- Mục lục hồ sơ được lập chưa hoàn chỉnh, phân loại có phần chưa hợp
3.3.2. Xây dựng một hệ thống các công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh, trước hết là mục lục hồ sơ, tiến tới ứng dụng công nghệ thông
hoàn chỉnh, trước hết là mục lục hồ sơ, tiến tới ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tra tìm tài liệu.
Đến nay, tài liệu Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973- 1994) mới chỉ dùng một loại công cụ tra cứu duy nhất là mục lục hồ sơ. Đây là một loại công cụ tra cứu cơ bản, truyền thống; là phương tiện để cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân, giúp cho việc tìm tin trong tài liệu lưu trữ được dễ dàng và nhanh chóng. Đồng thời, công cụ này còn giúp cơ quan lưu trữ quản lí và phục vụ khai thác tài liệu của Phông. Mục lục hồ sơ của Phông trong thời gian qua đã phát huy hiệu quả nhất định. Tuy vậy, do có một vài hạn chế trong mục lục hồ sơ của Phông như đã nêu trên, chúng tôi cho rằng cần biên soạn lại mục lục hồ sơ cho hoàn chỉnh.
Nhưng nếu chỉ dừng lại ở một loại công cụ tra cứu này thì sẽ chưa tạo thuận lợi nhiều cho độc giả trong việc tra tìm tài liệu. Do đó, cần phát triển thêm nhiều loại công cụ tra cứu hiện đại khác có nhiều ưu điểm, chẳng hạn như dùng máy vi tính để tra tìm tài liệu. Nếu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tra tìm tài liệu lưu trữ sẽ giúp cơ quan lưu trữ quản lí tốt các tài liệu, đặc biệt là tra tìm tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác; thậm chí có
thể giúp độc giả nghiên cứu tài liệu theo từng chuyên đề, thuận lợi cho công tác nghiên cứu tài liệu. Biện pháp thực hiện là phải làm tốt các công việc ở bước tiền máy ngay từ khi chỉnh lí một phông lưu trữ như: đạt chuẩn thông tin trong việc lập hồ sơ, lập phiếu tin trong chỉnh lí, kết thúc quy trình nhập dữ liệu của phông vào máy tính để phục vụ cho việc tra tìm tài liệu.
Muốn làm được điều đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần cử các cán bộ tiếp tục học tập, bồi dưỡng để nâng cao trình độ; đồng thời ứng dụng những công nghệ mới ở trong và ngoài nước vào các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ.