao bọc bởi lũy tre xanh, có mái đình, cây đa, giếng nước... Đó là những hình ảnh khó quên trong ký ức biết bao thế hệ về làng quê nơi mình được sinh ra.
Cùng với quá trình thành lập và mở rộng quy mô làng xã, cơ cấu tổ chức làng Phú Lương ngày càng chặt chẽ hơn. Từ các nguồn tài liệu còn ít ỏi ở địa phương, theo lời kể của các cụ cao niên trong làng và kết hợp đối chiếu so sánh với các tài liệu về làng xã ở Nghệ An cho thấy bộ máy quản lý của làng trước năm 1945 bao gồm các thiết chế sau:
- Hội đồng lý hương: Là tổ chức quản lý dân bằng pháp chế. Đây là bộ phận đại diện cho nhà nước phong kiến ở làng chấp hành các mệnh lệnh của nhà nước trong phạm vi xã thôn. Đứng đầu là Lý trưởng. Tên gọi này mới có từ thời cuối Lê đầu Nguyễn, còn thời Lý- Trần gọi là hương trưởng, thời Lê gọi là xã trưởng. Lý trưởng là người chịu trách nhiệm trước nhà nước điều hành mọi công việc quản lý hành chính trong làng. Lý trưởng về danh nghĩa do dân bầu nhưng thực chất luôn thuộc về các dòng họ lớn, có thế lực nắm giữ [20;153].
Giúp việc Lý trưởng và Phó lý là tổ chức Ngũ Hương, gồm năm viên chức phụ trách năm công việc khác nhau, là: Hương bạ: Quản lý sổ sách, coi việc sinh tử, giá thú của làng; Hương kiểm: Coi việc trị an, tuần phòng, giữ gìn an ninh trật tự, tư pháp; Hương bản: Giữ công quỹ của làng; Hương mục: Coi việc đê điều, đường sá, các công sở của nhà nước có trên địa bàn của làng; Hương dịch: Coi việc tế lễ, đình đám, hội hè, cắt đặt và theo dõi các phần việc trong các dịp lễ, tết.
Hội đồng Lý hương điều hành các công việc được nhà nước cắt đặt như thu thuế, bắt phu, bắt lính, bảo vệ xóm làng, xử các vụ tranh chấp trong phạm vi làng xã [52;58].
- Hội đồng Kỳ mục:
Hội gồm các vị hưu quan, các bậc khoa bảng, các cựu chánh phó tổng, các cựu lý trưởng, phó lý cùng những người có phẩm hàm từ “cửu phẩm” trở lên. Hội có nhiệm vụ quản lý các tài sản công, tổ chức các lễ hội và làm cố vấn cho lý dịch đương chức [49]. Là tổ chức mang tính cộng đồng quản lý dân bằng tục lệ, hương ước, gồm có các vị tiên chỉ, thứ chỉ và ba bàn lão, mỗi bàn có 4 cụ lấy từ 60 tuổi trở lên. Trong tổ chức này, tiên chỉ phải là người nhiều tuổi nhất, có phẩm tước cao nhất, có đạo đức nhất trong số các hưu quan, chức sắc, các khoa mục trong làng. Đây là người đứng đầu làng có quyền quyết định mọi công việc lớn nhỏ trong làng.Thứ chỉ là người đứng thứ hai, có tuổi cao thứ nhì trong làng nhưng cũng phải có đầy đủ các điều kiện trên và cùng giúp việc tiên chỉ trong việc quản lý mọi sinh hoạt của làng. Dưới cụ tiên chỉ và cụ thứ chỉ là ba bàn lão. Căn cứ vào sổ hương ẩm tính từ cụ nhiều tuổi xuống lấy đủ 12 cụ vào ba bàn lão này. Với nguyên tắc: “hữu chức dụng tước, vô tước dụng xỉ”, nếu khuyết tiên chỉ thì thứ chỉ lên thay, nếu khuyết thứ chỉ thì lấy cụ cao tuổi nhất trong ba bàn lão lên thay. Quá trình lựa chọn vào các địa vị như trên theo một quy định bất di bất dịch. Ngoài ra, giúp việc cho tổ chức này còn có bộ phận các giáp trưởng có trách nhiệm điều hành các công việc trong giáp, nhất là việc ma chay của các cụ trong làng.
Mọi công việc trong làng, cụ tiên chỉ thống nhất với cụ thứ chỉ rồi thông qua ý kiến của ba bàn lão. Khi đã thống nhất trong tổ chức thì khi đó triệu tập toàn dân để họp. Tùy theo tính chất, đặc thù của công việc mà đối tượng tham gia cuộc họp khác nhau. Thông thường chỉ có nam giới từ 18 tuổi trở lên hoặc là lão nhiêu trở lên.
Mọi thành viên tham gia tổ chức lão làng đều phải sửa lễ khao vọng để cúng thần đình và đãi làng (lễ lớn hay mọn tùy vào khả năng của người khao vọng).
- Hội đồng tộc biểu:
Đây thực chất là một tổ chức do chính quyền thực dân phong kiến lập ra với mong muốn có thêm chân rết ở các dòng họ, dễ bề quản lý và điều
hành. Để tăng thế lực cho hội đồng này và cũng phù hợp với tục lệ sẵn có mà làng quy định, họ nào chưa có đại biểu trong hội đồng, phải cử người có uy tín và thế lực đại diện cho dòng họ mình tham gia. Hội đồng tộc biểu có trách nhiệm chăm lo giáo dục con em dòng họ, giữ gìn gia phong phép nước, cùng với hội đồng Kỳ mục và Lý hương thực hiện các tập tục của làng.
Ngoài các tổ chức nắm dân bằng pháp chế, tục lệ, hương ước thì trong làng phải có sổ đinh, sổ hương ẩm để ghi chép các điều khoản mà làng đã quy định.
- Sổ đinh: ghi chép tất cả tên con trai trong làng, 18 tuổi phải vào làng. Đến tuổi, họp phiên đầu năm, gia đình sắm cơi trầu, chai rượu trình làng và được thông bạ ghi tên vào sổ hương ẩm. Kể từ giờ phút này, chính thức được coi là thành viên của làng, chịu mọi quy định của một dân đinh. Làng Phú Lương cũng như các làng khác ở Quỳnh Lưu có sự phân chia tuổi tác và các chức danh như sau: 90 tuổi trở lên gọi là Đại thọ, 80 tuổi trở lên gọi là Thượng thượng thọ, 70 tuổi trở lên gọi là Thượng thọ, 60 tuổi trở lên gọi là Lão hạng, 50 tuổi trở lên gọi là Lão nhiêu.
Tùy ở từng mức tuổi mà các công việc và các chức danh tham gia khác nhau. Những người ở độ tuổi 60 trở lên được xem là “dân bất phiền, quan bất nhiễu”. Ở tuổi lão nhiêu khi làng họp được ngồi, song còn phải gánh chịu một vài việc nhỏ. Từ 40 đến 49 tuổi được gọi là lệnh. Ở tuổi này thì mọi phu phen tạp dịch đều phải gánh chịu, chỉ hơn trai đinh ở chỗ là khi làng tổ chức ăn uống thì không phải làm cỗ chia phần. Từ 18 tuổi đến 39 tuổi gọi là trai đinh, trong độ tuổi này mọi công việc của làng trai đinh đều phải làm tất cả [79].
- Sổ hương ẩm: quy định chỗ ngồi ở đình làng như sau:
Chiếu giữa dành cho cụ tiên chỉ và quan tước triều đình. Cụ tiên chỉ ngồi ngang hàng với tiến sĩ (Văn) hay quận công (Võ). Kế tiếp là ba bàn lão, cụ nhiều tuổi ngồi trên, ít tuổi ngồi dưới. Từ đó trở xuống quy định: Cử nhân ngồi cùng chiếu với cụ 80 tuổi; Tú tài ngồi cùng chiếu với cụ 70 tuổi; Ông đồ ngồi cùng chiếu với cụ 60 tuổi; Lý trưởng ngồi cùng chiếu với cụ 70 tuổi.
Nếu xét theo vị trí ngồi tại chốn đình Làng thì lý trưởng cũng chỉ là bậc thứ 3, phải theo sự chỉ bảo của các cụ nhiều tuổi. Tuy nhiên trong thời kỳ thuộc Pháp thì tổ chức Lý hương lấn át cả lão làng.
Trước Cách mạng tháng Tám 1945, về cơ bản bộ máy hành chính làng Phú Lương cũng như các làng quê khác ở Trung Bộ, nhà nước tuy không nhúng tay vào làng xã, nhưng từng bước đưa hệ thống đẳng cấp vào tận nông thôn để dần dần nắm chắc xã thôn. Tuy nhiên, theo lệ làng, thì người nhiều tuổi nhất (Tiên chỉ) sẽ là người nắm mọi quyền hành của làng xã. Còn theo luật của nhà nước thì địa vị đó phải dành cho quan tước phẩm hào cao trong số các thành viên của làng. Do đó, trong phạm vi làng xã có lúc vị Tiên chỉ có quyền tối cao, song có lúc chính quyền lý hương lại có ưu thế hơn trong mọi công việc của làng. Vai trò và quyền lực giữa bộ máy chức sắc phong kiến và lão làng có sự mâu thuẫn hoặc “đổi ngôi” cho nhau.